Правила складання показника на працівника. Хто займається підготовкою та підписанням характеристик

Все наше життя складається з документів, які потрібно надавати до різних організацій. Найчастіше це ксерокопія паспорта чи свідоцтва про народження. Також у багатьох установах запитують свідоцтво про шлюб, ІПН чи СНІЛЗ. Але є багато місць, де у вас попросять характеристику з місця роботи або навчання. Вона є у списку документів, які потрібні для усиновлення, оформлення опікунства, отримання іпотеки, розгляду деяких категорій справ у суді, вступу до вишу (тоді її пишуть у школі на випускника). А ще вона може знадобитися при влаштуванні на нову роботуяк рекомендація з попереднього місця роботи або при проходженні атестації. Що це за документ і як написати характеристику на людину?

Що таке характеристика?
Почнемо з того, що характеристика є офіційним документом, де дається оцінка ділових, а також особистих якостей людини. Складають характеристику:

• на виробництві - начальник відділу, де працює працівник, або спеціаліст відділу кадрів,
  
• у школі (чи іншому навчальному закладі) – класний керівник (куратор) чи представник адміністрації навчального закладу.
  

При цьому той, хто склав характеристику, несе відповідальність за достовірність відомостей, що містяться в документі.

Характеристика складається у двох примірниках: один видається співробітнику на руки або надсилається поштою на запит сторонньої організації, а другий – підшивається в документи працівника (особиста справа).

Підписують характеристику кілька осіб: той, хто її склав (начальник відділу чи класний керівник), співробітник відділу кадрів та керівник установи. Засвідчується документ печаткою організації.

Якщо характеристика потрібна в сторонню організацію та надсилається поштою, то у верхньому лівому куті потрібно вказати вихідний номер документа та кількість його реєстрації.

Яка буває характеристика?
Характеристика може бути:

• Внутрішньою – та, яка використовуватиметься лише в організації, де людина працює (її складають для проходження атестації на предмет відповідності займаній посаді або при переведенні до іншого відділу на великому підприємстві). У такому документі акцент робиться на трудові якості працівника, оцінюється його творчий потенціал та надаються рекомендації щодо використання цього потенціалу. У внутрішній характеристиці не вказується місце її надання, а підписати такий документ повинен обов'язково керівник відділу, де працює співробітник, та керівник організації.
  
• Зовнішній – такий документ складається на запит сторонніх організацій або самого працівника, і призначається для використання поза організацією, де працює людина. Тому складається вона найбільш повно, з відображенням усіх даних та об'єктивною оцінкою людини. При цьому документ, який видається на руки працівникові, може підписати лише керівник установи (за умови, що у діловодстві чи відділі кадрів залишиться другий примірник за підписом не лише керівника, а й начальника відділу, де працює людина, а також співробітника відділу кадрів). А залежно від того, куди саме потрібна характеристика, у документі можуть бути зроблені акценти на особистих чи, навпаки, ділових якостях людини.
  

Із чого складається характеристика?
Характеристика складається з чотирьох частин:

• анкетних даних людини – ця частина характеристики розміщується на аркуші у центрі чи правому верхньому кутку (стовпчиком);
  
• відомостей про трудову діяльність або навчання (з якого конкретно року навчається або працює в даній організації, як відноситься до роботи або навчання, рівень професіоналізму, володіння майстерністю, досягнення та інше);
  
• оцінки ділових та моральних (особистих) якостей людини, відомостей про наявні (якщо, звичайно, вони є) нагородження, стягнення, відносини в колективі (чи користується людина авторитетом у колег, чи є лідером та інше);
  
• вказівки, куди подається характеристика.
  

У характеристиці можна більше уваги приділити опису емоційної сферилюдини, її поведінці у стресових або екстремальних ситуаціях. Це важливо, якщо документ потрібний, наприклад, для оформлення опікунства або отримання дозволу на носіння зброї. Якщо йдеться про підвищення чи переведення на керівну роботу, слід зазначити, чи здатний він керувати підлеглими, приймати зважені рішення та брати на себе відповідальність. Якщо йдеться про характеристику на підлітка, яку часто запитують органи правопорядку, то основний акцент потрібно робити на його здатності будувати відносини в колективі та з дорослими, відповідати за свої вчинки, а також відобразити в документі такі його риси як конфліктність, комунікабельність, запальність інше.

Пишемо характеристику
Щоб написати характеристику на людину, знадобиться стандартний аркуш формату А4 (складання документа проводиться з використанням комп'ютерної техніки), на якому потрібно розмістити всю інформацію. Звичайно, краще вкластися в одну сторінку, але якщо документ передбачається об'ємний (у людини багато регалій або потрібно детальніший опис його ділових якостей), то характеристику можна написати на декількох аркушах (тоді вона зшивається за правилами діловодства та документообігу). Розділи зазвичай не нумеруються, а просто пишуться з абзацу.

Отже, складаємо характеристику:

1. Заголовок: "Характеристика" пишеться по центру листа у верхній його частині.
   
2. Анкетні дані. Як було зазначено вище, анкетні дані потрібно написати по центру аркуша під заголовком чи верхньому правому кутку. Вони повинні містити таку інформацію: прізвище, ім'я, по батькові людини, дату народження, посаду, освіту. Не слід забувати, що дані про освіту повинні зазначатися повністю: яке навчальний закладі коли працівник закінчив, яку кваліфікацію (професію) одержав. Наявні вчені ступені та звання також повинні знайти відображення в анкетній частині.
   
3. Відомості про трудову діяльність. Тут слід зазначити, з якого періоду людина працює (навчається) в установі, на якій посаді, які саме функції виконує або які обов'язки на неї були покладені, кар'єрне зростання людини в організації (якщо вона, звичайно, була). Якщо працівник переводився всередині організації інші посади, їх також треба перерахувати. Також слід зазначити результати його діяльності: якими проектами керував, у яких проектах брав участь, які роботи виконував самостійно та інше.
   
4. Оцінка ділових та моральних якостей. Ця частина показника є основною, оскільки у ній відбивається оцінка, як робочих, і особистих аспектів. Обов'язково вказується рівень творчого потенціалу, відповідальності, компетентності, професіоналізму та принциповості працівника. Також потрібно вказати здатність працівника до навчання, його інтерес до іноземного професійного досвіду, знання нормативних актів та керівних документів, уміння організувати робочий процес та створити стійкі робочі відносини з колегами. Необхідно обов'язково описати його відносини з колективом організації, керівним складом, підлеглими. Якщо йдеться про атестацію працівника, то в характеристиці має бути оцінка його роботи в даний момент: чи відповідає співробітник посади чи ні.
   
5. Заключна частина. Тут треба зазначити, навіщо складено характеристика. Як правило, вказується місце її надання: «Характеристика складена для подання до ….».
   
6. Підписи, друк. Підписи відповідальних за складання характеристики, і навіть керівника організації ставляться під текстом праворуч (чи з центру), а ліворуч слід зазначити дату складання документа.
   

Працівникам відділів кадрів та керівникам структурних підрозділів, які мають становити показники своїх підлеглих, слід пам'ятати, що з цього документа часто дуже багато залежить. Особливо, якщо йдеться про надання характеристики у сторонню організацію (суд, іпотечне агентство, банк, відділ опіки, відділ у справах неповнолітніх та інше), де за цим документом оцінюватимуть людину та прийматимуть рішення про її подальшу долю. Тому, щоб написати характеристику на людину, потрібно вивчити її особисту справу та проаналізувати її роботу (навчання). Тільки так можна говорити про об'єктивність документа.

Н.Б. Бєлова,
м. Томськ

Кожному співробітнику кадрової служби рано чи пізно доводиться складати характеристику чи подання працівника. Найскладніше доводиться тим, хто вперше стикається з такою відповідальною справою, як підготовка відкликання свого персоналу про трудову та громадську діяльність.
Будь-яких нормативно-правових вимог до складання показників та уявлень немає. Їх зміст багато в чому формується практикою, прийнятими в організації стандартами діловодства, освітою та досвідом співробітників кадрової служби.
Для того, щоб полегшити роботу кадровиків та всіх тих, кому доводиться складати ці документи, наведемо низку правил та рекомендацій щодо їх підготовки та оформлення та почнемо з характеристик.

Характеристики

Характеристика - це документ з відгуком про трудову, громадську чи іншу діяльність громадянина, короткий описйого якостей, виявлених у трудовій та громадській діяльності. Необхідність у ній виникає тоді, коли громадянину або його поведінці потрібно дати оцінку та прийняти щодо нього владне рішення.
Залежно від мети складання та використання характеристики поділяються на характеристики, призначені для використання в організації (далі за текстом називатимемо їх «внутрішніми») та характеристики, що складаються за запитами сторонніх (щодо організації) суб'єктів та призначені для застосування за межами організації (далі - "Зовнішні характеристики").
Зміст і структура характеристики залежить тільки від суб'єктів її використання (внутрішніх чи зовнішніх), а й від її цілей.

Характеристики, призначені для зовнішнього використання

Зовнішні характеристикискладаються на прохання самих працівників (для подання за місцем запиту), вимогам державних та інших органів, сторонніх організацій. Цілі, для яких від роботодавця потрібні характеристики, можуть бути різноманітними: як для вирішення побутових питань (наприклад, надходження працівника до навчального закладу, отримання кредиту тощо), так і для вирішення питань, пов'язаних із прийняттям щодо працівника державним (у т .ч. юрисдикційним) або муніципальним органом владного рішення (наприклад, про видачу різних дозволів, застосування щодо працівника заходів державного впливу (нагородження або покарання), ін.).
Найбільш складним для співробітників кадрових служб є складання характеристик, затребуваних адвокатами, органами (посадовими особами), у провадженні яких перебуває справа про правопорушення, вчинення якого ставиться за провину працівника, судами (суддями).
У всіх випадках притягнення працівника до адміністративної або кримінальної відповідальності суд та орган, уповноважений на застосування адміністративних покарань, при вирішенні справи та призначенні покарання повинні враховувати особу винного, його майновий стан та інші обставини, які мають значення для правильного вирішення справи. Для цього вони наділені правом витребувати відомості, що характеризують працівника, його сімейний та майновий стан, інші. У більшості випадків у документах з вимогами надати необхідні відомості не вказується, яка саме інформація потрібна суду чи іншому юрисдикційному органу. Зважаючи на це, співробітник кадрової служби в кращому разі може порадитися з адвокатом або самим працівником, а в гіршому - повинен самостійно визначити, які відомості необхідні для запитуючої характеристики.
Наведемо загальні правила, які допоможуть спростити вирішення низки складнощів, що виникають при складанні характеристик.
Зміст характеристики умовно можна розбити на дві частини - заголовну та основну. У першій зазначаються: заголовок документа - «Характеристика», прізвище, ім'я та по батькові співробітника.

У цю частину можуть бути одразу включені відомості про організацію, яка видала характеристику, наприклад:

Замість «працівника» в заголовку до тексту можна вказати конкретне найменування посади (професії, спеціальності), яку займає (виконується) працівник. Однак такий підхід більше підходить для внутрішніх характеристик, тому що для зовнішніх важлива вся трудова діяльність працівника, а не лише на останній посаді (за останньою професією).
На практиці в заголовній частині нерідко вказується рік народження, наприклад:

Тут же в заголовній частині наводиться дата складання характеристики, наприклад, таким чином:

Дата складання може бути зазначена і у складі підписів посадових осіб, які засвідчують характеристику, або наприкінці тексту (див. далі).
Основну частину характеристики можна розділити такі інформаційні блоки:

Розглянемо їх докладно.

Загальні біографічні відомості

Під загальними біографічними відомостями розуміються дата та місце народження, відомості про освіту (рівень освіти, найменування навчальних закладів та час здобуття освіти). Цю інформацію кадрова службавстановлює за особистою карткою працівника та інших облікових документів.
Загальні біографічні відомості можуть бути викладені двома способами:
а) у оповідальній формі викладу- коли дані вказуються в одному реченні (у кількох реченнях одного стилю) із збереженням єдиного сенсу, наприклад:

б) в анкетно-облікової формі викладу- коли дані вказуються у вигляді списку, наприклад:

Якщо працівник має кілька рівнів освіти (за різними напрямами) або дві (і більше) освіти одного рівня (наприклад, два вищі), то вони відображаються у характеристиці з акцентом на основне або головне для працівника.
У цьому ж блоці вказуються відомості про військову службу, наприклад:

У коротку довідкупро біографію працівника можуть бути включені відомості про сімейний стан - одружений стан, наявність дітей і т.д., наприклад:

Коротка довідка про трудову діяльність до останнього місця роботи

Цей блок рідко входить у характеристику - зазвичай, на прохання самого працівника чи його адвоката. У цьому випадку співробітник кадрової служби вказує від 3 до 5 місць роботи до останнього місця, наприклад:

Ці дані встановлюються за трудовою книжкою працівника.

Характеристика трудової діяльності за останнім місцем роботи

У даному інформаційному блоці співробітникам кадрової служби можна порекомендувати викладати відомості про працівника у такому порядку:
1) посади (професії, роботи), які працівник займав (виконував) у цій організації, короткий опис обов'язків з останньої посади (виконуваної роботі) або з кількох останніх посад (робіт), що цікавлять суб'єкта, що запросив характеристику. Наприклад:

Більше розгорнуте перерахування виконуваних працівником обов'язків треба зазначати лише тому випадку, якщо це просить сам працівник, адвокат чи іншу особу, яка запитує характеристику. Звісно ж, що з таких ситуацій простіше підготувати копію посадової чи виробничої інструкції працівника, а характеристиці основний акцент зробити досягнення працівника, наприклад:

2) ділові якості працівника, виявлені їм у ході трудової діяльності. Практично у цьому блоці наводиться оцінка поведінці працівника, дана йому його колегами, безпосереднім керівником, підлеглими співробітниками, службою кадрів. Для підготовки показника в цій частині також можуть бути використані оцінки, дані працівникові в ході останньої атестації.
Які саме ділові якості повинні наводитися в характеристиці, співробітник кадрової служби повинен визначити разом з працівником, адвокатом або іншою особою, що запитує, а при неможливості консультацій із зацікавленими особами, самостійно, керуючись цілями та підставами складання характеристики.
Завжди складно розпочати перераховувати якості працівника. Щоб полегшити цей процес, рекомендуємо скористатися таблицею 1, у якій співробітник кадрової служби, безпосередній керівник працівника чи підлеглий має відповісти головні ключові питання працівника - «Який він?» або "Хто він?" - за різними напрямками.

Таблиця 1

Області діяльності	Який? / Хто?
Керівна діяльність: лідерство, уміння планувати та організувати роботу, авторитет у колег та підлеглих, вимогливість, ін.
Творча діяльність: ініціативність, уміння ставити та вирішувати творчі завдання, уміння знаходити нестандартні підходи до вирішення завдань, ін.
Соціальна та комунікативна діяльність: комунікабельність, конфліктостійкість, стресостійкість, вміння працювати в колективі, ін.
Освітня діяльність: власна навченість, схильність до самонавчання, вміння навчати та виховувати інших, ін.

Лівий стовпець таблиці співробітник кадрової служби може доповнити на власний розсуд. Заповнений безпосереднім керівником працівника, його колегами, співробітником кадрової служби правий стовпець таблиці є основним описи ділових якостей працівника. Наприклад:

Фрагмент заповненої таблиці

Області діяльності	Який? / Хто?
Професійна діяльність: кваліфікація, компетентність, професійні здібності, професійне мислення, володіння знаннями за професією, ін.)	Високо кваліфікований спеціаліст
Виконавча діяльність: організованість, працездатність, старанність, наполегливість, оперативність виконання доручень/розпоряджень, працьовитість, сумлінність, дисциплінованість, старанність, акуратність, самостійність, ін.	Виконавчий Добросовісний Самостійний Дисциплінований

При трансформації коротких оцінок в основний розділ характеристики слід дотримуватися наступних правил:

-	для опису якостей працівника використовується оповідальна форма тексту документа, наприклад, «вияв», «характеризується», «відноситься»;
	стиль викладу має бути нейтральним, в описах якостей працівника неприпустимо використання емоційно-експресивних мовних засобів, образних порівнянь (метафор, епітетів, гіпербол тощо.);
	текст характеристики повинен бути ємним та ясним, характеризуватись логічною та граматичною пов'язаністю тексту, простотою мови; стислість викладу, тим щонайменше, має давати читачеві характеристику можливість скласти повне уявлення про працівника;
	у тексті характеристики неприпустимо використання оборотів розмовної мови, техніцизмів, професіоналізмів, застосування іноземних слів та термінів за наявності рівнозначних слів та термінів у російській мові, власних скорочень слів, виразів «і т. д.», «інш.» та інших;
	незважаючи на те, що характеристика є описом якостей працівника, проте, в ній небажано використання особистих займенників («він», «вона», ін.).

З огляду на це ділові якості працівника можуть бути описані наступним чином:

До виконання посадових обов'язків належить сумлінно та відповідально. Дисциплінована. При вирішенні складних питань виявляє самостійність та оперативність. Старанна у виконанні розпоряджень керівництва. Має організаторські здібності, має авторитет у колег і співробітників суміжних підрозділів. Вибаглива до себе та підлеглим.

У наведеному зразку опис якостей працівника дається за допомогою дієслів та коротких прикметників. Ту ж інформацію можна викласти так:

За час роботи Сергєєва О.П. проявила себе як висококваліфікований спеціаліст у галузі стандартизації, який добре знає законодавство про технічне регулювання. До виконання посадових обов'язків Сергєєва О.П. ставиться сумлінно та відповідально. Характеризується високим ступенемдисциплінованості. При вирішенні складних питань виявляє самостійність та оперативність, старанність у виконанні розпоряджень керівництва. Сергєєва О.П. володіє організаторськими здібностями, має авторитет у колег і співробітників суміжних підрозділів, виявляє вимогливість до себе і підлеглих. Вміє знаходити нестандартні підходи до вирішення завдань, які стоять перед підрозділом, творчо підходити до справи.

Як очевидно з поданого фрагмента опис ділових якостей працівника наводиться у порядку, викладеному в таблиці (за напрямами діяльності). Такий підхід вважається найбільш правильним, але не єдиним. Готуючи характеристику, укладач може перераховувати якості працівника за групами, а відповідно до логікою розповіді.
Характеристика на працівника має бути максимально об'єктивною. Складаючи її, співробітник кадрової служби повинен дати реальний і правдивий, а не бажаний або ідеальний опис працівника. Якщо в останнього є недоліки, вони мають знайти свій відбиток у характеристиці. Як показує практика, більш об'єктивною вважається характеристика, у якій співвідношення недоліків і позитивних якостей становить 1:5, тобто недоліків має бути більше 20%. Зміна співвідношення на користь негативних якостейробить характеристику негативною, а на користь позитивних - викликає сумніви в об'єктивності.
Перераховуючи недоліки працівника (за тими ж напрямами діяльності, як і позитивні якості), слід бути коректним і утримуватися від явно виражених негативних оцінок. Недоліки бажано пов'язувати з перевагами, а в деяких випадках потрібно постаратися нейтралізувати їх перерахуванням позитивних якостей, наприклад:

Сказане зовсім не означає, що якщо працівник не має недоліків, то для надання характеристиці більшої об'єктивності їх потрібно придумати. Просто потрібно прагнути того, щоб цей документ максимально точно характеризував працівника;
3) участь у проектах організації, внесок працівника в діяльність організації. Цей блок слід наводити після опису ділових якостей. Якщо працівник брав участь у важливих проектах, бажано охарактеризувати ступінь його участі, особистого внеску та, по можливості, виявлені при цьому якості, наприклад:

4) особисті якості працівника, виявлені їм у ході трудової та громадської діяльності. При описі особисті якості працівника керуються вищевикладеними правилами. Як і ділові, особисті якості описуються у формі суджень про працівника. Для того, щоб було легше згадати риси характеру працівника, також можна скористатися таблицею, в якій укладач спочатку дає короткі відповіді на питання «який» і потім трансформує їх в єдиний текст.

Таблиця 2

Так само, як і наведені вище рекомендації з опису ділових якостей, основний акцент у таблиці зроблено на позитивних якостях. Однак упорядник характеристики, відповідаючи питання «який», може виявити і негативні риси.
Якщо при оцінці ділових якостей ще можна говорити про якусь об'єктивність, то оцінка особистих у переважній більшості суб'єктивна, якщо її не дає велика група людей. Понад те, особисті якості можуть тлумачитися по-різному. Так, наприклад, характеристика «амбітний» може тлумачитися подвійно: і як позитивна риса, що дозволяє зробити висновки про те, що працівник прагне великих досягнень, і як негативна, що свідчить про те, що працівник виявляє надмірне самолюбство і зарозумілість.
Тому, як і у випадку з діловими якостями, слова повинні вибиратися акуратно. Те саме слід сказати і щодо недоліків - якщо вони на думку укладача характеристики є і очевидні, потрібно постаратися врівноважити їх перевагами.
З урахуванням сказаного особисті характеристики можуть бути описані таким чином:

Якщо у складанні характеристики не бере участь психолог, слід захоплюватися психологічної оцінкою. Максимум, що може зробити співробітник кадрової служби, це описати склад характеру (спокійний, імпульсивний і т.д.) або темперамент (сангвінічний (врівноважений, рухливий), холеричний (неврівноважений, рухливий), флегматичний (врівноважений, інертний), меланхолійний (неврівноважений) , малорухливий).При цьому слід зазначити, що висновки про склад характеру або темперамент працівника будуть об'єктивними тільки в тому випадку, якщо вони засновані на тривалих спостереженнях за ним;
5) результати навчання, перепідготовки та підвищення кваліфікації. В основному ці відомості наводяться в характеристиках, що запитуються новим роботодавцем працівника, органами, які встановлюють новий професійний статус працівника, ін. або для компенсації нестачі інформації про трудову діяльність. У цьому випадку інформація про навчання працівника може бути пов'язана з його діловими або особистісними характеристикаминаступним чином:

6) відомості про нагороди та заохочення, дисциплінарні стягнення. Ця інформація встановлюється за даними особистої картки працівника. Якщо працівник має кілька однорідних заохочень, їх можна вказати загальному вигляді. Значні заохочення та нагороди необхідно виділити особливо, наприклад:

Якщо працівник має «незняті» або «непогашені» дисциплінарні стягнення, то при вирішенні питання про те, чи слід вказувати їх у характеристиці, співробітник кадрової служби повинен керуватися принципом об'єктивності інформації. Однак, слід зазначити, що право вказувати або не вказувати ту чи іншу інформацію повністю належить кадровій службі, якщо в запиті з юрисдикційних органів немає прямої вказівки, що в характеристиці мають бути вказані дисциплінарні стягнення (за їх наявності).

Характеристика громадської діяльності

У цьому інформаційному блоці зазначається, у яких громадських об'єднаннях чи органах полягає працівник, у яких громадських проектах та заходах він бере участь тощо. У цьому блоці може бути описана суспільна діяльністьпрацівника як всередині організації, так і за її межами, але про яку кадрову службу достовірно відомо з повідомлень працівника, інших джерел. Наприклад:

Інші відомості

Ще раз звертаємо увагу співробітників кадрових служб на те, що характеристика – це не особиста чи облікова картка працівника, а документ, у якому роботодавець має дати оцінку працівникові. Якби суд, правоохоронні та інші органи цікавили лише довідкові дані про працівника, їм було б достатньо копії особистої картки чи витягу з неї.
У тому випадку, якщо співробітник кадрової служби побоюється помилитися у своїх оцінках або не може дати їх через відсутність психологічної освіти, або вважає за потрібне утриматися від оцінок, але повідомити відомості, які можуть представляти інтерес для суб'єкта, який використовує характеристику, йому можна порадити просто викласти факти, які мали місце під час роботи працівника у створенні. Якщо він сам не був свідком цих фактів, бажано вказати, звідки йому відома ця інформація. У характеристиці можна навести короткий змістзаяв, висловлювань чи тверджень працівника, які можуть охарактеризувати додатково. Наприклад:

Незважаючи на те, що ця інформація констатує, вона може спричинити для працівника суттєвіші наслідки, ніж оціночні характеристики. Тому потрібно усвідомлювати, як вона буде витлумачена.
Що небажано робити у характеристиці, то це висловлювати прогнози та припущення, якщо тільки в цьому немає особливої ​​необхідності.

Цілі, для яких дається характеристика

Наприкінці характеристики вказується, для яких цілей видано характеристику. Якщо вона свідомо відома, то про це безпосередньо вказується в характеристиці, наприклад:

Якщо характеристика готується до використання у кількох органах, то ній можна записати:

Якщо дата складання характеристики не вказувалась у заголовній частині, її можна вказати в цьому інформаційному блоці, наприклад:

Місце подання характеристики може бути зазначено і в заголовній частині, наприклад, якщо характеристика готується для подання потенційним роботодавцям, то місце подання можна вказати наступним чином:

Характеристики, призначені для внутрішнього використання

Випадки та підстави складання внутрішніх характеристик мають бути визначені у локальних нормативних актах. Переважно потреба в них виникає при вирішенні питань про переведення на вакантні посади, про застосування заходів заохочення або дисциплінарного впливу, про визначення відповідності працівника займаній посаді або виконуваної роботи (під час атестації), про доручення працівникові нових обов'язків (наприклад, керівництва новим проектом), про направлення у тривале та відповідальне службове відрядження тощо.
Рекомендації, викладені в попередньому розділі можуть бути використані при складанні внутрішніх характеристик. Однак у внутрішніх характеристиках більший акцент має бути зроблено на праці працівника.
Залежно від мети складання характеристики у ній крім якостей працівника можуть наводитися оцінка творчого потенціалу працівника, висновки про його прагнення, очікування та домагання (наприклад, на кар'єрне зростання), рекомендації щодо використання його якостей тощо.
Нерідко внутрішні характеристики є складовими частинамиінших документів, наприклад, уявлень, про які йтиметься у наступному номері журналу.
Так як внутрішня характеристика складається виключно для внутрішнього користування, вказувати в ній місце подання не потрібно.
У деяких випадках виникає необхідність у вказівці посадової особи, на прохання (вимоги) якої складено характеристику.

Правила оформлення та видачі характеристик

Як правило, показники складаються співробітниками кадрової служби. У цьому первинна характеристика, яка лягає основою офіційного документа, зазвичай готується безпосереднім керівником працівника. За основу загальної характеристики можуть бути опитування колег або підлеглих самого працівника.
Незалежно від того, хто готує характеристику, у локальному нормативному акті організації має бути чітко визначено, хто має право видавати характеристики і чиїм підписом вони повинні засвідчуватися.
Для параметрів, призначених для зовнішнього використання, основною вимогою є їх офіційність. Тому вони повинні підписуватися першою особою організації або уповноваженою нею особою та засвідчуватися печаткою організації. У ряді компаній практикується засвідчення показника другим підписом - безпосереднього керівника кадрової служби.
Внутрішні характеристики підписуються лише керівником кадрової служби чи укладачем характеристики, відбитки друку у яких не проставляються.
Показники відносяться до документів, що містять персональні відомості про працівника, а, отже, їх підготовка та подання повинні здійснюватися з дотриманням норм глави 14 Трудового кодексу РФ. Згідно зі статтею 88 Трудового кодексу РФ роботодавець не може повідомляти персональні дані працівника третій стороні без отримання письмової згоди на те працівника (виняток становлять випадки, коли це необхідно з метою попередження загрози життю та здоров'ю працівника, а також у випадках, встановлених федеральним законом).
У разі, якщо ініціатором складання характеристики, призначеної для зовнішнього використання, є працівник, то характеристика видається йому під розписку. Взяти розписку отримання характеристики слід і в адвоката працівника, одержує її в руки. Для обліку виданих організацією зовнішніх характеристик ведеться відповідна книга (журнал, альбом), передбачена локальним Положенням захисту персональних даних працівників, у якій проставляються відмітки про видані характеристики та розпису одержувачів (при отриманні на руки). При надсиланні характеристик поштою в ній проставляються позначки про отримання, що проставляються на підставі поштових повідомлень.
З характеристики, що передається або надсилається поштою ініціатору її складання, знімається копія, що міститься у особову справу працівника. Причому це стосується як характеристик працюючих співробітників, так і звільнених.

Вплив характеристики

На закінчення першої частини статті ще раз повернемося до змісту показників.
При їх складанні виникає велика кількість питань про етичність наведення тієї чи іншої інформації. Бажання співробітників кадрових служб «не нашкодити» іноді призводить до того, що характеристики перетворюються на «похвальні листи».
На думку суддів, посадових осіб юрисдикційних органів, які приймають рішення про покарання, більшість характеристик пишеться за одним шаблоном, і всі вони схожі на уявлення працівників щодо нагородження. Якщо ініціаторами порушення кримінальної справи чи справи про адміністративне правопорушення є самі роботодавці, має місце повна протилежність - характеристики працівників, які вчинили службові правопорушення, спрямовані проти інтересів власників підприємства, спочатку схожі вироки. Об'єктивні характеристики - одиниці.
Давати універсальну пораду - писати в характеристиці все і тільки "правду і нічого крім правди" - було б необачним, з тієї простої причини, що, по-перше, будь-яка людська оцінка подій та поведінки є суб'єктивною і "у кожного своя правда", і , по-друге, тому що позитивну оцінку складніше використовувати на шкоду працівникові, ніж негативну, і не має значення, хто є суб'єктом її використання. Вважаємо, що мінімум шкоди та максимум користі принесе зазначене вище співвідношення переваг та недоліків працівника, якщо, звичайно, останні є. Що ж до переваг, то навіть якщо неможливо сформувати уявлення про працівника, є ряд нейтральних та неупереджених оцінок, які можуть бути покладені в основу характеристики.
Найвідповідальнішим є складання характеристик судів чи інших органів, вирішальних питання застосування до працівника покарання, про видачу працівникові дозволу (наприклад, на усиновлення) тощо. Для того, щоб характеристика була максимально повною, потрібно постаратися проконсультуватися з представником працівника або органу, який попросив характеристику.
Після того, як таку характеристику складено, співробітник кадрової служби повинен дати їй одну з трьох оцінок: «позитивна», «задовільна» або «негативна». Якщо самому це зробити складно, можна попросити колегу (зрозуміло, не повідомляючи дані про працівника).
У жодному разі не можна вважати, що характеристика пишеться для «проформи». Зовнішні характеристики, особливо судові, здатні змінити життя. Ось лише кілька прикладів, як характеристики з місця роботи та місця навчання вплинули на долі людей:
а) позитивна характеристика:

Фрагмент судового рішення

б) задовільна характеристика:

Фрагмент судового рішення

в) негативна характеристика:

Фрагмент судового рішення

Складаючи чергову характеристику, потрібно пам'ятати про те, що її застосування може змінити не тільки життя працівника, але й інших людей, наприклад, малюка, що усиновлюється - ставлячи свій підпис у характеристиці, ви вершите і його долю. Тому будьте обережні зі словами!

Подання

Н.Б. Бєлова,
м. Томськ

Під поданням розуміється документ, у якому виражається ініціатива щодо застосування до працівника конкретних заходів чи скоєнні щодо працівника певних действий. Багато в чому уявлення нагадують параметри. Більш того, деякі з них характеристики включаються у вигляді окремих блоків. Однак – це різні документи, що відрізняються як за змістом, так і оформленням.

Подання можна умовно розбити на дві частини: заголовну та основну. У першій наводяться такі реквізити:

-	дата та номер.Виходячи з того, що більшість уявлень носить строго індивідуальний характер, реєстраційний номерїм може не присвоюватися - у цьому випадку облік уявлень ведеться за датою їх видачі та прізвищем працівників;
	вид документу(Уявлення);
	заголовок до тексту. На жаль, одноманітний підхід до визначення назви даного документа на практиці не склався: в одних випадках заголовок до тексту відповідає на запитання «до чого?» (наприклад, "до заохочення"), в інших - "про що?" (наприклад, "про заохочення"). Відповідно до Загальноросійському класифікатору управлінської документації (ОКУД) документи, що розглядаються, слід називати «уявлення про заохочення», «уявлення про переведення на іншу роботу». Разом з тим, якщо виходити з того, що заголовок визначається виходячи з формулювання основної дії - «представляється до...», то документи, що розглядаються, повинні іменуватися «подання до заохочення», «подання до застосування дисциплінарного стягнення», ін. Оскільки єдиних вимог до складання документів, що розглядаються, не встановлено, видається, що обидва підходи - «подання про заохочення» і «подання до заохочення» - будуть вірними. Разом з тим, з метою уніфікації кадрова служба має віддати перевагу одному з них. У поданні може зовсім не виділятися заголовок. У разі в тексті особливо підкреслюється безпосереднє формулювання подання - «представляється до...» (наприклад, як у зразку ставлення до перекладі іншу роботу, наведеному розділі «ПАПЕРИ» - стор. 82);
	дані про укладача уявлення.Відомості про укладача подання можуть бути зазначені як у заголовку документа (див. зразок подання до застосування дисциплінарного стягнення на стор. 81), так і в його кінці в реквізитах підпису (див. зразок подання до заохочення на стор. 79 розділу «ПАПЕРИ»);
	адресат.У тому випадку, якщо за поданням має прийматися конкретне рішення, то особа, якій адресується подання, вказується в заголовній частині так, як це показано у зразку подання до заохочення (стор. 79 розділу «ПАПЕРИ»). Адресат не наводиться тоді, коли в тексті подання передбачено місце для вказівки рішення щодо подання та підпису особи, яка прийняла її (наприклад, як у зразку подання до застосування дисциплінарного стягнення - стор. 80 розділу «ПАПЕРУ»).

В основній частині подання, перш за все, повинні наводитися облікові відомості про працівника (прізвище, ім'я, по батькові, посаду чи професію, дату народження тощо). Їх склад визначається кадровою службою для кожного виду уявлень (див. рекомендації щодо складання окремих видів уявлень). Також залежно від виду подання у ньому окремими інформаційними блоками наводяться: характеристика якостей працівника, необхідна вирішення питання застосування стосовно працівника конкретних заходів; підстави для застосування до працівника відповідних заходів; безпосереднє уявлення; укладання відповідних підрозділів за поданням; інші відомості. Саме уявлення може бути сформульовано наступним чином:

«Представляю _____________________ до ________________________________________»;
(дані про працівника)

«_____________________ представляється до _____________________________________».
(дані про працівника) (Дії або заходи щодо працівника)

На практиці також нерідко використовується таке формулювання уявлення:

«_________________________ гідний __________________________________________».
(дані про працівника) (Дії або заходи щодо працівника)

Залежно від заходів, яких представляється працівник, до подання можуть включатися й інші відомості (див. наступний розділ).

Види уявлень та їх зміст

I. Подання до заохочення

Подання до заохочення працівника - найпоширеніший вид уявлень. Він передбачений у системі кадрового діловодства значної частини організацій та державних органів.
Перш ніж приступити до характеристики змісту цієї думки потрібно звернути увагу наступного моменту. Не завжди формулювання «підготовка подання до заохочення працівника» означає складання окремого документа – подання. У більшості нормативних правових актах, що регламентують порядок заохочення та нагородження працівників, наведене положення означає підготовку документів на заохочення персоналу загалом; конкретні види документів передбачаються інструкціями з діловодства, іншими локальними нормативними актами організації. Наприклад, підготовка подання до нагородження працівників деякими відомчими відзнаками у праці передбачає складання таких документів, як листи-клопотання (на ім'я керівника органу, який здійснює заохочення), нагородних листів, інших.
Якщо ж кадрова служба має намір включити в систему діловодства безпосередньо подання до заохочення, то при розробці його форми бажано врахувати низку наведених нижче рекомендацій:
1) у поданні в обов'язковому порядку має бути місце для облікових даних. Їхній склад залежить від того, «під кого» розробляється форма. Так, у поданні до заохочення працівника, яке складатиме безпосередній керівник працівника, не зовсім правильно передбачати графи для зазначення тих облікових відомостей, доступ до яких має лише кадрова служба. Для форми такого подання досить загальних даних, які відомі безпосередньому керівнику працівника - прізвища, імені та по батькові, займаній посаді (виконуваної роботи), табельного номера. У тому випадку, якщо до форми включаються графи для більшої кількостівідомостей, наприклад, про стаж роботи в організації, час заміщення останньої посади (виконання роботи за останньою професією), ін., то вони можуть заповнюватися співробітником кадрової служби після отримання частково заповненого подання від керівника структурного підрозділу. У цьому випадку в підстрочниках можна вказати, хто заповнює ту чи іншу графу, наприклад:

Фрагмент вистави

ПРЕДСТАВЛЕННЯ
до заохочення

2. Дата народження ________________________________________________

3. Посада/професія __________________________________________
(Вказується керівником працівника)
4. Табельний номер ______________________________________________
(Вказується керівником працівника)
5. Стаж роботи:
- загальний _________________________________________________________
(Вказується кадровою службою)
- в організації _________________________________________________
(Вказується кадровою службою)
- на посаді (за виконуваною професією) _____________
(Вказується кадровою службою)

Якщо подання розробляється безпосередньо для кадрової служби і буде адресуватися керівнику організації, то склад облікових даних може бути значно більшим, наприклад, трудовому договорі, освіті, ін. Ще раз звертаємо увагу, що питання про те, які облікові відомості повинні вказуватися в поданні, кадрова служба вирішує самостійно;
2) у поданні до заохочення бажано передбачити місце для відображення інформації про наявність у працівника незнятих дисциплінарних стягнень, наприклад:

«Відомості про незняті дисциплінарні стягнення ________________»;

3) у тому випадку, якщо, на думку кадрової служби, особі, яка має право застосовувати заохочення, для прийняття рішення про заохочення необхідно знати інформацію про працівника, у формі подання передбачаються графи короткої характеристикипрацівника, наприклад:

"Коротка характеристика _______________________________________".

Характеристика може бути виділена і окремий інформаційний блок (див. далі). Якщо ж для особи, яка приймає рішення про заохочення працівника, важливими є лише заслуги та досягнення, за які працівник власне представлений до заохочення, у формі подання достатньо передбачити рядки для їх перерахування, наприклад:

«Конкретні досягнення (досягнення, успіхи, відмінності) _____________»;

4) у поданні до заохочення може не передбачатись можливість для вказівки безпосереднім керівником працівника конкретного виду заохочення. У цьому випадку в документі формулюється загальна пропозиція щодо застосування до працівника заохочення без зазначення якого саме, наприклад:

«___________________________________ подається до заохочення».

Для остаточного рішення за поданням передбачаються окремі графи або інформаційний блок;
5) у формі подання має бути передбачено місце для підпису працівника, який склав подання.

У разі, якщо системою заохочення передбачено узгодження уявлень, складених безпосередніми керівниками, з кадрової службою, то формі подання доцільно передбачити місце її укладання.
Залежно від того, яким чином керівник організації або інша особа має висловити своє рішення за поданням, при розробці форми подання необхідно передбачити місце для резолюції або для вираження конкретного рішення.
Таким чином, подання може бути розбите на наступні інформаційні блоки:

З урахуванням сказаного подання до заохочення може бути складено за зразком, наведеним у розділі «ПАПЕРИ» - стор.
Для випадків подання до заохочення групи працівників для скорочення документообігу доцільно розробити окреме подання.
Основна частина такого уявлення може бути сконструйована за таким зразком:

Фрагмент вистави

За ______________________________________________________________
(Мотив заохочення)
подаються до заохочення у вигляді _______________________________
(конкретний вид заохочення)
1. ______________________________________________________________

2. ______________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові; посада, професія)

Така форма використовується у разі, якщо група працівників представляється одного виду заохочення. Для подання кількох працівників до різним видамзаохочення може використовуватися зразком, наведеним у розділі «ПАПЕРИ» на стор.

ІІ. Подання до застосування дисциплінарного стягнення

Подання до застосування дисциплінарного стягнення використовується у системі кадрового діловодства значної, але з великої кількості комерційних організацій. Багато в чому це зумовлено тим, що для ухвалення рішення про притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності достатньо документів, що підтверджують факт здійснення дисциплінарних провин (актів, протоколів, рапортів, доповідних записок, ін.).
Якщо ж кадрова служба має намір закріпити обов'язок на висування ініціативи щодо застосування дисциплінарних стягнень за керівниками структурних підрозділів та уніфікувати документи, в яких виражається така ініціатива, то при розробці форми подання необхідно врахувати рекомендації, наведені у попередньому розділі (з розробки подання до заохочення). Так, передусім кадрова служба має визначити склад облікових відомостей. В основній частині подання доцільно передбачити графи для:

У поданні може передбачатися місце для приведення короткої характеристики працівника.
Так само, як і у разі подання до заохочення, у поданні до застосування дисциплінарного стягнення має бути передбачено місце для резолюції керівника організації або іншої особи, уповноваженої на прийняття рішень про притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності, або для безпосереднього її вирішення. Подання до застосування дисциплінарного стягнення може бути складене за формою, наведеною в розділі «ПАПЕРИ» (стор. 81).

ІІІ. Подання про переклад

Цей вид уявлень зустрічається також над кожної організації. Як правило, уявлення про переведення вводяться в систему діловодства для вирішення питань про переведення на посади вищої ланки управління та у тих випадках, коли локальними нормативними правовими актами передбачено, що призначення на посаду провадиться за відповідним поданням вищої посадової особи.
У поданні про переклад необхідно передбачити місце для:

1)	облікових даних (прізвища, імені та по батькові, що займає на даний момент посади, дата народження, освіта (рівень, освітня установа, дата закінчення, спеціальності за освітою), інші відомості з особистої картки, необхідні для вирішення питання про переведення на вакантну посаду);
	безпосереднього подання – «представляється до призначення на посаду ____________________»;
	характеристики трудової діяльності працівника, що складається на підставі трудовий книжкичи інших документів, що підтверджують стаж працівника;
	підстави подання до перекладу (заслуги, досягнення працівника, ін.);
	підписів укладача подання, укладання кадрової служби або іншого структурного підрозділу, відміток про згоду працівника на переведення.

Оскільки переведення на вищу посаду умовно можна вважати заохоченням, то при розробці конкретної форми подання доцільно скористатися рекомендаціями, наведеними в підрозділі I цього розділу, і, зокрема, передбачити місце для вирішення керівника організації (іншої посадової особи) за поданням. Як приклад може бути використаний варіант подання, наведений у розділі «ПАПЕРИ» (стор. 82).

IV. Подання на працівника під час проведення атестації

Традиційна процедура атестації персоналу передбачає складання подання на працівника, що атестується.
У найбільш поширеній формі подання на працівника, що атестується, крім місця для вказівки облікових даних про працівника (прізвища, ім'я, по батькові, дати народження, займаної посади на момент атестації, дати призначення на посаду, освіту, загального трудового стажу, стажу заміщення посади, ін.) , відводиться місце для:

1)	характеристики виробничої (службової) діяльності працівника та кваліфікації працівника;
	відомостей про відповідність професійної підготовкипрацівника кваліфікаційним вимогам щодо посади та розряду оплати праці (згідно з результатами попередньої атестації);
	оцінки результатів роботи працівника у період між атестаціями, зокрема. оцінки участі у реалізації окремих проектів, виконання спеціальних завдань, ін.;
	оцінки ставлення працівника до роботи та якості виконання посадових обов'язків, особистості працівника, включаючи його професійні якості та індивідуальні здібності;
	попередніх висновків про відповідність професійної підготовки працівника кваліфікаційним вимогам щодо посади та розряду оплати праці на момент проведення атестації.

У формі подання на керівного працівникаКрім того, передбачається місце для відображення результатів діяльності очолюваного працівником структурного підрозділу, підсумків реалізації проекту, що координується ним.
Зазвичай, відповідальним за складання та оформлення подання є безпосередній керівник працівника. Підписаний ним документ передається на узгодження до кадрової служби або безпосередньо до атестаційної комісії. Якщо ж локальним Положенням проведення атестації персоналу організації передбачено узгодження подання з кадрової службою, то формі подання має бути передбачено місце для віз погодження чи спеціальних позначок кадрової служби.
При розробці форми подання на працівника, що атестується, за основу може бути взятий варіант подання, в якому змістовна частина сконструйована за таким зразком:

Варіант вистави

ПРЕДСТАВЛЕННЯ
на атестованого працівника

1. Прізвище, ім'я, по батькові _______________________________________

2. Займана посада на момент проведення атестації _________

3. Дата призначення посаду _________________________________
4. Мотивована оцінка професійних, особистісних якостейі
результатів службової діяльності _______________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
________________________________________________________________.

___________________________________ _________ _____________
(посада керівника, (підпис) (розшифрування)
склав уявлення)
«___» ___________ _______р.
З поданням ознайомлений _________ _____________
(підпис) (розшифрування)
«___» ___________ _______р.

У деяких організаціях та установах процедура складання подання на працівника, що атестується, характеризується певними особливостями. Так, наприклад, при атестації керівників середніх спеціальних навчальних закладів подання для проведення атестації готується радою навчального закладу на підставі звіту директора про результати роботи на загальні збориколективу та підписується заступником голови ради навчального закладу із зазначенням дат та номерів протоколів зборів, засідання ради. Отже, форма подання має передбачати місце для зазначення реквізитів зазначених документів.
Оскільки єдиних вимог до процедури проведення атестації, а, отже, і до форми подання на працівника, що атестується, законодавство не встановлює, організація може передбачити особливий підхід до відображення оцінок працівника. Так, наприклад, у ряді банківських організацій атестація персоналу здійснюється за схемою, встановленою Центральним банком РФ для своїх співробітників у Положенні про атестацію працівників Центрального банку Російської Федерації, Затвердженому наказом Центрального банку РФ від 15.05.1994 № 01-000. У зазначеній схемі форма подання передбачає можливість проставлення оцінок групами експертів, до яких включаються представники різних підрозділів, що найчастіше взаємодіють за родом діяльності з працівником, що атестується. У цьому випадку кожен експерт оцінює атестованого за параметрами, зазначеними в бланку подання:

Фрагмент
форми подання

ПРЕДСТАВЛЕННЯ
(на спеціаліста)

Прізвище _______________________ Посада ______________________
Ім'я ___________________________ ________________________________
По батькові ______________________ Місце роботи ___________________
________________________________

ІІ. Оцінка спеціаліста (оцініть за 7-бальною шкалою показники
результативності праці, професійні та особисті якості
атестованого спеціаліста. Для крайніх значень шкал (1 та 7 балів)
дано необхідні пояснення. Обведіть кружком той бал, який,
На вашу думку, найбільше відповідає рівню атестованого):

Оцінка показників результативності праці

На кожну роботу На роботу витрачається
витрачається значно менше часу,
більше часу, ніж це диктується
це диктується досвідом чи досвідом чи планом
планом 1 2 3 4 5 6 7

У деяких організаціях схемою проведення атестації не передбачається складання подань на працівників – їх замінюють відгуки про діяльність працівника, відгуки про працівника чи характеристики-відгуки. Ці документи відрізняються від уявлень тим, що в них, крім перерахованих вище відомостей, особливим інформаційним блоком наводяться відгуки про працівника його безпосереднього керівника та попередні висновки щодо відповідності або невідповідності працівника займаній посаді або встановленим вимогам.
На закінчення слід зазначити, що у розглянутому вигляді уявлень відсутня як таке формулювання уявлення - чого представляється працівник.

V. Подання до присвоєння спеціального звання

Подання до присвоєння спеціального звання - ядро ​​процедури присвоєння співробітникам низки державних органів спеціальних звань. Оскільки в основному ця процедура регламентується спеціальними нормативними правовими актами, то форми уявлень затверджені цими актами.
Здебільшого форми передбачають такі інформаційні блоки:

1)	облікові відомості про працівника (прізвище, ім'я, по батькові, посада, освіта, стаж служби, ін.), інформація про присвоєння останнього спеціального звання (реквізити документа про присвоєння, характер присвоєння звання (чергове, дострокове));
	безпосереднє подання із зазначенням спеціального звання, термінів подання, характеру присвоєння (чергове, дострокове);
	характеристика професійних, ділових та особистісних якостей співробітника (опис службової діяльності із зазначенням конкретних досягнутих результатів, інформації про виконання рекомендацій, даних у ході попередньої атестації). У поданні до присвоєння чергового спеціального звання достроково чи щабель вище, вказується, які конкретні заслуги чи показники по службі співробітник представляється до присвоєння спеціального звання;
	висновок кадрового підрозділу за поданням (про підтримку, незгоду з поданням, відхилення подання);
	довідка про присвоєння працівникові спеціального звання (спеціальне звання, реквізити документа про присвоєння звання).

Оскільки уявлення до присвоєння спеціальних звань мають ходіння лише деяких державних органах, наводити їх зразки видається зайвим. Тим же співробітникам кадрових служб, яким належить вирішувати питання зі складанням розглянутих подань, рекомендуємо вивчити схеми, передбачені спеціальними нормативними актами, наприклад, Інструкцією з організації роботи із застосування заохочень та дисциплінарних стягнень в органах контролю за обігом наркотичних засобів та психотропних речовин (наказ Федеральної служби РФ з контролю за обігом наркотиків від 09.06.2004 № 174), Інструкцією про порядок подання співробітників та громадян, прийнятих на службу до митних органів Російської Федерації, до присвоєння спеціальних звань (наказ ДМК Росії від 30.04.1998 № 280).

VI. Подання до звільнення

Цей вид подань також застосовується у державних органах. Введення їх у систему кадрового діловодства обумовлено специфікою служби у державних органах (коли правом постановки питання про звільнення службовця наділяється його безпосередній керівник чи керівник відповідного структурного підрозділу) та особливостями побудови їхнього кадрового апарату. А ось у перенесенні цього досвіду в комерційні організаціїз невеликими кадровими службами навряд чи є особлива необхідність - завантажені оформленням обов'язкових документів інспектори з кадрів без ентузіазму сприймуть складання ще одного документа при звільненні працівника. Що ж до лінійних менеджерів, керівників структурних підрозділів, то залучити їх у процедуру складання уявлень і зовсім уявляється скрутним.
Для тих, хто все ж таки має намір ввести в систему діловодства подання до звільнення можна порадити звернути увагу на низку нормативних правових актів, що регламентують процедуру звільнення співробітників державних органів, наприклад, на Інструкцію про організацію роботи зі звільнення співробітників зі служби в органах контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин (наказ Федеральної служби РФ з контролю за обігом наркотиків від 23.06.2004 № 186), Методичні рекомендації щодо організації роботи з прийому громадян Російської Федерації на службу (роботу) до митних органів Російської Федерації за призначенням на посаду, звільнення посадових осіб митних органів Російської Федерації та установ ГТК Росії (розпорядження ДМК Росії від 17.03.2004 № 115-р), Інструкцію про порядок застосування Положення про службу в органах внутрішніх справ Російської Федерації в установах та органах кримінально-виконавчої системи Міністерства юстиції Російської Федерації (пр іказ Мін'юсту Росії від 26.04.2002 № 117).
Слід зазначити, деякі компанії найближчим часом будуть зобов'язані передбачити у своїй системі діловодства уявлення до звільнення. Це стосується тих організацій, де громадяни вже проходять або проходитимуть альтернативну цивільну службу. Відповідно до Положення про порядок проходження альтернативної цивільної служби, Затвердженому постановою Уряду РФ від 28.05.2004 № 256, рішення про звільнення громадянина з альтернативної цивільної служби приймається на підставі подання до звільнення; у поданні до звільнення вказуються підстави, якими громадянин підлягає звільненню з альтернативної цивільної служби. При розробці форми такого подання кадрова служба може скористатися варіантами уявлень, затвердженими вищезгаданими нормативними правовими актами.
Принаймні у формі подання необхідно передбачити графи для вказівки наступної інформації:

Фрагмент вистави

...
подається до звільнення відповідно ______________________
(Підпункти,
__________________________________________________________________
пункти, статті федерального закону)
у зв'язку з ______________________________________________________.
(причина звільнення)

У формі подання до звільнення також необхідно передбачити місце для позначок звільненого про ознайомлення з поданням та підписом співробітника, який склав подання.

На завершення необхідно ще раз відзначити, що жодних нормативно закріплених правил складання та оформлення уявлень не існує. Що ж до вищенаведених методик, їх слід розглядати як рекомендації.

Також із цієї теми.

Характеристика - це офіційний документ із відгуком про діяльність певної людини (службової, суспільної). Тобто це короткий опис трудового шляху співробітника, його ділових і моральних якостей, трудової та суспільної діяльності.

Хороша характеристика з попереднього місця роботи може бути великим плюсом при пошуку роботи.

Найчастіше використовується характеристика з місця роботи, також поширена характеристика тих, хто навчається в різних закладах (на школярів та студентів), а також для студентів при проходженні практики.

Стандартна характеристика містить такі відомості:

1. Ім'я, по батькові та прізвища співробітника, дата народження, освіта.

2. Вказується місце роботи, з якого видається характеристика, називаються посади, які займав співробітник, за час роботи в даній компанії, та обов'язки, які він виконував.

3. Вказуються позитивні якості співробітника (особисті та ділові); відомості про заохочення та нагороди.

4. Відомості про курси підвищення кваліфікації, які пройшов співробітник, а також його участь у різноманітних проектах компанії.

5. Вказується, яких цілей і кого видається характеристика.

Приклад характеристики на співробітника ХАРАКТЕРИСТИКА на маркетолога ТОВ «ДаунТаун» Іванова Миколи Євгеновича Іванов Микола Євгенович 1985 року народження. У 2007 році закінчив з відзнакою Державний Університет Гуманітарних Наук. Працює на посаді маркетолога із жовтня 2009 року. За час роботи виявив себе як кваліфікований фахівець. Є справжнім професіоналом, вміло керує довіреним йому напрямком, користується заслуженою повагою серед працівників. М. Є. Іванов постійно підвищує свій професійний рівень: відвідує тематичні заходи, тренінги та семінари, читає спеціалізовану літературу, відповідально та серйозно ставиться до виконання посадових обов'язків. Керівництво компанії виділяє постійне прагнення М. Є. Іванова до професійного розвитку: нині отримує додаткове професійне освіту за спеціальністю «управління персоналом». За сумлінне ставлення до роботи нагороджено грамотою «Найкращий співробітник 2009». У спілкуванні з колегами доброзичливий та уважний. За час роботи впровадив конкретні пропозиції, які надали сприятливий впливна діяльність підприємства. Характеристику видано для подання за місцем вимоги. Дата, друк

Характеристика з місця роботи користується не такою популярністю, як раніше, але з кінця здає свої позиції. Багато роботодавців не вимагають її наявності при працевлаштуванні, віддають перевагу резюме. Вважають, що в характеристиці надто сухий текст, який мало підходить для того, щоб зрозуміти людину.

Характеристика не відрізняється емоційністю, це лише коротка оцінкапрофесійних та ділових сторін особистості людини.

Що таке характеристика з місця роботи

Такий документ є коротким описом робітників, професійних та особових складових працівника. Співробітник може бути як діючим, так і таким, що вже звільнився. Може бути необхідна характеристика різних ситуаціях: банк для оформлення іпотеки, в багато інстанцій, в судові органи. Певні види характеристик можуть бути потрібні при відрядженнях або переведенні робітників на інші місця.

Як правильно скласти характеристику з місця роботи для співробітника

Як правило, її складає або сам директор організації, або фахівець з кадрів. Залежно від мети написання характеристики виділяють два типи складу:

Внутрішню пишуть (найчастіше) для:

• Перехід на інші вакансії;
• Для заохочення, покарання;
• Під час отримання розряду звання для того, щоб визначити, чи може виконувати посадові обов'язки;
• Допомогти у визначенні нових вимог для праці;
• Перед поїздкою у довге, важливе відрядження тощо;

Такі дані на співробітника, призначені для використання всередині організації, збирають за загальним зразком. У той же час ухил роблять у бік трудової детальності. Виходячи з мети написання, можна дати оцінку креативних здібностей працівника, написати чого він прагне, що чекає від нового дня, від нової посади, дати інформацію про те, як краще застосовувати такі якості і т.д.

Часто характеристики окремої організації стають елементом портфоліо. Іноді необхідно вказати дані виконавчої особи, за заявкою якої було виготовлено характеристику.

Зовнішню характеристику працівника буде написано лише тоді, коли співробітник залишить заявку. Без такої характеристики можуть не зарахувати до навчального закладу, не оформити іпотеку чи кредит. Найнеприємнішим приводом, коли може знадобитися така характеристика, є підозра чи звинувачення співробітника в адміністративних/кримінальних правопорушеннях. У таких питаннях може бути важливо матеріальне становищепрацівника, його особисті якості, як виявляє себе на роботі з начальством та колегами, хороша людиначи ні. Важливим може бути сімейний стан, відносини із клієнтами/замовниками. Яку саме інформацію потрібно врахувати і відобразити, можна дізнатися у самого працівника або того, хто цю характеристику запросив.

Зразок характеристики для хорошого співробітника

Законодавчо затвердженого бланка для написання характеристики з місця роботи немає, але є загальноприйнятий зразок. Він складається із трьох частин.

Перша частина (особиста інформація): ПІБ повністю;

• Дата народження;
• Дані організації повні реквізити (не потрібно при використанні фірмових бланків);
• Стаж співробітника у цій організації.

Друга частина (докладніше розписуємо досвід співробітника):

• щаблі підйому по кар'єрних сходах. (Важливі всі переклади, зниження, підвищення);
• пишемо всі заохочення, догани, грамоти, похвальні листи;
• вказати за що були застосовані ті чи інші заходи;
• вказуємо яке навчання співробітник пройшов під час роботи (курси підвищення кваліфікації, семінари тощо).

Третя частина (Особистісна характеристика):

• які професійні позитивні якості має;
• з якими видами робіт стикався, як справляється у стресових ситуаціях, як швидко досягає робочих цілей;
• як знаходить спільну мову з клієнтами;
• Як знаходить спільну мову з колегами; - Працездатність і т.д.

Приклад заповнення позитивної характеристики

___________________________________

(назва компанії, фірми чи організації)

(адреса фірми: індекс, місто, вулиця)

(реквізити фірми)

(дата)

ХАРАКТЕРИСТИКА

на _____________________ для надання у ____________

(П.І.Б. співробітника), працює в ( організація) (Ваша посада) з ( дата працевлаштування).

У (дата)році здобув освіту за спеціальністю ( рівень вашої освіти), що засвідчує дипломом державного зразка, виданим ( назва освітньої установи ) .

Проходив військову службуз « число » місяць рік і по " число » місяць рік у службовій частині № ___. Після закінчення був зарахований у запас із військовим званням « звання ».

Насіннєве становище: Неодружений /одружений /розлучений , дітей ні /має вік стать .

На роботу в ( організація) влаштувався в « число » місяць рік . Співробітник ( П.І.Б.)добре зарекомендував себе навіть у стресових ситуаціях, зберігаючи при цьому оптимістичний настрій. Ніколи ( П.І.Б.)не був помічений у стресовому стані, не порушував трудову дисципліну. Колектив ставитися до нього дуже добре, ( П.І.Б.)завжди вкотре прийти на допомогу і підтримати колег навіть у найважчій ситуації. Не вживає алкогольних та наркотичних препаратів. Уникає конфліктів. Дуже товариський та відкрита людиназ високими амбіціями, здатний приймати самостійні виважені рішення.

Характеристика видана надання _________.

Директор ( підпис) / (розшифровка підпису)

Ви можете закінчити на цьому, але ніхто не заборонить додати в характеристику щось від себе.

Відео з написання характеристики

Характеристика на працівника - це офіційно оформлений документ, у якому дається оцінка професійним та особистим якостям працівника, описується трудовий шлях та громадська діяльність працівника. Характеристика може бути складена на прохання самого співробітника або на запит зовнішніх джерел. Отже, як правильно написати характеристику працівника?

Види виробничих характеристик

Незважаючи на те, що характеристика на працівника є документом, що складається на бланку, що має свій порядковий номер і обов'язково завіряється печаткою, в нормативно-законодавчих актах немає суворих вимог до його складання.

Єдине, чим можна керуватися під час написання характеристики - ГОСТ Р 6.30-2003,де прописані загальні правила оформлення та заповнення робочої документації.

Бланк характеристики на співробітника.

3. Дані про трудову діяльність та кар'єру співробітника:

• дата початку роботи на підприємстві, можуть бути зазначені та строки роботи в інших організаціях;
• коротка інформація про кар'єру – коли, куди і на які посади переказувався;
• отримання додаткової освіти, підвищення кваліфікації, самостійно виконані роботи, ключові проекти;
• Показники результатів праці - найбільш значні результати.

Що таке первинна документація в бухгалтерії, як її правильно вести та зберігати, ви можете прочитати

4. Чи є стягнення та нагороди- У пункті слід писати всі досягнення працівника (отримання грамот, досягнення звань, власні розробки співробітника тощо).

5. Оцінка особистих та професійних якостей співробітника.

У цьому пункті перераховуються психологічні та комунікативні навички, рівень його знань, професіоналізм у певній галузі.

7. Характеристика засвідчується підписамикерівного складу (достатньо підпису одного директора або керівника підрозділу, відділу) та керівником служби персоналу.

8. Дата видачі документаставиться зліва внизу, підписи засвідчуються печаткою.

9. Один екземпляр характеристики передається співробітнику чи третім особам.(якщо це письмово дозволено співробітником), а другий (копія) залишається в організації.