Відповідно до доручення кома. Як скласти супровідний лист до документів

Вирази «відповідно» і «відповідно» відрізняються за змістом: саме від цього залежить їх написання. Щоб не допускати помилок у виборі закінчення слова «відповідність», необхідно розібратися, у яких мовних ситуаціях доречне його використання.

Лексичний ряд «відповідність», «відповідати», «відповідний» має загальне значення співвідношення між чимось, що виражає узгодженість у певних характеристиках, збіг за часом, місцем або іншими ознаками.

Вираз «відповідно» вживається, якщо йдеться про дію, яка має співпадати з певними вимогами до поведінки, прийняття рішень, виконання будь-яких функцій.

Він діяв відповідноз наказом, і совість його не мучила.

Жити відповідноіз загальноприйнятими нормами просто, але зробити вчинок за встановленими правилами неможливо.

Рішення про поїздку до моря було прийнято відповідноз думкою всіх членів сім'ї.

«Відповідно» є прислівником, утвореним від іменника «відповідність». У реченні воно використовується як службова частина мови, хоча частково зберігає обставинне значення.

У пристойному суспільстві прийнято поводитися відповідно до правил етикету. (Як? – відповідно до правил.)

Дії рятувальників координувалися із центру відповідно до метеорологічних умов. (Як? – відповідно до умов.)

Вираз «у відповідність» має на увазі необхідність привести до деякого стандарту, виправити, удосконалити те, що має відповідати будь-яким стійким вимогам загального порядку.

Якщо привести власні потреби у відповідність до своїх можливостей, не виникне бажання отримувати задоволення за чужий рахунок.

Справи належало привести у відповідністьз інструкцією з техніки безпеки.

За морфологічними ознаками «у відповідність» – це знахідний відмінок іменника з прийменником. Написання –е наприкінці пояснюється лише тим, що форма знахідного відмінкаіменника відповідність збігається з формою називного відмінка.

Синтаксична роль прийменниково-іменного поєднання «у відповідність» – пряме доповнення.

сайт визначив, що різниця між поєднаннями «у відповідність» та «відповідно» полягає в наступному:

1. Поєднання «у відповідність» складається з іменника та прийменника, у реченні виступає в ролі доповнення. «Відповідно» є нареченим приводом, який частково зберіг обставинне значення.
2. Якщо йдеться про необхідність щось привести «у відповідність» з будь-яким стандартом, використовується іменник з приводом. Наречовий прийменник «відповідно» вказує на співвідношення будь-яких дій.
3. Поєднання «у відповідність» може включати визначення іменника: «прийти у повну відповідність». Наречовий прийменник «відповідно» – неподільне ціле, до нього не можна запровадити додаткові мовні елементи.

Ділові листиналежать до групи інформаційно-довідкових документів і становлять основну масу офіційних документів, що використовуються під час документування діяльності організації.

Діловий лист– це узагальнену назву різних за змістом документів, службовців зв'язку та передачі між адресатами у діловій практиці організацій.

"ЛИСТ" як вид документа не виділяють і тому не вказують у заголовній частині документа. Листи виконують такі функції:

• - є засобом комунікації;
• - є засобом ретрансляції інформації;
• – є повідомленням про будь-який факт.

Історичний екскурс

Перші листи на Русі – берестяні грамоти, зазвичай, були дуже короткі. Найдовші грамоти налічують 166 та 176 слів. Але найчастіше грамоти набагато коротші: більшість грамот, що повністю збереглися, не довші 20 слів, лише деякі з них довші 50 слів.

Більшість берестяних грамот- Це приватні листи. Вони присвячені найрізноманітнішим справам поточного життя – господарським, сімейним, фінансовим, торговим тощо. До категорії приватних листів тісно примикають чолобитні (XIV–XV ст.) феодалу від селян.

Діловий лист є своєрідним візитною карткоюорганізації. Тому наскільки правильно і естетично воно складено і оформлено судять про професійні якості співробітників, які працюють у ній, і про організацію в цілому.

Ділові листи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

за видами: гарантійні, інструкційні, супровідні, вітальні, листи подяки та ін. Поділ ділових листів за видами є ключовим при їх класифікації;

• – за типізацією: типові, трафаретні, індивідуальні;
• - по галузі застосування: комерційні, адміністративні, судові та ін;
• – за структурою: ділові листи можуть мати просту та складну структуру;
• – за місцем документообігу: листи стосовно організації є вхідними чи вихідними;
• – за місцем у процесі листування: ініціативними, відповідними;
• – за необхідності продовження листування: ділові листи можуть вимагати листа-відповіді (листа-запити, листа-прохання) і не вимагати листа-відповіді (інструкційний лист);
• - За правом статусу адресантів: ділові листи можуть бути від державних органів, організацій, громадян та ін;
• – за напрямом діяльності організації; листи можуть охоплювати виробничу, фінансову, консалтингову, проектну діяльність та ін;
• – за способом відправлення: листи можуть бути надіслані за допомогою поштового, електронного (електронного повідомлення), телеграфного (телеграма), факсимільного (факсимільного повідомлення), телефонного (телефонограма), телексного (телекс) зв'язку. Незалежно від способу надсилання ділові листи оформляються на спеціальних бланках для листів. На бланку оформляється перша сторінка тексту, решта сторінок – на звичайних аркушах паперу.

Основним форматом паперу для бланків є формат А4. Бланки виготовляються друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або за допомогою засобів обчислювальної технікибезпосередньо під час підготовки документа. Спосіб виготовлення бланків залежить від переваг організації з урахуванням вимог виготовлення бланків з використанням герба РФ або гербів суб'єктів РФ.

Під час підготовки та оформлення листа використовують такі реквізити:

• - Державний герб РФ;
• - Герб суб'єкта РФ;
• – емблему організації чи товарний знак (знак обслуговування);
• - Код організації;
• – основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи;
• - ІПН/КПП;
• - Код форми документа;
• - найменування організації;
• - Довідкові дані про організацію;
• - Найменування виду документа;
• – дату документа;
• - Реєстраційний номер документа;
• – посилання на реєстраційний номер та дату документа;
• – адресат;
• - Заголовок до тексту;
• - Текст документа;
• - Позначку про наявність програми;
• - Підпис;
• - Відбиток друку;
• - Позначку про виконавця.

Структура тексту листа включає:

• – звернення;
• - Інформаційну частину;
• - Заключну етикетну формулу ввічливості.

Ділові листи слід розпочинати з особистого звернення до адресата листа. Завдання звернення – встановити контакт із адресатом, висловити повагу, привернути його увагу до письма. Найбільш офіційний характер має формула звернення за посадою, вона використовується при зверненні до керівників, які займають високе посадове становище (Президент, Голова та ін.):

"Шановний пане Президенте!";

"Шановний пане Голово!"

Офіційний характер має також звернення на прізвище. Звернення на прізвище (без імені, по батькові чи ініціалів) широко використовується у службовому листуванні, воно є суворо офіційним і свідчить про наявність певної дистанції між адресатом та адресантом листа:

"Шановний пане Антонов!";

"Шановна пані Бєлова!"

Найбільш поширеним варіантом, що свідчить про ділові контакти, є звернення на ім'я та по батькові:

"Шановний Сергію Івановичу!";

"Шановна Ірина Миколаївна!"

При зверненні до групи працівників або у разі утруднення отримання інформації про керівництво організації використовується звернення:

"Шановні панове!"

При зверненні до осіб одного професійного кола використовується звернення:

"Шановні керівники філій!";

"Шановні колеги!"

В інформаційній частині листа використовується офіційно-діловий стиль – особливий різновид російської літературної мовипризначена для спілкування у сфері адміністративного управління.

У випадку текст листа складається з пропозицій, згрупованих в абзаци. Між абзацами має забезпечуватися чіткий смисловий та стилістичний взаємозв'язок.

Для найкращого сприйняття листа в основному бувають присвячені одному питанню. Тим не менш, для висвітлення його різних аспектів, як правило, виникає необхідність додаткової структуризації тексту. Така структуризація часто передбачає поділ тексту на три частини: вступну, основну та заключну.

Вступна частина тексту призначена для конкретизації суті питання, що стало приводом для письма. Вона може складатися з одного абзацу.

Основна частина тексту служить для послідовного і докладного описурізних аспектів питання. Залежно від його складності та новизни, основна частина може включати від одного до трьох і більше абзаців.

Заключна частина тексту зазвичай складається з одного абзацу, що містить висновки, а також прохання (вимоги, вказівки) до адресата та характер очікувань автора.

При складанні текстів листів велике значеннямає вибір конкретних мовних засобів. Найбільш поширеною формою викладу у листі є використання 1-ї особи множини в дієсловах, що позначають ключову дію тексту: "оплату гарантуємо", "повідомляємо, що...", "просимо направити...", "пропонуємо розглянути... ", "надсилаємо на висновок...", "нагадуємо, що..." і т.п. При написанні листа на посадових бланках використовується форма викладу тексту листа від однієї особи однини"прошу розглянути...", "вважаю за необхідне..." та ін.

У практиці державних органів листи починають із назви організації "Міністерство сільського господарства Російської Федераціїпропонує...", "Міністерство культури Російської Федерації просить...".

Заключні етикетні формули є стійкі у мовному відношенні фрази, що висловлюють надію на подальшу співпрацю, жаль з приводу обмежених можливостей адресата тощо:

"Жаль, що не можемо скористатися Вашою пропозицією";

"Сподіваємось на подальшу співпрацю".

Заключна формула ввічливості може бути відсутня в офіційних листах, але завжди підсумовує листи, текст яких носить частково особистий характер (наприклад, листи-подяки). Використання заключної формули ввічливості дещо приглушує офіційний тон наприкінці листа.

Заключна формула ввічливості передує підпису та розташовується інтервалом нижче останнього рядка тексту листа.

Якщо службовий лист починається зі звернення "Шановний..!", він має закінчуватися заключною етикетною формулою "З повагою", що друкується на 2–3 інтервали нижче тексту, з абзацу:

Звернення та заключні формули ввічливості складають так звану етикетну рамку. Якщо звернення листі відсутня, то опускається і заключна формула "З повагою".

Як заключна формула ввічливості також можуть використовуватися такі стандартні формулювання:

"З незмінною повагою...";

"З глибокою повагою...";

"З глибокою повагою...";

"З вдячністю та повагою...";

"З вдячністю та повагою...";

"З повагою та побажаннями всього найкращого..."

Розглянемо основні види листів, що найчастіше зустрічаються у діловій практиці.

Лист-повідомлення – діловий лист, в якому повідомляється, повідомляється про якісь події та факти, що становлять взаємний інтерес. Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання. Виходячи зі специфіки, листи-повідомлення зазвичай бувають невеликого обсягу і складаються з одного-двох речень. Лист-повідомлення може починатися з обґрунтування або безпосередньо з викладу інформації, що повідомляється. Лист-повідомлення допустимо розпочати безпосередньо зі слова "Повідомляю" або одного з його синонімів ("Направляю", "Надсилаю", "Представляю"), а також:

"Повідомляємо, що...";

"Доводимо до Вашого відома, що...";

"Вважаємо за необхідне повідомити Вас про...";

"Сповіщаємо Вас про те, що...";

"Повідомляємо, що...";

"Інформуємо Вас про те, що...";

"Ставимо Вас до відома, що...";

"Вважаємо за необхідне повідомити Вас, що...";

"Нам приємно повідомити Вам, що..."

"Повідомляємо Вашу інформацію, що...";

"З радістю повідомляємо Вам, що...";

"Продовження наших... повідомляємо наше...";

"На звернення... повідомляємо...";

"Вважаю своїм обов'язком повідомити Вас, що...";

"Уповноважений повідомити Вас, що...";

"Сповіщаємо...";

"На підставі вищевикладеного вважаємо за необхідне...";

"Встановлено, що в період із... по...";

"Повідомляємо, що станом на..." та ін.

Зразок листа-повідомлення подано у додатку 12.

Супровідний лист - Діловий лист, що інформує адресата про направлення документів (договорів, каталогів, реєстрів та ін.), що додаються до листа, або матеріальних цінностей. Напрямок супровідного листа є правилом гарного тонуу діловій практиці організацій та сприяє обліку та подальшій ефективній інформаційно-довідковій роботі з документами, що відправляються.

Супровідний лист починають стандартними фразами:

"Направляємо...";

"Уявляємо Вам...";

"Повертаємо Вам...";

"Висилаємо Вам...".

Цим фразам може передувати вступна інформація, що супроводжує цю управлінську ситуацію:

"Відповідно до домовленості направляємо Вам...";

"Відповідно до плану-графіка представляємо...";

"На підтвердження нашої домовленості надсилаємо..." та ін.

Відмінною особливістю супровідного листа є проставлення позначки про наявність програми нижче за текст.

Зразок супровідного листа подано у додатку 13.

Інструкційний (директивний, циркулярний) лист – Ділове лист, що містить вказівку (роз'яснення) підвідомчим організаціям з питань розрахунків, звітності та інших. Даний вид листів розсилається державними, муніципальними органами, і навіть організаціями, мають підвідомчі організації.

На практиці у документах такого роду керівники організацій висвітлюють дозвільні вказівки щодо якогось конкретного питання щодо організації. Ознайомленню з інструкційними листами підлягають усі співробітники організації, діяльність яких стосується цього питання. Усі вказівки, зафіксовані в інструкційному листі, є обов'язковими до виконання з боку підлеглих.

Інструкційні листи підписуються керівником державного (муніципального) органу чи організації.

Інструкційні листи можуть починатися з обґрунтування мети листа або посилання на нормативний документ - "З метою...", "Відповідно до постанови... №... від...", а закінчуватися фразою - "Про виконання цього циркулярного листа доповісти... нс пізніше...".

Зразок інструкційного листа подано у додатку 14.

Лист-прохання – діловий лист, метою якого є отримання офіційних відомостей, інформації, документів чи ініціювання певних дій, необхідних організації-автору. Величезна кількість управлінських ситуацій дають привід для складання листів-прохань.

Лист-прохання містить обґрунтування прохання та викладення самого прохання. В обґрунтуванні можуть бути посилання на законодавчі та інші нормативні акти, організаційно-правові документи. Обґрунтування має передувати викладу прохання. Обґрунтування може бути відсутнім у випадках очевидності прохання, його типового характеру, а також у разі, якщо здійснення дій, що становлять прохання, є обов'язком організації, підрозділу, посадової особи. Часто прохання викладається за допомогою дієслова "просити":

"Просимо Вас повідомити...";

"Просимо сплатити...";

"Просимо Вас надати...";

"Просимо Вас надати дані про...";

"Ми просили б Вас підтвердити...";

"Просимо Вас прийняти...";

"Вдруге просимо негайно погасити...";

"Прошу Вас направити на мою адресу..."

"Прошу вас...";

"Прошу зробити оплату...";

"Прошу дати вказівку...";

"Просимо Вас розглянути...";

"Повідомляю Вам і прошу...";

"Прошу довести до відома...";

"Згідно з попередньою домовленістю прошу Вас...";

"Просимо сприяння у...";

"Звертаю Вашу увагу та прошу...";

"Прошу вжити заходів щодо...";

"На додаток до... прошу розглянути...";

"Приймаючи до уваги; що...; просимо...";

"Просимо Вас знайти можливість...";

"Просимо Вас розглянути питання про...";

"Переконано просимо підтвердити...";

"Відповідно до нашої домовленості просимо..." і т.п.

Прохання може формулюватися і без дієслова "просити", наприклад: "Сподіваємось на позитивне вирішення питання...";

"Ми будемо дуже вдячні; якщо ви надішлете ...";

"Будемо вдячні; якщо Ви...";

"Повідомте будь ласка...";

"Бажано було б...";

"Нам було б бажано...";

"Нам хотілося б...";

"Сподіваємося; що Ви вважаєте за можливе розглянути наше звернення"; "Звертаємося до Вас із проханням...";

"Дозвольте звернутися до Вас із проханням...";

"Справжнім повідомляємо та просимо негайно надати..."; "Ми будемо вдячні Вам, якщо Ви...";

"Будемо вдячні...";

"Будемо вдячні за...";

"Будемо вельми...";

"Ми сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе...";

"Ми будемо раді; якщо Ви...";

"Звертаємось до Вас з проханням про...";

"Бажано було б ознайомитися...";

"Ми хотіли б..." і т.п.

В одному листі може бути кілька прохань. У цьому випадку використовуються такі мовні звороти:

"Також просимо Вас розглянути (надати, провести...)"; "Одночасно просимо Вас...".

Листи-прохання підписуються керівником організації або офіційно уповноваженою на це посадовцем. Лист-прохання вимагає листа-відповіді.

Слід зазначити, що прохання може міститися і в інших листах, наприклад, супровідному листі, гарантійному та ін.

Зразок листа-прохання подано у додатку 15. Лист-відповідь- Діловий лист, що складається як відповідь на лист-прохання. Відповідь може бути позитивною або негативною (лист-відмова).

При складанні листів-відповідей повинен дотримуватися принципу мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді слід використовувати ті ж мовні звороти, лексику, які використовував автор в ініціативному листі.

Важливо пам'ятати!

Не слід посилання на лист, що надійшов, включати в текст листа-відповіді ("На Ваш лист від... №..."). Для посилання на лист, що надійшов у складі реквізитів бланка, є реквізит "Посилання на дату і номер документа, що надійшов", куди і вносяться відомості про ініціативний лист. Лист-відповідь можна починати словами: "У відповідь на Ваш лист повідомляємо...", "У відповідь на Ваш лист сповіщаємо...".

Стандартні фрази, які використовуються у листах-відповідях:

"Повідомляємо Вам...";

"Сповіщаємо Вас...";

"На ваше прохання повідомляємо...";

"На жаль, ми не можемо...";

"На наш великий жаль...";

"До нашого взаємного задоволення...";

"Відповідно до Вашого прохання направляємо...".

Стандартний текст позитивного листа-відповіді може мати такий вигляд:

Негативна відповідь має бути обґрунтованою, не слід відмовляти у проханні без пояснення. У випадку, якщо організація – автор листа має інформацію про те, хто, на яких умовах, коли може дати позитивну відповідь на це прохання, рекомендується повідомити адресату інформацію про це.

Стандартні фрази, які використовуються у листах-відмовах:

"З жалем повідомляємо Вам, що ми не зможемо задовольнити Ваше прохання з наступних причин...";

"У зв'язку із... наша організація не може...".

Зразок листа-відповіді подано у додатку 16.

Зверніть увагу!

Ділова комунікація не допускає грубості та безтактності та передбачає нейтральну тональність спілкування між партнерами. У зв'язку з цим у службових листах рекомендується уникати прямої відмови.

Лист-нагадування– лист, який повторно повідомляє про якийсь факт, а також використовується у випадках, коли організація-контрагент не здійснює дій, що випливають з її функціональних обов'язків або прийнятих домовленостей.

Текст листа-напоминания, зазвичай, і двох частин: посилання документ, у якому зафіксовані зобов'язання сторін чи обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана вжити певні дії, і прохання виконати транспортний засіб чи інші дії.

Ключовою фразою листа-нагадування є дієслово "Нагадую (нагадуємо)".

Базові моделі та конструкції письма-нагадування:

"У листі від... ми повідомляли Вам, що...";

"Однак досі відповіді від Вас ми не отримали";

"Нагадуючи про це, просимо...";

"При неотриманні відповіді у... термін...";

"Нагадуємо Вам, що за планом спільних робіт...";

"Пропонуємо Вам відповідно до умов договору...";

"Згідно з договором №... нагадуємо про зобов'язання...";

"Незважаючи на неодноразові нагадування...";

"Терміново повідомте нам стан справ";

"Вдруге посилаємо Вам...";

"Вдруге ставимо Вас до відома...";

"Вдруге нагадуємо Вам...";

"Переконливо просимо...";

"Ще раз... нагадуємо...";

"Інакше ми будемо змушені...";

"Звертаємо Вашу увагу на те, що...";

"Ставимо Вас до відома, що...".

Лист-нагадування може містити ще одну додаткову частину, в якій згадуються санкції, які будуть застосовані у разі невиконання необхідних дій:

"У разі невиконання взятих на себе зобов'язань Вам буде пред'явлено штрафні санкції" тощо.

Зразок листа-нагадування подано у додатку 17.

Лист-подяка (лист подяки) – діловий лист, який висловлює подяку за скоєні дії (за отриманий лист, подання інформації, за запрошення). Листи-подяки менш формалізовані в порівнянні з іншими видами листів і складаються у більш вільній формі.

Ключовими фразами листа можуть бути такі вислови: "Дякую за ...";

"Ми дякуємо Вам за...";

"Ми вдячні Вам за те, що...";

"Висловлюємо вдячність за...";

"Висловлюючи подяку за Ваш лист, повідомляємо, що...";

"Ми отримали запрошення, за яке Вам дуже вдячні"; "Заздалегідь дякуємо Вам за...";

"З вдячністю підтверджуємо...";

"Висловлюємо Вам свою подяку за...";

"Дозвольте Вам подякувати за...";

"Дозвольте висловити Вам щиру подяку...";

"Дякую за надану допомогу в...";

"Ми вдячні Вам за...";

"Ми отримали Ваше запрошення..., за яке Вам вдячні..."; "Звертаючись до Вашого листа, дякую за надання...", "Висловлюємо Вам глибоку вдячність за...";

"У цьому зв'язку, хочу подякувати Вам...";

"Від щирого серця висловлюю Вам подяку...";

"Висловлюючи подяку за..., повідомляємо, що...";

"Наша щира вдячність за...";

"З почуттям глибокої вдячності..." та ін.

Зразок листа-подяки подано у додатку 18.

Лист підтвердження – діловий лист, у якому адресат підтверджує отримання відомостей, документів чи інших матеріалів, раніше досягнуті домовленості, наміри тощо. У разі підтвердження попередньої домовленості в тексті листа слід коротко викласти її суть, при підтвердженні одержання документів необхідно назвати їх. В окремих випадках у листі-підтвердженні коротко викладається суть одержаних документів.

Ключовою мовною формулою цього різновиду листів є дієслово "Підтверджую".

Базові моделі та конструкції листа-підтвердження:

"Підтверджуємо отримання документів (попередню домовленість, згоду тощо)";

"Підтверджуємо домовленості, досягнуті на переговорах...";

"Підтверджуємо намір ...";

"З вдячністю підтверджуємо отримання матеріалів..." та ін.

Лист-підтвердження може закінчуватись проханням, побажанням, пропозицією.

Зразок листа-підтвердження подано у додатку 19.

Лист-повідомлення– діловий лист, що інформує про публічні заходи (наради, семінари, виставки, конференції тощо).

Листи-повідомлення, як правило, розсилаються широкому колу організацій, установ, підприємств з метою їх залучення або запрошення до участі у заходах, що проводяться. Листи-повідомлення можуть як інформувати про проведений захід, час і місце проведення, так одночасно запрошувати до участі, повідомляти про умови участі у заході та містити іншу допоміжну інформацію. Таким чином, лист-повідомлення може бути одночасно листом-запрошенням або передувати лист-запрошення.

Лист-повідомлення може мати додатки, які можуть містити програму заходу, заявку на участь та інші інформаційні матеріали. Такі листи, як правило, розсилаються по списку, тому реквізит "Адресат" оформляється узагальнено або не оформляється взагалі.

Підписуються листи-повідомлення керівником організації або заступником керівника, який відповідає за організацію та проведення заходу, а також кількома керівниками, якщо захід проводиться спільно кількома організаціями.

Зразок листа-повідомлення подано у додатку 20.

Лист запрошення – діловий лист, що є різновидом листа-повідомлення. Відмінність від листа-повідомлення у тому, що може оформлятися не так на бланку, мати різний формат, колір, додаткові елементиоформлення у вигляді орнаменту, малюнків тощо.

При запрошенні великої кількості осіб використовуються трафаретні заздалегідь виготовлені тексти запрошень. Як правило, листи-запрошення адресуються конкретній особі або особам, тому в них використовуються формули звернення до адресата "Шановний..!", "Шановні..!", наприклад:

"Шановний пане Степанов!";

"Шановний Олександре Миколайовичу!";

"Шановні панове!";

"Шановні начальники філій!" і т.п.

Листи-запрошення можна розсилати електронною поштою, але в особливо урочистих випадках слід надсилати запрошення поштою або кур'єрським зв'язком. У листах-запрошеннях використовуються такі вирази:

"Запрошуємо Вас взяти участь у...";

"Просимо Вас взяти участь у...";

"Маємо честь запросити Вас...";

"Прийміть наше запрошення...";

"Дозвольте запросити (запрошуємо)...";

"Ми були б раді бачити Вас на...";

"Ми будемо дуже вдячні Вам за участь у...";

"Ми були б вдячні Вам, якби Ви могли прийняти наше запрошення на...";

"Запрошуємо Вас на... яке відбудеться..." тощо.

Стандартний текст листа-запрошення виглядає так:

"23–25 березня 2014 р. відбудеться науково-практична конференція “Освіта – новий час, нові підходи”. Просимо підтвердити Вашу участь у конференції та надіслати тези виступу обсягом 3–5 аркушів. Додаткова інформація буде надіслана Вам після підтвердження Вашої участі".

Зразок листа-запрошення подано у додатку 21.

Відповідь на лист-запрошення – діловий лист, що виражає позитивний чи негативний відгук. У разі позитивного рішення організація може одразу направити заявку на участь у заході. У разі негативного рішення необхідно вказати причину відмови, розпочавши відповідь на лист-запрошення з обґрунтування відмови: "У зв'язку із...".

Зразок відповіді лист-запрошення представлений у додатку 22.

Лист-вітання (вітальний лист) – діловий лист, що складається в урочистих випадках, пов'язаних із значними подіями у становищі посадової особи чи організації.

Листи-вітання складаються у вільній формі, можуть бути як невеликими за обсягом та включати одну-дві пропозиції, так і досить розгорнутими. В останньому випадку в листі-вітанні викладаються основні етапи життя, діяльності особи, до якої звернено привітання, найважливіші її досягнення. Якщо лист звернений до організації чи її структурного підрозділу, у ньому викладаються найважливіші і значні досягнення організації чи підрозділи.

У діловій практиці можна виділити такі приводи для поздоровлень:

• – ювілеї, дні народження організації-одержувача та керівника організації;
• – нагородження, перемоги у конкурсах, виграш у тендерах;
• – успіхи у діловій та професійній діяльності (призначення на високу посаду, присвоєння почесного чи спеціального звання, відкриття нової філії тощо);
• – державні свята (Новий рік, Різдво, День захисника Вітчизни та ін.);
• - Релігійні свята (Різдво);
• – приємні події у особистого життя(День народження, одруження, народження дитини);
• – укладання взаємовигідних партнерських угод;
• – річниця співпраці (як правило, перша чи кругла).

Практика

Листи-вітання можуть оформлятися не тільки на бланках організації, а й на спеціальному папері різної колірної гами, прикрашеної орнаментом, що має велику щільністьі т.д.

У листах-вітаннях використовуються такі ключові фрази:

"Вітаємо Вас у зв'язку з...";

"Щиро вітаємо Вас із...";

"Прийміть наші щирі вітання у зв'язку з...";

"Сердечно вітаємо Вас із...";

"Вітаємо Вас з...";

"Прийміть наші щирі вітання...";

"Вітаємо з призначенням на нову посаду";

"Вітаємо з відкриттям нової філії";

"З радістю дізналися про Ваш успіх на виборах. Вітаємо з перемогою!" і т.п.

Стандартний текст листа-вітання може виглядати так:

"Прийміть наші щирі привітання з нагоди Вашого обрання головою Ради директорів. Бажаємо Вам міцного здоров'я та успіхів у роботі. Впевнені, що Ваш досвід та високий професіоналізм слугуватимуть подальшому розвитку компанії та зміцненню її позицій у сфері високих технологій".

Зразок листа-вітання подано у додатку 23.

Відповідь на лист-вітання – лист, що складається як відгук на привітання в урочистих випадках, пов'язаних із значними подіями у становищі посадової особи чи організації.

Стандартний текст відповіді на лист-вітання:

"Дякую за ту увагу, яку Ви надали мені в день мого народження. Дякую за теплі та щирі слова. Зі свого боку бажаю Вам великого щастя та здоров'я, достатку та благополуччя".

Зразок відповіді на лист-вітання подано у додатку 24.

Гарантійний лист – діловий лист, у якому гарантується оплата виконаної роботи чи надання чогось (послуг, продукції, приміщення та інших.).

У гарантійному листі організація-автор бере він певні зобов'язання, тому такий лист має правову навантаження. Текст гарантійного листа містить прохання про виконання роботи, надання послуг тощо та містить юридично значущу фразу: "Оплату гарантуємо" тощо. Далі у тексті листа наводяться банківські реквізитиорганізації – автора гарантійного листа.

Гарантійні листи підписує директор та головний бухгалтер організації, підписи засвідчуються основною печаткою організації.

Важливо знати!

Відмінною особливістю гарантійного листа є наявність реквізиту "найменування виду документа", що не проставляється на інших видах листів. Цей реквізит виглядатиме таким чином – ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ.

Базові моделі та конструкції гарантійного листа:

"Повернення кредиту гарантуємо...";

"Гарантуємо повернення кредиту у сумі... до...";

"Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок...";

"Надання жилої площі гарантуємо...";

"Підприємство гарантує...";

"Цим листом гарантуємо...";

"(Назва організації) просить (Вас) надати допомогу... (Назва організації) гарантує...";

"Просимо у порядку надання допомоги надати... (Назва організації) гарантує...";

"Гарантуємо, що обладнання, поставлене за вищезгаданим замовленням, в усіх відношеннях відповідає опису, технічним умовам та специфікації, що містяться у замовленні";

"Якщо протягом... від дати пуску в експлуатацію обладнання виявиться дефектним, зобов'язуємось усунути дефект власним коштом";

"Якщо... зобов'язуємось замінити дефектне обладнання безкоштовно";

"Зобов'язуємося поставити пове обладнання без затримки";

"Зобов'язуємося сплатити вартість перевезення та страхування" та ін.

Зразок гарантійного листа подано у додатку 25.

Інформаційний лист – діловий лист, у якому адресату повідомляються відомості офіційного характеру.

Інформаційний лист є близьким за значенням до листа-повідомлення або рекламного листа, але є більш широким та інформативним. Такий лист – результат логічного розвиткулистування. Воно відправляється адресату, якщо контакт із ним вдалося встановлено, і не заперечує подальшого розвитку ділових відносин. Інформаційний лист покликаний у дещо більшому обсязі порівняно з повідомленням проінформувати адресата про прагнення автора розвивати ділові контакти та окремі аспекти їх здійснення.

Інформаційні листи є корисними при встановленні первинного контакту з адресатом, якому надається певна кількість додаткової інформації оглядового характеру. Інформаційний лист може містити спонукання адресата до отримання додаткових відомостей шляхом використання у листі формулювання: "Ми будемо раді відповісти на Ваші запитання".

Зразок інформаційного листа подано у додатку 26.

Лист-заявка – діловий лист, який складається у випадках, якщо організація бажає взяти участь у заходах або отримати послуги, що надаються іншою організацією. У комерційної діяльності, пов'язаної з надання товарів та послуг, заявка може використовуватися як первинний документ, на підставі якого проводиться оформлення замовлення та укладання договору. Особливий різновид заявок складають документи, що подаються до органів виконавчої влади та державні організаціїз метою реєстрації будь-яких прав, отримання дозволів тощо.

Заявка може бути складена за уніфікованою формою або з урахуванням вимог, сформульованих організацією, що пропонує товари чи послуги. У першому випадку складання такої заявки полягає у заповненні трафаретної форми, запропонованої організацією-продавцем. Якщо заявка складається у вільній формі, до неї включається інформація, суттєва для автора листа.

Оскільки лист-заявка – це фактично прохання виконати якусь роботу, надати послуги, включити до складу учасників будь-якого заходу, то в тексті заявки, як правило, використовуються ті ж мовні обороти, що й у листах-проханнях:

"Просимо Вас включити до складу групи для участі у...";

"Просимо Вас передбачити участь двох представників нашої фірми у...";

"Просимо Вас зареєструвати як учасників..." і т.п.

Залежно від ситуації у текст листа-заявки включаються додаткові відомості щодо учасників заходу, предмета заявки, умов виконання робіт чи участі у заходах тощо. Наприклад, якщо складається заявка на участь у якомусь заході (семінарі, конференції, фестивалі, ярмарку тощо) зазначаються такі відомості:

• - Назва заходу;
• - Дата його проведення;
• - Форма участі (доповідач, слухач, учасник тощо);
• – прізвище, ім'я та по батькові учасника (учасників);
• – місце роботи, посада;
• - Поштова адреса з індексом, телефон для зв'язку, адреса електронної пошти;
• - Потреба в готелі на час проведення заходу.

У разі, коли складається заявка на надання будь-якого виду послуг, зазначаються всі істотні сторони предмета заявки та всі необхідні дані про автора заявки, крім тих, що містяться у бланку листа.

Заявка може містити і гарантію оплати послуг або участі у заході, про який йдеться.

Зразок листа-заявки подано у додатку 27.

Лист-доповнення - Діловий лист, що направляється слідом за основним листом і містить додаткову інформацію. Характерною особливістю такого листа є пряма вказівка ​​на те, що він є продовженням попереднього листа. Саме з цього слід починати лист-доповнення, наприклад:

"На додаток до листа...";

"Цей лист є доповненням до...".

У тексті листа-доповнення слід пояснити, чим була викликана необхідність його надсилання, наприклад:

"У зв'язку зі значною зміною вартості комплектуючих до виробу... таким, що представляє для Вашого підприємства, безпосередній інтерес...".

Зразок листа-доповнення подано у додатку 28.

Лист-вибачення – лист, що складається з нагоди вибачення адресату за допущені порушення у ділових відносинах. Листи-вибачення зустрічаються у службово- діловому листуванніпорівняно рідко. Тим не менш, у багатьох випадках вони виявляються незамінними для принесення адресату формальних вибачень і нормалізації взаємин, особливо, якщо вибачитися іншим чином не представляється можливим.

Стандартне формулювання для початку листів-вибачень: "Прошу Вас прийняти вибачення у зв'язку із (за)...". Вибачення слід принести на початку листа і потім пояснити мотиви свого звернення. У той же час вибачатися під час листа двічі не прийнято. Краще якомога щиріше і переконливіше висловити свій жаль у зв'язку з тимчасовим порушенням взаємин з адресатом, що мали місце. Загальний тон листа-вибачення має бути підкреслено примирливим, але не запобігливим.

Зразок листа-вибачення подано у додатку 29.

Лист-співчуття - Діловий лист, що складається для вираження жалю, співчуття та співчуття. Даний вид листа використовується у повсякденному діловому листуванні у зв'язку зі смертю близьких адресату людей (родичів, колег).

У разі менш трагічних подій (стихійного лиха, великих неприємностей діяльності організації) використовується письмове вираження співчуття, жалю. Ці листи призначені для прояву дружньої підтримки у діловому середовищі. До цієї форми письмового звернення можна вдаватися у разі виникнення непорозумінь у взаєминах автора з адресатом при розбіжностях, що порушують звичний порядок ділових контактів. Починати подібні листи слід саме зі слів співчуття (співчуття, співчуття), наприклад: "Прошу Вас прийняти мої співчуття..." або "Висловлюю Вам своє щире співчуття...". Вкрай бажано, щоб загальний тон такого листа був підкреслено теплим і залишав місце для прояву почуття надії та оптимізму.

Зразок листа-співчуття представлений у додатку 30.

Рекомендаційний лист – форма клопотання автора перед адресатом на користь третьої особи, яка не бере участі у листуванні. Найчастіше зустрічаються рекомендаційні листи, видані організацією співробітнику на підтвердження досвіду роботи в даній організації, заслуг та особистих якостей співробітника.

Типовим формулюванням для початку рекомендаційного листа є таке: "Справжнім листом маю честь рекомендувати Вам пана (пані)...". Після цього автор звертає увагу адресата на мотиви свого звернення та викладає власне уявленняпро рекомендовану персону. Розгорнута рекомендація не може бути загальною, вона повинна містити опис конкретних переваг (або недоліків) рекомендованого з метою створення адресата об'єктивного враження про цю людину.

Це цікаво!

Поет Сергій Єсенін приїхав до Петербурга 9 березня 1915 р. Першим, кого він відвідав у місті, був Л. Л. Блок. Він дав йому рекомендаційні листи, і шлях Єсеніну до літературних кіл був відкритий.

У діловій практиці можна виділити групу листів, що застосовується при веденні комерційної діяльності організацій, так звані комерційні листи. До цієї групи можна віднести такі види листів.

Лист запит - Діловий лист, що направляється на передконтрактній стадії потенційним покупцем до потенційного продавця з метою отримання інформації про можливість постачання партії товару на певних умовах або з проханням направити пропозицію на постачання певної партії товару (на надання певних послуг). Комерційний запит слід відрізняти від інформаційного листа та листа-прохання про повідомлення умов постачання та ціни товару. Лист-запит не вважається також заявкою або замовленням, що є іншими видами листів з іншими елементами та реквізитами.

У комерційному запиті покупця цікавить можливість поставки партії товару у певні терміни, на певних умовах, може торкатися питання ціни поставки. У запиті зазвичай вказують: найменування товарів (послуг) та умови, на яких бажано отримати товар (кількість, якість товару, модель, марка, ціна, терміни поставки, умови поставки та ін.).

Умови платежу визначають, у який час і як покупець здійснює розрахунки з продавцем. Умови поставки визначають, де й у який момент відповідальність за збереження товару та ризики переходить від продавця до покупця.

При визначенні умов постачання у міжнародній торгівлі використовуються терміни, які містяться у словнику комерційних термінів ІНКОТЕРМС ( International Commercial Terms, INCOTERMS), розробленому Міжнародною торговою палатою. У словнику наводяться терміни за базисними умовами поставок, що стосуються перевізного процесу, оформлення поставок тощо, які у міжнародних договорах купівлі-продажу. Трилітерні абревіатури кожного терміна є стандартними та узгоджені з відповідними органами ОВП. Оскільки ІНКОМЕРМС – постійно вдосконалений термін, при його використанні в договорах необхідна вказівка ​​на редакцію словника.

Деякі терміни зі словника наведені нижче:

• - FAS ( Free Alongside Ship) - вільно вздовж борту судна в... (порт відвантаження). Продавець вважає свої зобов'язання виконаними, коли товар розміщено вздовж борту судна на причалі. З цього моменту покупець повинен нести всі витрати та ризики втрати чи пошкодження товару. Термін використовується лише при перевезеннях морським чи річковим водним транспортом;
• - FOB ( Free on Board) – вільно на борту в... (порт відвантаження). Відповідальність та ризики переходять на покупця з моменту переходу товару через поручні судна в узгодженому порту відвантаження. Термін використовується лише при перевезеннях морським чи річковим водним транспортом;
• - CIF ( Cost Insurance Freight) – вартість, страхування, фрахт сплачені до порту призначення. Термін використовується лише при перевезеннях морським чи річковим водним транспортом;
• - CIFC ( Cost Insurance Freight and Conihsion) – CIF та комісія посередника;
• - DAF ( Delivered At Frontier) - Постачання на кордоні. Продавець вважається таким, що виконав свої зобов'язання щодо поставки товару, що пройшов митне очищення для вивезення з моменту передачі його покупцю в обумовленому пункті на кордоні. Термін може бути використаний для будь-якого виду транспорту, проте переважно використовується для залізничних та автомобільних перевезень.

У комерційному запиті використовуються такі вирази:

"Просимо повідомити детальну інформаціюпро...";

"Просимо Вас повідомити про можливість постачання...";

"Просимо зробити пропозицію на постачання..." та ін.

Стандартний текст листа-запиту:

"Концерн ВАМІТ" спеціалізується на дослідженні технологій сушіння деревини. У зв'язку з цим ми вкрай зацікавлені в придбанні та монтажі сушильних камер виробництва російських підприємств. Просимо Вас вислати рекламні проспекти та інформацію про ціну комплектів типових проектів науково-технічної документації на обладнання для сушіння деревини. ".

Зразок листа-запиту подано у додатку 32.

Відповідь на лист-запит – лист у відповідь потенційного продавця товарів (послуг) на запит потенційного покупця товарів (послуг).

У випадку, коли продавець готовий виконати всі умови запиту, він може відразу надіслати пропозицію на поставку. Однак для підготовки якісної пропозиції потрібен час, тому рекомендується спочатку дати принципову згоду, а наступним листом надіслати пропозицію.

Відповіддю на комерційний запит може бути:

• – лист-пропозиція (оферта), якщо продавець може одразу задовольнити прохання покупця;
• – лист, що інформує про товар (послуги), якщо покупець запитував саме інформацію про товар;
• - Відмова у розгляді запиту.

В останньому випадку етика ділових відносин вимагає, перш за все, висловити подяку за замовлення, потім пояснити причини, через які замовлення не може бути прийняте і виконане, наприклад:

"Дякую Вам за запит на поставку... На жаль, у зв'язку з... Ваше замовлення нс може бути прийняте до розгляду (виконано)";

"Дякую Вам за запит на поставку... На жаль, товар, що Вас цікавить, може бути поставлений тільки на умовах...";

"Дякую Вам за запит на поставку... На жаль, товар, що Вас цікавить, може бути поставлений не раніше... Просимо повідомити Вашу згоду про зміну термінів поставки".

Стандартний текст відповіді на запит:

"Розглянувши Ваш запит про можливість поставки 2000 моніторів ASUS VX239H в Єкатеринбург у квітні 2014 р. підтверджуємо готовність здійснити поставку даної продукції в задані терміни".

Зразок відповіді лист-запит подано у додатку 33.

Лист-пропозиція (презентаційний лист) - Діловий лист, що направляється потенційному партнеру з пропозицією товарів, послуг, співробітництва тощо. У комерційній діяльності такий лист-пропозиція називається комерційною пропозицією чи офертою.

Оферта може бути:

• – письмовим підтвердженням раніше досягнутої усної домовленості;
• – відповіддю на раніше надісланий лист-запит;
• - Самостійною пропозицією, що є ініціативним документом. І тут він постає як рекламний лист.

У перших випадках пропозиція надсилається у відповідь па лист- запит чи як результат попередніх домовленостей, тому він немає ініціативним. Відповідно, у першому рядку листа вказується мотивація відправки пропозиції.

У комерційному реченні набагато більше обов'язкових елементів, ніж у запиті. Сюди включаються дані про упаковку та маркування, якість, ціну товару, ціну поставки, вартість всієї партії, умови платежу. Можливе подання відомостей про компенсацію ризиків у форсмажорних обставинах та умови про арбітраж.

У комерційній діяльності розрізняють пропозиції (оферти) вільні та тверді. Вільним називається пропозиція, від виконання якої продавець може відмовитися до укладання договору; воно нс пов'язує продавця зобов'язанням продати товар. Інформація про вільну пропозицію дається у першому рядку тексту (... робимо Вам пропозицію без зобов'язань з нашого боку). Твердою є пропозиція, від виконання якої продавець не має права відмовитися до певного терміну.

Тверду пропозицію направляють конкретному покупцю із зазначенням суттєвих умов постачання (кількості товару, якості, ціни товару тощо). Тверда пропозиція пов'язує продавця зобов'язанням продати пропонований товар тому, кому він його пропонує, тому обов'язковим елементом твердої пропозиції є вказівка ​​в останньому рядку терміну дії пропозиції, наприклад: "Пропозиція дійсна до...". Неотримання відповіді у встановлений термін рівносильне відмові прийняти пропозицію.

Для створення якісного листа-пропозиції необхідно орієнтуватися у таких поняттях:

• - Акцепт - прийняття пропозиції на умовах продавця;
• – навалом – транспортування габаритних вантажів без пакування;
• – наливом – транспортування рідин у цистернах чи танкерах без пакування;
• – насипом – транспортування сипких вантажів без пакування.

Найбільш поширені міжнародні терміни, що визначають

умови платежу:

• - АСС/АСС (АССОUNТ/AССОUNТ) - з рахунку на рахунок;
• - В/С ( Bill For Collection) - вексель на інкасо;
• – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – плата готівкою до постачання товару;
• – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – сплата готівкою проти документів;
• - CIA (CASH IN ADVANCE) - передоплата готівкою.

Пропозиція партнеру містить конкретну детальну інформацію,

оскільки наступним кроком може бути укладання договору, чи загальну інформацію, що є фактично пропозицією на початок переговорів.

Структура оферти може мати такий вигляд:

Частина 1. Вступ:

• - Привітання;
• - Позначення причини листа, що складається.

У цій частині послання використовують фрази:

"На Ваш запит повідомляємо, що...";

"Ми раді, що Ви хочете налагодити з нами ділові контакти";

"Ми із задоволенням посилаємо Вам бажані зразки та пропонуємо...";

"Наш представник, пане N повідомимо нам, що Ви виявляєте інтерес до наших товарів...";

"Згідно з Вашим проханням...";

"Ми підтверджуємо нашу домовленість та повідомляємо, що можемо поставити...";

"Наші ділові партнери (N) повідомили нам, що Ви зацікавлені у включенні до свого асортименту наших продуктів...";

"Ми готові постачати Вам наші вироби, і тому для ознайомлення надсилаємо наш останній каталог".

Частина 2. Основна частина:

• - Відповідь на поставлені питання;
• - Донесення сенсу комерційної пропозиції(Акцент на винятковість товару, якщо виробників даного продукту мало; акцент на параметри, відмінності товару, якщо виробників даного продукту багато; акцент на особливості роботи компанії та надання послуг, якщо виробників даного продукту дуже багато).

Використовувані фрази:

"Ми готові зробити Вам особливу пропозицію";

"Пропонуємо Вам...";

"Пропонуємо Вам твердо...";

"На підтвердження нашої домовленості пропонуємо Вам...";

"У додатку надсилаємо Вам наш каталог з найновішим прейскурантом";

"Наш докладний прейскурант переконає Вас у багатстві нашого асортименту";

"Наша пропозиція діє до...";

"Ціни включають упаковку та транспортні витрати";

"Ми постачаємо на умовах...";

"Ми готові надати Вам знижку...";

"Повідомте нам, будь ласка, про згоду із пробною закупівлею на випробування";

"За умови, що ціни на сировину залишаться незмінними...";

"Наша продукція високо цінується за..."

- Додаткові пропозиції (акцент на особливе ставлення до клієнта).

Використовувані фрази:

"Щоб полегшити Вам початок цієї нової угоди, ми надамо Вам знижку... % на наші ціни в каталозі";

"Чудова якість нашої продукції завоювала багато уваги до себе в усьому світі";

"Звертаю Вашу увагу особливо на позиції...";

"Для Ваших цілей найкраще підійде модель...";

"Позиції (товари), зазначені у прейскуранті, я можу Вам порекомендувати особливо, тому що вони виготовлені...";

"Ви могли б вигідно закупити велику партію...";

"Як Ви бачите, наші ціни конкурентоспроможні";

"Ми впевнені, що якість наших товарів буде відповідати всім Вашим очікуванням";

"На всю нашу продукцію ми даємо... року гарантії";

"Наші товари ретельно перевіряються, щоби гарантувати якість";

"Ми були б раді вступити з Вами у ділові відносини і переконані в тому, що Ви зможете з успіхом продавати нашу продукцію у Вашому магазині";

"Ваше перше замовлення переконає Вас у тому, що ми прагнемо виконувати всі побажання замовника з максимальною ретельністю".

Частина 3. Заключна:

– висловлювання подяки за увагу та висловлення надії на співпрацю.

Використовувані фрази:

"Ми були б дуже раді незабаром отримати від Вас замовлення";

"Якщо у Вас будуть питання з цього приводу, Ви можете знайти нас за наступними телефонними номерами";

"Якщо Вам не підходить наша пропозиція, то ми будемо вдячні Вам за те, що Ви ознайомите нас із причинами";

"За Вашим бажанням охоче надамо у Ваше розпорядження інформацію про умови постачання та оплати";

"Ми будемо раді Вашому замовленню та обіцяємо швидке, акуратне виконання".

Стандартний текст листа-пропозиції:

"Пропонуємо Вашій увазі новий каталог, що включає повний асортимент меблів, що випускаються нашою фірмою. Ми також направляємо прейскурант, в якому передбачені значні знижки нашим постійним покупцям. Однак ми не можемо довго зберігати ці знижки, тому рекомендуємо оформити Ваше замовлення протягом поточного місяця".

Зразок листа-пропозиції подано у додатку 34.

Відповідь на лист-пропозицію – лист у відповідь потенційного покупця товарів (послуг) на пропозицію потенційного продавця товарів (послуг).

Діловим етикетом передбачається обов'язкова відповідь на пропозицію навіть у тому випадку, коли ви не можете її прийняти.

Відповіддю на лист-пропозицію може бути лист, що підтверджує прийняття пропозиції, або відмова. Покупець може бути не згоден лише з деякими умовами пропозиції, тоді він може направити продавцеві зустрічну пропозицію, в результаті виникає комерційне листування, в процесі якого сторони або приходять до угоди за всіма істотними умовами поставки, або відмовляються від укладання угоди. Залежно від ситуації у відповіді лист-пропозицію можуть використовуватися такі стійкі обороти:

"Дякую Вам за зроблену пропозицію і повідомляємо про готовність укласти угоду па...";

"Приймаємо Вашу пропозицію на...";

"Підтверджуємо свою готовність укласти угоду на...";

"Дякую Вам за пропозицію, проте нині ми не зацікавлені у закупівлі цього товару".

Стандартний текст відповіді на лист-пропозицію:

"Дякую за Вашу пропозицію додатково поставити трансформатори струму для комплектації електричних щитів управління. Однак ми вважаємо названу Вами ціну надто високою. Крім того, умови платежу, на жаль, для нас неприйнятні. Ми готові повернутися до Ваших пропозицій, якщо Ви вважаєте за можливе внести в них відповідні зміни".

Зразок відповіді лист-пропозиція представлений у додатку 35.

Лист-вимога – діловий лист, метою якого є спонукання контрагента виконати взяті він зобов'язання за умов, коли є порушення раніше прийнятих домовленостей.

Листи-вимоги зазвичай мають складну структуру. Вони наводяться умови домовленостей з посиланням на конкретні документи, викладається істота ситуації, формулюється вимога необхідність виконання зобов'язань і вказуються можливі санкції у разі невиконання даних зобов'язань.

Ключовими фразами у листах-вимогах можуть бути:

"Терміново вимагаємо виконати (надіслати, надати, перерахувати)...";

"Вимагаємо виконати взяті він зобов'язання...";

"Вимагаємо негайно виконати..." і т.д.

Можливі санкції можуть формулюватися так:

"Інакше Вам буде пред'явлено штрафні санкції...";

"Інакше справа буде передано до Арбітражного суду";

"Інакше ми не несемо відповідальності за наслідки..." тощо.

Зразок відповіді лист-вимогу подано у додатку 36.

Претензійний лист складається на бланку листа. Нормативних вимог до оформлення претензій лише на рівні законодавства нині немає. Але практикою вироблені такі рекомендації щодо його складання та оформлення.

• - Підстава для пред'явлення претензії (посилання на договір, укладений між сторонами, гарантійний лист);
• - Суть, предмет претензії. Повинно бути зазначено, яке зобов'язання порушено та якою мірою (затримка, неналежне якість та інших.);
• – обґрунтованість претензії (посилання на договори, акти та ін.), докази із зазначенням посилання на нормативні документи, які є підставою для задоволення претензії;
• – матеріальні та інші збитки, завдані вами;
• – дії партнера із претензії; конкретні вимоги укладача претензії (розірвання договору, повернення коштів, вимога заміни неякісного товару тощо) із зазначенням строків задоволення цих вимог;
• - Ваші дії, якщо претензія не буде задоволена. Лист має містити попередження про подальше звернення до судових органів у разі, якщо претензія нс буде задоволена.

Для однозначної ідентифікації цього виду листа допускається позначення виду листа на документі – ПРЕТЕНЗІЯ.

Претензійний (рекламаційний) лист повинен мати заголовок до тексту, який відображатиме основні його вимоги, наприклад, "Про сплату заборгованості та неустойки" або містити посилання на договір, умови якого були порушені, наприклад, "Про претензії за договором оренди від __________№________".

Претензійний (рекламаційний) лист повинен містити відмітку про наявність додатка із зазначенням усіх документів, що додаються, що підтверджують обґрунтованість претензії. У листі встановлюється термін розгляду цієї претензії, який, однак, не визначений законодавчо та на практиці становить один місяць. Форма викладу тексту має бути максимально коректною для збереження ділових відносин та репутації партнерів.

Претензійні листи, як правило, надсилаються адресату рекомендованим листом з окремою квитанцією та повідомленням про вручення. Ці документи зберігаються автором претензії для можливого пред'явлення до судових органів.

При складанні тексту претензії як основу пред'явлення претензії використовуються такі фразы:

"Направляємо Вам претензію на...";

"Надсилаємо Вам акт експертизи від... №..., з якого випливає, що...";

"Наш замовник пред'являє Вам претензію (рекламацію) щодо якості...";

"Ми висуваємо претензію щодо якості товарів...";

"На підставі комерційного акту ми висуваємо претензію до...";

"Відповідно до договору... Вами порушено пункт №...";

"У партії товару, відвантаженої... виявлено недостачу...";

"При прийманні товару, що надійшов (дата) за накладною №... було встановлено недостачу...";

"На наш великий жаль, повідомляємо Вам, що...";

"На жаль, ми повинні повідомити Вас...";

"Згідно з пунктом 4 договору Ви повинні поставити нам...".

Для викладу вимог використовуються фрази:

"Ми маємо намір вимагати від Вашої сторони...";

"Маємо намір просити Вас...";

"Відповідно до вищевикладеного просимо Вас...";

"У зв'язку з вищевикладеним Вам нараховано штраф за...".

Для викладу змісту санкцій користуються виразами:

"У разі ухилення від вжиття заходів щодо врегулювання питань, відображених у рекламації, справу буде передано до Арбітражного суду...";

"... інакше до Вас будуть пред'явлені штрафні санкції";

"Відмова від виконання зобов'язань та договору у зв'язку із заявленою рекламацією...".

Відповідь на претензійний (рекламаційний) лист організація має дати у встановлений термін. Протягом цього часу потрібно письмово повідомити контрагента про відхилення претензії або прийняття її до розгляду. У разі якщо претензія приймається до розгляду, повідомляється термін прийняття рішення щодо претензії або конкретні заходи щодо її задоволення. У разі відхилення претензії викладаються причини відмови із посиланням на документи, які можуть його обґрунтувати.

• – листи, що пропонують товари чи послуги;
• - Листи-презентації, що містять відомості про організацію.

Крім названих різновидів, у рекламі широко використовуються інформаційні листи, проспекти, бюлетені, завдання яких давати докладну, іноді детальну інформацію про товари та послуги. Ці матеріали є рекламними листами, але з ними виконують рекламну функцію. Рекламні матеріали, як правило, надаються за запитом зацікавленої сторони, яка первинну інформацію про організацію чи товар отримала саме з рекламного листа або в будь-який інший спосіб.

• – рекламний лист не повинен бути довгим та складати не більше однієї сторінки;
• – рекламний лист має бути лаконічним, ясним, інформативним; не слід детально описувати організацію та пропоновані товари чи послуги, але необхідно акцентувати лише відмінність вашої організації від інших, ваші товари від товарів інших постачальників;
• – не належить перебільшувати досягнення вашої організації, оскільки будь-яку інформацію завжди можна перевірити;
• – не слід нав'язувати пропоновані товари чи послуги; неодноразове повторення пропозиції, нехай і різних випадках, може відштовхнути кореспондента;
• - рекламний лист представляє вашу компанію, фірму, тому він має бути оформлений на бланку з усіма необхідними для листа реквізитами.

• 3. Подання продукту (товару) та перерахування його основних переваг.
• 4. Перерахування додаткових чи супутніх умов.
• 5. Конкретна пропозиція про співпрацю (оптова або роздрібна торгівля, пропозиція послуг тощо).
• 6. Вираз готовності надати зразки товару, докладну інформацію про товар чи послуги та відповісти на всі питання, які можуть виникнути у потенційного споживача.
• 7. Стандартна фраза з висловлюванням надії на співпрацю.
• 8. Підпис (посада, прізвище, ініціали).

Якщо лист представляє організацію, його структура може виглядати так:

• 1. Звернення до адресата ("Шановні панове!" або "Шановні колеги!").
• 2. Коротка виставаорганізації та характеру її діяльності.
• 3. Опис основних напрямів діяльності організації, її переваг, порівняно з іншими організаціями, що пропонують аналогічні товари чи послуги.
• 4. Конкретна пропозиція про співробітництво.
• 5. Вираз готовності надати будь-яку інформацію про організацію і відповісти на всі питання.
• 6. Стандартна фраза з висловлюванням надії на співпрацю.

Для більш сильного впливу на потенційного партнера необхідно, щоб лист, що рекламує товари та послуги, був підписаний як мінімум керівником підрозділу, а листи, які представляють організацію, керівником організації або його заступником.

При оформленні рекламних листів слід дотримуватися загальних правилоформлення ділових листів, але залучення уваги до письма припустимо використовувати ширший спектр оформлення тексту, такий як виділення найважливіших фрагментів тексту.

Отже, сучасне управління вимагає від кожного менеджера та керівника вміння писати ділові тексти самої різної спрямованості. Це може бути як складання комерційних листів та ділових пропозицій, так і оформлення вітальних листів та подяк. Від написання деяких із цих документів безпосередньо залежатиме успіх усієї управлінської та комерційної діяльності. У зв'язку з цим практичні письмові навички розробки ділових листів незалежно від тематичної спрямованості тексту потрібні у щоденній роботі практично будь-якому фахівцю, включаючи менеджерів усіх рівнів, керівників підрозділів компанії, спеціалістів з реклами, персональних помічників керівників та всім офісним працівникам.

Відповідно чи у відповідність: все вирішує сенс

"Скажіть, а як ви написали б у словосполуці «у відповідності…) «і» чи «е»?
Таке питання виникає часом навіть у людей, які добре знають закони правопису.
Що робити, як правильно написати відповідно чи у відповідність? Давайте розумітися.

Що кажуть правила

Якщо двома словами відповісти на це просте запитання, то можна сказати коротко – це два різних змісту, сенсу. А тому й написання їх різниться, воно неоднакове – в одній ситуації пишеться «е» наприкінці, а в іншій – «і». Оскільки існують чіткі правила російської, то ці 2 вирази будуть писатися так, як диктує зміст кожного з них. Щоб правильно їх писати в текстах, треба визначитися з мовними ситуаціями, де вони є доречними.

Що означають слова

Лексично слово відповідність, відповідний тощо означає співвідношення між чимось, висловлюючи узгодженість у деяких характеристиках, тобто мова: про місце, про час і ін.

Коли пишемо «відповідно»

Вираз «відповідно» пишуть у випадках, коли дія має збігатися з тією чи іншою вимогою, наприклад, до поведінки, або людина приймає рішення, або має виконувати якісь дії.

приклад
Життя відповідно до чернечих правил нелегке.
Комісія вирішила обстежити трубопровід відповідно до думки кожного члена.

Вираз «відповідно» - прислівник, що утворився від слова «відповідність».
Його використовують у пропозиціях у ролі службової частини мови, незважаючи на часткове
збереження обставинного значення.

приклад
Прийшовши в чужий будинок, поводьтеся відповідно до встановлених у ньому правил (питання: як поводитися? і відповідь: відповідно до встановлених правил.)
Матроси діяли відповідно до вказівок метслужби (питання: як діяли? – відповідь: відповідно до вказівок)

Коли пишемо «у відповідність»

Вираз «у відповідність» передбачає приведення до стандарту, виправлення, зробити краще
те, що має задовольняти ті чи інші стійкі норми загального порядку.

приклад
Приведення своїх потреб у відповідність до можливостей позбавить вас від життя за чужий рахунок.
Привівши справу у відповідність до інструкції, майстер зміг звітувати без проблем.

Тобто, якщо говорити про морфологічні ознаки, то це іменник з приводом
знахідному відмінку. "Е" пишеться в кінці слова, тому що форма цього відмінка слова "відповідність" збігається з формою називного.

Щодо синтаксичної роліприйменниково-іменного поєднання, то воно є прямим
доповненням.

Резюме

• Вираз із закінченням «е», що складається з іменника та прийменника, відіграє роль доповнення(треба щось привести «у відповідність»; включає визначення до іменника:

"привести у відповідність").

• Вислів з «і» - це прислівник, який у чомусь зберіг обставинне значення(він вказує на співвідношення дій; неподільне ціле, в яке не введеш додатковий

мовний елемент).

Лист-відповідь складається у вільній формі та має багато спільного з довідкою. Сторінка надає можливість безкоштовно скачати зразок паперу, що обговорюється.

Письмовий запит вимагає від адресата мотивованої розгорнутої відповіді. Лист-відповідь — той необхідний документ, який варто написати у таких випадках. Повідомлення складається у вільній формі та має багато спільного з довідкою. Інформаційний лист містить обмежені рамки розповіді і повинен відповідати лише питання, поставлене вимогу. Лист-відповідь легко написати навіть досвідченій людині, маючи під рукою комп'ютер і принтер. Сторінка цього ресурсу надає можливість безкоштовно скачати та застосувати в житті зразок паперу, що обговорюється.

Розглянемо основні особливості, які входять у поняття лист-ответ. Сенс реакції у відповідь полягає в діловому спілкуванні контрагентів. Відмінний спосібврегулювання проблем у досудовому порядку дозволяє заощадити значні кошти та час учасників правовідносин.

Легітимність спілкування полягає у паперовому носії інформації, складеному за всіма правилами діловодства та має справжню візу керівництва. Електронне листування є ненадійним варіантом для доказів у суді.

• Адреса та найменування установи кому надсилається лист-відповідь;
• Власні дані автора; контактні телефони;
• Номер, дата та титл оповідання;
• Короткий виклад запиту, який складається лист-ответ;
• Чіткі та конкретні відповіді на поставлені запитання. Зайвого писати не потрібно;
• Поважний тон вітається, але й строгість важлива;
• Фіксація виконавця паперу, підпис та розшифровка керівника, друк установи.

Лист-відповідь найкраще передавати особисто адресату. Натомість потрібно отримати відмітку про отримання на другому примірнику. Якщо передати особисто лист-відповідь неможливо, потрібно скористатися послугами поштового зв'язку, надіславши документ з повідомленням та описом вкладення. Наявний зразок та комплекс інших бланків та прикладів на сайті допоможуть скласти потрібне звернення власними силами. Більшість шаблонів мають найпростіший формат і можуть легко редагуватись у програмі Miсrosoft Word. Приємного використання.

Дата: 2015-11-04

50 золотих правил ділового листування чек-лист

Лист, який ви відправляєте від свого імені (або від імені своєї компанії) – це «точка контакту», яка формує враження. От і думайте самі, яке враження ви бажаєте про себе сформувати, і що для цього робите.

Ця стаття вже давно напрошувалася. І чим частіше ми у своїй роботі стикаємося з проектами з ділового листування (наприклад, розробка типових шаблонів листів), розуміємо, що дуже мало людей та компаній звертають увагу на (здавалося б) дрібниці, що мають сумні наслідки.

Ми поговоримо про друковані.

Ділова переписка

Лист-відповідь – це службовий лист, який складається як відповідь на лист-запит або лист-прохання. Відповідь може бути негативною (лист-відмова) або позитивною.

У тексті листа-ответа слід використовувати самі мовні обороти, лексику, які використовував автор в ініціативному листі, за умови, що лист-прохання було складено грамотно в мовному плані.

Не слід включати в текст листа-відповіді посилання на те, що надійшло (“На Ваше від_______№__…”).

Ділові листи

Лист-відповідь виступає як залежний за композицією та тематикою текст по відношенню до листа-запиту.

У листі-відмові особливо важливо використовувати лексику, що допомагає відправнику залишатися ввічливим, що піклується про збереження почуття власної гідності такого одержувача.

Як написати лист-відповідь?

Лист-ответ є діловим листом, що складається у відповідь офіційний запит чи лист-просьбу. Такий лист може містити як позитивне, і негативне рішення (у разі це лист-отказ).

У разі отримання листа-прохання або запиту, необхідно якнайшвидше дати офіційну відповідь. Зволікання може, по-перше, виставити вашу організацію у невиграшному світлі і дати вашим компаньйонам чи клієнтам привід вважати вас ненадійним партнером.

Як розпочати листа?

При написанні листа нерідко основні складнощі викликають його початок та завершення. В останньому випадку вам допоможе стаття Як закінчити лист. Ну а про те, як розпочати листа, ми поговоримо в цій статті.

Початок будь-якого листа цілком і повністю залежить від його виду: офіційний, любовний, той чи інший лист іноземною мовою. Не має значення, паперове чи електронне це, уточнимо лише, що мова піде про перші фрази після звернення, тому що про звернення вже існує окрема стаття Як звертатися в.

Якщо слідувати визнаній термінології, то ділові листи належать до розряду офіційних.

Як здійснити угоду купівлі-продажу

У будь-якій державі процедура оформлення різних угод регулюється відповідними правовими документами. Усі угоди купівлі – продажу здійснюються шляхом укладання спеціального договору. Залежно від цього, як правильно складено цього договір і залежатиме результат угоди, а згодом і вирішення питань і конфліктів під час виконання зобов'язань за такому договору.

Пам'ятайте, що договір купівлі-продажу – це договір, яким продавець передає певний товар, а покупець набуває право володіння даним товаром, і навіть зобов'язується прийняти предмет, зазначений у договорі, сплативши у своїй певну суму.

Далі розглянемо, як здійснити угоду купівлі-продажу, для яких не потрібно складання договору, і всі дії пов'язані з прийомом та передачею такого товару здійснюється в момент укладання угоди.

Як відповісти на офіційний лист

Цей перелік товарів є єдиним на всій території. Назва організації розглянула Вашу заяву від.

та розширення не підлягає. Супровідні листи. Враховуючи викладене, Ваше прохання не може бути задоволене. Супровідний лист зазвичай оформлюють на бланку формату А5. а також. яку просимо вважати його невід'ємною частиною. Вашу заявку про приватизацію хлібозаводу не може бути прийнято, оскільки майно цього підприємства включено до переліку об'єктів, що не підлягають приватизації.

Повідомляємо Вам, що Ваше підприємство не може виступати покупцем відповідно до статті закону.

Як відповідати на офіційні листи

Лист-запит, безперечно, гидує відповідь: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, відправити каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, зазначені в запиті, відмовити у поставці товару або іншому проханні.

Оферта - це письмова пропозиціяпро постачання товару, яку робить продавець покупцю У ній виражається бажання чи готовність укласти договір купівлі-продажу

Строк відповіді на офіційні листи

ПОГОДА В ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ І ПРОПОЗИЦІЯ

Вирази мовного етикету
Добре.	У відповідь запрошення; супроводжується словами подяки (дякую, добре)
Будь ласка.	Найчастіше у відповідь на ввічливе прохання (типу: — Якщо тобі не важко, принеси мені книгу, будь ласка. — Будь ласка.)
Гаразд.	Згода невимушена
Нині. Зараз (хвилинку)	Згода зробити щось негайно.
Зроблю, напишу, принесу тощо.	Часто супроводжується словом "добре" (Добре, зроблю. Добре, напишу.)
Давай (ті). Підемо (-ті) і т.д. Давайте (-ті) підемо. Пішли.	У відповідь на запрошення зробити щось або піти разом (типу: — Давайте заспіваємо. — Давайте. — Ходімо в кіно. — Ходімо.)
З великим задоволенням. З радістю. Охоче.	З відтінком бажання
Обов'язково + 1 особа буд. часу (прийду, зробимо). Не сумнівайтеся (-айся). Не турбуйтеся (- кайся). Які можуть бути сумніви! Можете бути спокійні (може бути спокійний) Можете бути впевнені (може бути впевнений). Можете на мене розраховувати.	У відповідь на прохання обов'язково зробити щось (типу: — Не забудь у вівторок принести мені цю книгу. — Обов'язково. Не сумнівайся.)
(Я не заперечую. (Я) не проти (цього) Я готовий.	На прохання запрошення (типу: — Ти не проти… — Я не заперечую.)
Я не проти! Я за!	Невимушене
Згоден. Так. Звісно.	На запитання про бажання, чи згоду щось зробити (типу: — Ти згоден виступити з доповіддю на кафедрі? — Згоден. Звичайно.)
Ще б!	На запитання про бажання щось зробити (типу: — Ти хочеш поспати на цю виставу? — Ще б пак!) Емоційне
Домовились! Вирішено!	При попередніх переговорах (типу: — Ходімо сьогодні в кіно? — А скільки? — А скільки? — Домовилися.)
Так і бути. Прийде + (дати і т. д.)	З відтінком поступки, небажання щось зробити (типу: — Ну, дай мені цей журнал хоч на кілька днів. — Так і бути.) Невимушене.
Ну що ж робити (зробиш, поробиш), доведеться інф. (Робити і т. д.)

2. ВІДПОВІДІ ПРИ РАДИ

3. НЕЗГОДА В ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ, ПРОПОЗИЦІЮ.

Вирази мовного етикету	Ситуація вживання та коментарі
(Я не можу. Ніяк не можу. Ні не можу. На жаль… На жаль…	Найбільш поширені форми відмови: Сходи, будь ласка, до магазину. — Я не можу, на жаль, дуже зайнята зараз
Із задоволенням би… але не можу. Я б із задоволенням… але не можу. Охоче ​​б… але не можу. Мені незручно відмовляти(ся)…, але… Я хотів би…, але… Мені б хотілося…, але… Дуже шкода, але… Мені шкода, але…	Жаль при відмові: Ти можеш позичити мені 20 карбованців? — Із задоволенням би, але до стипендії не можу.
Я відмовляюся (щось робити).	Офіційна категорична відмова.
Я не в змозі (щось зробити). Я безсилий + інф. Не в моїх силах + інф.	Відмовою на прохання допомогти є стилістично підвищені висловлювання: Допоможи мені підготуватися до іспитів! — Я не можу допомогти тобі в цьому. (Не в моїх силах підготувати тебе до іспитів.)
Не можна. Ні. Ні, не можна. На жаль, не можна. На жаль, не можу дозволити. Я би дозволив, але…	Заборона щось зробити: Чи можна взяти у вас цю книгу? — На жаль, не можу дозволити, чи вона належить колегі.
Звісно не можна. Безперечно, не можна. (Я) не дозволяю… Я забороняю… Я не можу дозволити… Я змушений заборонити (не дозволити, відмовити)…	Категорична відмова або заборона: Чи можна мені почитати твій щоденник? — Звісно, ​​не можна. Я не дозволяю це робити. Я не можу дозволити читати мій щоденник.
Ні в якому разі! Нізащо! Ні за яких обставин! Про це не може бути й мови! Це абсолютно виключено! Ні, ні та ще раз ні!	Емоційно-експресивна категорична заборона:

Тема 7. Згода/незгода з думкою співрозмовника

Вирази мовного етикету	Ситуація вживання та коментарі
О так! Ви маєте рацію. Я цілком згоден із вами. Я повністю згоден із вами. Це саме те, що я хотів сказати. Без сумніву. Звучить правдоподібно. Я так і думав. Дуже розумно. Звісно. Точно. Саме так. Домовилися. Чи не продовжуйте. Все ясно. Я так і припускав. Боюся, що це так. Сподіваюся, що це (що це так і буде). Схоже, що це так. Схоже, що так і буде (так і станеться). Цілком можливо (можливо). Тим краще!	Найбільш поширені форми згоди з думкою співрозмовника
Я цілком згоден із вами. Я повністю згоден із вами. Здебільшого я з вами згоден… У деяких моментах я з вами згоден… Дещо я з вами згоден… Цей пункт не викликає наших заперечень. Я повністю поділяю ваш погляд на… Моє уявлення повністю збігається з вашим. Ваші умови загалом для мене є прийнятними.	Офіційні формизгоди
Ні і ні. Не можу з вами погодитись. Ви помиляєтесь. Я іншої думки. Ось у цьому ви якраз і неправі. Звичайно, ні. Зовсім немає. Про це не може бути й мови. Все якраз навпаки. Я проти. Мені це невідомо. Не мені судити. Ну, ось ви знову за своє! Боже збав! Ви несправедливі. Нічого подібного. Не годиться Цього не може бути!	Найбільш поширені форми незгоди з думкою співрозмовника
Боюся, що ви прогаяли головне з того, що я хотів сказати. Це не зовсім те, що я мав на увазі. Не можу з вами погодитись. Наша думка трохи розходиться з вашою. Ми бачимо вирішення цієї проблеми в дещо іншому світлі. Ми високо цінуємо ваші зусилля, але, на жаль, не можемо прийняти пропозиції. Ця думка здається мені переконливою, проте (тим не менше/ тим часом)… У мене викликає заперечення…	Офіційні форми незгоди
Так? Невже? Це правда? Ви справді вважаєте, що… Сумніваюся, щоб… Малоймовірно, щоб… Дуже в цьому сумніваюся. Ви це серйозно? Звучить привабливо, але… Звучить неймовірно, але… Усяке трапляється. Ви жартуєте. Не можу наважитися. Сумніваюсь. Навряд чи. І ви хочете, щоб я цьому повірив? Я б не сказав. Вам видніше. В якійсь мірі. Я не впевнений. (Мені) важко сказати. Ну і ну… І так, і ні. Ви впевнені? Це все справді так? Як би мені хотілося.	Найбільш поширені форми сумніву щодо висловленого співрозмовником
Ви дійсно вважаєте, що… Я б дуже просив вас уточнити…оскільки про це я маю прямо протилежну інформацію. У мене поки що не склалася остаточна думка з цього приводу. Мені здається, що цей варіант рішення дещо передчасний.	Офіційні форми висловлення сумніву щодо погляду співрозмовника.

Додаток 4

Зразки вступних фраз тексту ділового листа

Дякуємо за лист від … У відповідь повідомляємо …

На додаток до нашого листа від … ц.р. повідомляємо, що …

У відповідь на Ваш лист повідомляємо, що … На підтвердження нашого телефонної розмови, що відбувся … ц.р., повідомляємо, що …

На підтвердження нашої телеграми від … повідомляємо, що …

У зв'язку з Вашим листом від … повідомляємо, що, на жаль…

Висловлюємо задоволення щодо швидкої відповіді на наш запит.

На жаль, ми досі не отримали Вашої відповіді на наш лист від … та змушені ще раз нагадати Вам (попросити Вас) про …

Доводимо до Вашого відома, що …

Ми дякуємо Вам (вдячні Вам) за надану послугу (допомогу, підтримку).

Ми змушені повідомити Вас (нагадати Вам).

Ми вражені Вашим листом від …, в якому Ви повідомляєте, що …

Ми отримали Ваш лист від … ц.р., з якого із задоволенням дізналися, що …

Ми отримали Ваш лист від … разом із доданими до нього документами.

Ми шкодуємо (висловлюємо жаль) з приводу Вашої відмови (мовчання).

Ми з подивом дізналися з Вашої телеграми, що …

Справжнім ще раз нагадуємо (повідомляємо), що …

Справжнім підтверджуємо, що нами отримано Вашого листа від … ц.р. та повідомляємо, що …

Підтверджуємо одержання Вашого листа від … з усіма додатками.

На Ваше прохання надсилаємо Вам …

Будь ласка, прийміть наші вибачення за …

Приймаємо до відома Ваш лист від … та повідомляємо, що …

Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю на Ваш лист.

Повідомляємо Вас … Повідомляємо Вас …

Приклади фраз, які можуть становити основу ділового листа

Ваше замовлення буде виконано, якщо Ви …

Ваше прохання (пропозиція) перебуває на розгляді. Після отримання результатів розгляду повідомимо негайно.

Ваша пропозиція із задоволенням (подякою) буде ухвалена, якщо Ви погодитеся внести зміни …

Ваше прохання про … задоволене …

У відповідь на Ваш лист від … повідомляємо, що Ваше прохання про постачання … вирішено позитивно.

У відповідь на Ваше прохання (замовлення) з жалем повідомляємо (вимушені повідомити), що виконати його не маємо можливості (не можемо) у зв'язку з такими обставинами.

На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з таких причин.

На жаль, ми змушені відхилити Вашу пропозицію. Нам потрібні додаткові відомості про …

Справжнім просимо повідомити про терміни …

Справжнім повідомляємо, що Вашу пропозицію прийнято.

Звертаємось до Вас з проханням надіслати …

Просимо Вас повідомити нас про …

Просимо повідомити нам про Ваше рішення щодо питання …

Просимо повідомити нам про прийнятність для Вас нашої пропозиції щодо …

Просимо прискорити виконання прийнятих Вами зобов'язань щодо …

Зразки оборотів-скріпів

Більш того …

Вам, безперечно (очевидно), відомо …

Зважаючи на перераховане (викладене вище) слід (ми хочемо, ми повинні, нам необхідно) додати (помітити, відзначити) …

На додаток до вищевикладеного (висловленого, зазначеного вище) повідомляємо …

На закінчення ….

Щоб уникнути затримки …

У відповідь на Ваш закид хочемо повідомити, що …

По-перше по-друге …

В першу чергу …

В іншому випадку ми змушені …

На своє виправдання ми хочемо повідомити …

У зв'язку з вищесказаним …

У зв'язку (відповідно) з Вашим проханням …

У ситуації, що склалася …

Відповідно до Вашого прохання (додаються документами) …

Висловлюємо жаль (сумнів, подив, задоволення).

Справа в тому що …

Крім того …

До того ж …

Ми висловлюємо впевненість.

Ми відчуваємо труднощі з …

Ми не погоджуємося з Вашою точкою зору з наступних причин …

Ми визнаємо …

Ми абсолютно впевнені …

Ми співчуваємо …

Ми також купили б у Вас …

Необхідно (слід, треба) визнати …

Звертаємо Вашу увагу …

Підбиваючи підсумки (укладаючи, підсумовуючи, резюмуючи) …

Підтверджуємо отримання …

Крім того …

На нашу думку …

Постачання будуть здійснюватися (здійснюватися).

Само собою зрозуміло …

Слід (необхідно, потрібно, треба, хочеться, вважаємо за необхідне) додати (відзначити, помітити) …

Таким чином, …

Проте (попри) …

Фактично …

Щодо Вашого прохання (зауваження), звертаємо увагу на той факт, що …

Приклади кінцівок листів (без вітального висновку чи формули ввічливості)

Дякуємо заздалегідь за надану послугу.

В надії на сприятливе (позитивне) вирішення нашого питання.

В надії на плідну співпрацю.

Ми будемо вдячні за швидку відповідь.

Ми очікуємо Вашої відповіді найближчими днями.

Сподіваємось на швидку відповідь.

Сподіваємося отримати відповідь у найближчому майбутньому та заздалегідь дякуємо.

Сподіваємось, що Ви виконаєте наше прохання.

Чекаємо на Ваші замовлення (Вашого схвалення, згоди, підтвердження).

Просимо вас інформувати нас про вжиті Вами заходи.

Просимо Вас підтвердити отримання листа.

Просимо Вас повідомити нас.

Просимо Вас підтвердити отримання замовлення та приділити йому належну увагу. Просимо написати нам про Ваше рішення щодо цього питання.

Просимо звертатися до нас, якщо Вам потрібна допомога (сприяння).

Просимо повідомити про Вашу згоду.

Переконливо просимо не затримувати із відповіддю.

"всі книги" до розділу "зміст Глав: 57 Глави:< 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.