Уніфікована форма табелю. Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Роботодавцем в обов'язковому порядку має вестись облік відпрацьованого часу за кожним працівником. Цей фактпрописаний статті 91, частини 4 ТК РФ. У цій статті можна безкоштовно скачати та ознайомитись з бланком табеля обліку робочого часу (УРВ) на 2016р., а також із зразком заповнення даного табелю

Відомо, що табель необхідно вести у таких формах:

1. Т-12 - форма, застосовувана при УРВ, і навіть розрахунку оплати труда.
2. Т-13 – табель УРВ.

На цій сторінці доступний табель УРВ на 2016р. для безкоштовного скачування:

Табель УРВ на 2016р. (Зразок)

Форма №Т-13:

Форма №Т-12:

Правила заповнення табеля УРВ у 2016р.

Відразу варто відзначити, що форми Т-12/Т-13 застосовуються при обліку часу, який фактично відпрацьовано/невідпрацьовано кожним працівником фірми/організації окремо. Це необхідно для здійснення контролю за дотриманням працівниками загального встановленого режиму робочого часу (РВ), для інформування щодо відпрацьованого часу, розрахунку оплати праці, складання статистичного звіту з праці. Якщо здійснюється роздільне ведення УРВ, а також розрахунку з персоналом щодо оплати праці, то можливе застосування розділу 1, який називається «Облік робочого часу» табеля форми №Т-12 як самостійного документа (заповнення розділу 2 під назвою «Розрахунок з персоналом з оплати праці» тут не знадобиться). Щодо форми №Т-13, то її слід застосовувати при УРВ.

Табель УРВ у 2016р. необхідно складати тільки в одному примірнику особою, яка має необхідні повноваження для цього. Далі він відноситься на підпис до керівника структурного підрозділу, до працівника кадрової служби, переходить у відділ бухгалтерії

Відмітки в табелі щодо причин неявок на роботу, роботи за системою неповного РВ/перевищеного встановленого часу за бажанням працівника/роботодавця, скороченої тривалості РФ тощо повинні проводитися згідно з документами, оформленими відповідним чином. Такими документами є:

1. Листки непрацездатності.
2. Довідки щодо виконання державних/суспільних обов'язків/робіт.
3. Письмові попередження щодо простою.
4. Заяви щодо сумісництва.
5. Згоди працівників письмово на понаднормову роботу лише в тих випадках, які були встановлені законодавством тощо.

Щоб відобразити щоденні витрати РВ за місяць щодо кожного працівника окремо, у табелі є спеціально відведені рядки:

1. У формі №Т-12 – тут графа 4, графа 6 – два рядки.
2. У формі №Т-13 – тут графа 4 – чотири рядки (на кожну половину місяця – по 2 рядки), а також графа 15, графа 16.

У формах №Т-12 та №Т-13, а саме у графах 4,6, верхні рядки використовуються для того, щоб там мати можливість відзначати умовні позначення (коди) витрат РВ, а нижні - для здійснення записів щодо тривалості відпрацьованого/невідпрацьованого часу (хвилини, годинник) за спеціальними кодами витрат РВ на певну дату. Якщо є необхідність збільшити кількість граф з метою проставляти додаткові реквізити за режимом робочого часу, це цілком допустимо. Наприклад, слід зазначити час початку та закінчення роботи за умов, які від загальноприйнятих.

У ході заповнення граф 5,7 табеля форми №Т-12 у верхніх рядках слід проставити кількість відпрацьованих днів, а у нижніх - кількість годин, які були відпрацьовані кожним працівником окремо за обліковий період.

У табелі відбиваються витрати РВ. Також можна скористатися методом суцільної реєстрації явок/неявок на роботу, реєстрації виключно відхилень (запізнення, неявки, понаднормовий годинник тощо). Відбиваючи неявки на роботу, якщо їх облік ведеться по днях (відпустки, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустки через навчання, час на виконання державних/суспільних обов'язків тощо), у табелі у верхньому його рядку у відповідних графах слід проставити виключно коди умовних позначень, а нижній - залишити незаповненими.

Складаючи табель відповідно до форми №Т-12, у розділі 2, передбаченому на один для всіх працівників вид оплати, а також кореспондуючий рахунок, заповнювати слід графи з 18 до 22, а передбаченому для кожного працівника окремо - з 18 до 34.

Форма №Т-13, що має назву «Табель УРВ» використовується в ході автоматизованої обробки облікових даних.

Складаючи табель згідно форми №Т-13:

1. Якщо здійснюється запис облікових даних, необхідний для нарахування зарплати виключно за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, що є загальним для працівників, які включені в табель, необхідно заповнювати реквізити «код виду оплати», а також «кореспондуючий рахунок» над таблицею, що має графи з 7 по 9 та графу 9 (тут заповнювати графи 7, 8 не потрібно).
2. Якщо здійснюється запис облікових даних, необхідний для нарахування зарплати за декількома типами оплати та кореспондуючими рахунками, необхідно заповнювати графи з 7 по 9. Додатковий розділ із подібними номерами граф передбачається для заповнення відповідних даних за видами оплати, якщо їх більше чотирьох.

Бланки табеля згідно з формою №Т-13, у яких частково заповнені реквізити, можуть виготовлятися із застосуванням засобів відповідної обчислювальної техніки. До таких реквізитів можна віднести.

із Постанови Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1
Розділ 2.

Табель обліку
робочого часу та розрахунку оплати праці
(Форма N Т-12)

Табель обліку робочого часу
(Форма N Т-13)

Застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку оплати праці, а також для складання статистичної звітності з праці. При роздільному веденні обліку робочого дня та розрахунку з персоналом з праці допускається застосування розділу 1 "Облік робочого дня" табеля формою N Т-12 як самостійного документа без заповнення розділу 2 "Розрахунок з персоналом з праці". Форма N Т-13 застосовується обліку робочого дня.

Складаються в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передаються до бухгалтерії.

Відмітки в Табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).

Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:
у формі N Т-12 (графи 4, 6) – два рядки;
у формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).

У формах N Т-12 та N Т-13 (у графах 4, 6) верхній рядок застосовується для позначки умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижній - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідним кодам витрат робочого дня на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.

При заповненні граф 5 та 7 табеля за формою N Т-12 у верхніх рядках проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках – кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період.
Витрати робочого часу враховуються в Табелі або шляхом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень, понаднормового годинникаі т.п.). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних чи громадських обов'язків тощо), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.

При складанні табеля за формою N Т-12 у розділі 2 на один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок заповнюються графами 18 - 22, та при розрахунку різних за кожним працівником видів оплати та кореспондуючих рахунків заповнюються графи з 18 - 34.

Форма N Т-13 "Табель обліку робочого часу" застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних. При складанні табеля за формою N Т-13:
при записі облікових даних для нарахування заробітної плати тільки за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених до Табеля, заповнюються реквізити "код виду оплати", "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами з 7 - 9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
при записі облікових даних для нарахування заробітної плати за декількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками заповнюються графи 7 - 9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їх кількість перевищує чотири.

Бланки табеля за формою N Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів належать: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер тощо. - тобто дані, які у довідниках умовно-постійної інформації організації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки облікових даних.

Умовні позначеннявідпрацьованого та невідпрацьованого часу, представлені на титульному листі форми N Т-12, застосовуються і при заповненні табеля формою N Т-13.

• ДОДАТОК 2 "Табель обліку робочого часу" (Excel з формулами) (XLS 68 Кб)
• ДОДАТОК 1 "Табель обліку робочого часу" (Excel) (XLS 151 Кб)

Читати також

• Робочий час – що це?
• Американські роботодавці знаходять спосіб контролювати навіть тих співробітників, які працюють із дому

  Електронний моніторинг вбудований у сайт oDesk.com, який допомагає 90 000 програмістів, мережевих адміністраторів, графічних дизайнерів, редакторів та інших фахівців та 10 000 клієнтів по всьому світу знайти один одного. Система робить випадкові скріншоти екрана працівника шість разів на годину, записує натискання клавіш і клацання миші і може робити знімки фрілансерів за роботою за допомогою веб-камери. Клієнти можуть у будь-який час увійти в систему і подивитися, чи працюють їх підрядники, що вони роблять і скільки часу у них йде на роботу. Щотижневі рахунки клієнтів багато в чому залежить від цих даних. Щоразу, коли робиться скріншот, унизу екрана працівника вискакує маленька іконка.

Статті цього розділу

• Невикористані відпустки: ризики та варіанти вирішення питання

  Як відомо, відповідно до Трудовим кодексомРФ, кожна компанія має скласти графік відпусток щонайменше, ніж 2 тижня до нового року. Для HR-служб це складний проект, треба не лише узгодити план на майбутній рік,…

• З балу на корабель – легко. Як повернутися до роботи після відпустки

  Серед офісних співробітників є повір'я – якщо, повернувшись із відпустки, ви не можете згадати пароль від робочої пошти, отже, ви добре відпочили. Людина швидко звикає до розслабленого відпускного стану, і перші дні на робочому місці.

• Додатковий вихідний день у компанії

  Введення додаткового вихідного дня в компанії можливе за умови його оплати, оскільки він позбавляє працівників можливості працювати в день, що не є законом неробочим святковим або вихідним. У наказовому порядку поміняти місцями робітник та вихідний…

• Заповнення лікарняного листа роботодавцем

  Для призначення та виплати допомоги з тимчасової непрацездатності, у зв'язку з вагітністю та пологами співробітник пред'являє виданий медичною організацією листок непрацездатності, який роботодавцю потрібно вміти правильно заповнити, адже помилки при заповненні лікарняного листа можуть спричинити відмову у відшкодуванні допомоги.

• Чи «згоряє» невикористану відпустку?

  Питання про те, чи «згоряє» невикористану відпустку, якщо її не відгуляти, залишається відкритим. Поки чиновники запевняють трудящих у тому, що невикористані відпустки не «згорять», суди в деяких регіонах відмовляють громадянам, які тільки-но звільнилися, у стягненні компенсації за невикористану відпустку через пропуск терміну звернення до суду.

• Компенсація за невикористану відпустку та проїзд до місця відпочинку: спірні питання

  Розглянемо топ-3 спірних питань, що стосуються компенсацій за невикористану відпустку та компенсацій проїзду до місця відпочинку та назад. Чи зобов'язаний роботодавець у разі звільнення виплачувати компенсацію за всі невикористані відпустки? Чи можна замінювати невикористану відпустку грошовою компенсацією?

• Відпустка по догляду за дитиною. Розбираємось із гарячими питаннями молодих мам

  Народження дитини та подальший догляд за нею хвилююча подія у житті кожної жінки. Крім маси турбот, пов'язаних із доглядом за самою дитиною, звичайно ж виникають питання про те, як побудувати відносини з роботодавцем на період відпустки. Вероніка Шатрова, експерт із трудового законодавства, директор та головний редактор "Системи Кадри", відповіла на низку палаючих питань молодих мам і поділилася корисними порадамиз питання оформлення відпустки для догляду за дитиною.

• Графік відпусток у питаннях та відповідях

  Законодавство вимагає затвердити документ не пізніш як за два тижні до настання нового календарного року. Тобто, до 17 грудня. Затверджений графік відпусток мають виконувати як співробітники, і роботодавці. Тому й у тих, і у…

• Штатний розклад та графік відпусток

  Штатний розклад та графік відпусток є чи не найпроблемнішими кадровими документами. З одного боку, без них не можна, з іншого боку - при їх оформленні виникає маса типових помилок.

• Табель обліку робочого часу

  Дані про робочий час кожного співробітника необхідні правильного розрахунку його середнього заробітку. Тому роботодавець має вести облік робочого дня незалежно від застосовуваної системи оплати труда.

• Дистанційна робота для вагітної жінки

  Співробітниця у зв'язку з вагітністю написала заяву про можливість переведення її на режим віддаленої роботи. Оформляти лікарняний листу зв'язку з вагітністю та пологами, а також відпустку з догляду за дитиною вона не планує. За виконання низки умов співробітниця може продовжити свою роботу.

• Перекладаємо співробітників на гнучкий графік роботи. Як це зробити, щоб вони не стали працювати менше і гірше

  «За цей місяць два найкращі співробітники подали заяви про звільнення!» - Розповів HR-директору керівник служби маркетингу. Відділ персоналу з'ясував, чому працівники йдуть. Від них вимагають приходити на роботу до 9:30, за запізнення карають, але вони часто затримуються до ночі. Люди знайшли роботу із більш гнучким графіком. HR-директор запропонував гендиректору запровадити такий графік для працівників деяких підрозділів. Він сказав: Давайте спробуємо. Тільки показники не повинні знизитись!»

• Встановлюємо гнучкий графік роботи

  Встановлюючи гнучкий графік робочого дня, необхідно грамотно оформити кадрові документи. Які саме документи слід складати, залежить від того, чи приймається працівник спочатку на гнучкий графік, чи він вводиться для «старого» співробітника.

• Проблемні моменти при виході на пенсію

  Вихід на пенсію – досить проста і всім відома процедура. Але це лише на перший погляд. Чи потрібно пенсіонеру відпрацьовувати два тижні під час звільнення? Чи можна двічі вийти на пенсію і що при цьому має бути написано у трудовій книжці? Постараємося розібратися у цих питаннях.

• Облік робочого часу. Табель обліку

  За матеріалами книги-довідника "Зарплата та інші виплати працівникам" за редакцією В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Відповідно до статті 91 Трудового кодексу «роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником». До 1 січня 2013 року для обліку…

• Який час роботи вважатиметься неповним?

  Відповідь: Робочим є час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядкута умовами трудового договоруповинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди, які ТК РФ, іншими федеральними законамита іншими нормативними правовими актами віднесено до робочого дня.

• Нюанси надання відпустки без збереження заробітної плати

  Досить часто працівники звертаються до керівника установи з проханням про надання відпустки "за власний рахунок". Працівники між собою називають таку відпустку адміністративним, а трудовому законодавстві він називається відпусткою без збереження зарплати. Чи завжди керівництво зобов'язане надати таку відпустку працівникові, чи є обмеження щодо його тривалості, чи можна відкликати працівника з нього та як впливає дана відпусткана стаж для надання щорічної оплачуваної відпустки - розповімо у цій статті.

• Запитання, що виникають при встановленні неповного робочого часу

  За згодою між працівником і роботодавцем трудовим договором може бути встановлено неповний робочий час, саме неповний робочий день або неповний робочий тиждень (ст. 93 ТК РФ). У поданій статті розглянемо найцікавіші судові рішення щодо спорів щодо встановлення неповного робочого часу та оплати роботи у зазначеному режимі.

• Відгук працівника з відпустки

  Нерідко співробітників через виробничу необхідність відкликають із щорічних оплачуваних відпусток. Чи правомірна подібна дія адміністрації? Кого не можна відкликати із відпустки? Як оформити цю процедуру? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете у статті.

• Яка тривалість щорічної оплачуваної відпустки при 0,5 ставки працівника

  Чи має наша організація надавати суміснику щорічну оплачувану відпустку тривалістю 28 календарних днівадже працює він всього на 0,5 ставки.

• Відпустка без збереження зарплати. Шпаргалка для кадровика

  Важко уявити організацію, в якій роботодавець ніколи не стикався з бажанням працівника взяти відпустку власним коштом (відпустка без збереження заробітної плати). В більшості випадків мова йдепро відпустки, що надаються на прохання працівника та на розсуд роботодавця. Але у певних ситуаціях і окремих категорій працівників чинне законодавство встановлює обов'язок роботодавця з надання відпустки без збереження заробітку.

• Чи припустимо адміністративну відпустку?

  У період економічного спаду направлення працівників у неоплачувана відпусткастало поширеним способом зниження витрат на оплату праці. У статті обговоримо правомірність його застосування. За даними Міжнародної організації праці, у зв'язку з...

• Путівки за рахунок ФСС РФ

  У деяких випадках відпочинок або лікування може бути оплачено за рахунок коштів ФСС РФ.

• Простий - робота в організації тимчасово призупинена

  Керівництво може ухвалити рішення про тимчасове призупинення роботи в організації. Причини різні: поломка обладнання, перебої у постачанні сировини, аварія чи стихійне лихо. Але навіть у такій ситуації компанія зобов'язана вести облік та складати податкову та бухгалтерську звітність.

• Робота під час відпустки для догляду за дитиною: прояснюємо ситуацію

  Трудовий кодекс законодавчо закріплює вирішення проблеми, що часто зустрічається в житті. Мати дитини чи інші, які мають право на відпустку по догляду за дитиною особи, у ряді випадків мають можливість виконувати роботу вдома або працювати неповний робочий день. І хочуть цю можливість продати. Причин цього чимало: необхідна додаткова матеріальна підтримка сім'ї, потрібно постійно підвищувати свою кваліфікацію, та й просто, не хочеться надовго відриватися від колективу. Розглянемо, як це реалізується у трудовому законодавстві.

• Відпустка працівника - питання та відповіді

  Питання: Працівник йде в щорічну оплачувану відпустку, наказ кадровою службою підготовлено і передано до бухгалтерії для оплати майбутнього відпочинку. Але у зв'язку із важким фінансовим становищембухгалтерія сплатить відпустку лише після її закінчення. Чи можливо…

• Режим ненормованого робочого дня. Тонкощі застосування

  Ненормований робочий день... Найчастіше це формулювання застосовують, щоб узаконити регулярні переробки більшості співробітників. Але ж справа не в назві. Це особливий режим організації робочого дня, який Трудовий кодекс застосовувати дозволяє, але тільки окремих працівників і під час виконання цілої низки умов.

• Що таке ненормований робочий день

  Роструд докладно роз'яснив, що таке режим ненормованого робочого дня і як він має бути компенсований відповідно до чинної редакції Трудового кодексу.

• Відпустка відпустці різниця. Надання відпустки роботодавцями – індивідуальними підприємцями

  Взаємини працівника та роботодавця – індивідуального підприємця мають свої особливості.

• "Скорочення" робочого часу

  Сьогодні популярним «антикризовим» заходом є так зване скорочення робочого часу. Мета цього заходу на практиці одна – зменшення заробітної плати. При цьому термін «скорочення робочого часу» розуміється в економічному сенсі, а не в юридичному, що часом призводить до абсолютно несподіваних для роботодавців правових наслідків.

• Неповний робочий час: виправляємо порушення

  У нинішніх умовах переведення співробітників на режим неповного робочого часу практикується компаніями досить часто*. Проте сама процедура встановлення неповної зайнятості з погляду закону який завжди виконується бездоганно. Давайте розглянемо найпроблемніші ситуації, пов'язані зі зміною режиму роботи, про які розповіли наші читачі. Проаналізуємо помилки, закладені у цих ситуаціях, та підкажемо, як їх виправити.

  Багато хто, напевно, погодиться, що свята – справа дуже суб'єктивна. Крім свят, згаданих у календарі, – «8 березня», « новий рік" і т.д. Існують дні, які люди з тих чи інших причин теж вважають святом.

• Види робочого часу

  Робочий часнормальної тривалості та скорочений робочий час встановлюються Трудовим кодексом та іншими законами, тоді як неповний робочий час встановлюється за згодою між працівником та роботодавцем.

• Тривалість робочого дня (зміни)

  Робочий день – це встановлений законом час доби, що витрачається працювати. Тривалість роботи протягом доби, момент її початку та закінчення, перерви встановлюються правилами трудового розпорядку, а для змінної роботи- Ще й графіками змінності.

• Робочий час – що це?

  Робочий час – це час, протягом якого працівник за умовами трудового договору повинен виконувати свої трудові обов'язки, і навіть деякі інші періоди часу, які законодавство РФ відносить до робочого дня.

Суб'єкту господарювання недостатньо одного трудового контракту, щоб проводити виплати своїм співробітникам винагороди за їх працю. У бух. обліку існує первинний документ - табель обліку робочого дня. Його ведення передбачає постійну фіксацію часу роботи чи відсутності кожного співробітника відповідальним працівником для підприємства.

Для чого необхідний табель обліку робочого часу

Норми законодавства встановлюють обов'язок кожного суб'єкта, що є роботодавцем, відзначати час роботи, причому це можливо здійснювати двома способами - підсумововано і безпосередню фіксацію кожного дня приходу та догляду.

Цей обов'язок доручається певним працівникам, наприклад, керівникам структурних підрозділів.

Або може застосовуватися спеціальна система автоматизованої фіксації за допомогою карток присутності працівників.

В останньому випадку необхідно позначити все одно посадову особу, яка оброблятиме дані та проставлятиме коди вид відсутності працівників.

Чи не виходи на роботу поділяються на два види:

• за поважною причиною, за згодою роботодавця.
• Прогули.

Важливо!За неведення обліку часу роботи до адміністрації підприємства можуть бути застосовані заходи адміністративного впливу.

З даних, оформлених як табеля, по всьому підприємстві здійснюється нарахування зарплати працівникам. Цей документ потрібно вести навіть за відрядної системи, щоб враховувати виходи та відсутність працівників.

У функції табеля входить, крім контролю трудової дисципліни, перевірка дотримання норм щодо тривалості робочого дня, тижня, місяця тощо, а також фіксація часу виконання працівником роботи понаднормово, у дні відпочинку та свята.

Увага!ТК РФ закріплює два види робочих тижнів – шестиденна (36 годин) та п'ятиденна (40 годин).

Також трудовими контрактами та нормативними актами фірми можливе використання сумованого обліку часу роботи чи встановлення ненормованого дня. У цьому випадку допускається невідповідність нормативам за тривалістю протягом місяця, проте, за більш укрупнений період порушувати норми не рекомендується.

Табель є важливим підтверджуючим документом під час перевірок різного роду.

Більшість звітів з кадрового обліку та оплати праці у статистику формуються на даних табеля обліку часу роботи.

Порядок застосування табеля

Росстат розробив та затвердив два види стандартних бланків табеля – форма т-12 та форма т-13. Фірма може використовувати їх або ж на їх основі відповідно до власних потреб розробити свої бланки.

Кожне підприємство має можливість обрати для заповнення одну з них та зафіксувати це в обліковій політиці. Табель форма т-12 використовується одночасно для обліку часу та визначення зарплати за цей час.

Бланк Т-13 більш поширений серед компаній, оскільки він дозволяє автоматично заповнювати документ та відображає лише облік часу. Для нарахування оплати праці використовуються розрахункові чи розрахунково-платіжні відомості.

Відмітки про явку або неявку відповідальний робить кожен день. У цьому використовується буквене чи цифрове шифрування, і навіть можливе проставлення тривалості перебування працівника дома роботи.

Для цього можна використовувати програми на комп'ютері або друкувати шаблон і заповнювати його вручну. У першому випадку табель роздруковується після його повного заповнення наприкінці місяця.

Увага!У табель обліку робочого дня запису можна вносити або щодня про присутність або відсутність працівників, або в міру відхилення від встановлених норм. Тобто. в останньому випадку запис вноситься, наприклад, у тому випадку, якщо працівник відсутній з якоїсь причини. Але краще все-таки вносити дані щодня.

Після закінчення періоду закритий табель перевіряється керівником підрозділу, після чого його візує. Далі документ передається до відділу кадрів, який його звіряє зі своїми даними. Після перевірки у кадровій службі табель відправляється до бухгалтерії для обчислення зарплати.

Важливо!Табеля слід зберігати п'ять років. Однак, якщо вони відображають роботу у шкідливих умовах, то цей період збільшується до 75 років.

Табель обліку робочого часу зразок заповнення

Починати вносити дані до документа необхідно з його шапки. У ній вказується повна назва фірми та її код за довідником ОКПО. Потім вказується для якого структурного підрозділу складено цей табель.

Важливо!Якщо чисельність працівників у фірми невелика, можна становити один табель обліку робочого дня усім. При безлічі співробітників та відділів, оптимальніше у кожному підрозділі складати свій табель. Кадрова служба на підставі них може потім заповнити єдиний документ.

Наступним кроком записується порядковий номер бланка, його дата складання та період, облік якого зроблено у ньому.
Основний документ побудовано у вигляді великої таблиці.

У графу 1вноситься порядковий номер рядка у документі.

Графи 2 та 3повинні містити особисті дані співробітника, назву його посади та номер за табелем.

Графа 4необхідна для позначення явки працівника та кількості годин. На кожен день відведено дві клітки, зверху та знизу. У верхній записується спеціальний код, а в нижній - відповідна кількість годин. Деякі коди можуть залишатися порожніми. При цьому місяць також поділено на два проміжки по 15 днів.

У графі 5за кожну частину місяця проставляється кількість днів роботи – у верхній частині, та годин – у нижній.

У графі 6записуються ті ж дані і в такій самій послідовності, але за цілий місяць.

У графах 7-9записуються відомості, які потім застосовують у розрахунку зарплати. Якщо всім працівників табеля застосовується єдиний код оплати і єдиний кореспондуючий рахунок, їх можна записати в шапці таблиці. При цьому в самому табелі графи 7 та 8тоді залишаються порожніми, а дані заносяться тільки в графу 9.

Якщо ж оплата та рахунки для працівників різняться, то по кожному з них до графи 7 потрібно записати код оплати, а до графи 8 - відповідний йому код рахунку бухобліку. У графі 9записується сума днів або годин, які відповідають цьому коду оплати.

У графи 10-13узагальнюються дані щодо не виходів на роботу за місяць. Тут зазначаються коди неявок, а також відповідна кількість годин за весь місяць.

Після оформлення табель підписує відповідальну особу, вказуючи свої особисті дані та підпис. Потім його візують керівник відділу, за яким зроблено документ та кадровий фахівець.

Основні коди необхідні заповнення табеля

При заповненні документа слід застосовувати спеціальні позначення у табелі. Як правило, на кожну явку або неявку працівника встановлено цифровий та літерний код. Використовуватися може будь-хто з них, за бажанням кадрового співробітника. Просто так проставляти дані в табелі не можна - на кожен шифр повинен існувати документ, що підтверджує це.

Коди явки працівників

Найчастіше застосовувані коди:

• Я чи 01 - вихід працювати у робочий час;
• Н або 02 – вихід на роботу в нічний час;
• РП або 03 - вихід на роботу у вихідні або святкові дні;
• або 06 - відрядження;
• ВІД або 09 - перебування в оплачуваній відпустці;
• Р або 14 - відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
• ДО або 16 – відпустка без виплати зарплати;
• Б або 19 – лікарняний;
• ПР або 24 – прогул;
• ПН або 30 - неявка до з'ясування причин;

ТК РФ зобов'язує роботодавців вести облік часу, відпрацьованого співробітниками (ст. 91 ТК РФ). Уніфікована форма Т-13 «Табель обліку робочого дня» передбачена саме цього (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1). У ній відображаються відомості про явки та неявки (з різних причин) співробітників на роботу, а також кількість фактично відпрацьованого ними часу. Завдяки табелю роботодавець може відстежити дотримання працівником встановленого режиму робочого дня.

Якщо більшість співробітників працює в одному режимі робочого часу, то кадрова службаОрганізація (або бухгалтерія) може вести єдиний табель для всіх працівників. Якщо підрозділи компанії працюють у різних режимах, то кожному з них може вестися свій табель обліку. Робить цю уповноважену особу, а потім передає відомості до відділу кадрів та/або бухгалтерії. Заробітну плату працівникам має нараховуватися з урахуванням даних, зазначених у табелі.

Зазначимо, що застосування форми Т-13 комерційними організаціямине обов'язково. У компанії може бути розроблена і своя форма, але вона має бути затверджена керівником (Лист Роструда від 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, ч. 4 ст. 9 Закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Заповнення форми Т-13

Форма Т-13 може бути заповнена двома способами: або в ній методом суцільної реєстрації фіксуються всі явки та неявки працівників, або вказуються лише відхилення від загальновстановленого режиму роботи (неявки, понаднормова роботаі т.д.). Для цього використовуються спеціальні коди (вказівки з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці, затв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1).

У графі 4 табеля для кожної дати місяця відведено 2 осередки: у верхній проставляється код, що позначає явку або неявку співробітника, у нижній - кількість відпрацьованого ним часу цього дня. Якщо працівник на роботі був відсутній (був у відпустці, відрядженні тощо), то нижній осередок залишають порожнім.

Умовні позначення – коди – наведені на титульному листі форми N Т-12. Вони бувають двох видів: літерні та цифрові. Роботодавець може використовувати або ті, або інші на власний розсуд. Наприклад, тривалість роботи в денний час позначається кодом «Я» або «01», щорічна основна оплачувана відпустка - кодом «ВІД» або «09», а службове відрядження - кодом «К» або «06».

У кожній організації щоденно повинен вестись облік наявності співробітників на своїх робочих місцях, для цього відділ кадрів застосовує уніфіковану форму табеля обліку робочого часу за формою Т-13. Він дозволяє фіксувати їх присутність, запізнення та відсутності, причини якого можуть виникати різних причин, як шанобливим, так і не шанобливим. На підставі даних табеля після закінчення місяця бухгалтерія розраховує заробітну плату співробітників, особливо це стосується тих працівників, у яких оплата праці формується з часу присутності на робочому місці.

Табель виконує важливу роль у роботі підприємства, від урахування відвідуваності працівниками робочого місця, до нарахування їм заробітної плати. Для кожної події запроваджено свій спеціальний код, який може відображати час трудового дня, хворобу, відрядження, відпустку, у тому числі запізнення та відсутність працівника на роботі. Крім того, цей документ дозволяє відстежувати норми робочого тижня та вносити певні корективи до робочого процесу.

Так, на підставі даних табеля керівник може приймати певні рішення щодо зміни трудового тижня співробітника, якщо виникла переробка, таке досить часто може виникати при плаваючому графіку або заміщенні співробітника, що хворіє. Також на підставі даних табеля можна прийняти рішення, як про преміювання та заохочення співробітника, так і про преміювання та накладення стягнення.

Звертаємо вашу увагу, що перша частина табеля, за першу половину місяця надається в бухгалтерію для розрахунку авансу за заробітної плати, а підставі повністю заповненого табеля виробляється повний розрахунок з праці.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Табель може бути заповнений двома способами, слід вибирати той, який буде найбільш зручним і зрозумілим:

1. Дані вносяться щодня – у формі зазначаються дані про явку співробітників на роботу та неявки, якщо такий факт було виявлено.
2. Дані у форму вносяться тільки у разі відхилень від значень, що нормуються, наприклад, якщо співробітник раптом не прийшов на роботу, в такому випадку відзначається його відсутність.

Позначення в табелі обліку робочого часу

Код виду оплати праці в табелі

• Заробітна плата та відрядження – 2000
• Оплата працівникам за договорами цивільно-правового характеру (не входять авторські винагороди) – 2010
• Оплата відпускних – 2012
• Оплата тимчасової непрацездатності – 2300

Форма т-13 зразок заповнення

Заповнення табеля не є особливою складністю, для цього вибирає зручний для вас варіант ведення обліку та проставляєте відповідні дані та коди:

• У "Графе 1"необхідно зазначити черговий порядковий номер.
• У "Графе 2"– персональні дані щодо кожного співробітника організації, відповідно до , посади та ПІБ.
• "Графа 3"містить табельний номер працівника.
• У "Графе 4"використовуючи літерні коди по кожному співробітнику вносяться дані за кожен день раби, у верхній клітині відповідний код, а нижній клітині вказується тривалість робочого співробітника. Тож якщо встановлено графік 5/2, то робочий день становить 8 годин, а тривалість робочого дня при графіку 2/2, становитиме – 11 годин. Вносяться дані за першу половину місяця та за другу в окремі графи. Угорі – за першу, а нижче за другу половину. У разі переробки роботодавець повинен компенсувати співробітнику зайве перероблений час або у грошовому еквіваленті, або відгулами.
• У "Графі 5"Вказуються сумарно відпрацьований час окремо за першу половину та окремо за другу половину місяця.
• "Графа 6"містить підсумкове значення відпрацьованого часу (сума графи 5).
• У "Графі 7"вносяться дані про код оплати праці.
• "Графа 8"містить дані про рахунок бухгалтерського обліку для відображення витрат із заробітної плати.
• Графи 10-13застосовуються для обліку неявок співробітника із зазначенням відповідного коду та кількості днів.

Нестандартні ситуації

Відпустка без збереження зарплати

Відповідно до законодавства можна виділити такі види таких відпусток:

• За сімейними обставинами - "ДО"
• Відпустка без збереження зарплати, що надається відповідно до ТК РФ, наприклад, з нагоди весілля - "ОЗ"
• На підставі рішення за колективним договором або за галузевим рішенням – “ДБ”

Якщо під час відпустки присутні святкові дні

При наявності святкових днівпід час відведеної відпустки, відповідно до виробничого календаря на поточний рік, такі не відзначаються кодом “В”. Так, наприклад, якщо працівник пішов у відпустку з 9 по 16 червня, а в цей період є святковий день 12 червня, замість коду (ВІД) необхідно написати код “В”. Це день не входить у період оплачуваної відпустки.

Хвороба під час щорічної відпустки

Якщо під час відпустки співробітник переніс хворобу та на підтвердження надав лікарняний лист, то замість коду “ВІД” необхідно записати код “Б”, відповідно до лікарняного. При цьому відпустка буде продовжена на час хвороби.