Бізнес лист зразок. Як написати листа генеральному директору

Для того, щоб написання повідомлення Генеральному директоруОрганізації не стало для працівника тортурами, досить застосовувати на практиці правила написання ділового листа, тобто розбити все послання на кілька частин і грамотно їх оформити.

Інструкція

1. Почніть лист із вказівки, кому ви пишете. Оформіть послання так, як прийнято у діловому листуванні. У верхній правій частині документа напишіть трьома рядками посаду, найменування компанії та прізвище начальника, скажімо: Генеральному Директору ТОВ «Інтерзв'язком» Іванову І.І.

2. Вкажіть, хто адресант листа. Зробіть це пізніше відступом від попереднього розділу послання також у правій частині. Вам потрібно помітити свою посаду та прізвище з ініціалами, скажімо: Від начальника відділу продажу Єсеніною Є.Є.

3. Відступіть кілька рядків від попереднього розділу, вирівняйте курсор посередині сторінки, позначте характер листа. Ви можете написати "Службова Записка", "Інформаційний лист" або "Пояснювальна довідка", все залежить від того, з якого приводу ви звертаєтеся до начальника організації. Крапку ставити пізніше заголовка не потрібно. Якщо лист пов'язаний з будь-яким проханням, можна легко звернутися до директора на ім'я по батькові в шанобливій формі.

4. Почніть лист словами, які пояснять причину його написання, скажімо, «продовження наших переговорів», «відповідно до вашого запиту» або «виходячи з ваших пропозицій».

5. Якщо ваш лист пов'язані з проханням отримання техніки, зростання працівника чи надання можливості зробити ділову відрядження, краще розпочати лист із фрази «Благаю розглянути можливість…».

6. Висловіть обстановку, зробіть пояснення, оформіть таблиці чи графіки, якщо характер листа вимагає того. Вирівнювання стрижневої частини документа слід встановити за шириною сторінки. Будь-який рядок повинен починатися з відступу.

7. Підпишіть листа, неухильно використовуйте перед зазначенням прізвища стандартне «з повагою», потім його потрібно проставити кому.

8. Не забудьте вказати дату написання листа та поставити підпис на роздрукованому документі.

9. Якщо у вашій організації заведено спілкування внутрішньою електронною поштою, почніть лист із звернення та висловіть всю інформацію у вільній формі.

Службові листи становлять до 80% від загальної кількості документів, які готуються у створенні чи підприємстві. З їхньою підмогою відбувається спілкування між установами та приватними особами. Службові листи носять інформаційний характер, вони можуть бути складені як запиту чи вимоги.

Інструкція

1. Визначтеся з метою листа. Його необхідно писати тільки в тому випадку, якщо питання, якому воно присвячене, неможливо вирішити по телефону або при індивідуальній зустрічі, а також, якщо воно має бути офіційним документом, що підтверджує сам факт його відправлення. Обміркуйте його заздалегідь і переконайтеся, що адресат вами обрано правильно і що його компетенції лежатиме результат у разі, якщо ваше лист- Запит.

2. В одному листі має бути висловлено лише одне питання. Декілька питань допускається викладати лише в тому випадку, якщо вони взаємопов'язані між собою. Адресат повинен відразу усвідомити суть і категорію вашого листа, тому її потрібно висловити в перших же фразах. У них поінформуйте не лише суть питання, але й ті дії, які ви вважаєте отримати в результат. У вступній частині ви можете послатися на нормативні акти, якими ви керуєтеся при складанні листа та які є підставою для запиту або надання інформації.

3. Якщо обставини і суть питання вже відомі адресату і були обговорені попередньо, то службове лист можна писати без вступної частини, викладаючи одночасно саме питання.

4. Основна частина листа повинна спонукати до дій, вмовляти чи пояснювати. Текст її має бути ясним, виразним, коротким та логічним. Факти, викладені у ньому мають бути перевіреними і об'єктивними, цифрові дані – гранично точними. Сам лист пишіть у діловому, нейтральному тоні. Текст може бути написаний від першої особи у винятковому або множиніабо від третьої особи у винятковому числі.

5. Уникайте у тексті листа безумовних виразів. Використовуйте для цього вступні словаі конструкції: якщо припустимо, можливо, випливає з, як відомо.

6. Діловий етикетвимагає починати лист із фрази «Високошановний» і писати ім'я та по батькові адресата. Якщо їх немає, то в кінці листа перед підписом начальника вашої організації неодмінно повинна стояти фраза «З повагою». Цю повагу ви можете підкреслити й у тексті листа, застосовуючи такі дієприкметні цикли, як: «скрупульозно вивчивши ваші примітки Ваші зауваження…», «спостерігаючи розглянувши Ваші пропозиції…».

7. Службовий лист неодмінно має бути написаний на бланку організації, де зазначено її повну назву та контактні телефони.

Під час здійснення господарську діяльність деякі начальники організацій зобов'язані застосовувати службові поїздки. Зі статті 166 Трудового кодексу РФ випливає, що працівник вирушає в відрядженняза розпорядженням начальника організації. А що робити, якщо сам директор їде за службовим завданням, чай виходить, що він сам себе направляє на службове завдання.

Інструкція

1. Насамперед подивіться у статуті соціуму, хто має право видавати розпорядчі документи. Якщо там прописано, що право видання має лише начальник (він же – директор), то й оформляти документи на відрядження має він. Якщо ви делегували право підпису замі, документи на відрядження підписує ця особа.

2. Оформіть службове завдання для направлення у відрядження, воно має уніфіковану форму№Т-10а. Тут вкажіть місце призначення службової поїздки, час її початку та закінчення (згідно з квитками), мета відрядження. Підпишіть документ. Після закінчення службової поїздки заповніть звіт, який знаходиться в нижній частині форми.

3. Видайте наказ про направлення працівника у відрядження (форма №Т-9). Якщо у статуті прописано делегування за право підпису іншій особі, складати розпорядчий документ має він. Сюди впишіть інформацію про службову поїздку: місце призначення та період відрядження, мету та підставу (службове завдання). Підпишіть документ або віддайте на підпис.

4. Оформіть наказ про тимчасове заміщення. Якщо є заступник, призначте його виконувати обов'язки начальника; якщо ж немає у штаті такої посади – призначте іншу особу. У розпорядчому документі пропишіть період заміщення та причину (відрядження), уточніть ряд повноважень.

5. Оформіть довіреність на право ведення справ. Скажімо, для надання інтересів компанії у податковій інстанції. Подбайте і про підписання фінансових документів. Для цього ви можете звернутися в банк, що обслуговує вас, і переробити картку підписів.

6. Складіть посвідчення про відрядження (форма №Т-10). Вкажіть П.І.Б. директора організації, його табельний номер. Нижче впишіть мету відрядження та період перебування поза робочим місцем. Запишіть документ.

Якщо документі, виконаному у редакторі OpenOffice.org, Abiword чи Microsoft Word, є таблиця, число рядків і стовпців у ній перестав бути фіксованим. При необхідності їх можна додавати, тим самим збільшуючи кількість пунктів таблиціта їх параметрів.

Інструкція

1. Відкрийте документ, де знаходиться таблиця. Для цього виберіть пункт меню "Файл" - "Відкрити" або натисніть клавіші Ctrl-O. Виявіть файл у тій чи іншій папці, а потім натисніть клавішу Ок. Виявіть у документі таблицю, до якої потрібно додати продовження .

2. Встановіть курсор у комірку таблиці, Після якої необхідно розмістити подальший стовпець чи рядок.

3. Піднесіть стрілку до тієї ж комірки, потім натисніть праву клавішу миші.

4. У меню виберіть пункт «Рядок» – «Вставити» або «Стовпець» – «Вставити».

5. У полі введення «Кількість» введіть з клавіатури число рядків, що додаються, або стовпців. Можна також збільшувати або скорочувати їх число за допомогою розташованих у правій частині поля кнопок зі стрілками.

6. Виберіть розташування доданих рядків чи стовпців: до чи пізніше осередки, у якій зараз перебуває курсор.

7. Натисніть кнопку Ок. Рядки або стовпці додадуться, але вони будуть порожніми. Введіть потрібну інформацію.

8. Після додавання нових осередків може знадобитися відредагувати вид обрамлення вже існуючих. Для цього перемістивши курсор у будь-яку осередок таблиці, у меню текстового редактора виберіть «Формат» – «Таблиця».

9. Коли відкриється вікно, виберіть вкладку «Обрамлення». Після цього активуйте один із готових варіантів обрамлення в полі «Зумовлене» або налаштуйте зовнішній виглядвсієї зі стінок у полі «Задається користувачем».

10. Якщо ви зробили помилку під час налаштування обрамлення, натисніть клавішу «Відновити», після чого налаштуйте параметри знову. Коли всі помилки будуть усунені, натисніть кнопку Ок, і вид таблицізміниться на встановлений вами. Після цього тут же збережете документ у новий файл («Файл» – «Зберегти як») або той самий файл (Ctrl-S). При застосуванні редактора OpenOffice.org та застосуванні формату, який не є для редактора основним, засвідчіть незмінність формату.

Лист директору має бути коротким та змістовним. Не слід писати багатосторінкові перекази. Зразок повідомлення можна завантажити безкоштовно за посиланням.

Лист директоруустанови може бути різного змісту. Ділові звернення контрагентів, локальні повідомлення співробітників організації до директорів, які мають письмове оформлення, є найбільш ефективними, ніж телефонні переговори та усні розмови. Джерело інформації на паперовому носії зберігається на столах директорів, архівах компаній і колись стає затребуваним. Шаблон претензійного звернення можна скачати безкоштовно за прямим посиланням.

Лист директору має бути коротким, зрозумілим та змістовним. Не слід писати об'ємні текстита багатосторінкові перекази. Виняток становлю претензійні звернення. Нікому не цікаві звичайні пропозиції та чергові буклети. Зверненню до директора необхідно надавати унікальність, підкреслити основну суть у кількох рядках. Після написання змісту варто підготуватися до подальшого розвиткуподій. Зацікавлена ​​текстом обличчя буде ставити багато запитань. Обдумані відповіді, підготовлені заздалегідь, стануть добрим доповненням до презентації та підкреслять компетентність автора у питанні.

Обов'язкові пункти листа до директора

:

• У верхній правій частині пишеться найменування адресата з конкретизацією посади та ПІБ керівника;
• Нижче фіксуються власні реквізити та контактні номери телефонів;
• Посередині аркуша із застосуванням ввічливих фраз вноситься звернення на ім'я по батькові директора;
• Вступна частина складається з одного-двох рядків;
• Після вступу потрібно відразу переходити до оповіді;
• Кожне слово змісту має бути продумано та перевірено кілька разів;
• У нижній частині ставиться дата написання, підпис та розшифровка;

Стилістика подачі змісту грає найважливішу роль сприйнятті читача. Правильно оформляючи лист директору є більше шансів досягти потрібного результату. Дотримання параметрів полів, заголовка, підпису, дати та інших компонентів документа буде помічено та оцінено. Адресат завжди оцінює авторське ставленнядо своєї презентації. Перший лист – важлива складова структури подальшого спілкування. Існує ціла наука правильного подання інформації. Самостійно складаючи папір потрібно, знати елементарні основи та успіх не забариться.

Про це й йтиметься у цій статті.

У яких випадках пишуть заяву директора школи?

Заява від батьків учнів на ім'я директора може складатися в різних випадках:

• для прийому дитини до 1 класу або відрахування зі школи (при переведенні до іншої школи);
• з проханням звільнити дитину від занять на певний період у зв'язку з поважними причинами, що виникли;
• з проханням звільнити дитину від занять із фізичної підготовки у зв'язку з перенесеним захворюванням чи травмою;
• для пояснення причин відсутності дитини на заняттях у визначений навчальний день;
• з проханням змінити вчителя, перевести учня до іншого класу, відремонтувати клас за рахунок школи тощо.

Правила складання заяви директору школи

• При написанні заяви важливо дотримуватися правил правопису. Не слід надсилати заяви, що містять помилки, виправлення або неправдиві відомості.
• При викладанні сутності прохання батьки мають дотримуватись офіційного стилю. Важливо, щоб зміст було викладено повно, чітко, коротко і зайвих емоцій.
• Оформляти заяву рекомендується на аркуші А4. Складати його бажано в електронному виглядіщоб можна було легко виправити допущені недоліки.
• З лівого боку слід залишити невеликий відступ, рівний приблизно 4 см. Ця відстань необхідна для комфортного читання паперів, що підшиті в об'ємні папки з матеріалами.
• У правій частині документа роблять стовпчик, де вказують найменування установи та ПІБ посадової особи, якій адресовано заяву. Крім цього батько школяра, який склав заяву, вказує свої ПІБ.
• Після вступної частини пишеться слово "Заява".
• Далі слідує основний текст. Заява пишеться у довільній формі з докладним викладомвсіх обставин справи.
• Потім батько вказує дату складання заяви у нижній лівій частині документа та ставить свій підпис із розшифровкою у нижній правій частині документа.

Як заповнити заяву для прийому до 1 класу?

Багато навчальних закладів розміщують на своїх сайтах незаповнені зразки та приклади заповнення заяв для прийому дітей на навчання до 1 класу.

Відповідно до норм ст. 9 наказу Міносвіти України від 22.01.2014 N 32, у стандартній заявці на прийом дитини до 1 класу його законні представники зазначають:

1. ПІБ дитини.
2. Відомості про народження дитини.
3. Інформацію про місце проживання дитини та її батьків.
4. Контактні дані батьків чи законних представників.

У вступній частині заяви батьки вказують повну назву навчального закладу, куди вони планують направити свою дитину для навчання. Нижче зазначається дата складання документа. Заява в обов'язковому порядку скріплюється підписом батька (законного представника дитини), який склав його.

Під час розгляду заявки правильність заповнення документа грає важливу роль. Тому батьки, які бажають скласти заяву на ім'я шкільного директора, повинні суворо дотримуватись основних правил його заповнення та чітко описувати суть скарги чи прохання, не допускаючи фактичних чи граматичних помилок.

Ефективний лист-прохання за 5 кроків

Листи-прохання – це невід'ємна, важлива та необхідна частина ділового листування. З одного боку, це тактичні та дипломатичні запити щодо поточних питань, з іншого – інструмент для досягнення певних цілей адресата. Мета будь-якого листа-прохання – спонукати адресата до певних дій, необхідних авторові листа. Як скласти лист-прохання, щоб максимально наблизитися до позитивної відповіді?

Будь-який лист із проханням має складатися з добре продуманого обґрунтування та чіткого викладу прохання. Крім цього, можна використовувати прийоми, що підвищують ефективність листа.

Безкоштовна юридична консультація:

Крок 1. До кого Ви звертаєтесь із проханням?

Звертайтеся до адресата персонально, краще – по імені по батькові:

«Шановний Іване Івановичу!», «Шановний пане Іванов!»

По-перше, Ви висловите свою повагу до адресата, по-друге, прохання, звернене до конкретній людині, Накладає на нього відповідальність за її виконання. Бувають ситуації, коли прохання адресується колективу чи групі осіб. У такому разі також бажано максимально персоналізувати звернення:

«Шановні колеги!», «Шановні менеджери!», «Шановні молодші співробітники!», «Шановні працівники кадрової служби!»

Безкоштовна юридична консультація:

Крок 2. Чому Ви звертаєтесь до мене?

Зробіть комплімент адресату. Роблячи комплімент адресату, Ви відповідаєте на запитання: «Чому Ви звертаєтеся з цим питанням до мене?» Позначте його минулі досягнення чи особисті риси.

«Ви готові завжди вислухати та знайти оптимальний шлях вирішення проблеми практично кожного, хто звернувся до Вас. І, треба віддати Вам належне, Ви допомогли багатьом».

«Ви є провідним експертом у галузі…».

«Ви багатьом допомогли дозволити найскладніші питанняу сфері …".

Безкоштовна юридична консультація:

Цей прийом дозволить адресату поглянути на прохання уважніше і постаратися знайти можливість задовольнити його.

Комплімент доречний, коли йдеться про нестандартні прохання, коли адресата потрібно привернути до себе, коли потрібно звернути увагу на деякі заслуги та якості, які потрібні та важливі для виконання Вашого прохання.

Дуже важливо не переступити межу між компліментом і грубим лестощом. Будьте щирі.

Крок 3. Обґрунтування прохання

Будь-яке прохання потрібно обґрунтувати, чому Ви звертаєтесь саме з цим проханням. Введіть адресата у контекст Вашої проблеми.

Безкоштовна юридична консультація:

На цьому етапі потрібно підібрати три найбільш вагомі для адресата аргументи. Найкраще вибудувати аргументи за схемою: сильний – середній – найсильніший.

Прохання бувають різного рівняскладності, тому адресат який завжди зацікавлений у виконанні чиїхось прохань. Його треба переконати, що виконання прохання несе у собі потенційну вигоду:

Запропонуйте реалізувати привабливу для нього можливість, пов'язану з виконанням Вашого прохання:

«За всіх часів ділові, заповзятливі люди прагнули не лише досягти матеріального успіху, а й залишити свій слід в історії Батьківщини, запам'ятатися добрими справами, завоювати повагу».

« Успішна діяльність будь-якої професійної спільноти – це насамперед розуміння та підтримка з боку дружніх Союзів, участь у спільних заходах та проектах».

« Звичайно ж, Ваша велика мета – це чисте та впорядковане місто для людей».

Безкоштовна юридична консультація:

Або озвучте проблему, яка дуже актуальна саме для Вашого адресата:

«Ви, як мудрий господар міста, напевно, стурбовані безладними прогулянками дітей різного вікуу непридатних для цього місцях, що призводить до почастішання ДТП і зростання дитячої злочинності».

"У ваш відділ почастішали звернення з непрофільних питань, що забирає масу безцінного робочого часу".

Покажіть, як Ваше прохання допоможе реалізувати можливість:

« А сьогодні, коли наша країна робить ставку на молодь, важко знайти потрібнішу, святішу справу, ніж допомога юнакам та дівчатам з неблагополучних сімей. У нашому місті є ті, хто вже надає таку допомогу – під егідою мерії на пожертвування городян діє наш благодійний центр «Спадщина», який навчає важких підлітків народним ремеслам».

Безкоштовна юридична консультація:

«Обладнання спеціалізованих місць для проведення дітей різного віку допоможе знизити рівень дитячої злочинності та звести до мінімуму ДТП за участю дітей».

Опишіть важливість прохання

Коли нема чого запропонувати адресату або в контексті даного прохання це недоречно, то краще ввести адресата в справи. Тут треба описати ситуацію настільки повно, наскільки це потрібно для розуміння актуальності прохання та важливості її виконання. Значення прохання потрібно описати так, щоб «за душу взяло». Якщо прохання не належить до розряду «душощипательных», потрібно показати адресату причинно-наслідкові зв'язку, що дасть виконання адресатом прохання.

«З (дата), згідно з договором про оренду № Х, орендна плата за 1 м 2 складає 20 у.о. в день. Протягом останніх трьох місяців спостерігається спад торгової активності у зв'язку з економічною нестабільністю та соціальними заворушеннями. Середній прибуток від торгівлі становить 10 у. на день, чого не вистачає навіть на оплату оренди. Якщо не вжити заходів, то приватні підприємці будуть змушені закрити свої торгові точки, що може негативно вплинути на Ваші доходи».

Таким чином, Ви повинні дати зрозуміти адресату, що виконання прохання несе у собі перспективу отримання матеріальних чи нематеріальних благ.

Безкоштовна юридична консультація:

Крок 4. Виклад прохання

Коли адресат підготовлений, можна висловлювати прохання. Текст прохання має бути досить лаконічним та гранично ясним. У жодному разі в ньому не повинно бути двозначності чи недомовленості. Наприклад, якщо йдеться про зниження орендної плати, то важливо вказати до якого рівня:

«Просимо Вас зменшити рівень орендної плати до стабілізації положення до 5 у.о. за м 2 на день».

Якщо йдеться про надання послуг, то максимально конкретизуйте прохання, вказуючи бажані дати, цінове питання тощо:

«Для обладнання гончарної майстерні потрібна піч для випалу кераміки – ми просимо Вас допомогти нам у її придбанні. Вартість печі із встановленням становить 998 тис. рублів».

Безкоштовна юридична консультація:

У цьому прикладі не зовсім зрозуміло, яка допомога потрібна від адресата. Краще прохання сформулювати конкретніше: «Просимо Вас допомогти у придбанні печі для випалу кераміки, перерахувавши на розрахунковий рахунок компанії з виробництва та встановлення печей 333 тис. у.о.».

Про що б Ви не просили, адресат повинен точно знати коли, чого, скільки і за якою ціною Ви хочете отримати. Узагальнена прохання найбільш схильна до ризику відмови, т.к. адресат не завжди має час і бажання розбиратися з подробицями. Крім того, Ви ризикуєте отримати не те, чого бажаєте, передаючи ініціативу адресату.

Наприклад, приватні підприємці написали листа з проханням про зниження орендної плати, але не вказали, до якого рівня вони хочуть знизити плату:

"Просимо Вас знизити рівень орендної плати до стабілізації положення".

В результаті вони отримали зниження орендної плати, але незначне (на 1% наявної). Таким чином, їхнє прохання було задоволене, але мало що змінило в положенні ініціаторів листа.

Безкоштовна юридична консультація:

У деяких випадках текст прохання можна виділити жирним шрифтом, щоб він виділявся в тексті, але не зловживайте цим прийомом.

Крок 5. Резюмуйте своє прохання.

Повторіть своє прохання та наголосіть, яку вигоду отримає адресат у разі виконання прохання. Прохання слід дещо змінити. Найкраще підходить побудова пропозиції за схемою: «Якщо Ви виконаєте прохання, то Вам буде щастя».

«Якщо Ви підете нам назустріч і знизите орендну плату на час, доки стабілізується становище в регіоні, то зможете не тільки зберегти понад 150 робочих місць, але й не зазнаєте глобальних збитків через повну відсутність орендної плати».

Але можуть бути й інші варіанти:

Безкоштовна юридична консультація:

«Ви можете бути впевнені, що кожен рубль Ваших благодійних пожертв піде на добру справу і допоможе тим, хто потрапить у складну ситуаціюхлопцям вирости гідними громадянами».

«Ви можете бути впевнені, що кожна дитяча посмішка подарує Вам моральне задоволення від Вашої непростої роботи, а Ваші старання та зусилля – це інвестиція у гідних та щасливих громадян найближчого майбутнього».

Головне, повторити зміст прохання та вигоду від її виконання. Вигода не обов'язково має бути матеріальною. Пам'ятайте, що адресат - людина, і їй не чужі почуття.

«Безмежно просимо Вас, І.І. Іванов, організувати зустріч абітурієнтів із головним менеджером Вашої компанії. Будемо вдячні за сприяння.

З повагою та вдячністю,

Безкоштовна юридична консультація:

Директор центру зайнятості

«Шановний Іване Івановичу!

Ваша компанія вже не перший рік бере участь у Програмі профорієнтації абітурієнтів, допомагаючи їм визначитися з вибором професії.

Ви як менеджер з кадрів зацікавлені у підготовці професіоналів, а ми готові допомогти зі школярів почати готувати майстрів своєї справи. На сьогоднішній день професія менеджера одна з найпоширеніших, але багато абітурієнтів не мають чіткого уявлення про її зміст.

У зв’язку з цим просимо Вас організувати зустріч головного менеджера з абітурієнтами 23 березня о 15.00 на базі Вашої компанії.

Безкоштовна юридична консультація:

Розповівши дітям про секрети професії сьогодні, Ви закладаєте фундамент для підготовки справжніх професіоналів завтра. Можливо, за кілька років саме хтось із них виведе Вашу компанію на новий рівень розвитку.

З повагою та вдячністю,

Директор центру зайнятості

І не забувайте про оформлення листа – це «обличчя» організації. Якщо ініціатором листа-прохання є організація, такий лист оформляють на фірмовому бланку з підписом керівника чи уповноваженої особи. Якщо приватна особа – то достатньо дотримання основних норм розташування елементів листа. Ці деталі юридично та психологічно дуже важливі для адресата та формування правильного іміджу відправника.

Безкоштовна юридична консультація:

Дякую! Дуже дохрдливо! Сподіваюся на резултативність!

Дякую за чудову статтю. Все дуже професійно та зрозуміло

Дякую за чудову допомогу в написанні листа! Ви дуже мені допомогли.

Дякую! Дуже гарна стаття!

Безкоштовна юридична консультація:

На мою чим коротше тим краще.

Дуже Вам дякую, навчили жити в галузі написання листів!

Ну. дуже актуально! Дякую.

Ну дуже актуально! Дякую.

Дякую, дуже доступно написано

Безкоштовна юридична консультація:

Дякую, дуже допомогла інформація.

Карина, на жаль, такого зразка ми не маємо.

Дякую. Дуже хороша стаття. А мені треба написати прохання Міру міста з проханням встановити скульптуру (станкову, висота десь півтора метри) декоративного жанру ФІНАНСИСТУ та встановити біля нашої адміністративної будівлі Мінфіну області у нас наближається ювілей з дня утворення -100 років. Як би це у проханні гарно обіграти? Дякую.

• MasterCard

© Mental Skills При використанні матеріалів

Безкоштовна юридична консультація:

Заява директору школи від батьків – правила оформлення

Чимало батьків з деяких причин стикалися з необхідністю написати скаргу на ім'я директора школи. Подібний документ вважається офіційним та має оформлятися відповідно до встановлених правил. Спочатку слід зрозуміти, в яких ситуаціях варто писати претензію. Оскільки в більшості випадків вирішити спірну ситуацію можна мирним шляхом, не привертаючи додаткової уваги. У той же час, кожен з батьків повинен написати заяву з будь-якого серйозного приводу, що вимагає повідомлення керівника. навчального закладу.

Як правильно написати скаргу директору школи?

Будь-який батько прагне захистити свою дитину від негативних моментів. Але найчастіше саме у школі вони й відбуваються. У більшості ситуацій причинами звернення до директора можуть бути неправомірні дії педагога. У разі перш за все потрібно розібратися особисто з другою стороною конфлікту. Якщо такі дії не дадуть належного результату, тоді слід направити письмову претензію на ім'я директора школи. Насамперед необхідно розібратися з тим, як написати скаргу на вчителя керівництву установи.

У поданому документі потрібно відобразити такі моменти:

• Позначити ваші особисті дані;
• Також обов'язковим моментом вважається вказівка ​​П.І.Б. вчителі, його контактні дані;
• П.І.Б. директора;
• Необхідно озвучити свої претензії щодо вчителя;
• Якщо йдеться про серйозні правопорушення з боку вчителя, тоді слід позначити ваші подальші дії та ваші вимоги;
• Ваш особистий підпис із розшифровкою та дата.

Але все-таки найпоширенішою є скарга директору школи від батьків на учня. У такому разі не варто поспішати звертатися до адміністрації закладу. Потрібно спробувати вирішити конфлікт без залучення додаткових сторін. Якщо ж батьки чи керівник відмовляються співпрацювати, вам залишається лише складати скаргу на такого учня. У ній необхідно вказати П.І.Б. свою дитину та її кривдника, причини конфлікту та ваші вимоги щодо його врегулювання.

Безкоштовна юридична консультація:

Зразок заяви директору школи

Заява обов'язково має бути написана грамотно і включати обов'язкові пункти:

Повна назва освітньої установи, П.І.Б. директора;

• Ваші дані;
• Суть проблеми необхідно подати в аргументованому вигляді;
• Є можливість запропонувати варіанти на вирішення проблемної ситуації;
• Ваш підпис та дата вашого звернення.

Претензія має бути оформлена грамотно та розбірливо на аркуші А4, з використанням офіційного стилю спілкування. Оскільки документ є офіційним, наявність виправлень неприйнятна. Заборонено надавати неправдиву інформацію, а також використовувати некоректні чи образливі вирази.

Колективна скарга від батьків директору школи

Також бувають ситуації, коли діями педагога незадоволені кілька батьків. І тут краще писати колективну скаргу від батьків з ім'ям керівника навчального закладу. Так набагато більше шансів, що вас почують та прислухаються до вашого прохання. Складається вона відповідним стандартним претензією. Єдиними відмінностями будуть:

• Необхідність вказівки особистих даних всіх батьків із їх контактними даними;
• Відомості про інший бік конфлікту (це може бути викладач, учень);
• Під заявою буде проставлено кілька підписів.

Відповідь на скаргу батьків у школі – зразок

Після подання заяви до адміністрації школи, вам доведеться чекати відповіді. Скільки на нього чекати, і в якій формі він буде? За законом, на вашу скаргу зобов'язані відреагувати протягом 3 днів після її реєстрації. Найчастіше відповідь ви отримуєте письмово. Загальноприйнятого зразка відповідного документа немає. Однак є деякі правила, яких необхідно дотримуватись:

Безкоштовна юридична консультація:

• Діловий стиль листування - обов'язкова умовадокумента;
• Претензія пишеться у вільній формі, але з проставлення всіх печаток і підписів;
• У своїй відповіді директор повідомляє про вжиті заходи для вирішення конфлікту та їхньої результативності.

Якщо вирішити конфлікт на місцевому рівні не вдається, то протягом 7 днів директор зобов'язаний передати вашу заяву до іншого відомства, наприклад, до Міністерства освіти. Тривалість розгляду претензії у будь-якому державній установіскладає 30 днів. Після чого ви отримаєте розгорнуту відповідь із позначенням усіх моментів вирішення проблеми.

У дітей шкільного віку нерідко трапляються ситуації, які завжди вдається вирішити без залучення батьків. У разі грамотні дії родича можуть допомогти дитині у складних моментах. Один із таких кроків буде складання скарги на ім'я керівника або в інші інстанції.

Лист-прохання

Лист-прохання – один із найпоширеніших варіантів ділової кореспонденції. Серед підприємців такі листи використовуються тоді, коли представники однієї організації звертаються до іншої з проханням про якусь послугу. Такі послання можуть застосовуватися в різних ситуаціях, наприклад, при потребі отримати відомості про продукцію, побачити зразки товару, зустріти відрядження, узгодити якісь дії і т.п.

Правила складання листа-прохання

Пропонуємо до вашої уваги для завантаження загальний шаблон такого документа:

Лист-прохання зі зрозумілих причин немає стандартного зразка, але, попри це є формою офіційного документа. Саме тому при його складанні слід дотримуватись певних норм, встановлених правилами діловодства та ділової етики. Перш ніж перейти безпосередньо до основних правил його складання, слід зазначити, що воно може бути адресоване як групі осіб (наприклад, менеджерам, співробітникам бухгалтерського відділу, юристам тощо), так і якомусь конкретному адресату.

Як і будь-який інший документ, цей лист повинен містити вступну частину, а саме:

• відомості про підприємство-відправника, що висловлює прохання та компанії, до якої вона адресована;
• причину звернення («через затримку», «у зв'язку з отриманням», «виходячи з результатів» тощо);
• посилання на підставу («на підставі усної домовленості», «на підставі проведених переговорів», «на підставі телефонної розмови» тощо);
• мета звернення («для вирішення питання», «щоб уникнути конфлікту», «з метою усунення порушень» тощо).

Далі слідує основна частина, що стосується безпосередньо прохання. Вона має бути висловлена ​​з використанням будь-якої похідної форми від дієслова «просити» («просимо вас», «звертаємося з проханням» тощо), а оскільки таке послання, у будь-якому випадку – клопотання про якусь послугу, воно має бути написано у поважній манері. Добре, якщо прохання буде випереджено висловлюванням компліменту («знаючи ваші великі можливості», «захоплюючись вашими організаторськими талантами» тощо).

Якщо листі міститься відразу кілька прохань, їх потрібно вказати окремими пунктами чи абзацами.

Негласні правила листування між організаціями свідчать, що на багатоступінчасте прохання може бути надіслано також одним посланням, з окремими коментарями по кожному пункту. Слід зазначити, що такий вид листування зменшує обсяги документообігу і, отже, скорочує час на прочитання та обробку подібних листів.

Якщо лист має на увазі отримання відповіді у визначений термін, це необхідно максимально коректно позначити у тексті послання.

Відправляють та одержують листи, як правило, секретарі організації (у великих компаніях цим займаються цілі відділи). Після складання чи прочитання вони передають їх ознайомлення керівнику підприємства. Винятки становлять послання, з позначкою «конфіденційно» чи «особисто до рук» - такі листи передаються безпосередньо адресату.

Інструкція зі складання листа-прохання

Оскільки це послання є частиною корпоративної кореспонденції, то спочатку треба вказати автора, саме: найменування компанії-відправника, її фактичну адресу і телефон зв'язку. Потім потрібно внести дані про адресаті: назва підприємства і конкретного одержувача. Далі посередині рядка можна відразу позначити, що це лист-прохання (але це необов'язково).

Наступна частина листа стосується безпосередньо прохання. Попередньо, бажано її обґрунтувати і вже потім висловлювати саму суть прохання. На завершення листа потрібно підписати (краще, якщо це зробить керівник компанії або уповноважена, довірена особа), а також поставити дату створення документа.

Як надіслати лист

Лист можна отруїти електронною поштою або через факс – це швидко та зручно, проте консервативне відправлення через Пошту Росії дозволить солідно та привабливо оформити лист. Наприклад, висловити прохання можна письмово від руки гарним каліграфічним почерком або роздрукувати текст на хорошому, дорогому папері.

Увага до подібних дрібниць дасть зрозуміти адресату, наскільки шанобливо ставиться до нього опонент, а також вкотре наголосить на значущості прохання. Єдине, що слід пам'ятати – листи через звичайну пошту йдуть довго, тож послання потрібно надсилати заздалегідь, щоб документ вчасно було доставлено одержувачу.

Після надсилання листа

Це послання, як будь-який інший документ, має бути зареєстровано в журналі вихідної документації. Так само одержувач листа реєструє прихід кореспонденції. У разі непорозумінь, що трапляються у ділових відносинах, фіксація факту відправлення та отримання листів допоможе швидко розібратися у ситуації.

Приклади складання листів-прохань із поясненнями

Отже, ми усвідомили, що лист-прохання є листом, в якому міститься прохання до одержувача. Мета тексту – спонукати одержувача виконати дію, вигідну відправнику. У листі має бути сформульоване прохання, обґрунтування його. Бажано сформулювати прохання так, щоб довести, чому одержувачу має бути вигідно виконати прохання. Відправник має не просто знати правила складання тексту, а й враховувати психологічні нюанси. Далі розглянемо конкретні шаблони приклади залежно від ситуації.

Лист-прохання про виділення коштів

Лист складається у тому випадку, якщо потрібно досягти виділення коштів від держави, спонсорів, фізичних осіб.

Від НКО «Допомога пенсіонерам»

Депутату Законодавчих зборів

Здрастуйте, Іване Івановичу. Я представник некомерційної організації«Допомога пенсіонерів». Ми займаємося наданням допомоги одиноким пенсіонерам: приносимо продукти, допомагаємо у прибиранні та ремонті.

Наша організація існує вже 5 років. Раніше з фінансуванням діяльності ми справлялися самі, проте, у зв'язку з розширенням НКО, коштів не вистачало. Гроші нам потрібні на оренду приміщення, виплату зарплат працівникам, купівлю обладнання.

На нещодавніх зборах Уряду президент згадав про складне становище пенсіонерів, зауважив, що ситуацію треба терміново міняти. У зв'язку з цим прошу у васрублів на потреби НКО «Допомога пенсіонерів».

З повагою Петрова А. А.

Наведений вище текст складений за всіма правилами. В ньому є:

• Найменування НКО та пояснення її діяльності.
• Прохання про гроші, пояснення їхньої необхідності (гроші потрібні на оренду та зарплати).
• Згадка про Президента. Потрібно для обґрунтування вигоди спонсорування для чиновника. У чому зацікавлений депутат? У кар'єрному зростанні. Допомога організації допоможе досягти цієї мети.

Також зазначено конкретну суму коштів, якої потребує комерційна організація.

Лист-прохання про постачання товару

Лист зазвичай надсилається партнерам компанії. У тексті бажано обґрунтувати взаємну вигоду обох компаній.

Начальнику компанії «ААА»

Від керівника компанії «БББ»

Здрастуйте, Іване Івановичу. Ми бажаємо замовити у вашій компанії комплект продукції (уточнити). Вашим товаром ми зацікавились на регіональній виставці.

Якщо ви згодні, просимо повідомити умови поставки та зручні для вас терміни. Гарантуємо своєчасну оплату. Сподіваємось, це стане початком взаємовигідного співробітництва.

Наші контакти: (уточнити).

З повагою, Борисе Борисовичу.

Лист-прохання про надання знижки

Зазвичай такі тексти надсилаються постачальникам компанії. Наприклад, організація організовує виставки. У неї є постачальник – друкарня, яка постачає брошури, стенди, буклети та інше. Вартість послуг досить висока. Настала криза, і компанії стало складно оплачувати товари друкарні. Це може стати привід для того, щоб попросити знижку.

Начальнику компанії «Схід»

Від керівника компанії «Захід»

Здрастуйте, Іване Іванов. Наша організація торкнулася фінансової кризи. Кількість укладених договорів із нами скоротилася на 20%. На жаль, криза торкнулася не лише нас, а й наших клієнтів. Люди не можуть платити за наші послуги у тому ж обсязі, що й раніше. Тому ми надали знижку на квитки у розмірі 25%.

У зв'язку зі складною фінансовою ситуацією, наша компанія просить вас про знижку в розмірі 15% на півроку співробітництва, що залишилися, за договором.

Ми надіслали листи з проханням про знижку всім нашим постачальникам. Якщо 20% наших партнерів надасть нам вигідні умови, наша компанія встоїть у складний часі не закриється. Нам уже надали знижку орендодавці та телефонна компанія.

З повагою Борис Петров.

У листі є такі важливі пункти:

• Пояснення потреби знижки.
• Вказує точний розмір знижки, термінів.
• Непряма вказівка, якщо друкарня не надасть знижку, компанія розірве контракт.

Текст потрібно скласти так, щоб листа дочитали до кінця і погодилися на запропоновані умови.

Лист-прохання про зниження орендної плати

Орендна плата "з'їдає" бюджети більшості організації. Її зменшення дозволяє компанії протриматися на плаву у складний час. Лист слід надсилати орендодавцю.

Начальнику компанії «Плюс»

Від керівника компанії «Мінус»

Здрастуйте, Петре Петровичу. Нашу компанію торкнулася фінансової кризи. Купівельна спроможність споживачів зменшилася, доходи бізнесу зменшились. У зв'язку з цим просимо знизити орендну плату на 10%.

За весь час нашої співпраці ми жодного разу не затримували виплати. Сподіваємося, що ви підете нам на поступки, і ми збережемо наші ділові стосунки. Ми гарантуємо своєчасну оплату оренди, незважаючи на тяжкі фінансові умови.

З повагою, Іване Івановичу.

У листі важливо згадати те, що раніше компанія виконувала свої зобов'язання повною мірою. Орендодавець має бути впевненим у тому, що орендодавець і надалі здійснюватиме виплати. Одержувач також повинен розуміти, що якщо він не погодиться на запропоновані умови, орендар відмовиться від послуг.

Лист-прохання про оплату заборгованості

Заборгованості часто виникають при взаємодії між компаніями. Якщо організація налаштована на подальшу співпрацю з контрагентом, у якого утворився борг, надсилається лист-прохання.

Шановний Іване Івановичу, просимо вас погасити заборгованість перед нашою компанією в розмірі рублів. Весь цей час ми продовжували співпрацю з вами, сподіваючись на продовження ділових відносин. Однак зараз ми змушені призупинити надання послуг через відсутність виплат.

Сума вашого боргу складає рублів. Просимо сплатити його до 1 березня 2017 року. Якщо заборгованість не буде погашена, ми будемо змушені вирішувати питання у судовому порядку.

З повагою, Петре Петровичу.

У листі обов'язково слід зазначити такі пункти:

• Точна сума боргу.
• Дата, до якої необхідно виплатити заборгованість.
• Заходи, які прийме компанія, якщо виплат не надійде.

У тексті можна згадати про тривалу успішну співпрацю з організацією. Це має бути саме прохання, а не вимога. Вимога складається з іншого шаблону.

Лист-прохання про відстрочку платежу постачальнику

Організація поставила компанії партію продукції, проте її не сплатила. Утворився борг, але дебітора немає коштів на оплату. У цьому випадку є сенс складати лист-прохання про відстрочку.

Начальнику компанії «Де гроші»

Від керівника компанії «Гроші ось-ось будуть»

Шановний Петре Петровичу, ми не сплатили борг у розмірі рублів. Від своєї заборгованості ми не ухиляємося, проте зараз виплати повному обсязізробити не можемо у зв'язку з тяжким фінансовим станом.

Протягом 2 років ми підтримували успішні ділові відносини з вами, не зривали термінів виплат. Сьогодні ми просимо про розстрочення платежу. Наша компанія готова сплатити заборгованість у два етапи:

• карбованців ми внесемо до 1 березня 2017 року.
• карбованців буде внесено до 1 квітня 2017 року.

Обіцяємо вам своєчасне внесення платежів. Дякую за розуміння.

З повагою, Іване Івановичу.

Лист-прохання сплатити за іншу організацію

Заборгованість підприємства може бути виплачена іншою організацією. Зрозуміло, юридична особане оплачуватиме частки просто так. Зазвичай лист-прохання надсилається боржнику компанії або іншій особі, яка має зобов'язання перед компанією.

Начальнику компанії «Гроші ось-ось будуть»

Від керівника компанії «Де гроші»

Шановний Іване Івановичу, у вас існує борг перед нашою компанією в розмірі рублів. У нашої організації також виник борг перед іншою компанією в розмірі рублів. Просимо вас оплатити нашу заборгованість перед кредитором у розмірі рублів. Натомість ми надамо вам розстрочку на залишок боргу, про який ви просили раніше. Дякую за розуміння.

З повагою, Петре Петровичу.

Лист-прохання про сприяння у вирішенні питання

Перед будь-якими компаніями можуть постати складні проблеми, з якими неможливо розібратися без сторонньої допомоги. Лист-прохання про сприяння може надсилатися за необхідності, наприклад, проведення заходів. Прохання вирушає до комерційних організацій, державних структур.

Директору компанії «ААА»

Від громадської організації

Шановний Борисе Борисовичу, я є представником громадської організації «Даримо добро». Ми займаємося організацією та проведенням свят для дітей із притулку.

Ми просимо вас про допомогу в організації постачання харчування на свято. Зрозуміло, що на заході ми згадаємо вас і вашу компанію. На святі будуть присутні представники законодавчих зборів, громадськості.

Зв'язатися з нами Ви можете за телефоном ХХХ

З повагою, Іване Івановичу.

Об'єднаємо всі правила складання листа-прохання. Спершу треба представитися, розповісти про свою діяльність. Але вступна частина не має бути затягнута. Наша мета – спонукати отримувача прочитати листа. Якщо текст буде надто довгим, одержувач навряд чи дочитає його до кінця. Потім слід приступити до викладу свого прохання. Обов'язковою є точність: вказівка ​​термінів, суми коштів. Важливо зрозуміти, що одержувач має відчути свою вигоду. А тому в листі слід зазначити, чому організації буде вигідно виконати прохання. На завершення потрібно ввічливо і без запобігання попрощатися.

Допоможіть будь ласка грамотно написати листа чиновнику про відновлення на роботі

У діловому документообігу формат листа-прохання використовується дуже часто, коли виникає потреба отримати згоду другої сторони чи певну послугу від неї. Готові зразки та приклади по різним ситуаціям, а також правила складання подібних листів ви знайдете у цій статті.

Традиція та правила складання листа-прохання склалися виключно у практичному документообігу – тобто. на законодавчому рівні не затверджено жодних бланків чи інструкцій. Тим не менш, у загальному виглядіслід дотримуватися такої структури:

1. Як завжди, спочатку заповнюється «шапка», в якій вказується повна назва організації-відправника з відповідними контактними даними, а також ім'я конкретного співробітника (зазвичай директора компанії) та назва організації-отримувача.
2. Далі слідує сам текст, який складається з опису ситуації та обґрунтування прохання. Текст має бути по можливості коротким – зазвичай достатньо 1-2 абзаців. Важливо конкретно та однозначно викласти своє прохання, щоб співрозмовник добре розумів суть вашого звернення.
3. Потім слідує підпис, розшифровка підпису і дата складання.

Таким чином, оформляється воно за стандартним для таких документів варіантом – бланк наводиться нижче.

Готовий зразок можна використовувати з прикладу такого.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Рішення вказувати чи не вказувати назву документа (тобто прописати посередині «Лист-прохання») приймає сам відправник. Як правило, це необхідно в тих випадках, якщо доречно підкреслити характер документа та мету, яку одна компанія намагається досягти від іншої.

Оскільки в даному випадку йдеться про те, що одна компанія розраховує на деяку послугу або навіть поступку з боку свого партнера, зрозуміло, до написання листа, його оформлення і навіть відправлення слід поставитися дуже серйозно. Враження може зробити будь-яка деталь, тому краще врахувати навіть нюанси, що малозначають на перший погляд:

1. Насамперед, краще відправити його за допомогою фізичної пошти – звичайної Пошти Росії чи ще краще приватної організації, яка доставляє кореспонденцію від дверей до дверей та набагато швидше. Повідомлення в електронному вигляді або тим більше передане за допомогою факсу часто сприймається безлико, як спам.
2. До того ж фізичний спосіб оформлення документа (тобто як звичайне поштове відправлення) дозволяє справити сприятливе враження за рахунок дорожчого паперу, конверта, марки та інших засобів оформлення.
3. Для написання тексту завжди вибирається фірмовий бланк – це дозволяє надати прохання більше офіційності.
4. У тексті краще уникати очевидних канцеляризмів – тобто. стійких слівта виразів, які прийнято використовувати у діловому середовищі. Вони буквально «сушать» оповідання і справляють загалом негативне враження. Їх легко замінити оригінальнішими варіантами – наприклад, «Прошу Вас розглянути» на «Сподіваюся на Ваше розуміння та сприяння у вирішенні цього питання».
5. Нарешті, варто загалом дотримуватися традицій ділового листування, тобто. текст переважно пишеться у офіційно-діловому стилі. Ліричних відступів, занадто складних синтаксичних конструкцій, двояких (за змістом) фраз не повинно бути. Слід потурбуватися про те, щоб співрозмовнику було легко сприймати повідомлення – як у плані розуміння, і психологічно.

ПОРАДА. Якщо є можливість написати текст від руки, то краще скористатися саме таким способом. Рукописний лист дозволяє виділити його на тлі всіх інших. Однак краще довірити написання фахівця, який володіє прийомами каліграфії.

Різновиди

Залежно від конкретної ситуації існують варіанти листів. Здебільшого прохання стосуються фінансових питань – наприклад, надання знижки, зниження оплати за послугу чи відстрочення. Менша частина листів-прохань присвячена сприянню у вирішенні будь-яких інших питань. Найбільш поширені випадки та готові приклади листів розглянуті далі.

Про виділення коштів

Прохання про виділення грошей навіть на благодійну мету – досить серйозний запит. Тому при складанні важливо гранично конкретно описати ситуацію і до того ж зрозуміло вказати, на що саме потрібні гроші, і чому їх неможливо взяти з іншого джерела.

Під час упорядкування можна взяти за основу такий зразок.

Від НКО «Райдуга»

Депутату Законодавчих Зборів

м. Санкт-Петербурга Мілошникову І.М.

Шановний Ілля Миколайович! Вас вітає директор некомерційної організації Веселка». Наша організація була заснована в 2012 році і протягом усіх цих років безперервно займається наданням фінансової допомоги дітям, які страждають на гострі форми лейкемії. Основний напрямок нашої діяльності – закупівля відповідних лікарських засобівта проведення складних операцій.

Усі ці роки основним джерелом фінансування нашої діяльності було підприємство ТОВ «…». Однак у квітні поточного 2017 року обсяги фінансування різко скоротилися, і зараз ми не можемо здійснювати благодійні акції в тому ж обсязі.

За нашими даними, щорічний бюджет фонду з урахуванням приватних пожертв повинен становити 10 млн руб. Таким чином, у зв'язку із припиненням фінансування необхідно покрити різницю у сумі 8 млн руб. щороку. Ми сподіваємося на ваше сприяння, оскільки знайти спонсорів зараз неможливо.

З повагою, Cветозаров В.К.

Про постачання товару

Тут важливо продемонструвати свою зацікавленість та бажання співпрацювати. Тому потрібно знайти правильні слова, щоб співрозмовник перейнявся довірою та прийняв відповідне рішення. За основу можна взяти такий взірець.

Генеральному директору ТОВ «…»

Некрасову Н.К.

Від директора компанії ТОВ «…»

Єлізарова В.М.

Вітаю Вас, Миколо Костянтиновичу! На регіональній виставці з сільському господарству, Яка проходила у травні цього року, наша компанія зацікавилася зразками техніки та обладнання, які були запропоновані з вашого боку.

Ми хотіли б почати співпрацю з Вами з поставки пробної партії товару ( повний списокдодаємо окремим документом до цього листа). Гарантуємо своєчасне проведення платежів за товари та послуги. Висловлюємо надію на тривалу та взаємовигідну співпрацю.

Наші контактні дані:

З повагою Єлізаров В.М.

Про надання знижки

В даний час це досить поширений тип, оскільки економічні умови за багатьма показниками погіршилися. Як показує досвід, переконати контрагента у наданні знижки виходить. Особливо добре в таких випадках:

• якщо компанії співпрацюють досить давно, наприклад більше року;
• якщо купується одразу велика кількість товару.

Генеральному директору

ТОВ «Авантаж» Філіппову Г.В.

Від директора ТОВ «Верес»

Александрова К.М.

Здрастуйте, Геннадію Вікторовичу. Ми раді відзначити той факт, що наші компанії співпрацюють уже понад 2 роки. Висловлюємо Вам вдячність за незмінно висока якістьваших послуг, а також за сприяння у вирішенні низки поточних питань.

Вважаємо, для Вас не секрет, що за останній рік економічна ситуація у нашій ринковій ніші значно погіршилася. На жаль, зараз ми відчуваємо певну нестачу доходів, що пов'язано зі зниженням квартального прибутку.

У зв'язку з цими обставинами Ми сподіваємося на Ваше розуміння та згоду у наданні знижки у розмірі 10% на послуги, які будуть надані у наступному 2018 році. Зрозуміло, що такий захід має тимчасовий характер, і ми налаштовані на повноцінне співробітництво на взаємовигідних умовах у разі стабілізації економічної ситуації.

З повагою, Олександров К.М.

Про зниження орендної плати

У цьому випадку обґрунтування свого прохання у листі буде приблизно таким самим, як було розглянуто у попередньому прикладі.

Генеральному директору

ТОВ «Авантаж» Філіппову Г.В.

Від директора ТОВ «Верес»

Александрова К.М.

Здрастуйте, Геннадію Вікторовичу. У фінансовому році, що завершився в 2016 році, наша компанія зазнала збитків, які перевищили очікувані на 10%. Вимушені констатувати, що нашу компанію торкнулася фінансова криза. Це виявляється у зниження клієнтського потоку на 15-20% власників.

У зв'язку з цим ми сподіваємось на Вашу згоду надати знижку на орендну плату на 10%. Звертаю увагу, що ми є досить великими орендарями і водночас за весь час нашої п'ятирічної співпраці не допустили жодної затримки платежу, а також заповнювали інші умови договору. Ми виходимо з того, цей захід тимчасовий, тому готові продовжувати вносити плату в повному обсязі, як тільки ситуація на ринку стабілізується.

З повагою, Олександров К.М.

Про відстрочку платежу

В даному випадку важливо визнати, що ви справді не здійснили оплату вчасно та докладно пояснити причину. Зрозуміло, потрібно точно вказати термін погашення всієї суми.

Директору ТОВ «Вантажодар»

Вакулову Н.Ю.

Від директора ТОВ «Параболія»

Аксакова Т.Г.

Здрастуйте, шановний Миколо Юрійовичу. У вересні 2017 року ми не внесли чергову за ваші послуги в сумі 100 000 руб. Про неможливість здійснення платежу ми офіційно повідомляли вас протягом місяця. Наразі пояснюємо, що компанія знайшла кошти на виплату. Ми просимо вас надати розстрочку на два місяці: жовтень та листопад (по 50000 рублів).

Від своїх фінансових зобов'язань та заборгованості ми не ухиляємось і звертаємо вашу увагу на те, що за всі 3 роки нашої співпраці ми жодного разу не порушували договору. Сподіваємось на Ваше розуміння та розраховуємо на подальшу взаємовигідну співпрацю.

З повагою Аксаков Т.Г.

Прохання сплатити за іншу компанію

Такі прохання можуть виникнути у випадках, коли одна компанія візьметься за виконання фінансових зобов'язань іншої фірми на певних умовах. Як приклад можна використати такий шаблон.

ІП Дякую А.К.

від ІП Ініна А.А.

Здрастуйте, шановний Анатолію Костянтиновичу. Як відомо, у вас існує заборгованість переді мною в сумі 100000 руб. За минулий фінансовий рік у мене з'явився борг перед 3 компанії в сумі 50000 руб. Пропоную вам сплатити мою заборгованість у повному обсязі. Зі свого боку гарантую надання розстрочки на весь залишок вашого боргу на 6 місяців.

16квіт

Доброго дня! У цій статті ми розповімо про ділові листи.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

1. Чому ділове листування не втратило своєї актуальності;
2. Які бувають ділові листи і як вони оформлюються;
3. Як правильно написати діловий лист.

Зараз за нашими вікнами – час високих технологій та інтернету. Але ділове листування не втратило своєї важливості та актуальності, просто перейшло на інші носії. Чому ділові листи важливо вміти складати та оформлювати, поговоримо сьогодні.

Навіщо потрібне ділове листування

Насамперед, це можливість обмінюватися думками, пропозиціями та думками зі співробітниками чи партнерами з бізнесу. За допомогою листування висловлюють претензії, прохання, з'ясовують непорозуміння між компаніями.

Ділове листування є одним з різновидів офіційним.

Відмінності ділових листів від інших

Основні відмінності полягають у наступному:

• Стилістика викладу;
• Лексика, яка не допускає яскравого вираження емоцій;
• Оформляється на офіційному бланку компанії;
• Шрифт не надто дрібний, але й не великий, однак однаковий по всьому тексту;
• Рідко займають обсяг понад 1 сторінку;
• Наявність суворої службової субординації.

Види ділових листів

Усі ділові листи можна умовно поділити кілька груп. Ми зупинимося докладніше на кожній та дамо коротку характеристику.

Листи, відповідати на які не потрібно.

• Гарантійний лист;
• Супровідний;
• інформаційне;
• Лист-попередження;
• Лист-нагадування.

Листи, на які потрібна відповідь.

• Звернення;
• Пропозиція;
• Запит;
• Вимога;
• Прохання.

Некомерційні листи.

• Лист запрошення;
• Листи з вираженням співчуття;
• Листи з подякою;
• Листи з інформуванням про щось;
• Листи, які містять рекомендації;
• Гарантійні листи;
• Листи, що підтверджують, що товар отримано, послуга надана тощо;
• Листи з привітаннями з різних приводів;
• Лист-прохання;
• Листи з інструкціями;
• Супровідні листи.

Листи комерційної спрямованості.

Зазвичай їх використовують перед укладанням угоди, а також під час дії договору.

До них відносяться:

• Листи з відповідями на запити;
• Безпосередньо запит;
• - Лист, в якому пропонується здійснити угоду або укласти договір;
• Претензія;
• Нагадування;
• Лист, у якому міститься попередження про припинення домовленостей або необхідність виконання зобов'язань тощо.

Якщо говорити про класифікацію за структурою, то буває 2 види ділових листів:

• Що містять текст автора та написані у вільній формі;
• Складені за суворим зразком.

За адресатами.

• Циркуляр – лист, який надсилається кільком адресатам;
• Звичайне – вирушає одному адресату від імені однієї людини;
• Колективне – відправляється одному адресату, але з кількох осіб.

Також листи поділяють за формою, в якій вони були надіслані:

• Надіслані у вигляді факсового повідомлення;
• Надіслані електронною поштою;
• Ті, що відправлені у звичайних конвертах.

Є види листів, які з етичних міркувань мають бути написані від руки, а чи не надруковані. Це стосується співчуттів та привітань.

Секрети правильного оформлення

Текст листа поділяється на вступну, основну частину та заключну. Вони одне з одним пов'язані логічно. До складу вступної частини включають ті обставини, які спричинили створення листи, а основна частина є саме зміст. У заключній частині підбиваються підсумки, які висловлюють прохання, відмову та інше.

Взагалі, ділове листуванняз усією відповідальністю можна назвати мистецтвом, тому що вести її правильно, з дотриманням усіх вимог потрібно вчитися. Адже найчастіше ми думаємо лише про те, щоб інформація була викладена чітко, а про те, що листа можна вважати особою компанії, забуваємо.

Стилістика.

Кожен лист витримується у строгому діловому стилі, використовуються засоби промови, характерні для офіційних документів.

Вимоги до викладу інформації.

Вся інформація, що міститься у листі, викладається так:

• Адресно, призначається конкретній особі;
• На дату написання вся інформація має бути актуальною;
• Достовірно;
• Неупереджено;
• Аргументовано;
• Максимально повно, щоб ґрунтуючись на ній можна було прийняти рішення.

бланк.

Насамперед лист оформляють на бланку, який є фірмовим.

• Для написання ділового листа використовують листи формату А4;
• Ліве поле бланка має бути не менше ніж 3 см, оскільки через якийсь час вони будуть відправлені в підшивку;
• Вказується назва компанії, юридична та фактична її адреса, адреса електронної пошти;
• Краще використовувати стандартний шрифт Times New Roman, розміру 12. Він є оптимальним і добре сприймається під час читання;
• Дозволяється оформлення ділових листів без використання фірмового бланка, тоді потрібно інформацію із бланку все-таки навести.

Якщо у листі йде мовао великих угодах, пов'язаних з фінансами або конфіденційна інформація іншого характеру, надсилати такі листи факсом або в електронному вигляді не рекомендується. Краще по-старому, у звичайному паперовому конверті.

нумерація.

Якщо лист складається з кількох сторінок, то їх нумерують, починаючи з другої. Номери проставляються нагорі посередині арабськими цифрами. Жодних точок поруч із номером не ставлять.

Розподіл на частини.

Під цим мається на увазі поділ листа на абзаци. Текст не повинен йти суцільним потоком, так він просто не сприйматиметься. Завдяки поділу на абзаци видно, де закінчується одна думка та починається інша.

Наявність виправлень.

Виправлень та друкарських помилок, а також підчисток допускати небажано. Лист має бути складений грамотно, а текст надрукований через інтервал 1,5 - 2.

Використовувані реквізити.

Ми вкажемо лише основні, тому що вже коротко говорили про них трохи раніше:

• Якщо підприємство державне – використовується Герб РФ. Розташовується він у середині офіційного бланка;
• Назва компанії повністю;
• Номери факсу та телефону;
• Номер банківського рахунку;
• Адресат – причому назву компанії-адресата використовують у називному відмінку, для вказівки посади та прізвища одержувача використовуйте дальний відмінок;
• Якщо адресат має вчений ступінь чи звання, вкажіть його перед прізвищем людини;
• Будь-який реквізит пишуть з нового рядка і з великої літери.

Діловий лист після проведеної зустрічі

Ви провели ділову зустріч, намітилася якась перспектива для . Як відобразити це у листі, обговоримо далі.

1. Насамперед, на початку листа зішліться на число та час вашого спілкування з потенційним партнером, навіть якщо з моменту зустрічі минуло кілька днів.
2. Уникайте помилок або надто складних фраз: складіть листа коротко і чітко, але так, щоб у одержувача було бажання його прочитати.
3. Згадайте, про що йшлося. Наприклад: " Ми обговорювали, скільки коштуватиме ваза у венеціанському стилі».
4. Зробіть так, щоб отримувач листа висловив своє ставлення до теми зустрічі.
5. Вкажіть час, коли ви можете спілкуватися по телефону або зустрітися особисто.
6. Донесіть до одержувача, що чекаєте на співпрацю з ним: « Сподіваюся на подальші ділові відносини з Вами«.
7. Завершіть лист наступною чи подібною фразою: « З найкращими побажаннями до Вас..».

Електронні ділові листи

Не можна залишити поза увагою вимоги до їх оформлення, оскільки зараз дедалі більше оформляються листи в електронному вигляді, ніж у паперовому. Все-таки 21 століття надворі.

Підготувати електронний діловий лист великої праці не складає, вимоги щодо оформлення ідентичні традиційним листам. Єдине, у такого листа завжди має бути заголовок (або тема листа), щоб він просто не загубився в потоці документації.

Крім того, коли на такий лист відповідають, тематику листа краще не змінювати, то ви швидше зрозумієте, про що йдеться, якщо електронних листів отримуєте багато.

Також не варто використовувати при оформленні додатків до таких листів суперсучасне ПЗ, далеко не факт, що таке є у вашого адресата. Якщо його немає, листа просто не відкриється.

Не використовуйте смайлики, коли пишете ділового листа в електронному вигляді. Технології - це добре, але при написанні дотримуйтесь ділової мови.

У які терміни слід відповісти на лист

Якщо лист відноситься до категорії вимагають відповіді, то коли відповідати залежить від інформації, що міститься в листі:

• Якщо ви отримали запит, у найближчі три дні з моменту одержання підтвердьте, що його отримано. А остаточну відповідь можна дати протягом місяця;
• Якщо мова про співчуття, його можна направити у десятиденний термін після того, як сумна подія сталася;
• Надіслати вітання допустимо протягом 8 днів з того моменту, як ви дізналися про урочисту дату;
• Якщо говорити про загальні правила гарного тону, то відповідати на листи краще за семиденний термін.

Як написати діловий лист: простою мовою про складне

Розрізняйте діловий лист та особисте листування. Ми вже не раз сьогодні говорили про те, в чому полягають ці відмінності, не треба про них забувати. А зараз розглянемо складання листа поетапно.

1 етап. Вказуємо адресата.

У правому верхньому кутку бланка пишемо прізвище, ініціали та посаду того, кому адресуємо листа. Якщо адресатом є організація, вказуємо її юридичну адресу.

2 етап. Звернення.

Розміщуємо його у середині бланка. Воно здійснюється у поважній формі, без скорочень та помарок.

приклад: Шановна (ім'я, по батькові)!Також звернення до адресата може здійснювати із зазначенням його посади. Але коли ви звертаєтеся до людини на ім'я, це знижує психологічну напругу, вказує на те, що ділові відносини стабільні та встановлені.

3 етап. Виклад мети.

Поясніть мету листа, його суть та головні думки. Ця частина є основною. Пишіть, що хочете сказати, яка причина звернення. Але не забувайте про офіційну та нейтральну стилістику.

4 етап. Внесення пропозицій, рекомендацій.

Майже будь-який діловий лист має на увазі, що адресат на нього відреагує. Цього не вимагають лише листи інформаційного характеру. Тому не просто описуйте проблему, а й пропонуйте, як її можна вирішити.

Якщо ви звертаєтеся зі скаргою, просіть вжити певних заходів, якщо ж пропонуєте співпрацювати, розкажіть, які варіанти є.

Говорячи простіше, той, хто отримає лист, повинен бачити, що від нього не просто чогось хочуть, а й зрозуміти, як це може бути здійснено.

Як закінчити діловий лист

Діловий лист має бути написаний ідеально. Якщо правил написання не дотримуватиметься, це може негативно вплинути на репутацію компанії в цілому. Тому ми пропонуємо зараз докладніше зупинитись на оформленні заключної частини ділового листа.

Наприкінці листа підсумуйте всього того, про що говорили раніше. Але розтягувати висновки на 10 пропозицій не варто, таки у ділових листах цінується стислість і лаконічність. Краще обмежтеся простими фразами.

В основу кінцівки поставимо 2 показники: вона має бути максимально ввічливою та коректною. Варіанти, як її збудувати, існують різні.

Наведемо кілька прикладів:

• Подякуйте за увагу чи допомогу: Дякуємо Вам! (Дозвольте Вам подякувати…);
• Висловіть сподівання на майбутнє: Сподіваємось на взаємовигідну співпрацю (Сподіваємося на отримання відповіді найближчим часом…);
• Можна побудувати фразу із запевненням адресата у чомусь: Були б раді співпраці з Вами;
• Висловіть прохання: Просимо Вас повідомити про результати;
• Вибачтеся за завдані незручності: Перепрошую за непередбачену затримку оплати матеріалу.

Як попрощатися з адресатом

Незважаючи на те, що листування офіційне, попрощатися можна по-різному.

Наведемо кілька варіантів:

• З повагою до Вас…;
• З побажанням успіхів...;
• З найкращими побажаннями…

Ставимо підпис правильно.

Коли підписуєте листа, вказуйте свою посаду, ім'я та прізвище. Якщо ви сумніваєтеся в доречності фрази типу: « Щиро Ваш" -просто не використовуйте її.

Можете в підписі вказати ваші контакти, додатковий телефон або електронну адресу, таким чином ви демонструєте одержувачу, що готові спілкуватися з ним і співпрацювати.

У наступній частині нашої статті хотілося б поговорити про ділові листи англійською мовою.

Ділові листи англійською мовою

Регламентованої форми складання таких листів немає. Все залежатиме від того, яка мета листа і хто його адресат. Наведемо тут короткі рекомендації для складання.

Дата написання.

Якщо пишемо у США, то у вказівці дати на перше місце ставимо місяць, потім число і лише потім рік. Якщо у Велику Британію – дата проставляється як у РФ. При цьому місяць пишіть літерами, уникайте плутанини.

Реквізити отримувача.

• Якщо пишіть чоловікові, звертайтеся так: Mr (вкажіть прізвище);
• Якщо жінці, яка одружена: Mrs (вкажіть прізвище);
• Незаміжня жінка: Miss (вкажіть прізвище);
• Якщо не знаєте статус жінки: Ms (вкажіть прізвище).

Вказівка ​​адреси.

Порядок протилежний прийнятому в РФ: офіс, номер будинку, назва вулиці, індекс, назва штату (якщо пишемо в США), назва графства та назва країни (якщо пишемо до Великобританії).

Як звернутися до отримувача.

Стандартні звернення:

• Dear Madam;
• Dear Sir;
• Dear Sir or Madam;
• Dear Mrs;
• Dear.

Після звернення ставимо кому (якщо пишемо до Великобританії) або двокрапка (якщо в США). Знак окликуставити не заведено.

Тематика.

Обов'язково вказуйте тематику листа, як і у РФ.

Основний текст.

Розділяйте його на абзаци. Або кожне речення пишіть з нового рядка.

Як попрощатись.

Наприклад, ось так: « Thanking you for assistance, we remain Yours truly»– Дякую Вам, відданому Вам…, хоча можна і менш офіційно.

Оформлення підпису.

Підпис ставимо під абзацом із прощанням, вказуємо своє прізвище та ім'я, назву компанії та посаду.

Оформлення додатків.

Якщо докладаєте якісь документи, вказуйте наприкінці листа: « Enc.та перераховуйте програми.

Що писати з великої літери.

• Прізвища та ініціали;
• Найменування підприємств;
• Найменування міст, штатів тощо;
• Будь-які слова, які означають посаду;
• Перші слова у прощанні;
• Вступні звернення.

Перед тим як закінчити розмову, наведемо зразки ділових листів російською та англійською мовами.

Зразки ділових листів російською та англійською мовами

Висновок

Підбиваючи підсумки, хочеться сказати, що діловий лист – це інструмент для спілкування у будь-якій сфері діяльності. Якщо він складений правильно, це, безумовно, представить вашу компанію з позитивного боку.

З іншого боку, написаний неохайно, з помилками лист здатний на корені знищити найперспективніший бізнес. Пишіть листи правильно, а ми постаралися розповісти, як це зробити.