व्यापार पत्र नमूना। सीईओ को पत्र कैसे लिखें

संदेश लिखने के लिए सीईओ के लिएसंगठन कर्मचारी के लिए यातना नहीं बन गया, व्यापार पत्र लिखने के नियमों को व्यवहार में लाने के लिए पर्याप्त है, यानी पूरे संदेश को कई हिस्सों में तोड़ना और उन्हें सही ढंग से व्यवस्थित करना।

अनुदेश

1. आप किसे लिख रहे हैं, इसका संकेत देकर अपना पत्र शुरू करें। व्यापार पत्राचार में प्रथागत रूप में संदेश को प्रारूपित करें। दस्तावेज़ के ऊपरी दाहिने हिस्से में, तीन पंक्तियों में स्थिति, कंपनी का नाम और सिर का उपनाम लिखें, उदाहरण के लिए: IntersvyazCom LLC के जनरल डायरेक्टर इवानोव आई.आई.

2. निर्दिष्ट करें कि पत्र का पता कौन है। मैसेज के पिछले सेक्शन से भी दायीं तरफ इंडेंटेशन के बाद ऐसा करें। आपको अपनी स्थिति और उपनाम को आद्याक्षर के साथ नोट करने की आवश्यकता है, कहते हैं: बिक्री विभाग के प्रमुख एसेनिना ई.ई.

3. पिछले अनुभाग से कुछ पंक्तियों को इंडेंट करें, पृष्ठ के मध्य में कर्सर को संरेखित करें, संदेश की प्रकृति को इंगित करें। आप एक "ज्ञापन", "सूचना पत्र" या "व्याख्यात्मक नोट" लिख सकते हैं, यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप संगठन के प्रमुख से किस बारे में संपर्क कर रहे हैं। शीर्षक के बाद आपको अवधि डालने की आवश्यकता नहीं है। यदि पत्र किसी अनुरोध से संबंधित है, तो निर्देशक को नाम और संरक्षक के रूप में सम्मानजनक तरीके से आसानी से संबोधित करना संभव है।

4. पत्र को उन शब्दों से शुरू करें जो इसे लिखने का कारण बताते हैं, जैसे "हमारी बातचीत की निरंतरता में", "आपके अनुरोध के अनुसार", या "आपके सुझावों के आधार पर"।

5. यदि आपका पत्र उपकरण के अनुरोध, किसी कर्मचारी में वृद्धि, या व्यापार यात्रा करने के अवसर से संबंधित है, तो "मैं आपसे अवसर देखने के लिए विनती करता हूं ..." वाक्यांश के साथ पत्र शुरू करना बेहतर है।

6. स्थिति को व्यक्त करें, स्पष्टीकरण दें, तालिकाएँ या रेखांकन बनाएँ, यदि पत्र की प्रकृति के लिए इसकी आवश्यकता है। दस्तावेज़ के मुख्य भाग का संरेखण पृष्ठ की चौड़ाई पर सेट किया जाना चाहिए। हर लाइन इंडेंट से शुरू होनी चाहिए।

7. पत्र पर हस्ताक्षर करें, अंतिम नाम को इंगित करने से पहले "सम्मानपूर्वक तुम्हारा" मानक का सख्ती से उपयोग करें, इसके बाद आपको अल्पविराम लगाने की आवश्यकता है।

8. पत्र लिखने की तारीख बताना न भूलें और मुद्रित दस्तावेज़ पर अपना हस्ताक्षर करें।

9. यदि आपके संगठन के पास एक आंतरिक ई-मेल संचार है, तो पत्र को एक अपील के साथ शुरू करें और सभी जानकारी को निःशुल्क रूप में व्यक्त करें।

आधिकारिक पत्र किसी संगठन या उद्यम में तैयार किए गए दस्तावेजों की कुल संख्या का 80% तक बनाते हैं। उनकी मदद से संस्थाओं और व्यक्तियों के बीच संचार होता है। सेवा पत्र प्रकृति में सूचनात्मक होते हैं, उन्हें अनुरोध या आवश्यकता के रूप में भी बनाया जा सकता है।

अनुदेश

1. पत्र के उद्देश्य पर निर्णय लें। यह केवल तभी लिखा जाना चाहिए जब वह मुद्दा जिसके लिए वह समर्पित है, उसे फोन या व्यक्तिगत बैठक में हल नहीं किया जा सकता है, और यह भी कि यह एक आधिकारिक दस्तावेज के रूप में काम करना चाहिए जो इसके भेजने के तथ्य की पुष्टि करता है। इस पर पहले से विचार करें और सुनिश्चित करें कि आपने प्राप्तकर्ता को सही ढंग से चुना है और परिणाम उसकी क्षमता में होगा यदि आपका पत्र- अनुरोध।

2. एक अक्षर में केवल एक ही प्रश्न पूछा जाना चाहिए। कई प्रश्नों को केवल तभी कहने की अनुमति है जब वे आपस में जुड़े हों। प्राप्तकर्ता को तुरंत आपके पत्र के सार और श्रेणी का एहसास होना चाहिए, इसलिए इसे पहले वाक्यांशों में व्यक्त किया जाना चाहिए। उनमें, न केवल मुद्दे के सार को सूचित करें, बल्कि उन कार्यों के बारे में भी बताएं जो आप परिणाम के रूप में प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं। परिचयात्मक भाग में, आप उन नियमों का उल्लेख कर सकते हैं जिनका आप पत्र लिखते समय पालन करते हैं और जो सूचना का अनुरोध करने या प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

3. यदि परिस्थितियाँ और मुद्दे का सार पता करने वाले के लिए अधिक परिचित हैं और पहले से चर्चा की गई है, तो इसे एक परिचयात्मक भाग के बिना एक सेवा पत्र लिखने की अनुमति है, प्रश्न को तुरंत बताते हुए।

4. पत्र का मुख्य भाग कार्रवाई को प्रोत्साहित करना, राजी करना या समझाना चाहिए। पाठ स्पष्ट, विशिष्ट, संक्षिप्त और तार्किक होना चाहिए। इसमें बताए गए तथ्य सत्यापित और वस्तुनिष्ठ होने चाहिए, डिजिटल डेटा यथासंभव सटीक होना चाहिए। पत्र को व्यवसायिक, तटस्थ स्वर में लिखें। पाठ पहले व्यक्ति में अनन्य या . में लिखा जा सकता है बहुवचनया किसी तीसरे पक्ष से असाधारण संख्या में।

5. पत्र के पाठ में बिना शर्त भाव से बचें। इसके लिए प्रयोग करें परिचयात्मक शब्दऔर निर्माण: यदि यह अनुमेय है, तो संभवतः, निम्नानुसार, जैसा कि ज्ञात है।

6. व्यवसाय शिष्टाचार"अत्यधिक सम्मानित" वाक्यांश के साथ एक पत्र शुरू करने और पता करने वाले का नाम और संरक्षक लिखने की आवश्यकता है। यदि वे नहीं हैं, तो पत्र के अंत में, आपके संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर से पहले, निश्चित रूप से "सम्मानपूर्वक" वाक्यांश होना चाहिए। आप इस तरह के सहभागी चक्रों का उपयोग करते हुए पत्र के पाठ में भी इस संबंध पर जोर दे सकते हैं: "अपने नोट्स, अपनी टिप्पणियों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करना ...", "अपने प्रस्तावों की सावधानीपूर्वक जांच करना ..."।

7. एक सेवा पत्र निश्चित रूप से संगठन के लेटरहेड पर लिखा होना चाहिए, जो उसका पूरा नाम और संपर्क नंबर इंगित करता है।

व्यावसायिक गतिविधियों को करते समय, कुछ संगठनों के प्रमुखों को आधिकारिक यात्रा का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 166 से यह निम्नानुसार है कि कर्मचारी को भेजा जाता है व्यापार यात्रासंगठन के प्रमुख के आदेश से। लेकिन क्या होगा अगर निर्देशक खुद एक आधिकारिक असाइनमेंट पर जाता है, तो पता चलता है कि वह खुद को एक आधिकारिक असाइनमेंट पर भेजता है।

अनुदेश

1. सबसे पहले उस समाज के चार्टर को देखें जिसे प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने का अधिकार है। यदि वहां लिखा है कि केवल प्रमुख (जो निदेशक भी है) को प्रकाशित करने का अधिकार है, तो उसे व्यापार यात्रा के लिए दस्तावेज तैयार करने होंगे। यदि आपने डिप्टी को हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया है, तो इस व्यक्ति द्वारा यात्रा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

2. व्यापार यात्रा पर भेजने के लिए नौकरी असाइनमेंट जारी करें, इसमें है एकीकृत रूपनंबर टी -10 ए। यहां व्यापार यात्रा का गंतव्य, इसकी शुरुआत और समाप्ति का समय (टिकट के अनुसार), यात्रा का उद्देश्य इंगित करें। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें। व्यापार यात्रा की समाप्ति के बाद, रिपोर्ट भरें, जो फॉर्म के नीचे स्थित है।

3. एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजने का आदेश जारी करें (फॉर्म नंबर टी-9)। यदि चार्टर किसी अन्य व्यक्ति को हस्ताक्षर करने के अधिकार के प्रतिनिधिमंडल के लिए प्रदान करता है, तो उसे एक प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करना होगा। यहां व्यापार यात्रा के बारे में जानकारी दर्ज करें: गंतव्य और व्यापार यात्रा की अवधि, उद्देश्य और कारण (ड्यूटी असाइनमेंट)। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें या हस्ताक्षर के लिए डिप्टी को दें।

4. अपने अस्थायी प्रतिस्थापन के लिए आदेश जारी करें। यदि कोई डिप्टी है, तो उसे प्रमुख के रूप में कार्य करने के लिए नियुक्त करें; यदि राज्य में ऐसा कोई पद नहीं है, तो किसी अन्य व्यक्ति को नियुक्त करें। प्रशासनिक दस्तावेज़ में, प्रतिस्थापन अवधि और कारण (व्यापार यात्रा) लिखें, कई शक्तियां निर्दिष्ट करें।

5. व्यवसाय करने के अधिकार के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करें। उदाहरण के लिए, कर प्राधिकरण में कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व करने के लिए। वित्तीय दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का ध्यान रखें। ऐसा करने के लिए, आप अपने बैंक से संपर्क कर सकते हैं और हस्ताक्षर कार्ड का रीमेक बना सकते हैं।

6. एक यात्रा प्रमाण पत्र तैयार करें (फॉर्म नंबर टी -10)। कृपया आपका पूरा नाम प्रविष्ट कीजिए संगठन के निदेशक, उनके कार्मिक संख्या। नीचे, यात्रा का उद्देश्य और कार्यस्थल से दूर रहने की अवधि दर्ज करें। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें।

यदि OpenOffice.org, Abiword या Microsoft Word में निष्पादित किसी दस्तावेज़ में कोई तालिका है, तो उसमें पंक्तियों और स्तंभों की संख्या निश्चित नहीं है। यदि आवश्यक हो, तो उन्हें जोड़ा जा सकता है, जिससे अंकों की संख्या में वृद्धि हो सकती है टेबलऔर उनके पैरामीटर।

अनुदेश

1. तालिका वाले दस्तावेज़ को खोलें। ऐसा करने के लिए, मेनू आइटम "फ़ाइल" - "खोलें" चुनें या Ctrl-O कुंजी दबाएं। फ़ाइल को एक या किसी अन्य फ़ोल्डर में ढूँढें, और फिर OK कुंजी दबाएँ। उस दस्तावेज़ में तालिका का पता लगाएँ जिसमें आप जोड़ना चाहते हैं विस्तार .

2. कर्सर को सेल में रखें टेबल, जिसके बाद आप एक और कॉलम या रो रखना चाहते हैं।

3. तीर को उसी सेल में लाएं, फिर दायां माउस बटन दबाएं।

4. दिखाई देने वाले मेनू में, "पंक्ति" - "सम्मिलित करें" या "कॉलम" - "सम्मिलित करें" चुनें।

5. "नंबर" इनपुट फ़ील्ड में, कीबोर्ड से जोड़े जाने वाली पंक्तियों या स्तंभों की संख्या दर्ज करें। आप फ़ील्ड के दाईं ओर स्थित तीर बटन का उपयोग करके उनकी संख्या बढ़ा या घटा भी सकते हैं।

6. जोड़ी गई पंक्तियों या स्तंभों के स्थान का चयन करें: उस सेल के पहले या बाद में जिसमें वर्तमान में कर्सर स्थित है।

7. ओके पर क्लिक करें। पंक्तियाँ या स्तंभ जोड़े जाएंगे, लेकिन वे खाली रहेंगे। उनमें आवश्यक जानकारी दर्ज करें।

8. नई कोशिकाओं को जोड़ने के बाद, आपको सीमा की उपस्थिति को मौजूदा कोशिकाओं की तुलना में अधिक बारीकी से संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है। ऐसा करने के लिए, कर्सर को किसी भी सेल में ले जाएँ टेबल, पाठ संपादक मेनू में, "प्रारूप" - "तालिका" चुनें।

9. जब विंडो खुलती है, तो उसमें "फ़्रेम" टैब चुनें। उसके बाद, "पूर्वनिर्धारित" फ़ील्ड में तैयार किए गए फ़्रेमिंग विकल्पों में से एक को सक्रिय करें, या कॉन्फ़िगर करें दिखावट"उपयोगकर्ता परिभाषित" फ़ील्ड में सभी दीवारें।

10. यदि आप फ्रेम सेट करते समय कोई गलती करते हैं, तो "रिस्टोर" कुंजी दबाएं, और बाद में सेटिंग्स को फिर से समायोजित करें। जब सभी त्रुटियां ठीक हो जाएं, तो ओके बटन पर क्लिक करें, और दृश्य टेबलआपके द्वारा सेट किए गए में बदल जाएगा। उसके बाद, यहां, दस्तावेज़ को नवीनतम फ़ाइल ("फ़ाइल" - "इस रूप में सहेजें") या उसी फ़ाइल (Ctrl-S) में सहेजें। OpenOffice.org संपादक का उपयोग करते समय और ऐसे प्रारूप का उपयोग करते समय जो डिफ़ॉल्ट संपादक नहीं है, सुनिश्चित करें कि प्रारूप अपरिवर्तित है।

निदेशक को पत्र संक्षिप्त और सूचनात्मक होना चाहिए। आपको बहु-पृष्ठ रीटेलिंग नहीं लिखनी चाहिए। एक नमूना संदेश लिंक से मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

निदेशक को पत्रसंस्थान विभिन्न सामग्री के हो सकते हैं। प्रतिपक्षों की व्यावसायिक अपील, निदेशकों को संगठन के कर्मचारियों के स्थानीय संदेश, जिनका लिखित रूप होता है, टेलीफोन पर बातचीत और मौखिक बातचीत की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं। कागज पर जानकारी का स्रोत निदेशकों के डेस्क, कंपनी अभिलेखागार में संग्रहीत किया जाता है और किसी दिन मांग में हो जाता है। दावा टेम्पलेट को सीधे लिंक के माध्यम से नि: शुल्क डाउनलोड किया जा सकता है।

निदेशक को पत्र संक्षिप्त, स्पष्ट और अर्थपूर्ण होना चाहिए। नहीं लिखना चाहिए विशाल ग्रंथऔर बहु-पृष्ठ रीटेलिंग। अपवाद दावे हैं। साधारण प्रस्तावों और नियमित पुस्तिकाओं में किसी की दिलचस्पी नहीं है। निर्देशक से अपील को विशिष्टता दी जानी चाहिए, कुछ पंक्तियों में मुख्य सार पर जोर दें। सामग्री लिखने के बाद, तैयारी करें आगामी विकाशआयोजन। पाठ में रुचि रखने वाला व्यक्ति बहुत सारे प्रश्न पूछेगा। पहले से तैयार किए गए विचारशील उत्तर, प्रस्तुति के लिए एक अच्छा अतिरिक्त होंगे और प्रश्न में लेखक की क्षमता पर जोर देंगे।

निदेशक को पत्र के अनिवार्य पैराग्राफ

:

• ऊपरी दाहिने हिस्से में, पता करने वाले का नाम स्थिति के विनिर्देश और सिर के पूरे नाम के साथ लिखा जाता है;
• नीचे उनके स्वयं के विवरण और संपर्क फोन नंबर दर्ज किए गए हैं;
• शीट के बीच में, विनम्र वाक्यांशों का उपयोग करते हुए, निर्देशक के नाम और संरक्षक द्वारा एक अपील की जाती है;
• परिचयात्मक भाग में एक या दो पंक्तियाँ होती हैं;
• परिचय के बाद, आपको तुरंत कथा पर जाने की जरूरत है;
• सामग्री के प्रत्येक शब्द को कई बार सोचा और जांचा जाना चाहिए;
• सबसे नीचे लेखन, हस्ताक्षर और प्रतिलेख की तारीख है;

सामग्री प्रस्तुत करने की शैली पाठक की धारणा में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। निर्देशक को पत्र को सही ढंग से भरने से वांछित परिणाम प्राप्त होने की अधिक संभावना होती है। मार्जिन, शीर्षक, हस्ताक्षर, तिथि और दस्तावेज़ के अन्य घटकों के मानकों के अनुपालन पर ध्यान दिया जाएगा और इसकी सराहना की जाएगी। प्राप्तकर्ता हमेशा सराहना करता है लेखक का रवैयाअपनी प्रस्तुति के लिए। पहला अक्षर आगे के संचार की संरचना का एक महत्वपूर्ण घटक है। सूचना की सही प्रस्तुति का एक संपूर्ण विज्ञान है। अपने दम पर पेपर कंपाइल करके, आपको मूल बातें जानने की जरूरत है और सफलता आपको इंतजार नहीं कराएगी।

इस लेख में इस पर चर्चा की जाएगी।

किन मामलों में स्कूल के प्रिंसिपल को एक बयान लिखा जाता है?

निदेशक को संबोधित छात्रों के माता-पिता से एक आवेदन विभिन्न मामलों में तैयार किया जा सकता है:

• कक्षा 1 में एक बच्चे के प्रवेश के लिए या स्कूल से निष्कासन के लिए (जब दूसरे स्कूल में स्थानांतरित किया जाता है);
• वैध कारणों से बच्चे को एक निश्चित अवधि के लिए कक्षाओं से मुक्त करने के अनुरोध के साथ;
• बीमारी या चोट के संबंध में बच्चे को शारीरिक प्रशिक्षण कक्षाओं से मुक्त करने के अनुरोध के साथ;
• एक निश्चित स्कूल के दिन कक्षा में बच्चे की अनुपस्थिति के कारणों की व्याख्या करने के लिए;
• शिक्षक को बदलने, छात्र को दूसरी कक्षा में स्थानांतरित करने, स्कूल की कीमत पर कक्षा की मरम्मत करने आदि के अनुरोध के साथ।

विद्यालय के प्रधानाध्यापक को आवेदन पत्र संकलित करने के नियम

• एक बयान लिखते समय, वर्तनी के नियमों का सख्ती से पालन करना महत्वपूर्ण है। त्रुटियों, सुधारों या झूठी जानकारी वाले आवेदन जमा नहीं किए जाने चाहिए।
• अनुरोध का सार प्रस्तुत करते समय, माता-पिता को आधिकारिक शैली का पालन करना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि सामग्री पूरी तरह से, स्पष्ट रूप से, संक्षिप्त रूप से और अनावश्यक भावनाओं के बिना प्रस्तुत की जाए।
• शीट ए 4 पर एक आवेदन भरने की सिफारिश की जाती है। इसकी रचना करना वांछनीय है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंताकि गलतियों को आसानी से सुधारा जा सके।
• बाईं ओर, लगभग 4 सेमी के बराबर एक छोटा इंडेंट छोड़ा जाना चाहिए। सामग्री के साथ बड़े फ़ोल्डरों में दायर किए गए कागजात को आसानी से पढ़ने के लिए यह दूरी आवश्यक है।
• दस्तावेज़ के दाईं ओर, संस्था का नाम और उस अधिकारी का पूरा नाम जिसे आवेदन संबोधित किया गया है, का संकेत देते हुए एक कॉलम बनाया गया है। इसके अलावा, आवेदन करने वाले छात्र के माता-पिता अपना पूरा नाम इंगित करते हैं।
• परिचयात्मक भाग के बाद "विवरण" शब्द लिखा जाता है।
• मुख्य पाठ इस प्रकार है। आवेदन किसी भी रूप में लिखा गया है का ब्यौरामामले की सभी परिस्थितियाँ।
• फिर माता-पिता दस्तावेज़ के निचले बाएँ भाग में आवेदन की तारीख को इंगित करते हैं और दस्तावेज़ के निचले दाएँ भाग में एक प्रतिलेख के साथ अपना हस्ताक्षर करते हैं।

कक्षा 1 में प्रवेश के लिए आवेदन कैसे भरें?

कई शैक्षणिक संस्थान अपनी वेबसाइट पर ग्रेड 1 में पढ़ने के लिए बच्चों के प्रवेश के लिए आवेदन भरने के लिए खाली नमूने और उदाहरण पोस्ट करते हैं।

कला के प्रावधानों के अनुसार। रूस के शिक्षा और विज्ञान मंत्रालय के आदेश के 9 जनवरी, 2014 एन 32, ग्रेड 1 में एक बच्चे के प्रवेश के लिए मानक आवेदन में, उनके कानूनी प्रतिनिधि ध्यान दें:

1. बच्चे का नाम।
2. बच्चे के जन्म के बारे में जानकारी।
3. बच्चे और उसके माता-पिता के निवास स्थान के बारे में जानकारी।
4. माता-पिता या कानूनी प्रतिनिधियों के संपर्क विवरण।

आवेदन के प्रारंभिक भाग में, माता-पिता उस शैक्षणिक संस्थान का पूरा नाम इंगित करते हैं जहां वे अपने बच्चे को शिक्षा के लिए भेजने की योजना बनाते हैं। दस्तावेज़ बनाने की तिथि नीचे दी गई है। आवेदन को माता-पिता (बच्चे के कानूनी प्रतिनिधि) द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए जिसने इसे बनाया है।

किसी आवेदन पर विचार करते समय, दस्तावेज़ को भरने की शुद्धता एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। इसलिए, जो माता-पिता स्कूल के प्रिंसिपल को संबोधित एक आवेदन करना चाहते हैं, उन्हें इसे भरने के लिए बुनियादी नियमों का सख्ती से पालन करना चाहिए और तथ्यात्मक या व्याकरण संबंधी त्रुटियों से बचने के लिए शिकायत या अनुरोध के सार का स्पष्ट रूप से वर्णन करना चाहिए।

5 चरणों में एक प्रभावी अनुरोध पत्र

अनुरोध पत्र व्यापार पत्राचार का एक अभिन्न, महत्वपूर्ण और आवश्यक हिस्सा हैं। एक ओर, ये समसामयिक मुद्दों पर युक्तियुक्त और कूटनीतिक अनुरोध हैं, दूसरी ओर, वे अभिभाषक के कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक उपकरण हैं। अनुरोध के किसी भी पत्र का उद्देश्य पत्र के लेखक के लिए आवश्यक कुछ कार्रवाई करने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रोत्साहित करना है। सकारात्मक उत्तर के जितना संभव हो उतना करीब पहुंचने के लिए अनुरोध पत्र कैसे लिखें?

किसी भी अनुरोध पत्र में एक सुविचारित तर्क और अनुरोध का स्पष्ट विवरण शामिल होना चाहिए। इसके अलावा, आप उन तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो लेखन की प्रभावशीलता को बढ़ाती हैं।

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चरण 1. आप किससे पूछ रहे हैं?

पता करने वाले को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें, यह बेहतर है - नाम और मध्य नाम से:

"प्रिय इवान इवानोविच!", "प्रिय श्री इवानोव!"

सबसे पहले, आप प्राप्तकर्ता के प्रति अपना सम्मान व्यक्त करते हैं, और दूसरा, एक अनुरोध जिसे संबोधित किया जाता है खास व्यक्ति, उस पर इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी थोपता है। ऐसी स्थितियां होती हैं जब किसी टीम या लोगों के समूह को अनुरोध संबोधित किया जाता है। इस मामले में, अपील को यथासंभव निजीकृत करना भी वांछनीय है:

"प्रिय साथियों!", "प्रिय प्रबंधकों!", "प्रिय कनिष्ठ कर्मचारी!", "प्रिय कार्मिक अधिकारी!"

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चरण 2. आप मुझसे संपर्क क्यों कर रहे हैं?

प्राप्तकर्ता की तारीफ करें। अभिभाषक की प्रशंसा करते हुए, आप उसके प्रश्न का उत्तर देते हैं: "आप इस प्रश्न को मुझसे क्यों संबोधित कर रहे हैं?" उसकी पिछली उपलब्धियों या व्यक्तिगत गुणों पर ध्यान दें।

"आप हमेशा सुनने के लिए तैयार रहते हैं और लगभग हर किसी की समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका ढूंढते हैं जो आपकी ओर मुड़ता है। और, मुझे आपको श्रेय देना चाहिए, आपने बहुत मदद की।"

"आप इस क्षेत्र के अग्रणी विशेषज्ञ हैं..."।

"आपने बहुतों की मदद की है सबसे कठिन प्रश्नके क्षेत्र में…"।

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यह तकनीक प्राप्तकर्ता को अनुरोध को अधिक बारीकी से देखने और इसे संतुष्ट करने का अवसर खोजने की अनुमति देगी।

जब गैर-मानक अनुरोधों की बात आती है, जब आपको पता करने वाले पर जीत हासिल करने की आवश्यकता होती है, जब आपको कुछ गुणों और गुणों पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है, जो आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए आवश्यक और महत्वपूर्ण हैं।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि तारीफ और असभ्य चापलूसी के बीच की रेखा को पार न करें। समझदार बने।

चरण 3. अनुरोध का औचित्य

किसी भी अनुरोध को उचित ठहराया जाना चाहिए कि आप यह विशेष अनुरोध क्यों कर रहे हैं। अपनी समस्या के संदर्भ में प्राप्तकर्ता दर्ज करें।

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इस स्तर पर, आपको प्राप्तकर्ता के लिए तीन सबसे महत्वपूर्ण तर्कों का चयन करने की आवश्यकता है। योजना के अनुसार तर्क बनाना सबसे अच्छा है: मजबूत - मध्यम - सबसे मजबूत।

अनुरोध हैं अलग - अलग स्तरजटिलता, इसलिए प्राप्तकर्ता हमेशा किसी के अनुरोधों को पूरा करने में रुचि नहीं रखता है। उसे आश्वस्त होने की आवश्यकता है कि अनुरोध को पूरा करने से संभावित लाभ होता है:

आपके अनुरोध की पूर्ति से संबंधित उसके लिए कुछ आकर्षक अवसर लागू करने का प्रस्ताव:

"हर समय, व्यापार, उद्यमी लोगों ने न केवल भौतिक सफलता प्राप्त करने की मांग की, बल्कि मातृभूमि के इतिहास पर अपनी छाप छोड़ने के लिए भी याद किया। अच्छे कर्मसम्मान जीतो।"

« किसी भी पेशेवर समुदाय की सफल गतिविधि, सबसे पहले, मित्र संघों से समझ और समर्थन, संयुक्त कार्यक्रमों और परियोजनाओं में भागीदारी है».

« बेशक, आपका बड़ा लक्ष्य लोगों के लिए एक स्वच्छ और आरामदायक शहर है».

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या किसी ऐसी समस्या को आवाज़ दें जो आपके प्राप्तकर्ता के लिए बहुत प्रासंगिक हो:

"आप, शहर के एक बुद्धिमान स्वामी के रूप में, शायद बच्चों के अनिश्चित चलने के बारे में चिंतित हैं अलग अलग उम्रइसके लिए अनुपयुक्त स्थानों में, जिसके कारण अधिक दुर्घटनाएँ होती हैं और किशोर अपराध में वृद्धि होती है।

"गैर-महत्वपूर्ण मुद्दों पर आपके विभाग को कॉल में वृद्धि हुई है, जिसमें बहुत अधिक अमूल्य कार्य समय लगता है।"

दिखाएँ कि आपका अनुरोध अवसर का एहसास करने में कैसे मदद कर सकता है:

« और आज, जब हमारा देश युवा लोगों पर निर्भर है, तो बेकार परिवारों के युवा पुरुषों और महिलाओं की मदद करने से ज्यादा आवश्यक, पवित्र कारण खोजना मुश्किल है। हमारे शहर में ऐसे लोग हैं जो पहले से ही ऐसी सहायता प्रदान करते हैं - महापौर कार्यालय के तत्वावधान में, हमारा धर्मार्थ केंद्र "विरासत" नागरिकों से दान पर संचालित होता है, जो कठिन किशोरों को लोक शिल्प सिखाता है।

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"विभिन्न उम्र के बच्चों के मनोरंजन के लिए विशेष स्थानों के उपकरण किशोर अपराध के स्तर को कम करने और बच्चों से जुड़े सड़क दुर्घटनाओं को कम करने में मदद करेंगे।"

अनुरोध के महत्व का वर्णन करें

जब प्राप्तकर्ता की पेशकश करने के लिए कुछ भी नहीं है या यह इस अनुरोध के संदर्भ में अनुपयुक्त है, तो प्राप्तकर्ता को अद्यतित करना बेहतर है। यहां आपको अनुरोध की प्रासंगिकता और इसके कार्यान्वयन के महत्व को समझने के लिए स्थिति का पूरी तरह से वर्णन करने की आवश्यकता है। अनुरोध के महत्व को इस तरह से वर्णित किया जाना चाहिए कि यह "आत्मा लेता है।" यदि अनुरोध "भावपूर्ण" की श्रेणी से संबंधित नहीं है, तो आपको प्राप्तकर्ता को कारण और प्रभाव संबंध दिखाना होगा, जो यह सुनिश्चित करेगा कि प्राप्तकर्ता अनुरोध को पूरा करता है।

"(तारीख) से, लीज एग्रीमेंट नंबर X के अनुसार, 1 m 2 का किराया 20 c.u है। एक दिन में। पिछले तीन महीनों में आर्थिक अस्थिरता और सामाजिक अशांति के कारण व्यापारिक गतिविधियों में गिरावट आई है। ट्रेडिंग से औसत लाभ $10 है। प्रति दिन, जो किराया देने के लिए भी पर्याप्त नहीं है। यदि कोई कार्रवाई नहीं की जाती है, तो निजी उद्यमियों को अपने आउटलेट बंद करने के लिए मजबूर किया जाएगा, जो आपकी आय को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है।

इस प्रकार, आपको प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट करना चाहिए कि अनुरोध की पूर्ति में मूर्त या अमूर्त लाभ प्राप्त करने की संभावना है।

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चरण 4 अनुरोध का विवरण

जब पता तैयार किया जाता है, तो आप वास्तविक अनुरोध बता सकते हैं। अनुरोध का पाठ पर्याप्त रूप से संक्षिप्त और अत्यंत स्पष्ट होना चाहिए। किसी भी मामले में इसमें अस्पष्टता या ख़ामोशी नहीं होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि हम किराए में कटौती के बारे में बात कर रहे हैं, तो यह इंगित करना महत्वपूर्ण है कि किस स्तर पर:

"हम आपको किराए के स्तर को कम करने के लिए कहते हैं जब तक कि स्थिति 5 अमरीकी डालर तक स्थिर न हो जाए। प्रति एम 2 प्रति दिन।

यदि हम सेवाओं के प्रावधान के बारे में बात कर रहे हैं, तो अनुरोध को यथासंभव निर्दिष्ट करें, वांछित तिथियों, मूल्य मुद्दे, आदि का संकेत दें:

"मिट्टी के बर्तनों की कार्यशाला को सुसज्जित करने के लिए, हमें सिरेमिक फायरिंग के लिए एक भट्ठा चाहिए - हम आपको इसे प्राप्त करने में हमारी मदद करने के लिए कहते हैं। स्थापना के साथ भट्ठी की लागत 998 हजार रूबल है।"

मुफ्त कानूनी सलाह:

इस उदाहरण में, यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि प्राप्तकर्ता से किस प्रकार की सहायता की आवश्यकता है। अधिक विशिष्ट होना बेहतर है: "हम आपको भट्टियों के उत्पादन और स्थापना के लिए कंपनी के निपटान खाते में 333 हजार अमरीकी डालर हस्तांतरित करके सिरेमिक फायरिंग के लिए भट्ठी खरीदने में मदद करने के लिए कहते हैं।"

आप जो भी मांगते हैं, प्राप्तकर्ता को ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि आप कब, क्या, कितना और किस कीमत पर प्राप्त करना चाहते हैं। एक सामान्यीकृत अनुरोध अस्वीकृति के जोखिम में अधिक है क्योंकि प्राप्तकर्ता के पास विवरण से निपटने के लिए हमेशा समय और इच्छा नहीं होती है। इसके अलावा, आप पहल को प्राप्तकर्ता को स्थानांतरित करके जो चाहते हैं उसे प्राप्त नहीं करने का जोखिम उठाते हैं।

उदाहरण के लिए, निजी उद्यमियों ने किराए में कमी के लिए एक पत्र लिखा, लेकिन यह नहीं बताया कि वे किस स्तर तक किराया कम करना चाहते हैं:

"हम आपको स्थिति स्थिर होने तक किराए के स्तर को कम करने के लिए कहते हैं।"

नतीजतन, उन्हें किराए में कमी मिली, लेकिन महत्वहीन (मौजूदा के 1% से)। इस प्रकार, उनके अनुरोध को स्वीकार कर लिया गया, लेकिन पत्र के आरंभकर्ताओं की स्थिति में थोड़ा बदलाव आया।

मुफ्त कानूनी सलाह:

कुछ मामलों में, अनुरोध के टेक्स्ट को बोल्ड बनाया जा सकता है ताकि वह टेक्स्ट में अलग दिखे, लेकिन इस तकनीक का दुरुपयोग न करें।

चरण 5. अपने अनुरोध को सारांशित करें।

अपने अनुरोध को दोहराएं और जोर दें कि अनुरोध पूरा होने पर प्राप्तकर्ता को क्या लाभ मिलेगा। अनुरोध को थोड़ा संशोधित किया जाना चाहिए। योजना के अनुसार वाक्य बनाना सबसे अच्छा है: "यदि आप अनुरोध पूरा करते हैं, तो आप खुश होंगे।"

"यदि आप हमारे साथ चलते हैं और क्षेत्र में स्थिति स्थिर होने तक कुछ समय के लिए किराया कम करते हैं, तो आप न केवल 150 से अधिक नौकरियों को बचाने में सक्षम होंगे, बल्कि किराए की पूरी कमी के कारण वैश्विक नुकसान भी नहीं उठाएंगे। "

लेकिन अन्य विकल्प भी हो सकते हैं:

मुफ्त कानूनी सलाह:

"आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके धर्मार्थ दान का प्रत्येक रूबल एक अच्छे कारण के लिए जाएगा और उन लोगों की मदद करेगा जो इसमें गिर गए हैं कठिन परिस्थितिबच्चे बड़े होकर योग्य नागरिक बनें।"

"आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि हर बच्चे की मुस्कान आपको आपके कठिन परिश्रम से नैतिक संतुष्टि देगी, और आपके प्रयास और प्रयास निकट भविष्य के योग्य और खुशहाल नागरिकों में एक निवेश हैं।"

मुख्य बात अनुरोध के अर्थ और इसके कार्यान्वयन के लाभों को दोहराना है। लाभ भौतिक नहीं होना चाहिए। याद रखें कि प्राप्तकर्ता एक व्यक्ति है, और भावनाएं उसके लिए विदेशी नहीं हैं।

"हम आपसे विनम्रतापूर्वक पूछते हैं, आई.आई. इवानोव, अपनी कंपनी के मुख्य प्रबंधक के साथ आवेदकों की एक बैठक की व्यवस्था करें। हम आपकी सहायता के लिए आभारी रहेंगे।

सम्मान और कृतज्ञता के साथ,

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रोजगार केंद्र निदेशक

"प्रिय इवान इवानोविच!

आपकी कंपनी कई वर्षों से आवेदकों के लिए कैरियर मार्गदर्शन कार्यक्रम में भाग ले रही है, जिससे उन्हें एक पेशा चुनने में मदद मिल रही है।

आप, एक कार्मिक प्रबंधक के रूप में, पेशेवरों को प्रशिक्षित करने में रुचि रखते हैं, और हम स्कूली बच्चों को उनके शिल्प में महारत हासिल करने में मदद करने के लिए तैयार हैं। आज तक, एक प्रबंधक का पेशा सबसे आम में से एक है, लेकिन कई आवेदकों को इसके अर्थ का स्पष्ट विचार नहीं है।

इस संबंध में, हम आपसे 23 मार्च को 15.00 बजे आपकी कंपनी के आधार पर आवेदकों के साथ महाप्रबंधक की बैठक आयोजित करने के लिए कहते हैं।

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आज लोगों को पेशे के रहस्यों के बारे में बताने के बाद, आप कल असली पेशेवरों के प्रशिक्षण की नींव रख रहे हैं। शायद कुछ वर्षों में उनमें से एक आपकी कंपनी को विकास के एक नए स्तर पर ले जाएगा।

सम्मान और कृतज्ञता के साथ,

रोजगार केंद्र निदेशक

और पत्र के डिजाइन के बारे में मत भूलना - यह संगठन का "चेहरा" है। यदि अनुरोध पत्र का आरंभकर्ता एक संगठन है, तो ऐसा पत्र प्रमुख या अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित लेटरहेड पर तैयार किया जाता है। यदि कोई निजी व्यक्ति है, तो यह पत्र के तत्वों की व्यवस्था में बुनियादी मानदंडों का पालन करने के लिए पर्याप्त है। ये विवरण कानूनी और मनोवैज्ञानिक रूप से प्राप्तकर्ता और प्रेषक की सही छवि के निर्माण के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं।

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आपको धन्यवाद! बहुत मार्मिक! मुझे उत्पादक होने की उम्मीद है!

बेहतरीन लेख के लिए धन्यवाद। सब कुछ बहुत ही पेशेवर और स्पष्ट है।

पत्र लिखने में अद्भुत मदद के लिए धन्यवाद! आपने मेरी बहुत मदद की।

धन्यवाद!बहुत अच्छा लेख!

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मेरी राय में, छोटा बेहतर है।

बहुत-बहुत धन्यवाद, आपने मुझे पत्र लिखने के क्षेत्र में जीना सिखाया!

कुंआ। बहुत प्रासंगिक! शुक्रिया।

अच्छा, बहुत ज़रूरी! शुक्रिया।

धन्यवाद, बहुत अच्छा लिखा

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धन्यवाद, जानकारी ने बहुत मदद की।

करीना, दुर्भाग्य से, हमारे पास ऐसा कोई नमूना नहीं है।

धन्यवाद।बहुत अच्छा लेख। और मुझे शहर के मेयर को एक अनुरोध के साथ एक सजावटी शैली की एक मूर्ति (चित्रफलक, लगभग डेढ़ मीटर ऊंची) स्थापित करने और इसे वित्त मंत्रालय के हमारे प्रशासनिक भवन के पास स्थापित करने के अनुरोध के साथ एक अनुरोध लिखने की आवश्यकता है। इस क्षेत्र में, हम गठन की वर्षगांठ -100 वर्ष के करीब पहुंच रहे हैं। एक अनुरोध में पीटना कितना सुंदर होगा? शुक्रिया।

• मास्टर कार्ड

© मानसिक कौशल सामग्री का उपयोग करते समय

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माता-पिता से स्कूल प्राचार्य को आवेदन-पंजीकरण के नियम

कई माता-पिता, किसी कारण से, स्कूल के प्रिंसिपल को संबोधित एक शिकायत लिखने की आवश्यकता का सामना करना पड़ा। इस तरह के दस्तावेज़ को आधिकारिक माना जाता है और इसे स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि किन स्थितियों में दावा लिखना उचित है। चूंकि ज्यादातर मामलों में विवादित स्थिति को अतिरिक्त ध्यान आकर्षित किए बिना शांतिपूर्वक हल किया जा सकता है। साथ ही, प्रत्येक माता-पिता को किसी भी गंभीर मामले के लिए एक बयान लिखना होगा जिसके लिए पर्यवेक्षक की अधिसूचना की आवश्यकता होती है शैक्षिक संस्था.

स्कूल के प्रिंसिपल को शिकायत कैसे लिखें?

कोई भी माता-पिता अपने बच्चे को नकारात्मक क्षणों से बचाना चाहते हैं। लेकिन अक्सर ऐसा स्कूल में होता है। ज्यादातर स्थितियों में, निदेशक से संपर्क करने का कारण शिक्षक की गैर-कानूनी कार्रवाई हो सकती है। ऐसे मामलों में, सबसे पहले, संघर्ष के दूसरे पक्ष से व्यक्तिगत रूप से निपटना आवश्यक है। यदि इस तरह की कार्रवाई से वांछित परिणाम नहीं मिलता है, तो स्कूल के प्राचार्य को लिखित शिकायत भेजी जानी चाहिए। सबसे पहले, आपको यह पता लगाना होगा कि एक शिक्षक के खिलाफ संस्थान के प्रबंधन को शिकायत कैसे लिखी जाए।

प्रस्तुत दस्तावेज़ में निम्नलिखित बिंदुओं को दर्शाया जाना चाहिए:

• अपना व्यक्तिगत डेटा निर्दिष्ट करें;
• साथ ही, पूरे नाम का संकेत एक अनिवार्य क्षण माना जाता है। शिक्षक, उसका संपर्क विवरण;
• पूरा नाम। निर्देशक;
• शिक्षक के खिलाफ अपने दावों को आवाज देना आवश्यक है;
• यदि हम शिक्षक की ओर से गंभीर अपराधों के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको अपने आगे के कार्यों और अपनी आवश्यकताओं को इंगित करना चाहिए;
• प्रतिलेख और तारीख के साथ आपका व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

लेकिन फिर भी, सबसे आम छात्र के माता-पिता की प्रधानाध्यापक से शिकायत है। ऐसे में संस्था के प्रशासन से संपर्क करने में जल्दबाजी न करें। अतिरिक्त पक्षों को शामिल किए बिना संघर्ष को हल करने का प्रयास करना आवश्यक है। यदि माता-पिता या पर्यवेक्षक सहयोग करने से इनकार करते हैं, तो आपको केवल छात्र के खिलाफ शिकायत दर्ज करनी होगी। यह पूरा नाम इंगित करना चाहिए। आपका बच्चा और उसका अपराधी, संघर्ष के कारण और उसके निपटारे के लिए आपकी आवश्यकताएं।

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स्कूल प्रिंसिपल को नमूना पत्र

आवेदन सही ढंग से लिखा जाना चाहिए और निम्नलिखित अनिवार्य वस्तुओं को शामिल करना चाहिए:

पूर्ण शीर्षक शैक्षिक संस्था, पूरा नाम। निर्देशक;

• आपका डेटा;
• समस्या का सार तर्कपूर्ण रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए;
• समस्या की स्थिति को हल करने के लिए विकल्पों की पेशकश करना संभव है;
• आपके हस्ताक्षर और आपके आवेदन की तारीख।

संचार की आधिकारिक शैली का उपयोग करते हुए दावा ए4 शीट पर सही और स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए। चूंकि दस्तावेज़ आधिकारिक है, इसलिए सुधारों की उपस्थिति अस्वीकार्य है। गलत जानकारी प्रदान करने के साथ-साथ गलत या आपत्तिजनक भाषा का उपयोग करना मना है।

अभिभावकों से प्राचार्य को सामूहिक शिकायत

ऐसी स्थितियां भी होती हैं जब कई माता-पिता शिक्षक के कार्यों से असंतुष्ट होते हैं। इस मामले में, शैक्षणिक संस्थान के प्रमुख को संबोधित माता-पिता से सामूहिक शिकायत लिखना बेहतर होता है। इतनी अधिक संभावना है कि आपको सुना जाएगा और आपके अनुरोध को सुना जाएगा। इसे मानक दावे के अनुरूप तरीके से संकलित किया जाता है। केवल अंतर होंगे:

• सभी माता-पिता के व्यक्तिगत डेटा को उनके संपर्क विवरण के साथ इंगित करने की आवश्यकता;
• संघर्ष के दूसरे पक्ष के बारे में जानकारी (यह एक शिक्षक, छात्र हो सकता है);
• आवेदन पर कई हस्ताक्षर किए जाएंगे।

स्कूल में माता-पिता की शिकायत का जवाब - नमूना

स्कूल प्रशासन को एक आवेदन जमा करने के बाद, आपको प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करनी होगी। कब तक उसकी प्रतीक्षा करनी है, और वह किस रूप में होगा? कायदे से, आपकी शिकायत का उसके पंजीकरण के 3 दिनों के भीतर जवाब दिया जाना चाहिए। सबसे अधिक बार, आपको लिखित में प्रतिक्रिया प्राप्त होगी। संबंधित दस्तावेज़ का कोई आम तौर पर स्वीकृत नमूना नहीं है। हालाँकि, कुछ नियम हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए:

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• पत्राचार की व्यावसायिक शैली - आवश्यक शर्तदस्तावेज़;
• दावा मुक्त रूप में लिखा गया है, लेकिन सभी मुहरों और हस्ताक्षरों के साथ;
• अपनी प्रतिक्रिया में, निर्देशक संघर्ष और उनकी प्रभावशीलता को हल करने के लिए किए गए उपायों पर रिपोर्ट करता है।

यदि स्थानीय स्तर पर संघर्ष को हल करना संभव नहीं है, तो 7 दिनों के भीतर निदेशक आपके आवेदन को दूसरे विभाग में स्थानांतरित करने के लिए बाध्य है, उदाहरण के लिए, शिक्षा मंत्रालय को। किसी में दावे के विचार की अवधि सार्वजनिक संस्था 30 दिन है। उसके बाद, आपको समस्या को हल करने के सभी बिंदुओं के पदनाम के साथ एक विस्तृत उत्तर प्राप्त होगा।

स्कूली उम्र के बच्चों में अक्सर ऐसी स्थितियां होती हैं जिन्हें माता-पिता की भागीदारी के बिना हमेशा हल नहीं किया जा सकता है। ऐसे मामलों में, किसी रिश्तेदार की सक्षम कार्रवाई बच्चे को मुश्किल क्षणों में मदद कर सकती है। इन चरणों में से एक प्रमुख या अन्य अधिकारियों को संबोधित एक शिकायत तैयार करना होगा।

अनुरोध - पत्र

अनुरोध पत्र व्यापार पत्राचार के सबसे सामान्य प्रकारों में से एक है। उद्यमियों के बीच, ऐसे पत्रों का उपयोग तब किया जाता है जब एक संगठन के प्रतिनिधि किसी सेवा के अनुरोध के साथ दूसरे की ओर रुख करते हैं। इस तरह के संदेशों का उपयोग पूरी तरह से अलग स्थितियों में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, जब आपको उत्पादों के बारे में जानकारी प्राप्त करने, उत्पाद के नमूने देखने, किसी व्यावसायिक यात्री से मिलने, कुछ कार्यों पर सहमत होने आदि की आवश्यकता होती है।

अनुरोध पत्र लिखने के नियम

ऐसे दस्तावेज़ के लिए एक सामान्य टेम्पलेट डाउनलोड करने के लिए हम आपके ध्यान में लाते हैं:

स्पष्ट कारणों से अनुरोध पत्र का कोई मानक रूप नहीं है, लेकिन इसके बावजूद, यह एक आधिकारिक दस्तावेज का एक रूप है। इसीलिए, इसे संकलित करते समय, कार्यालय के काम के नियमों द्वारा स्थापित कुछ मानदंडों का पालन करना चाहिए और व्यापार को नैतिकता. इसके संकलन के लिए बुनियादी नियमों पर सीधे आगे बढ़ने से पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इसे लोगों के समूह (उदाहरण के लिए, प्रबंधकों, लेखा विभाग के कर्मचारियों, वकीलों, आदि) और एक विशिष्ट पते वाले दोनों को संबोधित किया जा सकता है।

किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, इस पत्र में एक परिचयात्मक भाग होना चाहिए, अर्थात्:

• अनुरोध करने वाली कंपनी और जिस कंपनी को यह संबोधित किया गया है, उसके बारे में जानकारी;
• अपील का कारण ("देरी के कारण", "प्राप्ति के संबंध में", "परिणामों के आधार पर", आदि);
• आधार के संदर्भ ("मौखिक समझौते पर आधारित", "वार्ता पर आधारित", "टेलीफोन पर बातचीत के आधार पर", आदि);
• अपील का उद्देश्य ("समस्या को हल करने के लिए", "संघर्ष से बचने के लिए", "उल्लंघन को खत्म करने के लिए", आदि)।

मुख्य भाग इस प्रकार है, जो सीधे अनुरोध से संबंधित है। इसे "पूछने के लिए" ("हम आपसे पूछते हैं", "हम एक अनुरोध करते हैं", आदि) क्रिया के किसी भी व्युत्पन्न रूप का उपयोग करके व्यक्त किया जाना चाहिए, और चूंकि ऐसा संदेश किसी भी मामले में, किसी प्रकार के लिए एक याचिका है सेवा, इसे सम्मानजनक तरीके से लिखा जाना चाहिए। यह अच्छा है अगर अनुरोध से पहले एक तारीफ ("आपके महान अवसरों को जानना", "आपकी संगठनात्मक प्रतिभा की प्रशंसा करना", आदि) है।

यदि पत्र में एक साथ कई अनुरोध हैं, तो उन्हें अलग-अलग पैराग्राफ या पैराग्राफ में इंगित किया जाना चाहिए।

संगठनों के बीच पत्राचार के अनकहे नियम बताते हैं कि एक बहु-चरण अनुरोध की प्रतिक्रिया भी एक संदेश में भेजी जा सकती है, प्रत्येक आइटम के लिए अलग-अलग टिप्पणियों के साथ। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस प्रकार के पत्राचार से वर्कफ़्लो की मात्रा कम हो जाती है और इसलिए, ऐसे पत्रों को पढ़ने और संसाधित करने के लिए समय कम हो जाता है।

यदि पत्र का तात्पर्य एक निश्चित अवधि के भीतर प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, तो इसे संदेश के पाठ में यथासंभव सही ढंग से इंगित किया जाना चाहिए।

एक नियम के रूप में, संगठन के सचिव पत्र भेजते और प्राप्त करते हैं (बड़ी कंपनियों में, पूरे विभाग इसमें शामिल होते हैं)। संकलन या पढ़ने के बाद, वे उन्हें समीक्षा के लिए उद्यम के प्रमुख के पास भेजते हैं। अपवाद "गोपनीय" या "व्यक्तिगत रूप से हाथ में" चिह्नित संदेश हैं - ऐसे पत्र सीधे प्राप्तकर्ता को भेजे जाते हैं।

अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश

चूंकि यह संदेश कॉर्पोरेट पत्राचार का हिस्सा है, इसलिए लेखक को पहले संकेत दिया जाना चाहिए, अर्थात्: भेजने वाली कंपनी का नाम, उसका वास्तविक पता और संचार के लिए टेलीफोन नंबर। फिर आपको पता करने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है: उद्यम का नाम और विशिष्ट प्राप्तकर्ता भी। आगे पंक्ति के बीच में, आप तुरंत संकेत कर सकते हैं कि यह एक अनुरोध पत्र है (लेकिन यह आवश्यक नहीं है)।

पत्र का अगला भाग सीधे अनुरोध से संबंधित है। पहले, इसे प्रमाणित करना वांछनीय है और उसके बाद ही अनुरोध का सार व्यक्त करें। अंत में, पत्र पर हस्ताक्षर किया जाना चाहिए (यह कंपनी के प्रमुख या अधिकृत, विश्वसनीय व्यक्ति द्वारा किया जाता है तो बेहतर है), साथ ही साथ दस्तावेज़ बनाने की तारीख भी।

पत्र कैसे भेजें

पत्र ई-मेल या फैक्स द्वारा भेजा जा सकता है - यह तेज़ और सुविधाजनक है, लेकिन रूसी पोस्ट के माध्यम से रूढ़िवादी भेजने से आप एक ठोस और आकर्षक तरीके से पत्र को औपचारिक रूप दे सकेंगे। उदाहरण के लिए, आप सुंदर सुलेख हस्तलेखन में हाथ से लिखित रूप में अनुरोध कर सकते हैं या अच्छे, महंगे कागज पर टेक्स्ट प्रिंट कर सकते हैं।

इस तरह की छोटी-छोटी बातों पर ध्यान देने से पता चलता है कि प्रतिद्वंद्वी उसके प्रति कितना सम्मानजनक है, और एक बार फिर अनुरोध के महत्व पर जोर देगा। केवल याद रखने वाली बात यह है कि नियमित मेल के माध्यम से पत्रों में लंबा समय लगता है, इसलिए संदेश को अग्रिम रूप से भेजा जाना चाहिए ताकि दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता को समय पर पहुँचाया जा सके।

पत्र भेजने के बाद

यह संदेश, किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, जावक दस्तावेज़ीकरण के जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए। इसी तरह, पत्र प्राप्त करने वाला पत्राचार के आगमन को पंजीकृत करता है। व्यावसायिक संबंधों में होने वाली गलतफहमी के मामले में, पत्र भेजने और प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करने से स्थिति को जल्दी से हल करने में मदद मिलेगी।

स्पष्टीकरण के साथ अनुरोध पत्र तैयार करने के उदाहरण

इसलिए, हमें पता चला कि एक अनुरोध पत्र एक ऐसा पत्र है जिसमें प्राप्तकर्ता के लिए एक अनुरोध होता है। पाठ का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को एक ऐसा कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करना है जो प्रेषक के लिए फायदेमंद हो। पत्र में एक तैयार अनुरोध, उसका औचित्य होना चाहिए। अनुरोध को इस तरह से तैयार करना वांछनीय है कि यह औचित्य साबित हो सके कि अनुरोध का अनुपालन करने के लिए प्राप्तकर्ता के लिए यह फायदेमंद क्यों होना चाहिए। प्रेषक को न केवल पाठ की रचना के नियमों को जानना चाहिए, बल्कि मनोवैज्ञानिक बारीकियों को भी ध्यान में रखना चाहिए। इसके बाद, स्थिति के आधार पर विशिष्ट टेम्पलेट्स-उदाहरणों पर विचार करें।

धन के आवंटन के लिए अनुरोध पत्र

पत्र इस घटना में तैयार किया गया है कि राज्य, प्रायोजकों, व्यक्तियों से धन का आवंटन प्राप्त करना आवश्यक है।

एनजीओ से "पेंशनभोगियों के लिए सहायता"

विधान सभा के सदस्य

हैलो इवान इवानोविच। मैं एक प्रतिनिधि हूँ गैर लाभकारी संगठनपेंशनरों के लिए सहायता। हम एकल पेंशनभोगियों की मदद करने में लगे हुए हैं: हम भोजन लाते हैं, सफाई और मरम्मत में मदद करते हैं।

हमारा संगठन 5 साल से अस्तित्व में है। पहले, हम स्वयं गतिविधियों के वित्तपोषण का सामना करते थे, हालांकि, गैर-सरकारी संगठनों के विस्तार के कारण, धन अपर्याप्त होने लगा। हमें परिसर किराए पर लेने, कर्मचारियों को वेतन देने और उपकरण खरीदने के लिए धन की आवश्यकता है।

हाल ही में सरकार की एक बैठक में, राष्ट्रपति ने पेंशनभोगियों की कठिन स्थिति का उल्लेख किया और कहा कि स्थिति को तत्काल बदलने की आवश्यकता है। इस संबंध में, मैं आपसे पेंशनभोगियों के लिए एनजीओ हेल्प की जरूरतों के लिए रूबल मांगता हूं।

साभार, पेट्रोवा ए.ए.

उपरोक्त पाठ नियमों के अनुसार लिखा गया है। यह है:

• एनपीओ का नाम और इसकी गतिविधियों की व्याख्या।
• पैसे के लिए अनुरोध, उनकी जरूरत का स्पष्टीकरण (किराया और वेतन के लिए पैसे की जरूरत है)।
• राष्ट्रपति का उल्लेख। अधिकारी के लिए प्रायोजन के लाभों को उचित ठहराना आवश्यक है। सांसद की क्या दिलचस्पी है? करियर ग्रोथ में। संगठन की मदद से इस लक्ष्य को हासिल करने में मदद मिलेगी।

एक वाणिज्यिक संगठन को जिस विशिष्ट राशि की आवश्यकता होती है, वह भी इंगित की जाती है।

माल की आपूर्ति के लिए अनुरोध पत्र

पत्र आमतौर पर कंपनी के भागीदारों को भेजा जाता है। पाठ में, दोनों कंपनियों के लिए पारस्परिक लाभ को उचित ठहराना वांछनीय है।

एएए के प्रमुख

बीबीबी कंपनी के प्रमुख से

हैलो इवान इवानोविच। हम आपकी कंपनी से उत्पादों का एक सेट ऑर्डर करना चाहते हैं (निर्दिष्ट करें)। एक क्षेत्रीय प्रदर्शनी में हमें आपके उत्पाद में दिलचस्पी हुई।

यदि आप सहमत हैं, तो कृपया हमें डिलीवरी की शर्तों और आपके लिए सुविधाजनक शर्तों के बारे में बताएं। हम समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हमें उम्मीद है कि यह पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग की शुरुआत होगी।

हमारे संपर्क: (निर्दिष्ट करें)।

साभार, बोरिस बोरिसोविच।

छूट के लिए अनुरोध पत्र

आमतौर पर, ऐसे टेक्स्ट कंपनी के सप्लायर्स को भेजे जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन प्रदर्शनियों का आयोजन करता है। उसके पास एक सप्लायर है - एक प्रिंटिंग हाउस जो ब्रोशर, स्टैंड, बुकलेट और बहुत कुछ की आपूर्ति करता है। सेवाओं की लागत काफी अधिक है। संकट आया, और कंपनी के लिए प्रिंटिंग हाउस के सामान का भुगतान करना मुश्किल हो गया। यह छूट मांगने का एक कारण हो सकता है।

कंपनी "वोस्तोक" के प्रमुख

कंपनी "वेस्ट" के प्रमुख से

हैलो इवान इवानोव। हमारा संगठन वित्तीय संकट से प्रभावित था। हमारे साथ संपन्न अनुबंधों की संख्या में 20% की कमी आई है। दुर्भाग्य से, संकट ने न केवल हमें, बल्कि हमारे ग्राहकों को भी प्रभावित किया। लोग हमारी सेवाओं के लिए पहले की तरह भुगतान नहीं कर सकते। इसलिए, हमने टिकटों पर 25% की छूट प्रदान की है।

कठिन वित्तीय स्थिति के कारण, हमारी कंपनी अनुबंध के तहत शेष छह महीनों के सहयोग के लिए आपसे 15% छूट मांगती है।

हमने अपने सभी आपूर्तिकर्ताओं को छूट देने के लिए पत्र भेजे हैं। यदि हमारे 20% भागीदार हमें अनुकूल परिस्थितियाँ प्रदान करते हैं, तो हमारी कंपनी खड़ी होगी मुश्किल समयऔर बंद नहीं होगा। हमें पहले ही जमींदारों और टेलीफोन कंपनी द्वारा छूट दी जा चुकी है।

साभार, बोरिस पेट्रोव।

पत्र में निम्नलिखित महत्वपूर्ण बिंदु शामिल हैं:

• छूट की आवश्यकता का स्पष्टीकरण।
• छूट, शर्तों के सटीक आकार का संकेत।
• एक अप्रत्यक्ष संकेत है कि यदि प्रिंटर छूट प्रदान नहीं करता है, तो कंपनी अनुबंध समाप्त कर देगी।

पाठ इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि पत्र अंत तक पढ़ा जाए और प्रस्तावित शर्तों से सहमत हो।

किराया कम करने का अनुरोध पत्र

किराया अधिकांश संगठनों के बजट को "खाता है"। इसकी कमी कंपनी को मुश्किल समय में बचाए रखने की अनुमति देती है। पत्र मकान मालिक को भेजा जाना चाहिए।

प्लस के प्रमुख

कंपनी के प्रमुख से "माइनस"

हैलो, पेट्र पेट्रोविच। हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित थी। उपभोक्ताओं की क्रय शक्ति में कमी आई है, व्यापार राजस्व में कमी आई है। इस संबंध में, हम आपसे किराए में 10% की कमी करने के लिए कहते हैं।

हमारे सहयोग के सभी समय के लिए, हमने भुगतान में कभी देरी नहीं की है। हम आशा करते हैं कि आप हमें रियायतें देंगे और हम अपने व्यापारिक संबंध बनाए रखेंगे। हम कठिन वित्तीय स्थितियों के बावजूद किराए के समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं।

साभार, इवान इवानोविच।

पत्र में, यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि कंपनी ने पहले अपने दायित्वों को पूर्ण रूप से पूरा किया है। मकान मालिक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मकान मालिक भुगतान करना जारी रखेगा। प्राप्तकर्ता को यह भी समझना चाहिए कि यदि वह प्रस्तावित शर्तों से सहमत नहीं है, तो किरायेदार उसकी सेवाओं को अस्वीकार कर देगा।

ऋण भुगतान के लिए अनुरोध पत्र

ऋण अक्सर कंपनियों के बीच बातचीत में उत्पन्न होते हैं। यदि संगठन प्रतिपक्ष के साथ सहयोग जारी रखने के लिए तैयार है, जिस पर कर्ज है, तो अनुरोध पत्र भेजा जाता है।

प्रिय इवान इवानोविच, हम आपसे हमारी कंपनी को रूबल की राशि में ऋण का भुगतान करने के लिए कहते हैं। इस पूरे समय, हमने व्यापारिक संबंधों को जारी रखने की उम्मीद में, आपके साथ सहयोग करना जारी रखा है। हालांकि, अब हम भुगतान की कमी के कारण सेवाओं के प्रावधान को निलंबित करने के लिए मजबूर हैं।

आपके ऋण की राशि रु. कृपया 1 मार्च, 2017 तक भुगतान करें। अगर कर्ज नहीं चुकाया गया तो हमें अदालत में इस मुद्दे को सुलझाने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।

साभार, पेट्र पेट्रोविच।

पत्र में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:

• सही राशि बकाया है।
• वह तिथि जिसके द्वारा ऋण का भुगतान किया जाना चाहिए।
• भुगतान नहीं होने पर कंपनी कार्रवाई करेगी।

पाठ संगठन के साथ दीर्घकालिक सफल सहयोग का उल्लेख कर सकता है। यह अनुरोध होना चाहिए, मांग नहीं। अनुरोध एक अलग टेम्पलेट के अनुसार किया जाता है।

आपूर्तिकर्ता को आस्थगित भुगतान के लिए अनुरोध पत्र

संगठन ने कंपनी को उत्पादों के एक बैच के साथ आपूर्ति की, लेकिन इसके लिए भुगतान नहीं किया। एक कर्ज बन गया है, लेकिन देनदार के पास भुगतान करने के लिए धन नहीं है। इस मामले में, देरी के लिए अनुरोध पत्र लिखना समझ में आता है।

कंपनी के प्रमुख "पैसा कहाँ है"

कंपनी के प्रमुख से "पैसा होने वाला है"

प्रिय पेट्र पेट्रोविच, हमने रूबल की राशि में कर्ज का भुगतान नहीं किया है। हम अपने कर्ज से कतराते नहीं हैं, लेकिन अब भुगतान करते हैं पूरे मेंआर्थिक तंगी के कारण हम ऐसा नहीं कर पा रहे हैं।

2 वर्षों के लिए हमने आपके साथ सफल व्यावसायिक संबंध बनाए रखा है, हमने भुगतान की समय सीमा को याद नहीं किया है। आज हम एक किश्त भुगतान के लिए कहते हैं। हमारी कंपनी दो चरणों में कर्ज चुकाने के लिए तैयार है:

• रूबल हम 1 मार्च, 2017 से पहले जमा करेंगे।
• 1 अप्रैल, 2017 से पहले रूबल का भुगतान किया जाएगा।

हम आपको समय पर भुगतान करने का वादा करते हैं। समझने के लिए धन्यवाद।

साभार, इवान इवानोविच।

दूसरे संगठन के लिए भुगतान का अनुरोध पत्र

कंपनी का कर्ज किसी अन्य संगठन द्वारा चुकाया जा सकता है। बेशक कंपनीऐसे ही शेयरों का भुगतान नहीं करेंगे। आमतौर पर अनुरोध पत्र कंपनी के देनदार या किसी अन्य व्यक्ति को भेजा जाता है, जिसके पास कंपनी के प्रति दायित्व होते हैं।

कंपनी के प्रमुख को "पैसा होने वाला है"

कंपनी के प्रमुख से "पैसा कहाँ है"

प्रिय इवान इवानोविच, आप पर हमारी कंपनी पर रूबल की राशि का कर्ज है। हमारे संगठन पर रूबल की राशि में किसी अन्य कंपनी का भी कर्ज है। हम आपको रूबल की राशि में लेनदार को हमारे ऋण का भुगतान करने के लिए कहते हैं। बदले में, हम आपको उस ऋण की शेष राशि के लिए एक किस्त योजना प्रदान करेंगे जिसका आपने पहले अनुरोध किया था। समझने के लिए धन्यवाद।

साभार, पेट्र पेट्रोविच।

समस्या के समाधान में सहायता के लिए अनुरोध पत्र

कोई भी कंपनी जटिल समस्याओं का सामना कर सकती है जिनका समाधान बाहरी मदद के बिना नहीं किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो सहायता के लिए अनुरोध पत्र भेजा जा सकता है, उदाहरण के लिए, कार्यक्रम आयोजित करना। आवेदन वाणिज्यिक संगठनों, सरकारी एजेंसियों को भेजा जाता है।

एएए . के निदेशक

एक सार्वजनिक संगठन से

प्रिय बोरिस बोरिसोविच, मैं सार्वजनिक संगठन "गिविंग गुड" का प्रतिनिधि हूं। हम अनाथालय से बच्चों के लिए छुट्टियों के आयोजन और आयोजन में लगे हुए हैं।

हम छुट्टी के लिए खाद्य आपूर्ति के आयोजन में आपकी मदद मांगते हैं। बेशक, इस कार्यक्रम में हम आपका और आपकी कंपनी का जिक्र करेंगे। इस समारोह में विधान सभा के प्रतिनिधि, जनता शामिल होगी।

आप हमसे फोन XXX . द्वारा संपर्क कर सकते हैं

साभार, इवान इवानोविच।

आइए अनुरोध पत्र लिखने के सभी नियमों को संयोजित करें। सबसे पहले आपको अपना परिचय देना होगा, अपनी गतिविधियों के बारे में बताना होगा। लेकिन परिचयात्मक भाग नहीं निकाला जाना चाहिए। हमारा लक्ष्य प्राप्तकर्ता को पत्र पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है। यदि पाठ बहुत लंबा है, तो प्राप्तकर्ता द्वारा इसे अंत तक पढ़ने की संभावना नहीं है। फिर आपको अपना अनुरोध प्रस्तुत करना शुरू करना होगा। सटीकता की आवश्यकता है: शर्तों का संकेत, धन की राशि। यह समझना महत्वपूर्ण है कि प्राप्तकर्ता को लाभ महसूस करना चाहिए। इसलिए, पत्र में यह संकेत होना चाहिए कि संगठन के लिए अनुरोध का पालन करना क्यों फायदेमंद होगा। अंत में, आपको विनम्रता से अलविदा कहने की जरूरत है और बिना फव्वारा किए।

कृपया मुझे काम पर बहाली के बारे में अधिकारी को एक पत्र लिखने में मदद करें

व्यावसायिक वर्कफ़्लो में, अनुरोध पत्र प्रारूप का उपयोग अक्सर तब किया जाता है जब दूसरे पक्ष या उससे एक निश्चित सेवा की सहमति प्राप्त करना आवश्यक हो जाता है। तैयार नमूने और उदाहरण अलग-अलग स्थितियां, साथ ही ऐसे पत्रों को संकलित करने के नियम, आप इस लेख में पाएंगे।

अनुरोध पत्र लिखने की परंपरा और नियम विशेष रूप से व्यावहारिक दस्तावेज़ प्रबंधन में विकसित हुए हैं - अर्थात। विधायी स्तर पर, किसी भी प्रपत्र या निर्देश को मंजूरी नहीं दी गई है। हालांकि, में सामान्य दृष्टि सेनिम्नलिखित संरचना का पालन किया जाना चाहिए:

1. हमेशा की तरह, "हेडर" पहले भरा जाता है, जो संबंधित संपर्क विवरण के साथ भेजने वाले संगठन का पूरा नाम, साथ ही एक विशिष्ट कर्मचारी (आमतौर पर कंपनी के निदेशक) का नाम और प्राप्त करने वाले का नाम इंगित करता है। संगठन।
2. इसके बाद स्वयं पाठ आता है, जिसमें स्थिति का विवरण और अनुरोध का औचित्य शामिल होता है। पाठ जितना संभव हो उतना छोटा होना चाहिए - आमतौर पर 1-2 पैराग्राफ पर्याप्त होते हैं। आपके अनुरोध को विशेष रूप से और स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है ताकि वार्ताकार आपकी अपील के सार को अच्छी तरह से समझ सके।
3. इसके बाद एक हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का एक प्रतिलेख और संकलन की तारीख होती है।

इस प्रकार, यह ऐसे दस्तावेजों के लिए मानक संस्करण के अनुसार तैयार किया गया है - फॉर्म नीचे दिया गया है।

तैयार नमूने को इसके उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

टिप्पणी। दस्तावेज़ के नाम को इंगित करने या न करने का निर्णय (अर्थात, बीच में "अनुरोध पत्र" लिखें) प्रेषक द्वारा स्वयं किया जाता है। एक नियम के रूप में, यह उन मामलों में आवश्यक है जहां दस्तावेज़ की प्रकृति और उस उद्देश्य पर जोर देना उचित है जिसे एक कंपनी दूसरे से प्राप्त करने का प्रयास कर रही है।

चूंकि इस मामले में हम इस तथ्य के बारे में बात कर रहे हैं कि एक कंपनी किसी सेवा पर भरोसा कर रही है या यहां तक ​​​​कि अपने साथी की ओर से रियायत भी है, निश्चित रूप से, एक पत्र लिखना, इसे प्रारूपित करना और यहां तक ​​कि इसे भेजना भी बहुत गंभीरता से लिया जाना चाहिए। कोई भी विवरण एक छाप बना सकता है, इसलिए उन बारीकियों को भी ध्यान में रखना बेहतर है जो पहली नज़र में महत्वहीन हैं:

1. सबसे पहले, इसे भौतिक मेल का उपयोग करके भेजना बेहतर है - सामान्य रूसी पोस्ट या इससे भी बेहतर एक निजी संगठन जो पत्राचार को डोर टू डोर और बहुत तेजी से वितरित करता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक संदेश, या इससे भी अधिक फैक्स द्वारा प्रेषित, अक्सर स्पैम के रूप में अधिक अवैयक्तिक रूप से माना जाता है।
2. इसके अलावा, भौतिक तरीके से दस्तावेज़ को निष्पादित किया जाता है (यानी, हमेशा की तरह डाक) आपको अधिक महंगे कागज, एक लिफाफा, एक टिकट और पंजीकरण के अन्य साधनों के साथ एक अनुकूल प्रभाव बनाने की अनुमति देता है।
3. पाठ लिखने के लिए, हमेशा एक लेटरहेड चुना जाता है - यह आपको अनुरोध को अधिक औपचारिकता देने की अनुमति देता है।
4. पाठ में, स्पष्ट नौकरशाही से बचना बेहतर है - अर्थात। स्थिर शब्दऔर अभिव्यक्तियाँ जो आमतौर पर व्यावसायिक वातावरण में उपयोग की जाती हैं। वे सचमुच कहानी को "सूखा" करते हैं और आम तौर पर नकारात्मक प्रभाव डालते हैं। उन्हें अधिक मूल विकल्पों के साथ बदलना आसान है - उदाहरण के लिए, "कृपया विचार करें" से "मुझे इस मुद्दे को हल करने में आपकी समझ और सहायता की उम्मीद है।"
5. अंत में, सामान्य रूप से व्यावसायिक पत्राचार की परंपराओं का पालन करना उचित है, अर्थात। पाठ मुख्य रूप से औपचारिक व्यावसायिक शैली में लिखा गया है। गीतात्मक विषयांतर, बहुत जटिल वाक्यात्मक निर्माण, दोहरे (अर्थ में) वाक्यांश नहीं होने चाहिए। वार्ताकार के लिए संदेश को समझना बहुत आसान बनाने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए - दोनों समझ और मनोवैज्ञानिक रूप से।

सलाह। यदि पाठ को हाथ से लिखना संभव है, तो इस पद्धति का उपयोग करना बेहतर है। हस्तलिखित पत्र आपको इसे अन्य सभी की पृष्ठभूमि से अलग करने की अनुमति देता है। हालांकि, लेखन को किसी ऐसे विशेषज्ञ को सौंपना बेहतर है जो सुलेख की तकनीकों को जानता हो।

किस्मों

विशिष्ट स्थिति के आधार पर, विभिन्न प्रकार के पत्र होते हैं। अधिकांश अनुरोध वित्तीय मुद्दों से संबंधित हैं, जैसे छूट, किसी सेवा के लिए भुगतान में कमी, या विलंब। अनुरोध पत्र का एक छोटा हिस्सा किसी भी अन्य मुद्दों को हल करने में सहायता के लिए समर्पित है। पत्रों के सबसे सामान्य मामलों और तैयार किए गए उदाहरणों पर नीचे चर्चा की गई है।

निधियों के आवंटन के बारे में

पैसे मांगना, यहां तक ​​कि धर्मार्थ उद्देश्यों के लिए भी, एक बहुत ही गंभीर अनुरोध है। इसलिए, ड्राइंग करते समय, स्थिति का यथासंभव विशेष रूप से वर्णन करना महत्वपूर्ण है और, इसके अलावा, स्पष्ट रूप से इंगित करें कि वास्तव में धन की क्या आवश्यकता है, और किस कारण से इसे किसी अन्य स्रोत से नहीं लिया जा सकता है।

संकलन करते समय, आप इस तरह के नमूने को आधार के रूप में ले सकते हैं।

एनजीओ "इंद्रधनुष" से

विधान सभा के सदस्य

सेंट पीटर्सबर्ग मिलोशनिकोव आई.एन.

प्रिय इल्या निकोलाइविच! गैर-लाभकारी संगठन रादुगा के निदेशक में आपका स्वागत है।" हमारा संगठन 2012 में स्थापित किया गया था और इन सभी वर्षों में ल्यूकेमिया के तीव्र रूपों से पीड़ित बच्चों को लगातार वित्तीय सहायता प्रदान कर रहा है। हमारी गतिविधि की मुख्य दिशा उपयुक्त की खरीद है दवाईऔर जटिल लेनदेन।

इन सभी वर्षों में, हमारी गतिविधियों के लिए वित्तपोषण का मुख्य स्रोत उद्यम एलएलसी "..." रहा है। हालांकि, वर्तमान 2017 के अप्रैल में, धन की मात्रा में तेजी से गिरावट आई है, और फिलहाल हम एक ही मात्रा में धर्मार्थ कार्य नहीं कर सकते हैं।

हमारे आंकड़ों के अनुसार, निजी दान को ध्यान में रखते हुए फंड का वार्षिक बजट 10 मिलियन रूबल होना चाहिए। इस प्रकार, वित्तपोषण की समाप्ति के कारण, 8 मिलियन रूबल की राशि में अंतर को कवर करना आवश्यक है। सालाना। हम आपके सहयोग की आशा करते हैं, क्योंकि इस समय प्रायोजक ढूंढना संभव नहीं है।

साभार, स्वेतोज़ारोव वी.के.

माल की डिलीवरी के बारे में

यहां आपकी रुचि और सहयोग करने की इच्छा प्रदर्शित करना महत्वपूर्ण है। इसलिए, आपको सही शब्दों को खोजने की जरूरत है ताकि वार्ताकार विश्वास से ओत-प्रोत हो और उचित निर्णय ले सके। आधार के रूप में, आप ऐसा नमूना ले सकते हैं।

एलएलसी के सामान्य निदेशक "..."

नेक्रासोव एन.के.

कंपनी एलएलसी के निदेशक से "..."

एलिज़ारोवा वी.एम.

नमस्ते, निकोलाई कोन्स्टेंटिनोविच! क्षेत्रीय प्रदर्शनी में कृषि, जो इस साल मई में आयोजित किया गया था, हमारी कंपनी आपके द्वारा पेश की गई मशीनरी और उपकरणों के नमूनों में रुचि रखती है।

हम माल के परीक्षण बैच की डिलीवरी के साथ आपके साथ सहयोग शुरू करना चाहते हैं ( पूरी सूचीइस पत्र के साथ एक अलग दस्तावेज के रूप में संलग्न है)। हम वस्तुओं और सेवाओं के लिए समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हम एक लंबे और पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं।

हमारे संपर्क विवरण:

साभार, एलिजारोव वी.एम.

छूट के बारे में

वर्तमान में, यह काफी सामान्य प्रकार है, क्योंकि आर्थिक स्थिति कई मायनों में खराब हो गई है। जैसा कि अनुभव से पता चलता है, प्रतिपक्ष को छूट प्रदान करने के लिए राजी करना ऐसे मामलों में विशेष रूप से अच्छा है:

• यदि कंपनियां लंबे समय से सहयोग कर रही हैं, उदाहरण के लिए, एक वर्ष से अधिक;
• अगर एक बार में बड़ी मात्रा में सामान खरीदा जाता है।

सीईओ के लिए

अवांटेज एलएलसी फिलिप्पोव जी.वी.

Veres LLC के निदेशक की ओर से

अलेक्जेंड्रोवा के.एन.

हैलो, गेन्नेडी विक्टरोविच। हमें यह जानकर खुशी हो रही है कि हमारी कंपनियां 2 साल से अधिक समय से सहयोग कर रही हैं। आपके जारी रखने के लिए हम आपको धन्यवाद देते हैं उच्च गुणवत्ताआपकी सेवाओं के लिए, साथ ही कई मौजूदा मुद्दों को हल करने में सहायता के लिए।

हम मानते हैं कि यह आपके लिए कोई रहस्य नहीं है कि पिछले एक साल में हमारे बाजार में आर्थिक स्थिति काफी खराब हो गई है। दुर्भाग्य से, इस समय हम आय की एक निश्चित कमी का अनुभव कर रहे हैं, जो तिमाही लाभ में कमी के साथ जुड़ा हुआ है।

इन परिस्थितियों के संबंध में, हम अगले 2018 कैलेंडर वर्ष में प्रदान की जाने वाली सेवाओं पर 10% छूट प्रदान करने में आपकी समझ और सहमति की आशा करते हैं। बेशक, ऐसा उपाय अस्थायी है, और आर्थिक स्थिति स्थिर होने की स्थिति में हम पारस्परिक रूप से लाभप्रद शर्तों पर पूर्ण सहयोग के लिए प्रतिबद्ध हैं।

साभार, अलेक्जेंड्रोव के.एन.

किराए में कमी के बारे में

इस मामले में, पत्र में आपके अनुरोध का औचित्य लगभग वही होगा जिसकी चर्चा पिछले उदाहरण में की गई थी।

सीईओ के लिए

अवांटेज एलएलसी फिलिप्पोव जी.वी.

Veres LLC के निदेशक की ओर से

अलेक्जेंड्रोवा के.एन.

हैलो, गेन्नेडी विक्टरोविच। 2016 में समाप्त हुए वित्तीय वर्ष में, हमारी कंपनी को नुकसान हुआ जो उम्मीदों से 10% अधिक था। हमें यह कहने के लिए मजबूर किया जाता है कि हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित थी। यह 15-20% मालिकों द्वारा ग्राहक प्रवाह में कमी का अनुवाद करता है।

इस संबंध में, हम उम्मीद करते हैं कि किराए पर 10% की छूट प्रदान करने के लिए आपकी सहमति होगी। मैं आपका ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करता हूं कि हम काफी बड़े किराएदार हैं और साथ ही, हमारे पांच साल के सहयोग की पूरी अवधि के दौरान, हमने भुगतान में एक भी देरी की अनुमति नहीं दी है, और अन्य सभी शर्तों को भी पूरा किया है। अनुबंध। हम इस तथ्य से आगे बढ़ते हैं कि यह उपाय अस्थायी है, इसलिए बाजार की स्थिति स्थिर होते ही हम शुल्क का पूरा भुगतान जारी रखने के लिए तैयार हैं।

साभार, अलेक्जेंड्रोव के.एन.

आस्थगित भुगतान के बारे में

इस मामले में, यह स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि आपने वास्तव में समय पर भुगतान नहीं किया और इसका कारण विस्तार से बताएं। बेशक, आपको पूरी राशि के पुनर्भुगतान की शर्तों को सटीक रूप से निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है।

LLC "Gruzodar" के निदेशक

वाकुलोव एन.यू.

Parabolia LLC के निदेशक की ओर से

अक्साकोवा टी.जी.

हैलो, प्रिय निकोलाई यूरीविच। सितंबर 2017 में, हमने आपकी सेवाओं के लिए 100,000 रूबल की राशि का एक और भुगतान नहीं किया। हमने आपको आधिकारिक तौर पर एक महीने पहले भुगतान करने की असंभवता के बारे में सूचित किया है। फिलहाल, हम बताते हैं कि कंपनी को भुगतान के लिए फंड मिल गया है। हम आपको दो महीनों के लिए एक किस्त योजना प्रदान करने के लिए कहते हैं: अक्टूबर और नवंबर (प्रत्येक में 50,000 रूबल)।

हम अपने वित्तीय दायित्वों और ऋणों से नहीं कतराते हैं और इस तथ्य पर आपका ध्यान आकर्षित करते हैं कि हमारे सहयोग के सभी 3 वर्षों के लिए हमने कभी भी अनुबंध का उल्लंघन नहीं किया है। हम आपकी समझ की आशा करते हैं और आगे पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं।

साभार, अक्साकोव टी.जी.

कृपया किसी अन्य कंपनी के लिए भुगतान करें

ऐसे अनुरोध उन मामलों में उत्पन्न हो सकते हैं जहां एक कंपनी कुछ शर्तों के तहत दूसरी कंपनी के वित्तीय दायित्वों को पूरा करने का वचन देती है। उदाहरण के तौर पर, आप इस टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं।

आईपी ​​ब्लागोदारोव ए.के.

IP Inina A.A से

हैलो, प्रिय अनातोली कोन्स्टेंटिनोविच। जैसा कि आप जानते हैं, आपके ऊपर 100,000 रूबल की राशि का कर्ज है। पिछले वित्तीय वर्ष के दौरान, मेरे ऊपर 50,000 रूबल की राशि में 3 कंपनियों का कर्ज भी था। मेरा सुझाव है कि आप मेरे कर्ज का पूरा भुगतान करें। अपने हिस्से के लिए, मैं आपके ऋण की संपूर्ण शेष राशि के लिए 6 महीने की अवधि के लिए किश्तों के प्रावधान की गारंटी देता हूं।

16अप्रैल

नमस्ते! इस लेख में, हम व्यावसायिक पत्रों के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

1. व्यावसायिक पत्राचार ने अपनी प्रासंगिकता क्यों नहीं खोई है;
2. व्यावसायिक पत्र क्या हैं और उन्हें कैसे तैयार किया जाता है;
3. सही तरीके से कैसे लिखें व्यावसायिक पत्र.

अब हमारी खिड़कियों के बाहर उच्च तकनीकों और इंटरनेट का समय है। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार ने अपना महत्व और प्रासंगिकता नहीं खोई है, यह बस अन्य मीडिया में स्थानांतरित हो गया है। व्यावसायिक पत्रों को लिखने और प्रारूपित करने में सक्षम होना क्यों महत्वपूर्ण है, आइए आज बात करते हैं।

आपको व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता क्यों है

सबसे पहले, यह कर्मचारियों या व्यावसायिक भागीदारों के साथ विचारों, सुझावों और विचारों का आदान-प्रदान करने का अवसर है। पत्राचार की मदद से, वे दावा करते हैं, अनुरोध करते हैं, कंपनियों के बीच गलतफहमी को स्पष्ट करते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार आधिकारिक की किस्मों में से एक है।

व्यावसायिक पत्रों और अन्य के बीच अंतर

मुख्य अंतर इस प्रकार हैं:

• प्रस्तुति की शैली;
• शब्दावली जो भावनाओं की विशद अभिव्यक्ति की अनुमति नहीं देती है;
• यह कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड पर जारी किया जाता है;
• फ़ॉन्ट बहुत छोटा नहीं है, लेकिन बड़ा नहीं है, जबकि पूरे पाठ में समान है;
• शायद ही कभी 1 से अधिक पृष्ठ पर कब्जा;
• सख्त आधिकारिक अधीनता की उपस्थिति।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

सभी व्यावसायिक पत्रों को सशर्त रूप से कई समूहों में विभाजित किया जा सकता है। हम प्रत्येक पर अधिक विस्तार से ध्यान देंगे और एक संक्षिप्त विवरण देंगे।

ऐसे पत्र जिनका उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है।

• प्रत्याभूत के पत्र;
• साथ में;
• सूचनात्मक;
• चेतावनी पत्र;
• अनुस्मारक पत्र।

पत्र जिन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता है।

• अपील करना;
• वाक्य;
• प्रार्थना;
• मांग;
• याचिका।

गैर वाणिज्यिक पत्र।

• निमंत्रण पत्र;
• शोक पत्र;
• धन्यवाद पत्र;
• कुछ के बारे में सूचित करने वाले पत्र;
• सिफारिशों वाले पत्र;
• गारंटी पत्र;
• यह पुष्टि करने वाले पत्र कि माल प्राप्त हो गया है, सेवा प्रदान की गई है, और इसी तरह;
• विभिन्न अवसरों पर बधाई पत्र;
• अनुरोध - पत्र;
• निर्देश पत्र;
• आवरण पत्र।

वाणिज्यिक पत्र।

आमतौर पर उनका उपयोग एक समझौते में प्रवेश करने से पहले और साथ ही अनुबंध की वैधता के दौरान किया जाता है।

इसमे शामिल है:

• पूछताछ के जवाब के साथ पत्र;
• प्रत्यक्ष अनुरोध;
• - एक पत्र जिसमें एक सौदा करने या एक समझौते को समाप्त करने का प्रस्ताव है;
• दावा;
• अनुस्मारक;
• एक पत्र जिसमें समझौतों की समाप्ति या दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता आदि के बारे में चेतावनी दी गई है।

यदि हम संरचना द्वारा वर्गीकरण की बात करें, तो व्यावसायिक पत्र 2 प्रकार के होते हैं:

• लेखक का पाठ युक्त और मुक्त रूप में लिखा गया;
• एक सख्त पैटर्न के अनुसार संकलित।

अभिभाषकों द्वारा।

• परिपत्र - एक पत्र जो कई प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाता है;
• सामान्य - एक व्यक्ति की ओर से एक अभिभाषक को भेजा जाता है;
• सामूहिक - एक अभिभाषक को भेजा जाता है, लेकिन कई व्यक्तियों से।

पत्रों को उस रूप में भी विभाजित किया जाता है जिसमें उन्हें भेजा गया था:

• फैक्स संदेश के रूप में भेजा गया;
• ईमेल द्वारा भेजा गया;
• जिन्हें नियमित लिफाफों में भेजा जाता है।

ऐसे कई प्रकार के पत्र हैं, जिन्हें नैतिक कारणों से टाइप करने के बजाय हस्तलिखित किया जाना चाहिए। यह शोक और बधाई पर लागू होता है।

सही डिजाइन का राज

पत्र के पाठ को परिचयात्मक, मुख्य और अंतिम भागों में विभाजित किया गया है। वे तार्किक रूप से एक दूसरे से संबंधित हैं। परिचयात्मक भाग में वे परिस्थितियाँ शामिल हैं जिनके कारण पत्र का निर्माण हुआ, और मुख्य भाग सामग्री ही है। अंतिम भाग में, परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, जो अनुरोध, इनकार, और इसी तरह व्यक्त करते हैं।

सामान्यतया, कारोबार पत्राचारसभी जिम्मेदारी के साथ इसे कला कहा जा सकता है, क्योंकि यह सीखना आवश्यक है कि सभी आवश्यकताओं के अनुपालन में इसे सही तरीके से कैसे संचालित किया जाए। दरअसल, अक्सर हम केवल इस तथ्य के बारे में सोचते हैं कि जानकारी स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की जाती है, लेकिन हम यह भूल जाते हैं कि पत्र को कंपनी का चेहरा माना जा सकता है।

स्टाइलिस्टिक्स।

प्रत्येक पत्र को सख्त व्यावसायिक शैली में रखा जाता है, आधिकारिक दस्तावेजों के लिए विशिष्ट भाषण का उपयोग किया जाता है।

सूचना की प्रस्तुति के लिए आवश्यकताएँ।

पत्र में निहित सभी जानकारी निम्नानुसार निर्धारित की गई है:

• संबोधित, एक विशिष्ट व्यक्ति के लिए अभिप्रेत;
• लेखन की तिथि के अनुसार, सभी जानकारी अप-टू-डेट होनी चाहिए;
• विश्वसनीय रूप से;
• निष्पक्ष रूप से;
• तर्क दिया;
• जितना संभव हो सके, ताकि उसके आधार पर निर्णय लिया जा सके।

प्रपत्र।

सबसे पहले, पत्र को कंपनी के लिए ब्रांडेड लेटरहेड पर तैयार किया जाता है।

• व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए A4 शीट का उपयोग किया जाता है;
• फॉर्म का बायां मार्जिन कम से कम 3 सेमी होना चाहिए, क्योंकि कुछ समय बाद उन्हें बाइंडर में भेज दिया जाएगा;
• कंपनी का नाम, उसका कानूनी और वास्तविक पता, ई-मेल पता दर्शाया गया है;
• मानक फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन, आकार 12 का उपयोग करना बेहतर है। यह सबसे इष्टतम है और पढ़ते समय अच्छी तरह से माना जाता है;
• लेटरहेड का उपयोग किए बिना व्यावसायिक पत्र जारी करने की अनुमति है, फिर आपको फॉर्म से जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता है।

अगर एक पत्र में प्रश्न मेंके बारे में बड़े सौदेवित्त या एक अलग प्रकृति की गोपनीय जानकारी से संबंधित, ऐसे पत्रों को फैक्स या इलेक्ट्रॉनिक रूप में भेजने की अनुशंसा नहीं की जाती है। बेहतर पुराने ढंग का, एक साधारण कागज़ के लिफाफे में।

नंबरिंग।

यदि पत्र में कई पृष्ठ होते हैं, तो उन्हें दूसरे से शुरू करके क्रमांकित किया जाता है। अरबी अंकों में संख्याओं को बीच में सबसे ऊपर नीचे रखा जाता है। नंबर के आगे कोई डॉट न लगाएं।

भागों में विभाजन।

इसका अर्थ है पत्र को पैराग्राफ में विभाजित करना। पाठ एक सतत धारा में नहीं जाना चाहिए, इसलिए इसे आसानी से नहीं माना जाएगा। पैराग्राफ में विभाजित करके, आप देख सकते हैं कि एक विचार कहाँ समाप्त होता है और दूसरा शुरू होता है।

फिक्स की उपलब्धता।

सुधार और टाइपो, साथ ही मिटाने, अवांछनीय हैं। पत्र सही ढंग से बनाया जाना चाहिए, और पाठ 1.5 - 2 के अंतराल पर मुद्रित किया जाना चाहिए।

विवरण का इस्तेमाल किया।

हम केवल मुख्य को इंगित करेंगे, क्योंकि हमने पहले ही उनके बारे में संक्षेप में बात की थी:

• यदि उद्यम राज्य के स्वामित्व वाला है, तो रूसी संघ के हथियारों के कोट का उपयोग किया जाता है। यह आधिकारिक रूप के मध्य में स्थित है;
• कंपनी का पूरा नाम;
• फैक्स और टेलीफोन नंबर;
• बैंक खाता संख्या;
• पता करने वाला - इसके अलावा, पता करने वाली कंपनी के नाम का उपयोग किया जाता है कर्ताकारक मामले, प्राप्तकर्ता की स्थिति और अंतिम नाम को इंगित करने के लिए, मूल मामले का उपयोग करें;
• यदि प्राप्तकर्ता के पास अकादमिक डिग्री या उपाधि है, तो उसे व्यक्ति के उपनाम से पहले इंगित करें;
• किसी भी प्रॉप्स को एक नई लाइन पर और एक बड़े अक्षर के साथ लिखा जाता है।

बैठक के बाद व्यावसायिक पत्र

आपने एक व्यावसायिक बैठक की, जिसके लिए एक निश्चित संभावना थी। पत्र में इसे कैसे प्रतिबिंबित करें, हम आगे चर्चा करेंगे।

1. सबसे पहले, पत्र की शुरुआत में, संभावित साथी के साथ अपने संचार की तारीख और समय देखें, भले ही बैठक के कुछ दिन बीत चुके हों।
2. गलतियों या अत्यधिक जटिल वाक्यांशों से बचें: पत्र को छोटा और स्पष्ट करें, लेकिन इस तरह से कि प्राप्तकर्ता को इसे पढ़ने की इच्छा हो।
3. उल्लेख करें कि बातचीत किस बारे में थी। उदाहरण के लिए: " हमने चर्चा की कि विनीशियन शैली के फूलदान की कीमत कितनी होगी। ”
4. सुनिश्चित करें कि पत्र प्राप्तकर्ता बैठक के विषय पर अपना दृष्टिकोण व्यक्त करता है।
5. उस समय को निर्दिष्ट करें जब आप फोन द्वारा संवाद कर सकते हैं या व्यक्तिगत रूप से मिल सकते हैं।
6. प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप उसके साथ सहयोग की प्रतीक्षा कर रहे हैं: " आशा है कि आपके साथ और व्यापारिक संबंध होंगे«.
7. निम्नलिखित या समान वाक्यांश के साथ पत्र समाप्त करें: आपको शुभकामनाएं...».

ईमेल व्यापार पत्र

उनके डिजाइन की आवश्यकताओं की अनदेखी करना असंभव है, क्योंकि अब कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक रूप में अधिक से अधिक पत्र जारी किए जाते हैं। आखिर यह 21वीं सदी है।

व्यवसाय ई-मेल तैयार करना मुश्किल नहीं है, पंजीकरण की आवश्यकताएं पारंपरिक पत्रों के समान हैं। केवल एक चीज यह है कि इस तरह के पत्र में हमेशा एक शीर्षक (या विषय पंक्ति) होना चाहिए ताकि यह दस्तावेज़ीकरण प्रवाह में खो न जाए।

इसके अलावा, जब इस तरह के पत्र का उत्तर दिया जाता है, तो बेहतर है कि पत्र के विषय को न बदलें, इसलिए यदि आप बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं तो आप जल्दी से समझ जाएंगे कि यह क्या है।

साथ ही, आपको ऐसे पत्रों के साथ संलग्न करते समय अत्याधुनिक सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करना चाहिए, यह इस तथ्य से बहुत दूर है कि आपके प्राप्तकर्ता के पास वही है। यदि यह नहीं है, तो पत्र बस नहीं खुलेगा।

व्यावसायिक ईमेल लिखते समय इमोटिकॉन्स का उपयोग न करें। तकनीक बहुत अच्छी है, लेकिन लिखते समय व्यावसायिक भाषा का प्रयोग करें।

एक पत्र का जवाब देने की समय सीमा क्या है?

यदि पत्र उस श्रेणी से संबंधित है जिसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो जवाब कब देना है यह पत्र में निहित जानकारी पर निर्भर करता है:

• यदि आपको कोई अनुरोध प्राप्त होता है, तो प्राप्ति की तारीख से अगले तीन दिनों के भीतर, पुष्टि करें कि यह प्राप्त हो गया है। और अंतिम उत्तर एक महीने के भीतर दिया जा सकता है;
• अगर हम शोक की बात कर रहे हैं, तो यह दुखद घटना होने के दस दिनों के भीतर भेजा जा सकता है;
• जिस क्षण से आपने पवित्र तिथि के बारे में सीखा है, उस क्षण से 8 दिनों के भीतर बधाई भेजने की अनुमति है;
• सामान्य नियमों की बात कर रहे हैं शिष्टाचार, तो सात दिनों के भीतर पत्रों का जवाब देना बेहतर है।

व्यवसाय पत्र कैसे लिखें: जटिल के बारे में सरल भाषा

एक व्यावसायिक पत्र और व्यक्तिगत पत्राचार के बीच अंतर करें। आज हम एक से अधिक बार बात कर चुके हैं कि ये अंतर क्या हैं, हमें उनके बारे में नहीं भूलना चाहिए। आइए अब चरणों में पत्र लिखने पर नजर डालते हैं।

प्रथम चरण। प्राप्तकर्ता निर्दिष्ट करें।

प्रपत्र के ऊपरी दाएं कोने में हम उस व्यक्ति का अंतिम नाम, आद्याक्षर और स्थिति लिखते हैं जिसे हम पत्र संबोधित करते हैं। यदि प्राप्तकर्ता एक संगठन है, तो उसका कानूनी पता इंगित करें।

चरण 2। अपील करना।

हम इसे फॉर्म के बीच में रखते हैं। यह एक सम्मानजनक तरीके से किया जाता है, बिना संक्षिप्तीकरण और धब्बा के।

उदाहरण: प्रिय (नाम, संरक्षक)!साथ ही, पता करने वाले को उसकी स्थिति के संकेत के साथ एक पता किया जा सकता है। लेकिन जब आप किसी व्यक्ति को नाम से संबोधित करते हैं, तो यह मनोवैज्ञानिक तनाव को कम करता है, यह दर्शाता है कि व्यावसायिक संबंध स्थिर और स्थापित है।

चरण 3. उद्देश्य कथन।

पत्र का उद्देश्य, उसका सार और मुख्य विचार स्पष्ट करें। यह हिस्सा मुख्य है। आप क्या कहना चाहते हैं, अपील का कारण क्या है, इसके बारे में लिखें। लेकिन आधिकारिक और तटस्थ शैली के बारे में मत भूलना।

चरण 4. सुझाव देना, सुझाव देना।

लगभग किसी भी व्यावसायिक पत्र का तात्पर्य है कि प्राप्तकर्ता इसका जवाब देगा। यह मुख्य रूप से केवल सूचनात्मक प्रकृति के पत्रों द्वारा आवश्यक नहीं है। इसलिए, केवल समस्या का वर्णन न करें, बल्कि यह भी सुझाव दें कि इसे कैसे हल किया जा सकता है।

यदि आप शिकायत दर्ज करते हैं, तो कुछ उपाय करने के लिए कहें, लेकिन यदि आप सहयोग करने की पेशकश करते हैं, तो हमें बताएं कि कौन से विकल्प उपलब्ध हैं।

सीधे शब्दों में कहें तो पत्र प्राप्त करने वाले को यह देखना चाहिए कि वे न केवल उससे कुछ चाहते हैं, बल्कि यह भी समझें कि यह कैसे किया जा सकता है।

बिजनेस लेटर को कैसे खत्म करें

एक व्यावसायिक पत्र पूरी तरह से लिखा जाना चाहिए। यदि वर्तनी नियमों का पालन नहीं किया जाता है, तो यह समग्र रूप से कंपनी की प्रतिष्ठा को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। इसलिए, हम अब एक व्यावसायिक पत्र के अंतिम भाग के डिजाइन पर अधिक विस्तार से ध्यान देने का प्रस्ताव करते हैं।

पत्र के अंत में, पहले कही गई सभी बातों का संक्षेप में वर्णन करें। लेकिन यह 10 वाक्यों में निष्कर्ष निकालने के लायक नहीं है, आखिरकार, व्यावसायिक पत्रों में संक्षिप्तता और संक्षिप्तता को महत्व दिया जाता है। अपने आप को सरल वाक्यांशों तक सीमित रखना बेहतर है।

हम अंत के आधार के रूप में 2 संकेतक रखेंगे: यह यथासंभव विनम्र और सही होना चाहिए। इसे कैसे बनाया जाए, इसके लिए अलग-अलग विकल्प हैं।

यहाँ कुछ उदाहरण हैं:

• आपका ध्यान या मदद के लिए धन्यवाद: आपको धन्यवाद! (मैं आपको धन्यवाद देता हूं...);
• भविष्य के लिए अपनी आशा व्यक्त करें: हम पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं (हम निकट भविष्य में उत्तर प्राप्त करने की आशा करते हैं ...);
• आप किसी चीज़ के प्राप्तकर्ता के आश्वासन के साथ एक वाक्यांश बना सकते हैं: हमें आपके साथ सहयोग करने में खुशी होगी;
• अनुरोध करें: कृपया परिणामों की रिपोर्ट करें;
• असुविधा के लिए क्षमा करें: सामग्री के भुगतान में अप्रत्याशित देरी के लिए मुझे खेद है।

अभिभाषक को अलविदा कैसे कहें।

इस तथ्य के बावजूद कि पत्राचार आधिकारिक है, आप अलग-अलग तरीकों से अलविदा कह सकते हैं।

यहां कुछ विकल्प दिए गए हैं:

• आपके संबंध में…;
• आपको सफलता की कामना...;
• शुभकामनाएँ…

हमने सही तरीके से हस्ताक्षर किए हैं।

एक पत्र पर हस्ताक्षर करते समय, अपनी स्थिति, पहला और अंतिम नाम इंगित करें। यदि आप किसी वाक्यांश की उपयुक्तता पर संदेह करते हैं जैसे: " सादर" -बस इसका इस्तेमाल न करें।

आप हस्ताक्षर में अपने संपर्कों, अतिरिक्त फोन नंबर या ईमेल पते को इंगित कर सकते हैं, ताकि आप प्राप्तकर्ता को दिखा सकें कि आप उसके साथ संवाद करने और सहयोग करने के लिए तैयार हैं।

हमारे लेख के अगले भाग में, मैं अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्रों के बारे में बात करना चाहूंगा।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र

ऐसे पत्रों के संकलन के लिए कोई विनियमित प्रपत्र नहीं है। सब कुछ इस बात पर निर्भर करेगा कि पत्र का उद्देश्य क्या है और प्राप्तकर्ता कौन है। संकलन के लिए यहां कुछ संक्षिप्त दिशानिर्देश दिए गए हैं।

लिखने की तिथि।

यदि हम संयुक्त राज्य अमेरिका में लिखते हैं, तो तारीख के संकेत में हम पहले महीना, फिर दिन और उसके बाद ही वर्ष डालते हैं। अगर यूके के लिए - तारीख रूसी संघ में चिपका दी गई है। वहीं महीने को अक्षरों में लिखें, भ्रम से बचें।

प्राप्तकर्ता विवरण।

• यदि आप किसी पुरुष को लिखते हैं, तो कृपया संपर्क करें: श्रीमान (अंतिम नाम डालें);
• अगर कोई महिला विवाहित है: श्रीमती (अंतिम नाम डालें);
• अविवाहित महिला के लिए: मिस (अंतिम नाम डालें);
• यदि आप महिला की स्थिति नहीं जानते हैं: सुश्री (अंतिम नाम डालें)।

पता संकेत।

आदेश रूसी संघ में अपनाए गए आदेश के विपरीत है: कार्यालय, घर का नंबर, सड़क का नाम, डाक कोड, राज्य का नाम (यदि हम यूएसए में लिखते हैं), काउंटी का नाम और देश का नाम (यदि हम यूके में लिखते हैं)।

प्राप्तकर्ता से कैसे संपर्क करें।

मानक कॉल:

• प्रिय मैडम;
• श्रीमान;
• प्रिय महोदय या महोदया;
• प्रिय श्रीमती;
• प्रिय।

अपील के बाद, हम एक अल्पविराम (यदि हम यूके को लिखते हैं) या एक कोलन (यदि हम यूएसए में लिखते हैं) लगाते हैं। विस्मयादिबोधक बिंदुसेट स्वीकार नहीं किया जाता है।

विषय।

पत्र के विषय के साथ-साथ रूसी संघ में भी इंगित करना सुनिश्चित करें।

मुख्य पाठ।

इसे पैराग्राफ में विभाजित करें। या प्रत्येक वाक्य को एक नई लाइन पर लिखें।

अलविदा कैसे कहें

उदाहरण के लिए, इस तरह: सहायता के लिए धन्यवाद, हम वास्तव में आपके हैं"- धन्यवाद, आपको समर्पित ... हालांकि यह कम औपचारिक हो सकता है।

हस्ताक्षर स्वरूपण।

हम विदाई के साथ पैराग्राफ के तहत हस्ताक्षर करते हैं, अपना अंतिम नाम और पहला नाम, कंपनी का नाम और स्थिति का संकेत देते हैं।

अनुप्रयोगों को डिजाइन करना।

यदि आप कोई दस्तावेज संलग्न कर रहे हैं, तो इसे पत्र के अंत में इंगित करें: " एन सी।"और सूची आवेदन।

क्या पूंजीकरण करना है।

• उपनाम और आद्याक्षर;
• कंपनी के नाम;
• शहरों, राज्यों आदि के नाम;
• कोई भी शब्द जो आयोजित स्थिति को इंगित करता है;
• विदाई में पहला शब्द;
• परिचयात्मक टिप्पणी।

बातचीत समाप्त करने से पहले, हम रूसी और अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्रों के नमूने देंगे।

रूसी और अंग्रेजी में नमूना व्यावसायिक पत्र

निष्कर्ष

संक्षेप में, मैं यह कहना चाहूंगा कि एक व्यावसायिक पत्र गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में संचार के लिए एक उपकरण है। अगर सही तरीके से लिखा गया है, तो यह निश्चित रूप से आपकी कंपनी को सकारात्मक तरीके से पेश करेगा।

दूसरी ओर, एक मैला, गलत वर्तनी वाला पत्र कली में सबसे होनहार व्यवसाय को नष्ट कर सकता है। पत्र सही ढंग से लिखें, और हमने आपको यह बताने की कोशिश की कि यह कैसे करना है।