कार्य समय के उपयोग के लिए लेखांकन का रूप। टाइम शीट भरना: पेरोल के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज

कर्मचारियों के साथ श्रम अनुबंध का समापन करते समय, एक आर्थिक इकाई को अपने कार्य समय की रिकॉर्डिंग को व्यवस्थित करना चाहिए। इन उद्देश्यों के लिए, एक समय पत्रक का उपयोग किया जा सकता है, जो हर महीने खुलता है, और इसमें जिम्मेदार व्यक्ति कर्मचारियों के काम के समय, उनकी छुट्टियों, बीमारी की छुट्टी और काम से अन्य प्रकार की अनुपस्थिति को दर्शाता है। इस दस्तावेज़ में निहित आंकड़ों के अनुसार, वेतन की गणना बाद में की जाती है।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम की अवधि का रिकॉर्ड रखने के लिए कानून को संगठन के प्रशासन या संगठन के व्यक्तिगत उद्यमी की आवश्यकता होती है। टाइमशीट को भरना एक जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है, जो प्रबंधन के आदेश से निर्धारित होता है।

अक्सर, ऐसे व्यक्ति विभागों के प्रमुख, कार्मिक कर्मचारी, लेखाकार आदि हो सकते हैं। कोड और सिफर का उपयोग करके समय पत्रक में काम की अवधि दर्ज करना उनकी जिम्मेदारी है।

काम के समय को रिकॉर्ड करने के लिए तकनीकी साधनों के विकास के साथ, कार्ड का उपयोग करने वाली एक विशेष प्रणाली का भी उपयोग किया जा सकता है, जिसकी मदद से उद्यम में किसी कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान को रिकॉर्ड किया जाता है। काम के समय की रिकॉर्डिंग को काम के निरंतर प्रतिबिंब के रूप में या संक्षेप में किया जा सकता है।

भविष्य में, समय पत्रक से जानकारी का उपयोग पेरोल में किया जाता है, विशेष रूप से समय-आधारित प्रणाली के साथ। रोजगार अनुबंध के साथ, टाइम शीट उद्यम के खर्चों के औचित्य में से एक है, खासकर कराधान में।

टाइम शीट न केवल कैप्चर करती है काम का समय, लेकिन आपको कर्मचारी अनुपालन की निगरानी करने की भी अनुमति देता है श्रम अनुशासन. इसकी मदद से, काम की अवधि के मानदंडों के अनुपालन की निगरानी और की पहचान अधिक समय तक. सांख्यिकी और कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए प्रस्तुत कई रिपोर्टें एक टाइम शीट के आधार पर भरी जाती हैं।

महत्वपूर्ण!यदि कंपनी एक समय पत्रक नहीं रखती है, तो नियामक प्राधिकरण उस पर उचित दंड लागू कर सकते हैं।

किसी कर्मचारी के कार्य समय की गणना कैसे की जाती है?

कानून दो प्रकार के मानकों को स्थापित करता है - एक छह-दिवसीय कार्य सप्ताह (36 घंटे) और पांच-दिवसीय कार्य सप्ताह (40 घंटे)। यानी, श्रमिक आठ घंटे के काम के साथ पांच दिन या छह घंटे के दिन के साथ छह दिन काम कर सकते हैं। उनके उल्लंघन की दुर्लभ मामलों में अनुमति है - एक संक्षिप्त लेखांकन या एक अनियमित अनुसूची के साथ।

पहले मामले में, मानदंड बड़ी अवधि में लागू होते हैं, उदाहरण के लिए, एक चौथाई, आधा साल, आदि। यह पता चला है कि काम की एक छोटी अवधि में, तथ्य वर्तमान मानदंडों का पालन नहीं कर सकता है, लेकिन यह चयनित बड़े समय अंतराल में मानदंडों से अधिक नहीं होना चाहिए।

कुछ श्रमिकों के लिए, कम दैनिक दर या साप्ताहिक दर लागू हो सकती है। आपको वास्तव में कर्मचारियों के काम के समय को कैसे ध्यान में रखना चाहिए, इसमें तय किया जाना चाहिए। समय पत्रक को उस समय भी प्रतिबिंबित करना चाहिए जब कर्मचारी ने काम नहीं किया था, लेकिन उद्यम में पंजीकृत था।

इन अवधियों में शामिल हो सकते हैं:

• अस्पताल।
• डाउनटाइम अवधि, आदि।

रिपोर्ट कार्ड महीने की शुरुआत में खुलता है, और इसके अंत में इसे बंद कर दिया जाता है। महीने के मध्य में जिम्मेदार व्यक्ति काम के समय के पहले भाग के डेटा को दर्शाते हुए, मध्यवर्ती कुल का योग करता है। दस्तावेज़ को विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और सत्यापन के लिए प्रस्तुत किया जाता है कार्मिक सेवा. फिर इसे पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

ध्यान! 2017 के लिए टाइम शीट, पिछली अवधियों की तरह, दो प्रकार की हो सकती है - फॉर्म टी -12 और फॉर्म टी -13। पहले में न केवल काम के घंटों के लिए लेखांकन शामिल है, बल्कि वेतन की गणना करने की संभावना भी शामिल है। फॉर्म टी-13 का उपयोग केवल काम का समय तय करने के लिए किया जाता है, अन्य दस्तावेजों का उपयोग मजदूरी की गणना के लिए किया जाता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करना कानूनी है?

कानून कर्मचारी के समय को रिकॉर्ड करने के लिए नियोक्ता के दायित्व का प्रावधान करता है। इन उद्देश्यों के लिए, उसे विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों का उपयोग करने का अधिकार है। लेकिन उन्हें व्यवहार में लाने के लिए, कंपनी के प्रशासन को नियमों में होना चाहिए आंतरिक नियमनऔर कर्मचारियों के साथ संपन्न श्रम अनुबंधों में इस क्षण को प्रतिबिंबित करें।

यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो इन इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों का उपयोग नहीं किया जा सकता है।

विभिन्न साधनों का प्रयोग करते हुए उद्यम से आने और जाने का समय निश्चित किया जाता है। भविष्य में, ऐसी प्रणाली, प्राप्त आंकड़ों के आधार पर, स्वचालित रूप से समय पत्रक में भर जाती है।

फॉर्म और सैंपल टाइमशीट फिलिंग डाउनलोड करें

फॉर्म को एक्सेल फॉर्मेट में, धीरे-धीरे डाउनलोड करें।

वर्ड फॉर्मेट में।

एक्सेल प्रारूप में।

ध्यान!यदि अनुपस्थिति का कारण अज्ञात है, तो पत्र कोड "НН" रिपोर्ट कार्ड पर चिपका दिया जाना चाहिए। भविष्य में, इस कोड को परिष्कृत किया जाता है। यदि कर्मचारी इस अवधि के दौरान बीमार था, तो कोड को "बी" में सही किया जाता है। इस घटना में कि कोई सहायक दस्तावेज नहीं हैं, तो कोड "НН" के बजाय कोड "पीआर" दर्ज किया जाता है।

छुट्टियाँ छुट्टी के समय पर गिर गईं

श्रम संहिता के अनुसार, यदि छुट्टी की अवधि गिरती है छुट्टियां, फिर ध्यान में रखते हुए पंचांग दिवसवे चालू नहीं करते।

जब किसी कर्मचारी को वार्षिक छुट्टी दी जाती है, तो उसकी अवधि के दौरान अवकाश के दिनों को टाइमशीट में चिह्नित नहीं किया जाता है, क्योंकि वे कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल होते हैं - उन्हें अक्षर कोड "ओटी" या वार्षिक के लिए डिजिटल पदनाम 09 द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। छुट्टी, साथ ही ओडी कोड या पदनाम 10 - अतिरिक्त छुट्टी के लिए।

ध्यान!गैर-कार्यरत अवकाश कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं हैं। इसलिए, टाइमशीट में, ऐसे दिनों को अक्षर कोड "बी" या संख्या 26 द्वारा दर्शाया जाना चाहिए।

कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ जाता है

यदि कोई कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ता है, तो इस तथ्य की पुष्टि करने के लिए, उसे उचित रूप से जारी बीमार अवकाश प्रदान करना होगा। नतीजतन, आराम के दिनों को बीमारी की छुट्टी पर बिताए गए समय से बढ़ाया जाना चाहिए, या किसी अन्य समय के लिए पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए।

प्रारंभ में, छुट्टी के समय को रिपोर्ट कार्ड में "FROM" या संख्या 09 के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए। बीमार छुट्टी प्रदान करने के बाद, समय पत्रक को समायोजित किया जाना चाहिए - बीमारी के दिनों के लिए, पिछले पदनाम के बजाय, कोड "बी" या संख्या 19 लिखा है।

सप्ताहांत पर व्यापार यात्रा गिर गई

श्रम मंत्रालय के पत्र के अनुसार, व्यावसायिक यात्रा के सभी दिनों को रिपोर्ट कार्ड में नोट किया जाना चाहिए, भले ही वे सप्ताहांत पर हों। ऐसा करने के लिए, आपको रिपोर्ट कार्ड में पदनामों का उपयोग करने की आवश्यकता है - एक विशेष पत्र कोड "के" या डिजिटल पदनाम 06। इस मामले में, घंटों की संख्या को नीचे रखने की आवश्यकता नहीं है।

यदि व्यवसाय यात्रा पर होने के समय कर्मचारी ने सप्ताहांत पर काम किया, तो टाइमशीट में उन्हें "РВ" कोड के साथ चिह्नित किया जाता है - सप्ताहांत पर काम, या संख्या 03 के साथ। काम के घंटों की संख्या को नीचे रखा जाना चाहिए केवल एक मामले में - जब कंपनी के प्रबंधन ने कर्मचारी को एक विशिष्ट निर्देश दिया कि उसे काम पर कितने घंटे की छुट्टी देनी होगी।

ध्यान!इसका भुगतान कैसे किया जाता है, इसके बारे में अधिक विस्तार से, यह नोट किया गया है, साथ ही इस लेख में अन्य विशेषताओं का वर्णन किया गया है।

टाइम शीट एक दस्तावेज है जिसका उपयोग किसी कंपनी के कर्मचारी द्वारा कार्यस्थल पर बिताए गए समय के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए किया जाता है। निर्दिष्ट जानकारी के आधार पर, लेखाकार वेतन और भुगतान की गणना करता है। स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना ऐसा दस्तावेज़ किसी भी संगठन में होना चाहिए। इसकी अनुपस्थिति में, वर्तमान कानून के अनुसार प्रशासनिक दायित्व प्रदान किया जाता है।

एक दस्तावेज़ भरना

फॉर्म T-12‒T-14 व्यक्तिगत रूप से एक कर्मचारी द्वारा भरा जा सकता है, एक कर्मचारी जो कार्मिक विभाग का हिस्सा है, संरचनात्मक इकाई का प्रमुख, या एक किराए का टाइमकीपर है। इसे मुख्य लेखा दस्तावेज माना जाता है और कर्मियों के रिकॉर्ड की विशेषताओं के आधार पर, इसे संगठन के व्यक्तियों के लिए शुरू किया जा सकता है या प्रत्येक विभाग के लिए व्यक्तिगत रूप से रखा जा सकता है।

संगठन का डेटा दस्तावेज़ में दर्ज किया गया है, जिसमें शामिल हैं: पूरा नाम, ओकेपीओ कोड, गतिविधि का प्रकार, कानूनी स्थिति और संरचनात्मक विभाग जिस पर टाइमशीट लागू होती है। फिर, वर्कफ़्लो से संबंधित सीरियल नंबर प्रदान किए गए फ़ील्ड में दर्ज किया जाता है, और रिपोर्टिंग अवधि तय की जाती है। फॉर्म टी -13 का उपयोग तब किया जाता है जब कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति की रिकॉर्डिंग स्वचालित रूप से की जाती है।

एक साफ समय पत्रक को एक नियमित दस्तावेज माना जाता है, इसलिए हर महीने इसे एक नए तरीके से संकलित किया जाता है। सभी उदाहरणों में एक विशिष्ट क्रम संख्या होती है, जो उनके निर्माण के महीने के बराबर होती है। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को लिखित रूप में पूरा करने की अनुमति है और इलेक्ट्रॉनिक रूप. आवश्यक डेटा दर्ज करने के बाद, इसे जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है।

आपको टाइम शीट रखने की आवश्यकता क्यों है?

टाइम शीट के लिए धन्यवाद, कार्मिक अधिकारी और लेखाकार कर सकते हैं:

• कर्मचारी समय गणना;
• कार्य अवधि के दौरान अनुसूची के अनुपालन की निगरानी करना;
• प्रोद्भवन वेतनउपलब्ध कराई गई जानकारी के आधार पर।

यह दस्तावेज़ प्रत्येक कर्मचारी को साथ जारी किया जाता है काम की किताबबर्खास्तगी पर।

फॉर्म टी-12

रूसी संघ का श्रम कानून टाइम शीट के वर्तमान रूप के उपयोग को विनियमित नहीं करता है, लेकिन एक्सेल में तैयार फॉर्म को डाउनलोड करना इसे स्वयं संकलित करने की तुलना में बहुत आसान और तेज़ होगा। फॉर्म टी -12 मैन्युअल रूप से किया जाता है और इसमें 2 खंड होते हैं:

• काम पर बिताए समय की गणना;
• वेतन के भुगतान से जुड़ी गणना।

दस्तावेज़ में कार्य और अकार्य समय दर्ज किया जाता है, जो घंटों और मिनटों में प्रदर्शित होता है। इसे एक महीने में तैयार किया जाता है और इसमें कर्मचारियों के बयान होने चाहिए। तैयार फॉर्म पर मुख्य व्यक्ति और कार्मिक विभाग के एक विशेषज्ञ द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद इसे एकाउंटेंट को भेजा जाता है।

स्प्रैडशीट में नोट्स

टाइम शीट में डेटा दर्ज करने के नियमों के अनुसार, 2017 की अवधि के लिए फॉर्म 0504421, किसी कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी कोड के रूप में प्रदर्शित की जाती है। अक्षरों और संख्याओं का उपयोग करते हुए पदनाम दिए गए हैं:

• "मैं", "01" - दिन की पाली में काम;
• "पी", "14" - गर्भावस्था, प्रसव और हाल ही में पैदा हुए बच्चे को गोद लेने के संबंध में छुट्टी;
• "ओजे", "15" - नवजात शिशु की देखभाल के लिए छोड़ दें जब तक कि वह 3 साल का न हो जाए;
• "ओटी", "09" - मुख्य छुट्टी, जिसका भुगतान किया जाता है;
• "ओडी", "10" - अतिरिक्त छुट्टी, जिसका भुगतान किया जाता है।

हमारी वेबसाइट पर आप समय पत्रक और गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में मांग में आने वाले अन्य दस्तावेजों का एक खाली फॉर्म मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेज़ीकरण को सही ढंग से भरने का एक उदाहरण देखना संभव है। आपको जिस फ़ाइल की आवश्यकता है उसे खोजने के लिए खोज का उपयोग करें।

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

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किसी भी संगठन में एक टाइम शीट अनिवार्य है। इस दस्तावेज़ को प्रारूपित करने के नियम, इसका उद्देश्य और एक तैयार उदाहरण जिसे एक नमूने के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है - यह सब नीचे चर्चा की गई है।

मुख्य उद्देश्य

शिफ्ट की नियोजित अवधि और महीने में कार्य दिवसों की कुल संख्या लगभग हमेशा उन घंटों और दिनों से भिन्न होगी जो वास्तव में काम किए गए थे। तथ्य को दर्ज करने के लिए, एक समय पत्रक रखा जाता है: यह आपको काम करने के समय के बारे में सभी जानकारी एकत्र करने की अनुमति देता है जो वास्तव में काम किया गया था।

इस दस्तावेज़ का उद्देश्य दुगना है:

1. संपूर्ण कार्य अवधि के बारे में जानकारी प्राप्त करें।
2. इसी अवधि के लिए अनुपस्थिति पर डेटा प्राप्त करें।

ऐसी जानकारी सबसे पहले एक एकाउंटेंट के लिए उपयोगी होती है। इसके अलावा, कुछ निरीक्षकों को जानकारी की आवश्यकता होगी - एक संबंधित विवरण तालिका में दिया गया है।

प्रपत्र: रिक्त और नमूना

प्रत्येक कंपनी को अपने स्वयं के नमूने का उपयोग करने और एक विशेष फॉर्म का उपयोग करके काम के घंटों का रिकॉर्ड रखने का अधिकार है। टी 12. आप एक आधार के रूप में बिल्कुल इसका रूप ले सकते हैं (यह नीचे दिया गया है) और इसे कंपनी की जरूरतों के अनुकूल बना सकते हैं।

दस्तावेज़ में 3 मुख्य भाग होते हैं:

1. शीर्षक पृष्ठ में कोड की एक एकीकृत प्रणाली है, जो इंगित करती है, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त दिनों की छुट्टी (ओवरटाइम के कारण), बीमार अवकाश, नियोक्ता की गलती के कारण डाउनटाइम, आदि। प्रत्येक परिस्थिति में एक वर्णमाला और संख्यात्मक कोड होता है।
2. दूसरा (सारणीबद्ध) भाग काम के घंटों का वास्तविक लेखा है। यह दैनिक आधार पर किया जाता है (दिनों की छुट्टी और छुट्टियों सहित)।
3. और तीसरा भाग भी एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया गया है। यह वेतन के भुगतान (राशि, घंटे और दिन, दर) के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

यह एक रिक्त रूप T-12 जैसा दिखता है।

टी-12 फॉर्म के साथ एक टी-13 भी है। इसमें अंतिम (तीसरे) भाग का अभाव है - यानी, यह दस्तावेज़ पेरोल गणना के बिना काम के घंटे तय करने के लिए एक साधारण समय पत्रक है। समाप्त उदाहरणदस्तावेज़ नीचे दिखाया गया है।

आचरण का क्रम

दस्तावेज़ विशेष रूप से नियुक्त कर्मचारियों द्वारा बनाए रखा जाता है: वे प्रत्येक दिन के लिए कार्य समय निर्धारित करते हैं। एक नियम के रूप में, सही डिजाइन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति संरचनात्मक इकाई का निदेशक होता है (उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग)। जिम्मेदारी उसके डिप्टी द्वारा साझा की जा सकती है। यदि कंपनी काफी बड़ी है, तो वे टाइमकीपर की एक विशेष स्थिति पेश करते हैं, जो सभी सूचनाओं को रिकॉर्ड करता है।

किसी भी मामले में, जिम्मेदार व्यक्तियों को हमेशा प्रमुख द्वारा नियुक्त किया जाता है, जो कि संबंधित आदेश (मुफ्त नमूना) द्वारा इंगित किया जाता है - उदाहरण के लिए, नीचे दिखाया गया दस्तावेज़।

टिप्पणी। सभी जिम्मेदार व्यक्तियों को आदेश के पाठ से परिचित होना चाहिए और अपने हस्ताक्षर और तारीख डालनी चाहिए।

पर सामान्य मामलाआदेश इस तरह दिखता है:

1. जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक दिन के लिए जानकारी रिकॉर्ड करता है।
2. भरने के बाद (एक महीने के बाद), दस्तावेज़ को कार्मिक विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
3. कार्मिक विभाग के बाद, वह लेखा विभाग में प्रवेश करता है।
4. अंतिम हस्ताक्षर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के पास रहता है।

टिप्पणी। जब दस्तावेज़ को भर दिया जाता है और सभी जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, तो इसे दायर किया जाता है और भंडारण के लिए संग्रह में भेजा जाता है। न्यूनतम भंडारण अवधि 5 वर्ष है। लेकिन अगर उद्यम में काम खतरनाक और हानिकारक परिस्थितियों में किया जाता है, तो भंडारण का समय काफी बढ़ जाता है - कम से कम 75 वर्ष।

टाइम शीट कैसे भरें: चरण दर चरण निर्देश

भरते समय, एकल अंकन प्रणाली का उपयोग किया जाता है। समय पत्रक "एक स्थिति एक स्थिति के लिए अभिप्रेत है" नियम के अनुसार काम किए गए समय को रिकॉर्ड करता है। आंतरिक अंशकालिक श्रमिकों सहित केवल उन कर्मचारियों को ध्यान में रखा जाता है जिनके पास रोजगार अनुबंध है - उनके लिए, विशेष रूप से, दो बार जानकारी दर्ज करना आवश्यक है।

निम्नलिखित कर्मचारियों को ध्यान में नहीं रखा जाता है:

• अनौपचारिक रूप से कार्यकर्ता;
• बाहरी भागीदार;
• एक नागरिक अनुबंध के आधार पर काम करना।

भरने की प्रक्रिया शीर्षक पृष्ठ के सही डिजाइन और वास्तविक सारणीबद्ध भाग के लिए प्रदान करती है।

शीर्षक पेज

निम्नलिखित जानकारी यहाँ दर्ज की गई है:

1. कंपनी का नाम (एक लघु संस्करण की अनुमति है, उदाहरण के लिए, अल्फा एलएलसी)।
2. OKUD और OKPO के लिए कोड।
3. नंबर - कंपनी नंबरिंग सिस्टम को स्वतंत्र रूप से चुनती है। उदाहरण के लिए, कैलेंडर वर्ष के दौरान संख्याओं के अनुक्रमिक असाइनमेंट का एक प्रकार आम है।
4. रिपोर्टिंग अवधि - यानी। दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के साथ महीना।
5. संकलन तिथि अंतिम दिन को संदर्भित करती है जिसके बाद इसे सभी जिम्मेदार कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ को फिर अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

सारणीबद्ध भाग

यहां आपको सभी कॉलम भरने होंगे:

पेरोल की जानकारी

यदि टी-12 फॉर्म मेंटेन किया जाता है तो यह सेक्शन भी भरा जाता है। यहां, मुख्य रूप से भुगतान के 2 रूपों के बारे में जानकारी दर्ज की गई है:

1. वेतन ही (4 अंकों के कोड 2000 द्वारा दर्शाया गया)।
2. के लिए भुगतान छुट्टियों के दिन(कोड 2012 द्वारा दर्शाया गया)।

सभी राशियों को तथाकथित ऑफ़सेट खाते से डेबिट किया जाता है - यह भुगतान के प्रकार की परवाह किए बिना समान होगा।

हमेशा की तरह, काम के घंटे कुल दिनों और घंटों को ध्यान में रखते हुए तय किए जाते हैं।

दस्तावेज़ के अंत में, सभी अधिकृत कर्मचारी हस्ताक्षर करते हैं:

• दस्तावेज़ धारण करने वाला व्यक्ति (यदि कोई हो)
• कार्मिक विभाग के प्रतिनिधि;
• विभाग प्रमुख।

पंजीकरण के लिए वीडियो निर्देश

भरने पर वीडियो कमेंट्री:

अतिरिक्त शीट

ऐसे कई मामले हैं जब समय पत्रक ही पर्याप्त नहीं है, क्योंकि लेखांकन में अतिरिक्त जानकारी दर्ज करना शामिल है। फिर आपको दूसरी शीट जारी करनी चाहिए:

1. यदि कोई कर्मचारी महीने के मध्य में या शुरुआत में नौकरी छोड़ देता है। इस मामले में, वास्तव में काम किए गए सभी दिन और घंटे एक अतिरिक्त शीट पर दर्ज किए जाते हैं। और जिस रूप में वे बर्खास्तगी की तारीख को ठीक उसी तारीख को "निकाल दिया" प्रविष्टि बनाते हैं। फिर दस्तावेज़ एक अतिरिक्त शीट के साथ जमा किया जाता है।
2. इसकी आवश्यकता तब भी होगी जब कर्मचारी काम नहीं कर रहा था, लेकिन साथ ही उसने संपर्क नहीं किया और अपनी अनुपस्थिति के कारणों को नहीं बताया। यदि वह उपस्थित नहीं हुआ (या कारण की वैधता की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ नहीं लिया), और दस्तावेज़ को सौंपने का समय आ गया है, तो कोड 30 (पत्र पदनाम "НН") डाला जाता है।

ऐसे मामलों में, सभी निशान पेंसिल से बनाना बेहतर होता है। यदि यह बाद में पता चलता है कि कर्मचारी, उदाहरण के लिए, बीमार छुट्टी प्राप्त करता है, तो आपको कोड 19 (अक्षर "बी") पर एक निशान लगाना चाहिए।

सारांश लेखांकन: गणना सुविधाएँ

यदि घंटों की सामान्य संख्या (प्रति दिन 8 घंटे और प्रति सप्ताह 40 घंटे) नहीं देखी जा सकती है, तो वास्तव में काम किए गए समय की कुल लंबाई के रूप में निर्धारित किया जाता है साधारण राशि. यह प्रक्रिया उद्यमों में मौजूद है कि:

• चौबीसों घंटे काम करना, पाली में;
• एक लचीली अनुसूची का उपयोग करें;
• शिफ्ट के काम को व्यवस्थित करें।

तब लेखांकन अवधि मुख्य अवधारणा बन जाती है। - कैलेंडर माह, 1 तिमाही या पूरे वर्ष। उद्यम की विशेषताओं के आधार पर विशिष्ट अंतराल का चयन किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि खतरनाक और हानिकारक परिस्थितियों में काम की उम्मीद है, तो 1 तिमाही की अवधि को आधार के रूप में लिया जाता है।

यदि किसी भी समय कर्मचारी ने काम नहीं किया है अच्छे कारण, तो इस समय को ध्यान में नहीं रखा जाता है (यानी, इसे पूरी तरह से बाहर रखा गया है)।

गैर-मानक स्थितियां: क्या करें

ज्यादातर मामलों में, दस्तावेज़ तैयार करना काफी सरल है, क्योंकि लेखांकन एक समान, प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम के समय के समान वितरण पर आधारित है। हालांकि, कुछ परिस्थितियों के कारण इस प्रक्रिया का अक्सर उल्लंघन किया जाता है, उदाहरण के लिए:

1. यदि कोई सहकर्मी समय की मांग करता है, और प्रबंधक को कोई आपत्ति नहीं है, तो केवल वास्तव में काम किए गए घंटे (पूर्णांक) दर्ज किए जाते हैं। अनुपस्थिति "I" या दो संख्याओं "01" द्वारा इंगित की जाती है।
2. अगर वह बीमार है, तो वे "बी" डालते हैं, और मैदान के निचले हिस्से को खाली छोड़ देते हैं। बेशक, इस तरह के निशान के लिए एक बीमार छुट्टी की उपस्थिति एक अनिवार्य आवश्यकता है।
3. यदि यह योजना बनाई गई थी, और कर्मचारी ने इसे सहमति के रूप में लिया, तो वर्तमान प्रक्रिया के अनुसार, उन्होंने पदनाम "एनवी" (डिजिटल संस्करण में, कोड "28") रखा। ऐसे समय होते हैं जब वास्तविक कारणअनुपस्थिति अस्थायी रूप से अज्ञात है। फिर आप "НН" डाल सकते हैं, लेकिन स्थिति के स्पष्टीकरण के मामले में, उपयुक्त पदनाम का चयन किया जाता है, और "НН" को पार किया जाता है।
4. यदि कोई सहकर्मी व्यावसायिक यात्रा पर गया है, तो "K" चिह्नित करें। जब वह आधिकारिक तौर पर लौटता है और अपने सामान्य कर्तव्यों को शुरू करता है, तो उन्होंने "I" अक्षर डाल दिया।

बदलाव कैसे करें

कार्य समय के लिए लेखांकन में उस जानकारी को ठीक करना शामिल है जो दिन या सप्ताह के दौरान बदल सकती है, इसलिए, समय पत्रक भी परिवर्तन करने की संभावना प्रदान करता है। वास्तविक स्थिति को प्रतिबिंबित करने के लिए समायोजन किया जाना चाहिए, जिसकी सच्चाई का दस्तावेजीकरण किया गया है।

सुधार करने के 2 तरीके हैं:

1. अशुद्धियों की अनुमति है, लेकिन दस्तावेज़ तथाकथित सुधारात्मक रूप से पूरक है। दोनों कागजात एक साथ सत्यापन के लिए जमा किए जाते हैं।
2. मूल दस्तावेज़ का संपादन अतिरिक्त रूपसंकलित नहीं है। फिर आपको सभी गलत डेटा को सावधानीपूर्वक पार करने की आवश्यकता है। यह एक क्षैतिज पट्टी के साथ किया जाता है। यदि आसन्न क्षेत्रों में गलत जानकारी निहित है, तो एक पंक्ति को काट दिया जाता है।

इस मामले में, एक उपयुक्त प्रविष्टि की जानी चाहिए जो स्थिति को विस्तार से बताती है, उदाहरण के लिए:

यह निकटतम मुक्त क्षेत्र पर किया जा सकता है।

कुप्रबंधन के लिए दायित्व

उचित दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनी की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी है। अन्यथा, काफी ठोस दंड का पालन हो सकता है।

दिलचस्प है, में श्रम कोडऐसा कोई लेख नहीं है जो टाइम शीट के अभाव के लिए जिम्मेदारी स्थापित करता हो। हालाँकि, यह प्रशासनिक अपराधों की संहिता में है - यह अनुच्छेद 5.27 है। यह विनियमित किया जाता है कि दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में दंड होगा:

1. जिम्मेदार व्यक्तियों के लिए 1000 से 5000 रूबल तक।
2. जैसी कंपनी के लिए कानूनी इकाई 30,000 से 50,000 रूबल तक।

रिपोर्ट कार्ड में त्रुटियों की स्थिति में, अन्य उपाय लागू किए जाते हैं। वे इस आधार पर सेट किए जाते हैं कि इन त्रुटियों के कारण दुर्भावनापूर्ण इरादे का पता चला है या नहीं। उदाहरण के लिए, एक कंपनी एक कर्मचारी को अपने मुनाफे को "कम" करने के लिए वास्तव में काम नहीं करने वाले दिनों का श्रेय देती है और इस तरह कम कर का भुगतान करती है। उल्लंघन की विशिष्ट परिस्थितियों के अनुसार प्रतिबंध लागू किए जाएंगे (काफी हद तक वे राशि पर निर्भर करेंगे)।

समय पत्रक- यह एक स्थापित दस्तावेज है जिसमें प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम के घंटों के अनुपालन की जानकारी होती है।

ऐसा दस्तावेज़ प्रत्येक उद्यम में एक प्रति में होना चाहिए, डिज़ाइन में कई बारीकियाँ हैं, जिनके बारे में हम इस लेख में विस्तार से चर्चा करेंगे, हम एक समय पत्रक भरने का एक उदाहरण भी देंगे।

प्रिय पाठक! हमारे लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करते हैं, लेकिन प्रत्येक मामला अद्वितीय है।

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टाइमशीट कैसे भरें

पूरे संगठन के लिए या प्रत्येक के लिए एक सामान्य समय पत्रक भरने की अनुमति है संरचनात्मक उपखंडअलग से।
यह इस उद्यम के कर्मचारियों द्वारा कार्य समय के उपयोग पर विश्वसनीय जानकारी को दर्शाता है। टाइमकीपर वास्तव में काम किए गए समय और अकार्य समय दोनों को चिह्नित करता है। यह हो सकता है: डाउनटाइम, बीमारी, व्यापार यात्राएं।

स्प्रेडशीट को दो तरह से मेंटेन किया जा सकता है।

संबंधित अधिकारियों द्वारा अनुमोदित तैयार किए गए एकीकृत रूप हैं:

• यदि उद्यम ने समय मजदूरी की शुरुआत की है, तो फॉर्म टी -13 और टी -12 का उपयोग किया जाता है।
• यदि यह मौजूद है, तो उद्यम को लेखांकन और नियंत्रण के लिए अपने स्वयं के रूपों और रूपों को विकसित करने का अधिकार है।

फॉर्म टी-12 - मैन्युअल रूप से भरा गया।

फॉर्म टी -13 - का उपयोग किया जाता है जहां लेखांकन डेटा के प्रसंस्करण को स्वचालित करना संभव होता है।

टी-12 फॉर्म में, बॉलपॉइंट पेन से, ध्यान से, बिना ब्लॉट किए, हाथ से प्रविष्टियां की जाती हैं। सुधारक का उपयोग नहीं किया जा सकता है।

खंड 1 (स्तंभ 1-6) को एक तालिका में व्यवस्थित किया गया है।

चौथे कॉलम में, किसी कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति को चिह्नित करने के लिए 2 लाइनें आवंटित की जाती हैं। सुविधा भरें:

• पहली पंक्ति भरी हुई है बड़े अक्षर(प्रतीक);
• दूसरी पंक्ति में एक संख्या होती है जो एक निश्चित अवधि के लिए काम किए गए घंटों की संख्या दर्शाती है;

धारा 2 लेखाकार द्वारा पूरी की जाती है।

यह खंड एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जहां प्रत्येक कर्मचारी के लिए समय पत्रक संख्या, उसका वेतन और काम के घंटे दर्ज किए जाते हैं। इस जानकारी का उपयोग वेतन की गणना के लिए किया जाता है।
प्रपत्र के चौथे पृष्ठ पर, डेटा दर्ज किया जाता है जो सांख्यिकीय रिपोर्ट संकलित करने में मदद करेगा। इसे विशेष निर्देशों के अनुसार भरा जाता है।

करने का दूसरा तरीका

टी -13 फॉर्म में, कुछ कॉलम पहले से ही स्वचालित रूप से भरे हुए हैं: विभाग, कर्मचारी का अंतिम नाम और पेशा, टाइम शीट नंबर।

स्वीकृत संधियाँ।

टी -12 के रूप में एक पूरी सूची देखी जा सकती है। कुछ मुख्य तालिका में प्रस्तुत की गई हैं:

• काम का समय पत्र पदनामडिजिटल कोड।
• सामान्य अनुसूची I 01 के अनुसार मतदान।
• रात के घंटे एच 02।
• छुट्टियों और सप्ताहांत पर बाहर निकलें आरपी 03।
• पुनर्विक्रय सी 05।
• व्यापार यात्रा के 06।
• 09 से छुट्टी।
• अतिरिक्त अवकाश ओडी 10.
• अध्ययन अवकाश U 11.
• एचसी 12 नौकरी पर छात्रों के लिए छोटा कार्य दिवस।
• स्वयं के खर्च पर अध्ययन अवकाश LE 13.
• मातृत्व अवकाश आर 14.
• 15 वर्ष की आयु तक के बच्चे की देखभाल के लिए छुट्टी।
• स्वयं के खर्चे पर अवकाश FW 17.
• अस्पताल बी 19.
• छोटा कार्य दिवस चैंपियंस लीग 21।
• वॉकिंग पीआर 24।
• गैर-कार्य दिवस, 26 बजे छुट्टी।
• अज्ञात कारण से अनुपस्थिति एचएच 30।

टाइमशीट के मूल रूप

चित्रा 1. फॉर्म टी -12।

चित्र 1 - उन श्रमिकों की श्रेणी के समय के सही लेखांकन का एक उदाहरण जिनके काम के घंटे कानूनी रूप से कम हो गए हैं।

इसलिए, सार्वजनिक अवकाश की पूर्व संध्या पर, कार्य दिवस सामान्य से एक घंटे कम होता है। इस अधिकार का उपयोग संगठनों के सभी कर्मचारियों द्वारा किया जाता है। सात नंबर को टेबल पर रखा गया है।
उदाहरण। कार्यकर्ता सिदोरोव वी.पी. काम के घंटे - 7 घंटे। छुट्टी से पहले यह 6 घंटे का होगा और रिपोर्ट कार्ड में नंबर छह अंकित है। इस बिंदु को देखा जाना चाहिए ताकि कोई प्रसंस्करण न हो।

चित्रा 2. फॉर्म टी -13।

टाइमशीट भरने का अधिकार किसके पास है

इसे संबंधित आदेश द्वारा नियुक्त किसी भी कर्मचारी द्वारा भरा जा सकता है। उदाहरण के लिए:

• टाइमकीपर - यदि कर्मचारियों की सूची में कोई पद है। टाइम शीट को भरना उनकी सीधी जिम्मेदारी होगी।
• एक अन्य स्टाफ सदस्य। उसके लिए टाइम शीट रखना मुख्य जिम्मेदारियों में से एक है। इसलिए, यह, दूसरों के बीच, या तो में निर्धारित है रोजगार समझोताया उसके नौकरी विवरण में।
• कार्मिक निरीक्षक।
• किसी अन्य कार्यकर्ता ने इन कर्तव्यों को सौंपा।

रिपोर्ट कार्ड में होने वाली विशिष्ट त्रुटियां

स्थिति 1.

कार्यकर्ता जाता है एक और छुट्टी. याद रखें कि छुट्टी के दिनों को कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल किया जाता है और "बी" (दिन की छुट्टी) अक्षर से चिह्नित नहीं किया जाता है। आप "ओटी", या संख्या - "09" के रूप में एक प्रतीक डाल सकते हैं।

ध्यान! यदि छुट्टी की अवधि के दौरान एक गैर-कार्य अवकाश (दिन) होता है, तो इसे कैलेंडर दिवस नहीं माना जाता है। रिपोर्ट कार्ड में, उसे एक दिन की छुट्टी के रूप में दर्शाया गया है: प्रतीक "बी" या संख्या "26" का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण। कार्यकर्ता रिचकोव वी.वी. 4.06 से 18.06 तक 14 कैलेंडर दिनों के लिए छुट्टी का आयोजन करता है। बता दें कि 12 जून को सार्वजनिक अवकाश है। टाइमशीट को चित्र 3 में दर्शाए अनुसार भरा जाएगा।

स्थिति 2.

एक कर्मचारी 1 जून से 15 जून तक छुट्टी पर रहने के दौरान बीमार पड़ गया। वह 4.06 से 9.06 (6 दिन) तक अपनी बीमारी की जानकारी व्यवसाय के प्रशासन को देता है। एक बीमार छुट्टी है।
उनकी छुट्टी 6 दिनों तक चलेगी, जिसका इस्तेमाल उन्होंने बीमारी के चलते नहीं किया।

इस उदाहरण में, एक कर्मचारी ने छुट्टी के तीन कैलेंडर दिनों का उपयोग किया, फिर बीमार पड़ गया और उसके पास 11 और कैलेंडर दिन बचे थे। उन्हें 22 जून को काम पर लौटना होगा।

अंशकालिक कर्मचारियों के लिए समय पत्रक कैसे भरें

यदि अंशकालिक कार्यकर्ता किसी अन्य उद्यम से "आ रहा है", तो समय पत्रक में यह एक व्यक्तिगत कार्मिक संख्या के असाइनमेंट के साथ एक अलग पंक्ति में फिट बैठता है।
मुख्य कर्मचारी, जो अंशकालिक कार्यकर्ता के रूप में अतिरिक्त कार्य करता है, को दो अलग-अलग टाइम शीट के अनुसार दो कर्मियों की संख्या सौंपी जाती है।
या, एक विकल्प के रूप में, एक बार शीट रखी जाती है, लेकिन प्रत्येक पद के लिए वह रहता है - एक अलग लाइन और दो अलग-अलग कर्मियों की संख्या।

रिपोर्ट कार्ड में व्यापार यात्रा पंजीकरण के विशेष मामले

व्यावसायिक यात्राओं, छुट्टियों या अन्य क्षणों की अवधि निर्धारित करते समय, आप निम्नलिखित अनुशंसाओं का उपयोग कर सकते हैं:

1. व्यापार यात्रा को "K" अक्षर से चिह्नित किया जाता है। यात्रा की अवधि प्रासंगिक क्रम में नोट की गई है।
2. यदि, जब कोई कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर होता है, एक दिन की छुट्टी या छुट्टी होती है, तो उसे दुगनी दर से भुगतान किया जाता है। रिपोर्ट कार्ड में "K M" का निशान होता है, न कि आउटपुट "B" पर।

यदि कर्मचारी बीमार छुट्टी पर है तो व्यवसाय यात्रा को सही ढंग से कैसे चिह्नित करें? अभ्यास से मामला।

उत्पादन आवश्यकता के प्रयोजनों के लिए, उद्यम का प्रशासन उसे "बंद" होने से पहले ही उसे बुलाने और व्यापार यात्रा पर भेजने का फैसला करता है। बीमारी के लिए अवकाश. ऐसी स्थिति में प्रशासन और कर्मचारी की कार्रवाई श्रम कानूनों का उल्लंघन है।

टाइमकीपर वास्तव में इस तरह से टाइमशीट भरता है:

1. व्यापार यात्रा की शुरुआत से पहले गैर-उपस्थिति (बीमारी) का तथ्य नोट किया जाता है चिन्ह, प्रतीक"बी"।
2. प्रतीक "के" व्यापार यात्रा के दिनों को चिह्नित करता है।
3. इससे लौटने के बाद, हम या तो "बी" (यदि बीमार छुट्टी अभी तक बंद नहीं हुई है), या "आई" - एक बंद बीमार छुट्टी के साथ डालते हैं।

लेकिन, टाइम शीट में इस तरह की फिलिंग से परिणाम संभव हैं।

जोखिम 1.यदि प्रविष्टियाँ इस तरह दिखती हैं: "बी" (बीमारी), "के" (व्यापार यात्रा), इसके बाद - "आई" (काम के लिए उपस्थिति), बीमार छुट्टी को बंद किए बिना, फिर, कर्मचारी कितने दिनों के लिए है एक व्यापार यात्रा पर, रूस का FSS बीमारी लाभ के इस हिस्से को नहीं पहचानता है।

जोखिम 2.यदि समय पत्रक इस तरह भरा जाता है: "बी" (बीमारी), "के" (व्यापार यात्रा), और उसके बाद - बीमारी "बी" की निरंतरता, तो एफएसएस लाभ की पूरी राशि की भरपाई करने से इनकार कर देगा .

यह याद रखना चाहिए कि बीमारी के लाभ का भुगतान किया जाता है। अगर कर्मचारी काम पर गया, तो वह काम करने में सक्षम है।

1. टाइमकीपर केवल तभी फॉर्म भरता है जब आधार हों: एक आदेश या एक लिखित आदेश, या अन्य दस्तावेज।
2. पर एकीकृत रूपइसमें दिए गए सभी विवरण दर्ज किए गए हैं, और सभी लाइनें भरी गई हैं। अधूरी लाइनों को पार करना होगा।
3. महीने में दो बार पेरोल होने पर, पहली छमाही और दूसरी के लिए प्रति माह दो टाइमशीट संकलित की जाती हैं।
4. टाइम शीट भरते समय की गई त्रुटियों को कड़ाई से स्थापित नियमों द्वारा ठीक किया जाता है: सबसे पहले, गलत प्रविष्टियों को एक पंक्ति से काट दिया जाता है, सही उनके ऊपर लिखा जाता है। टाइम शीट भरने वाला कर्मचारी अपने हस्ताक्षर और इस दस्तावेज़ के लिए जिम्मेदार सभी व्यक्तियों पर हस्ताक्षर करता है।
5. यदि टाइमकीपर को अभी तक पता नहीं है कि कर्मचारी किस कारण से नहीं गया कार्यस्थल, फिर रिपोर्ट कार्ड चिपका दिया जाता है - NN. सहायक दस्तावेज प्रदान करते समय, रिपोर्ट कार्ड को समायोजित किया जाता है।

टाइमशीट की आवश्यकता किसे है और क्यों

प्राथमिक दस्तावेज के रूप में इसकी आवश्यकता है:

1. लेखांकन।इस दस्तावेज़ के आधार पर, कर्मचारी के वेतन की गणना की जाती है। रिपोर्ट कार्ड इस तथ्य की पुष्टि करता है कि कर्मचारी अपने कर्तव्यों का पालन कर रहा है।
2. कर निरीक्षण।वेतन से उपार्जन या करों की कटौती की शुद्धता की जाँच की जाती है। मजदूरी के भुगतान पर डेटा के साथ, टाइम शीट में नोट किए गए काम के घंटों के डेटा का एक सामंजस्य बनाया जाता है।
3. रूस के सामाजिक बीमा कोष के विशेषज्ञों द्वारा रिपोर्ट कार्ड की आवश्यकता हो सकती है।निधि से लाभ के भुगतान की शुद्धता की जाँच की जाती है।
4. संघीय प्रवासन सेवा के निकाय।कर्मचारियों, विदेशी नागरिकों के रूप में आकर्षित करने वाले नियोक्ताओं की जाँच करते समय।
5. श्रम निरीक्षक।निरीक्षक, रिपोर्ट कार्ड की जांच, तथ्य स्थापित करने में सक्षम होंगे। इसलिए, मानदंड के अनुपालन की जाँच करना अतिरिक्त समय अवधि, प्रकट विचलन के लिए दंड प्रदान किया जाता है। टीओआर का बार-बार उल्लंघन करने पर मुखिया को उसके पद से बर्खास्त किया जा सकता है।
6. अगर ऐसा होता है तो रिपोर्ट कार्ड को अदालत में सबूत के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है।उदाहरण के लिए, अनुपस्थिति के लिए किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी की वैधता।
7. सांख्यिकीय प्राधिकरण।रिपोर्ट कार्ड के अनुसार, कई रिपोर्ट संकलित की जाती हैं। उदाहरण के लिए, P-4 फॉर्म में एक रिपोर्ट।