एक्सेल प्रोग्राम के साथ काम करना। एक्सेल में अपने दम पर काम करना कैसे सीखें: कार्यक्रम का विवरण, सिफारिशें और समीक्षा
जो आपको MS Excel में काम को ऑप्टिमाइज़ करने की सुविधा देता है। और आज हम आपके ध्यान में इस कार्यक्रम में कार्रवाई को गति देने के लिए युक्तियों का एक नया बैच लाना चाहते हैं। "प्लैनेट एक्सेल" परियोजना के लेखक निकोले पावलोव, जो इस अद्भुत कार्यक्रम और पूरे कार्यालय पैकेज के साथ वास्तव में क्या किया जा सकता है, के बारे में लोगों के विचार को बदल रहे हैं, उनके बारे में बात करेंगे। निकोले एक आईटी ट्रेनर, डेवलपर और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उत्पादों, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस मास्टर, माइक्रोसॉफ्ट मोस्ट वैल्यूएबल प्रोफेशनल के विशेषज्ञ हैं। यहां वे तकनीकें दी गई हैं जिनका उन्होंने व्यक्तिगत रूप से एक्सेल में तेजी से काम करने के लिए परीक्षण किया था। मैं
चार्ट में तुरंत नया डेटा जोड़ें
यदि शीट पर आपके पहले से निर्मित चार्ट के लिए नया डेटा है जिसे जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप बस के साथ श्रेणी का चयन कर सकते हैं नई जानकारी, इसे कॉपी करें (Ctrl + C) और फिर इसे सीधे डायग्राम (Ctrl + V) में पेस्ट करें।
यह सुविधा केवल Excel 2013 के नवीनतम संस्करण में दिखाई दी, लेकिन यह अपग्रेड करने योग्य है नया संस्करणनिर्धारित समय से आगे। मान लीजिए कि आपके पास पूर्ण नामों (इवानोव इवान इवानोविच) की एक सूची है, जिसे आपको संक्षिप्त (इवानोव आई.आई.) में बदलने की आवश्यकता है। इस तरह के परिवर्तन को करने के लिए, आपको बस वांछित पाठ को आसन्न कॉलम में मैन्युअल रूप से लिखना शुरू करना होगा। दूसरी या तीसरी पंक्ति में, एक्सेल हमारे कार्यों की भविष्यवाणी करने का प्रयास करेगा और स्वचालित रूप से आगे की प्रक्रिया करेगा। यह केवल पुष्टि करने के लिए Enter कुंजी दबाने के लिए बनी हुई है, और सभी नाम तुरंत परिवर्तित हो जाएंगे।
इसी तरह, आप ईमेल से नाम निकाल सकते हैं, टुकड़ों से पूरा नाम गोंद कर सकते हैं, आदि।
प्रारूपों को तोड़े बिना कॉपी करना
आप संभवतः "मैजिक" ऑटोफिल मार्कर के बारे में जानते हैं - सेल के निचले दाएं कोने में एक पतला काला क्रॉस, जिसे खींचकर आप सेल की सामग्री या सूत्र को एक साथ कई सेल में कॉपी कर सकते हैं। हालांकि, एक अप्रिय अति सूक्ष्म अंतर है: इस तरह की नकल अक्सर तालिका के डिजाइन का उल्लंघन करती है, क्योंकि न केवल सूत्र की नकल की जाती है, बल्कि सेल प्रारूप भी होता है। इससे बचा जा सकता है यदि, एक काले क्रॉस के साथ खींचने के तुरंत बाद, आप स्मार्ट टैग पर क्लिक करते हैं - एक विशेष आइकन जो कॉपी किए गए क्षेत्र के निचले दाएं कोने में दिखाई देता है।
यदि आप "केवल मूल्यों की प्रतिलिपि बनाएँ" (बिना फ़ॉर्मेटिंग के भरें) विकल्प चुनते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेलआपके फॉर्मूले को बिना फॉर्मेट के कॉपी करेगा और डिजाइन को खराब नहीं करेगा।
एक्सेल 2013 के नवीनतम संस्करण ने जल्दी से प्रदर्शित करने की क्षमता पेश की इंटरेक्टिव मानचित्रआपका स्थान डेटा, जैसे शहर के अनुसार बिक्री, आदि। ऐसा करने के लिए, "इन्सर्ट" टैब पर "ऐप स्टोर" (ऑफिस स्टोर) पर जाएं (सम्मिलित करें) और वहां से बिंग मैप्स प्लगइन स्थापित करें। यह ऐड बटन पर क्लिक करके साइट से सीधे लिंक के माध्यम से भी किया जा सकता है। एक बार मॉड्यूल जोड़े जाने के बाद, इसे सम्मिलित करें टैब पर My Apps ड्रॉप-डाउन सूची से चुना जा सकता है और आपकी कार्यपत्रक पर रखा जा सकता है। यह आपके डेटा सेल का चयन करने के लिए रहता है और हमारे डेटा को देखने के लिए मैप मॉड्यूल में शो लोकेशन बटन पर क्लिक करता है।
यदि वांछित है, तो प्लगइन सेटिंग्स में, आप प्रदर्शन के लिए चार्ट के प्रकार और रंगों का चयन कर सकते हैं।
यदि आपकी पुस्तक में 10 से अधिक कार्यपत्रक हैं, तो उनके माध्यम से नेविगेट करना कठिन हो जाता है। स्क्रीन के निचले बाएँ कोने में किसी भी शीट टैब स्क्रॉल बटन पर राइट-क्लिक करें।
क्या आपने अपने इच्छित आउटपुट को प्राप्त करने के लिए कभी भी अपने एक्सेल गणना में इनपुट मानों का मिलान किया है? ऐसे क्षणों में, आप एक अनुभवी तोपखाने की तरह महसूस करते हैं, है ना? "अंडरशूट - फ़्लाइट" के बस कुछ दर्जन पुनरावृत्तियों, और यहाँ यह लंबे समय से प्रतीक्षित "हिट" है!
Microsoft Excel आपके लिए यह फिटिंग, तेज़ और अधिक सटीक रूप से कर सकता है। ऐसा करने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर, क्या होगा यदि विश्लेषण बटन पर क्लिक करें और पैरामीटर चयन आदेश का चयन करें (सम्मिलित करें - क्या विश्लेषण - लक्ष्य की तलाश)। दिखाई देने वाली विंडो में, उस सेल को निर्दिष्ट करें जहां आप वांछित मान, वांछित परिणाम और इनपुट सेल का चयन करना चाहते हैं जिसे बदलना चाहिए। ओके पर क्लिक करने के बाद, एक्सेल 0.001 की सटीकता के साथ कुल 100 "शॉट्स" लेगा, जो आप चाहते हैं।
यदि इस विस्तृत समीक्षा में उन सभी उपयोगी एमएस एक्सेल सुविधाओं को शामिल नहीं किया गया है जिनके बारे में आप जानते हैं, तो उन्हें टिप्पणियों में साझा करें!
एक्सेल एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट टूल है। एक्सेल में, आप न केवल तालिकाएँ बना सकते हैं, बल्कि चार्ट और ग्राफ़ भी बना सकते हैं, विभिन्न गणनाएँ कर सकते हैं और सूत्र दर्ज कर सकते हैं। कार्यक्रम का उपयोग नकदी प्रवाह रिपोर्ट तैयार करने के लिए किया जा सकता है।
इसकी मदद से आप संगठन के लाभ, हानि और बजट की गणना कर सकते हैं।
1. टेबल कैसे सेट करें
- एक्सेल प्रोग्राम शुरू करें। ऐसा करने के लिए, डेस्कटॉप पर प्रोग्राम आइकन पर क्लिक करें या "प्रारंभ" मेनू पर जाएं, अनुभाग "सभी कार्यक्रम" और एक्सेल प्रोग्राम का चयन करें।
- एक नई तालिका बनाने के लिए, प्रोग्राम विंडो के शीर्ष पर स्थित "फ़ाइल" टैब पर जाएं, "नया" और " एक नई किताब". नतीजतन, एक नई तालिका दिखाई देगी।
- तालिका को सहेजने के लिए, आपको "फ़ाइल" टैब में "इस रूप में सहेजें" आइटम का चयन करना होगा। दिखाई देने वाली विंडो में, आपको बस उस फ़ोल्डर का चयन करना होगा जिसमें आप स्प्रेडशीट को सहेजना चाहते हैं। "फ़ाइल नाम" फ़ील्ड में, आपको एक नाम दर्ज करना होगा, और "फ़ाइल प्रकार" आइटम में, "एक्सेल" प्रारूप का चयन करें।
प्रोग्राम विंडो के शीर्ष पर फ़ाइल टैब के अलावा, होम, इंसर्ट, पेज लेआउट, डेटा, फॉर्मूला, व्यू और रिव्यू टैब भी हैं।
एक्सेल के साथ काम करना आसान बनाने के लिए, आपको सबसे सरल शब्दावली और कार्यक्रम के बुनियादी सिद्धांतों से परिचित होना होगा।
- कार्यक्रम की पंक्तियों को क्षैतिज रूप से व्यवस्थित किया जाता है और संख्याओं द्वारा दर्शाया जाता है;
- कॉलम लंबवत रूप से व्यवस्थित होते हैं और अक्षरों से चिह्नित होते हैं;
एक सेल एक टेबल का एक क्षेत्र है जहां जानकारी दर्ज की जाती है। यह उन वर्गों में से एक है जिसमें कार्यक्रम के कार्य क्षेत्र को विभाजित किया गया है।
एक्सेल में वर्कशीट में डेटा दर्ज किया जाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रत्येक नई तालिका में 3 पत्रक होते हैं। आप विंडो के निचले भाग में टैब बदलकर शीट के बीच स्विच कर सकते हैं।
एक शीट का नाम बदलने के लिए, आपको वांछित शीट के टैब पर राइट-क्लिक करना होगा, "नाम बदलें" चुनें और नया नाम दें। यदि आवश्यक हो, तो आप अंतिम शीट टैब के दाईं ओर स्थित बटन पर क्लिक करके नई शीट जोड़ सकते हैं।
कॉलम के ऊपरी सेल में, आप उपयोग की गई श्रेणियों के नाम ("दिनांक", "नाम", "राशि", आदि) दर्ज कर सकते हैं। इन कॉलमों का उपयोग आवश्यक जानकारी दर्ज करने के लिए किया जा सकता है। किए गए सभी परिवर्तन नियमित रूप से "फ़ाइल" - "सहेजें" बटन पर क्लिक करके सहेजे जाने चाहिए। जानकारी को सहेजने के लिए आप Ctrl + S कुंजी संयोजन का भी उपयोग कर सकते हैं।
2. इनपुट और नियंत्रण
प्रोग्राम के सेल में डेटा दर्ज करने से पहले, आप कुछ कॉलम या पंक्तियों पर अभ्यास करने का प्रयास कर सकते हैं।
सेल में डेटा दर्ज करने के लिए, बस उस पर क्लिक करें।
- दर्ज करने के बाद डेटा को संपादित करने के लिए, सेल पर डबल-क्लिक करें और प्रोग्राम विंडो के शीर्ष पर स्थित लाइन में आवश्यक परिवर्तन करें। यह उन अक्षरों के ऊपर स्थित होता है जो स्तंभों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
सेल स्वरूपण
पर सामान्य मामलाआप "सामान्य" सेल प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं। इस फ़ंक्शन के साथ, आप आसानी से किसी एकल कक्ष या संपूर्ण स्तंभ के स्वरूप को बदल सकते हैं।
- सेल प्रारूप का चयन करने के लिए, आपको "होम" टैब पर जाना होगा, "नंबर" ढूंढें। एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। आप टेक्स्ट या संख्याओं का फ़ॉन्ट, शैली या संरेखण भी बदल सकते हैं। यह सब होम टैब पर संरेखण और संख्या समूहों का उपयोग करके किया जा सकता है।
- सेल का फॉर्मेट बदलने के लिए आपको कॉलम के लेटर पर क्लिक करना चाहिए और जरूरी बदलाव करना चाहिए।
- एक लाइन में सभी सेल का फॉर्मेट बदलने के लिए इस लाइन के नंबर पर क्लिक करें और जरूरी बदलाव करें।
डेटा दर्ज करने के लिए, आप बस सेल पर क्लिक कर सकते हैं। नीचे से अगले सेल में जाने के लिए, आपको "एंटर" बटन दबाना होगा, अगले सेल में दाईं ओर जाने के लिए, आपको "टैब" कुंजी को दबाना होगा। कक्षों में जाने के लिए, तीरों से चिह्नित कुंजियों का उपयोग करें. आपके द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन को सहेजना सुनिश्चित करें।
डेटा सॉर्ट करने के लिए, वांछित क्षेत्र का चयन करें। आप अलग-अलग कॉलम का चयन कर सकते हैं ताकि पंक्तियों में दर्ज किया गया डेटा एक दूसरे से मेल खाता हो, क्योंकि एक कॉलम में डेटा सॉर्ट करते समय, केवल इस कॉलम में सेल का क्रम बदल जाएगा, आसन्न कॉलम में डेटा का क्रम अपरिवर्तित रहेगा। अगला, "डेटा" टैब पर क्लिक करें और "सॉर्ट करें" आइटम चुनें। नतीजतन, एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आप वांछित कॉलम का चयन कर सकते हैं। ड्रॉप-डाउन सूची में "इसके अनुसार क्रमबद्ध करें ..." आपको एक छँटाई विधि का चयन करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। वह क्रम निर्धारित करें जिसमें आप अपना डेटा सॉर्ट करना चाहते हैं। आप पाठ चर के लिए अवरोही, आरोही या वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं।
डेटा फ़िल्टर करने के लिए, आपको पहले उस डेटा का चयन करना होगा जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं। इसके बाद, आपको "सॉर्ट और फ़िल्टर" समूह में "डेटा" टैब में "फ़िल्टर" आइटम का उपयोग करने की आवश्यकता है। उपयोग किए गए विकल्पों की सूची खोलने के लिए, चयनित कॉलम के शीर्षकों में स्थित तीरों पर क्लिक करें। उन विकल्पों का चयन करें जिनका आप उपयोग करने जा रहे हैं और चयनित कार्रवाई की पुष्टि करें। ऑपरेशन के परिणामस्वरूप, केवल फ़िल्टर किया गया डेटा प्रदर्शित किया जाएगा। कक्षों में निहित सभी सूचनाओं को प्रदर्शित करने के लिए, "डेटा" टैब पर फिर से जाएं और "सॉर्ट और फ़िल्टर" फ़ील्ड में "साफ़ करें" चुनें।
तालिका में आपको जिस टुकड़े की आवश्यकता है उसे खोजने के लिए, आपको "होम" टैब पर जाना होगा और "ढूंढें और चुनें" आइटम का चयन करें। उसके बाद, "ढूंढें" फ़ील्ड में, वह टुकड़ा दर्ज करें जिसे आप ढूंढ रहे हैं, "सभी खोजें" विकल्प चुनें। नतीजतन, खोजे गए टुकड़े के बारे में जानकारी वाली एक सूची प्रदर्शित की जाएगी।
आप "फाइल" - "प्रिंट" टैब पर क्लिक करके या कुंजी संयोजन "Ctrl" + P का उपयोग करके एक एक्सेल शीट प्रिंट कर सकते हैं। प्रिंट विंडो में, आप पूर्वावलोकन टैब पर क्लिक कर सकते हैं और प्रिंट करने से पहले बनाए गए दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन कर सकते हैं। यह एक पूर्वावलोकन विंडो खोलेगा। तालिका को प्रिंट करने के लिए, आपको प्रिंटर के रूप में आइकन पर क्लिक करना होगा।
पृष्ठ आकार और अन्य सेटिंग्स को बदलने के लिए, आपको "पेज लेआउट" टैब पर जाना होगा और "पेज सेटअप" समूह का चयन करना होगा। संपूर्ण स्प्रेडशीट को एक शीट पर व्यवस्थित करने के लिए, आपको "फ़िट" का चयन करना होगा। खुलने वाली विंडो में, आइटम "फ़िट 1 पेज चौड़ा और 1 पेज ऊंचा" चुनें। तालिका के केवल एक टुकड़े को मुद्रित करने के लिए, आपको आवश्यक डेटा श्रेणी का चयन करें और "फ़ाइल" टैब में "प्रिंट" आइटम का चयन करें और "चयनित श्रेणी" विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
3. गणना करें
यदि आपको एकाधिक कक्षों में डेटा योग करने की आवश्यकता है, तो आपको उन संख्याओं के अंतर्गत एक खाली कक्ष का चयन करना होगा जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं। फिर होम टैब पर सम आइकॉन वाले बटन पर क्लिक करें। आपके द्वारा चयनित खाली सेल में योग परिणाम दिखाई देगा।
सभी एक्सेल सूत्रएक स्ट्रिंग में = चिह्न से शुरू होता है। सूत्र दर्ज करने से पहले = चिह्न दर्ज करें। ऊपर वर्णित विधि का उपयोग एक कॉलम में संख्याओं को जोड़ने के लिए भी किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, जिस सेल में उत्तर स्थित होगा, उसमें = चिह्न दर्ज करें और SUM टाइप करें। फिर "(" चिन्ह के बाद, उस सेल की संख्या दर्ज करें जिसमें जोड़ा जाने वाला पहला नंबर स्थित है। फिर ":" प्रतीक टाइप करें और सेल नंबर दर्ज करें आखरी दिन. एंटर कुंजी दबाने के बाद, राशि चयनित सेल में प्रदर्शित होगी।
तालिका के अलग-अलग कॉलम में संख्याओं को जोड़ने के लिए, आपको उस खाली सेल पर क्लिक करना होगा जिसमें आप उत्तर प्रदर्शित करना चाहते हैं, उसमें = टाइप करें, और फिर उस सेल पर क्लिक करें जिसमें पहले नंबर को जोड़ा जाना है। उसके बाद, + प्रतीक दर्ज किया जाता है, और उसके बाद दूसरा सेल चुना जाता है, जिसे जोड़ा जाना चाहिए।
संख्याओं को एक समान सिद्धांत के अनुसार घटाया जाता है, केवल जोड़ चिह्न के बजाय, आपको घटाव चिह्न का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
4. चार्टिंग
तालिका में डेटा के आधार पर चार्ट बनाने के लिए, आपको "सम्मिलित करें" टैब पर जाना होगा और वहां "चार्ट" समूह ढूंढना होगा। यहां आप अपनी जरूरत के चार्ट के प्रकार का चयन कर सकते हैं। उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन पर चार्ट तैयार करना है।
5. कोशिकाओं का संपादन
कोशिकाओं को संपादित करने के लिए, आपको उस श्रेणी का चयन करना होगा जिसे आप बदलना चाहते हैं। अगला, "होम" टैब पर जाएं और "फ़ॉन्ट" या "बॉर्डर" समूह चुनें। वांछित शैली चुनें। कोशिकाओं का रंग बदलने के लिए, आपको "भरें" टैब पर जाना होगा और उस रंग का चयन करना होगा जिसकी आपको आवश्यकता है।
इस आलेख में केवल एक्सेल का उपयोग करने की मूल बातें शामिल हैं। इस कार्यक्रम के साथ, आप कई अन्य उपयोगी कार्य कर सकते हैं।
यदि आपने पहले कभी दस्तावेज़ बनाने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग नहीं किया है, तो हम डमी के लिए हमारे एक्सेल गाइड को पढ़ने की सलाह देते हैं।
उसके बाद, आप टेबल, ग्राफ़, गणित के फ़ार्मुलों और फ़ॉर्मेटिंग के साथ अपनी पहली स्प्रेडशीट बनाने में सक्षम होंगे।
विस्तृत जानकारीके बारे में बुनियादी कार्योंऔर स्प्रेडशीट एमएस एक्सेल की क्षमताएं। दस्तावेज़ के मुख्य तत्वों का विवरण और हमारी सामग्री में उनके साथ काम करने के निर्देश।
कोशिकाओं के साथ काम करना। भरना और स्वरूपण
विशिष्ट कार्यों के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको एक्सेल में किसी भी दस्तावेज़ के मूल तत्व को समझना होगा। एक एक्सेल फाइल में एक या एक से अधिक शीट होती हैं जो छोटी कोशिकाओं में विभाजित होती हैं।
एक सेल किसी भी एक्सेल रिपोर्ट, टेबल या ग्राफ का मूल घटक है। प्रत्येक सेल में सूचना का एक ब्लॉक होता है। यह एक संख्या, तिथि, मुद्रा, माप की इकाई या अन्य डेटा प्रारूप हो सकता है।
एक सेल भरने के लिए, बस उस पर पॉइंटर के साथ क्लिक करें और आवश्यक जानकारी दर्ज करें। पहले से भरे हुए सेल को संपादित करने के लिए, उस पर डबल-क्लिक करें।
चावल। 1 - कोशिकाओं को भरने का एक उदाहरण
शीट पर प्रत्येक सेल का अपना विशिष्ट पता होता है। इस प्रकार, गणना या अन्य संचालन इसके साथ किए जा सकते हैं। जब आप किसी सेल पर क्लिक करते हैं, तो उसका पता, नाम और सूत्र (यदि सेल किसी गणना में शामिल है) वाला एक फ़ील्ड विंडो के ऊपरी भाग में दिखाई देगा।
सेल "शेयरों का प्रतिशत" चुनें। इसका पता A3 है। यह जानकारी खुलने वाले गुण पैनल में इंगित की गई है। हम सामग्री भी देख सकते हैं। इस सेल में कोई सूत्र नहीं है, इसलिए वे नहीं दिखाए गए हैं।
इसके संबंध में उपयोग किए जा सकने वाले अधिक सेल गुण और कार्य संदर्भ मेनू में उपलब्ध हैं। दाएँ माउस बटन वाले सेल पर क्लिक करें। एक मेनू खुलेगा जिसके साथ आप सेल को प्रारूपित कर सकते हैं, सामग्री को पार्स कर सकते हैं, एक अलग मान निर्दिष्ट कर सकते हैं, और अन्य क्रियाएं कर सकते हैं।
चावल। 2 - सेल संदर्भ मेनू और इसके मुख्य गुण
डेटा छँटाई
अक्सर उपयोगकर्ताओं को एक्सेल में एक शीट पर डेटा को सॉर्ट करने के कार्य का सामना करना पड़ता है। यह सुविधा आपको संपूर्ण तालिका से केवल वही डेटा शीघ्रता से चुनने और देखने में मदद करती है जिसकी आपको आवश्यकता है।
इससे पहले कि आप पहले से ही एक पूर्ण तालिका हो (हम यह पता लगाएंगे कि इसे लेख में बाद में कैसे बनाया जाए)। कल्पना कीजिए कि आपको जनवरी के डेटा को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करने की आवश्यकता है। आपको इसे कैसे करना होगा? तालिका का सामान्य पुनर्मुद्रण है अतिरिक्त काम, इसके अलावा, अगर यह बड़ा है, तो कोई भी ऐसा नहीं करेगा।
एक्सेल में छँटाई के लिए एक समर्पित कार्य है। उपयोगकर्ता को केवल आवश्यकता है:
- एक तालिका या सूचना के ब्लॉक का चयन करें;
- "डेटा" टैब खोलें;
- "सॉर्ट करें" आइकन पर क्लिक करें;
चावल। 3 - टैब "डेटा"
- खुलने वाली विंडो में, उस तालिका के कॉलम का चयन करें जिस पर हम क्रिया करेंगे (जनवरी)।
- अगला, सॉर्ट प्रकार (हम मूल्य के आधार पर समूहित कर रहे हैं) और अंत में क्रम, आरोही।
- "ओके" पर क्लिक करके कार्रवाई की पुष्टि करें।
चावल। 4 - छँटाई विकल्प सेट करना
डेटा स्वचालित रूप से सॉर्ट किया जाएगा:
चावल। 5 - "जनवरी" कॉलम में संख्याओं को छाँटने का परिणाम
इसी तरह, आप रंग, फ़ॉन्ट और अन्य मापदंडों के आधार पर छाँट सकते हैं।
गणितीय गणना
एक्सेल का मुख्य लाभ तालिका को भरने की प्रक्रिया में स्वचालित रूप से गणना करने की क्षमता है। उदाहरण के लिए, हमारे पास 2 और 17 के मान वाले दो सेल हैं। तीसरे सेल में अपना परिणाम स्वयं गणना किए बिना कैसे दर्ज करें?
ऐसा करने के लिए, आपको तीसरे सेल पर क्लिक करना होगा, जिसमें गणना का अंतिम परिणाम दर्ज किया जाएगा। फिर f(x) फंक्शन आइकन पर क्लिक करें जैसा कि नीचे इमेज में दिखाया गया है। खुलने वाली विंडो में, उस क्रिया का चयन करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं। योग योग है, औसत औसत है, इत्यादि। पूरी सूचीएक्सेल संपादक में कार्य और उनके नाम माइक्रोसॉफ्ट की आधिकारिक वेबसाइट पर देखे जा सकते हैं।
हमें दो सेलों का योग ज्ञात करना है, इसलिए "SUM" पर क्लिक करें।
चावल। 6 - "एसयूएम" फ़ंक्शन का चयन
फ़ंक्शन तर्क विंडो में दो फ़ील्ड हैं: "नंबर 1" और "नंबर 2"। पहले फ़ील्ड का चयन करें और "2" नंबर वाले सेल पर क्लिक करें। इसका पता तर्क स्ट्रिंग को लिखा जाएगा। "नंबर 2" पर क्लिक करें और "17" नंबर वाले सेल पर क्लिक करें। फिर कार्रवाई की पुष्टि करें और विंडो बंद करें। यदि आपको तीन या के साथ गणितीय संक्रियाएँ करने की आवश्यकता है बड़ी मात्रासेल, बस "नंबर 3", "नंबर 4" और इसी तरह के क्षेत्रों में तर्कों के मूल्यों को दर्ज करते रहें।
यदि भविष्य में सारांशित कोशिकाओं का मूल्य बदल जाएगा, तो उनका योग अपने आप अपडेट हो जाएगा।
चावल। 7 - गणना का परिणाम
टेबल बनाना
एक्सेल स्प्रेडशीट किसी भी तरह के डेटा को स्टोर कर सकती है। त्वरित सेटअप और स्वरूपण फ़ंक्शन की सहायता से, संपादक में नियंत्रण प्रणाली को व्यवस्थित करना बहुत आसान है व्यक्तिगत बजट, खर्चों की सूची, रिपोर्टिंग के लिए डिजिटल डेटा और बहुत कुछ।
Excel में तालिकाएँ Word और अन्य कार्यालय कार्यक्रमों में समान विकल्प पर वरीयता लेती हैं। यहां आपके पास किसी भी आयाम की तालिका बनाने का अवसर है। डेटा भरना आसान है। सामग्री को संपादित करने के लिए एक फ़ंक्शन पैनल है। अलावा, तैयार टेबलसामान्य कॉपी-पेस्ट फ़ंक्शन का उपयोग करके एक docx फ़ाइल में एकीकृत किया जा सकता है।
तालिका बनाने के लिए, निर्देशों का पालन करें:
- "इन्सर्ट" टैब खोलें। विकल्प पैनल के बाईं ओर, तालिका चुनें. यदि आपको किसी डेटा को सारांशित करने की आवश्यकता है, तो "पिवट टेबल" आइटम का चयन करें;
- माउस का प्रयोग करते हुए, शीट पर उस स्थान का चयन करें जो टेबल के लिए आरक्षित होगा। आप तत्व निर्माण विंडो में डेटा का स्थान भी दर्ज कर सकते हैं;
- कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए ठीक क्लिक करें।
चावल। 8 - एक मानक तालिका बनाना
फ़ॉर्मेट करने के लिए दिखावटपरिणामी प्लेट, कंस्ट्रक्टर की सामग्री खोलें और "स्टाइल" फ़ील्ड में, अपनी पसंद के टेम्पलेट पर क्लिक करें। अगर वांछित है, तो आप एक अलग रंग योजना और सेल चयन के साथ अपना खुद का दृश्य बना सकते हैं।
चावल। 9 - तालिका स्वरूपण
तालिका को डेटा से भरने का परिणाम:
चावल। 10 - पूर्ण तालिका
प्रत्येक तालिका कक्ष के लिए, आप डेटा प्रकार, स्वरूपण और सूचना प्रदर्शन मोड भी सेट कर सकते हैं। कंस्ट्रक्टर विंडो में आपकी आवश्यकताओं के आधार पर प्लेट के आगे के विन्यास के लिए सभी आवश्यक विकल्प होते हैं।
ग्राफ़/चार्ट जोड़ना
चार्ट या ग्राफ़ बनाने के लिए, आपके पास एक तैयार प्लेट होनी चाहिए, क्योंकि ग्राफिक डेटा अलग-अलग पंक्तियों या कोशिकाओं से ली गई जानकारी पर आधारित होगा।
चार्ट/ग्राफ बनाने के लिए, आपको चाहिए:
- पूरी तरह से तालिका का चयन करें। यदि आप केवल कुछ कक्षों के डेटा को प्रदर्शित करने के लिए एक ग्राफिक तत्व बनाना चाहते हैं, तो केवल उन्हें चुनें;
- सम्मिलित करें टैब खोलें;
- अनुशंसित चार्ट बॉक्स में, उस आइकन का चयन करें जो आपको लगता है सबसे अच्छा तरीकासारणीबद्ध जानकारी का नेत्रहीन वर्णन करें। हमारे मामले में, यह एक त्रि-आयामी पाई चार्ट है। सूचक को आइकन पर लाएं और तत्व की उपस्थिति का चयन करें;
इसी तरह, आप स्कैटर प्लॉट, लाइन चार्ट और टेबल आइटम डिपेंडेंसी चार्ट बना सकते हैं। सभी प्राप्त ग्राफिक तत्वों को वर्ड टेक्स्ट दस्तावेज़ों में भी जोड़ा जा सकता है।
हालाँकि, एक्सेल स्प्रेडशीट संपादक में कई अन्य कार्य हैं: प्रारंभिक कार्यइस लेख में वर्णित तकनीकें पर्याप्त होंगी। दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया में, कई उपयोगकर्ता स्वतंत्र रूप से अधिक उन्नत विकल्पों में महारत हासिल करते हैं। यह एक सुविधाजनक और समझने योग्य इंटरफ़ेस के कारण है। नवीनतम संस्करणकार्यक्रम।
विषयगत वीडियो:
यदि आपने पहले कभी दस्तावेज़ बनाने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग नहीं किया है, तो हम डमी के लिए हमारे एक्सेल गाइड को पढ़ने की सलाह देते हैं।
उसके बाद, आप टेबल, ग्राफ़, गणित के फ़ार्मुलों और फ़ॉर्मेटिंग के साथ अपनी पहली स्प्रेडशीट बनाने में सक्षम होंगे।
स्प्रेडशीट प्रोसेसर के बुनियादी कार्यों और क्षमताओं के बारे में विस्तृत जानकारी।
दस्तावेज़ के मुख्य तत्वों का विवरण और हमारी सामग्री में उनके साथ काम करने के निर्देश।
वैसे, एक्सेल टेबल के साथ अधिक कुशलता से काम करने के लिए, आप हमारी सामग्री को पढ़ सकते हैं।
कोशिकाओं के साथ काम करना। भरना और स्वरूपण
विशिष्ट कार्यों के साथ आगे बढ़ने से पहले, किसी के मूल तत्व से निपटना आवश्यक है।
एक एक्सेल फाइल में एक या एक से अधिक शीट होती हैं जो छोटी कोशिकाओं में विभाजित होती हैं।
एक सेल किसी भी एक्सेल रिपोर्ट, टेबल या ग्राफ का मूल घटक है। प्रत्येक सेल में सूचना का एक ब्लॉक होता है। यह एक संख्या, तिथि, मुद्रा, माप की इकाई या अन्य डेटा प्रारूप हो सकता है।
एक सेल भरने के लिए, बस उस पर पॉइंटर के साथ क्लिक करें और आवश्यक जानकारी दर्ज करें।
पहले से भरे हुए सेल को संपादित करने के लिए, उस पर डबल-क्लिक करें।
चावल। 1 - कोशिकाओं को भरने का एक उदाहरण
शीट पर प्रत्येक सेल का अपना विशिष्ट पता होता है। इस प्रकार, गणना या अन्य संचालन इसके साथ किए जा सकते हैं।
जब आप किसी सेल पर क्लिक करते हैं, तो उसका पता, नाम और सूत्र (यदि सेल किसी गणना में शामिल है) वाला एक फ़ील्ड विंडो के ऊपरी भाग में दिखाई देगा।
सेल "शेयरों का प्रतिशत" चुनें। इसका पता A3 है। यह जानकारी खुलने वाले गुण पैनल में इंगित की गई है। हम सामग्री भी देख सकते हैं।
इस सेल में कोई सूत्र नहीं है, इसलिए वे नहीं दिखाए गए हैं।
इसके संबंध में उपयोग किए जा सकने वाले अधिक सेल गुण और कार्य संदर्भ मेनू में उपलब्ध हैं।
दाएँ माउस बटन वाले सेल पर क्लिक करें।
एक मेनू खुलेगा जिसके साथ आप सेल को प्रारूपित कर सकते हैं, सामग्री को पार्स कर सकते हैं, एक अलग मान निर्दिष्ट कर सकते हैं, और अन्य क्रियाएं कर सकते हैं।
चावल। 2 - सेल संदर्भ मेनू और इसके मुख्य गुण
डेटा छँटाई
अक्सर उपयोगकर्ताओं को एक्सेल में एक शीट पर डेटा को सॉर्ट करने के कार्य का सामना करना पड़ता है। यह सुविधा आपको संपूर्ण तालिका से केवल वही डेटा शीघ्रता से चुनने और देखने में मदद करती है जिसकी आपको आवश्यकता है।
इससे पहले कि आप पहले से ही (हम यह पता लगाएंगे कि इसे लेख में बाद में कैसे बनाया जाए)। कल्पना कीजिए कि आपको जनवरी के डेटा को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करने की आवश्यकता है।
आपको इसे कैसे करना होगा? तालिका का सामान्य पुनर्मुद्रण अतिरिक्त कार्य है, इसके अलावा, यदि यह बड़ा है, तो कोई भी इसे नहीं करेगा।
एक्सेल में छँटाई के लिए एक समर्पित कार्य है। उपयोगकर्ता को केवल आवश्यकता है:
- एक तालिका या सूचना के ब्लॉक का चयन करें;
- खुली चिनाई "डेटा";
- "सॉर्ट करें" आइकन पर क्लिक करें;
चावल। 3 - टैब "डेटा"
- खुलने वाली विंडो में, उस तालिका के कॉलम का चयन करें जिस पर हम कार्रवाई करेंगे (जनवरी)।
- अगला, सॉर्ट प्रकार (हम मूल्य के आधार पर समूहित कर रहे हैं) और अंत में क्रम, आरोही।
- "ओके" पर क्लिक करके कार्रवाई की पुष्टि करें।
चावल। 4 - छँटाई विकल्प सेट करना
डेटा स्वचालित रूप से सॉर्ट किया जाएगा:
चावल। 5 - "जनवरी" कॉलम में संख्याओं को छाँटने का परिणाम
इसी तरह, आप रंग, फ़ॉन्ट और अन्य मापदंडों के आधार पर छाँट सकते हैं।
गणितीय गणना
एक्सेल का मुख्य लाभ तालिका को भरने की प्रक्रिया में स्वचालित रूप से गणना करने की क्षमता है। उदाहरण के लिए, हमारे पास 2 और 17 के मान वाले दो सेल हैं। तीसरे सेल में अपना परिणाम स्वयं गणना किए बिना कैसे दर्ज करें?
ऐसा करने के लिए, आपको तीसरे सेल पर क्लिक करना होगा, जिसमें गणना का अंतिम परिणाम दर्ज किया जाएगा।
फिर f(x) फंक्शन आइकन पर क्लिक करें जैसा कि नीचे इमेज में दिखाया गया है।
खुलने वाली विंडो में, उस क्रिया का चयन करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं। योग योग है, औसत औसत है, इत्यादि।
एक्सेल संपादक में कार्यों और उनके नामों की पूरी सूची माइक्रोसॉफ्ट की आधिकारिक वेबसाइट पर देखी जा सकती है।
हमें दो सेलों का योग ज्ञात करना है, इसलिए "SUM" पर क्लिक करें।
चावल। 6 - "एसयूएम" फ़ंक्शन का चयन
फ़ंक्शन तर्क विंडो में दो फ़ील्ड हैं: "नंबर 1" और "नंबर 2"। पहले फ़ील्ड का चयन करें और "2" नंबर वाले सेल पर क्लिक करें।
इसका पता तर्क स्ट्रिंग को लिखा जाएगा।
"नंबर 2" पर क्लिक करें और "17" नंबर वाले सेल पर क्लिक करें। फिर कार्रवाई की पुष्टि करें और विंडो बंद करें।
यदि आपको तीन या अधिक कोशिकाओं के साथ गणितीय संचालन करने की आवश्यकता है, तो बस "नंबर 3", "नंबर 4" और इसी तरह के क्षेत्रों में तर्कों के मूल्यों को दर्ज करना जारी रखें।
यदि भविष्य में सारांशित कोशिकाओं का मूल्य बदल जाएगा, तो उनका योग अपने आप अपडेट हो जाएगा।
चावल। 7 - गणना का परिणाम
टेबल बनाना
एक्सेल स्प्रेडशीट किसी भी तरह के डेटा को स्टोर कर सकती है।
त्वरित सेटअप और स्वरूपण फ़ंक्शन का उपयोग करके, व्यक्तिगत बजट नियंत्रण प्रणाली, खर्चों की एक सूची, रिपोर्टिंग के लिए डिजिटल डेटा, और संपादक में बहुत कुछ व्यवस्थित करना बहुत आसान है।
अन्य कार्यालय कार्यक्रमों में एक समान विकल्प पर उन्हें एक फायदा होता है।
यहां आपके पास किसी भी आयाम की तालिका बनाने का अवसर है। डेटा भरना आसान है। सामग्री को संपादित करने के लिए एक फ़ंक्शन पैनल है।
इसके अलावा, तैयार तालिका को सामान्य कॉपी-पेस्ट फ़ंक्शन का उपयोग करके एक docx फ़ाइल में एकीकृत किया जा सकता है।
तालिका बनाने के लिए, निर्देशों का पालन करें:
- सम्मिलित करें टैब खोलें। विकल्प पैनल के बाईं ओर, तालिका चुनें. यदि आपको किसी डेटा को सारांशित करने की आवश्यकता है, तो "पिवट टेबल" आइटम का चयन करें;
- माउस का प्रयोग करते हुए, शीट पर उस स्थान का चयन करें जो टेबल के लिए आरक्षित होगा। आप तत्व निर्माण विंडो में डेटा का स्थान भी दर्ज कर सकते हैं;
- कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए ठीक क्लिक करें।
चावल। 8 - एक मानक तालिका बनाना
परिणामी प्लेट के स्वरूप को स्वरूपित करने के लिए, डिज़ाइनर की सामग्री खोलें और "शैली" फ़ील्ड में, अपनी पसंद के टेम्पलेट पर क्लिक करें।
अगर वांछित है, तो आप एक अलग रंग योजना और सेल चयन के साथ अपना खुद का दृश्य बना सकते हैं।
चावल। 9 - तालिका स्वरूपण
तालिका को डेटा से भरने का परिणाम:
चावल। 10 - पूर्ण तालिका
प्रत्येक तालिका कक्ष के लिए, आप डेटा प्रकार, स्वरूपण और सूचना प्रदर्शन मोड भी सेट कर सकते हैं। कंस्ट्रक्टर विंडो में आपकी आवश्यकताओं के आधार पर प्लेट के आगे के विन्यास के लिए सभी आवश्यक विकल्प होते हैं।
अक्सर आँकड़ों के प्रेमी होते हैं जो गिनती और गणना करना पसंद नहीं करते हैं। वे तैयार किए गए आंकड़ों का अध्ययन करना, उनका विश्लेषण करना और सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखना पसंद करते हैं। अब, इलेक्ट्रॉनिक प्रोसेसर के आगमन के साथ, ऐसे लोगों के लिए असीमित संभावनाएं हैं। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट से एक्सेल में सांख्यिकीय और अन्य रिकॉर्ड रखने से आसान कुछ भी नहीं है।
बुनियादी अवधारणाएं और कार्य
एक्सेल में तालिकाओं के साथ शुरुआत करना, शुरुआती लोगों के लिए इस कार्यक्रम की बुनियादी अवधारणाओं और सिद्धांतों को सीखना महत्वपूर्ण है। किसी भी विंडोज़ प्रोग्राम की तरह, एक्सेल में ऐसे प्रोग्रामों के लिए एक पारंपरिक इंटरफ़ेस है।
मेनू में ऐसे अनुभाग शामिल हैं जो Microsoft Office सुइट के सभी घटकों के लिए सामान्य हैं: होम, इंसर्ट, पेज लेआउट, व्यू, रिव्यू। ऐसे टैब हैं जो इस कार्यक्रम के लिए अद्वितीय हैं: सूत्र और डेटा।
कार्यस्थान की उपस्थिति को कक्षों में विभाजित पृष्ठ के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। प्रत्येक सेल का अपना नंबर या निर्देशांक होता है। ऐसा करने के लिए, सबसे बाएं कॉलम को क्रमांकित किया जाता है और पहली शीर्ष पंक्ति की अपनी संख्या होती है लैटिन अक्षर. सेल निर्देशांक एक अक्षर के साथ एक ऊर्ध्वाधर स्तंभ और एक संख्या के साथ एक क्षैतिज पंक्ति के प्रतिच्छेदन द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।
प्रत्येक सेल एक डेटा स्टोर है। यह कुछ भी हो सकता है: संख्याएं, पाठ, गणना के लिए एक सूत्र। किसी भी सेल पर लागू किया जा सकता है विभिन्न गुणऔर डेटा स्वरूपण के प्रकार। ऐसा करने के लिए, दाएं माउस बटन वाले सेल पर क्लिक करें। खुलने वाले मेनू में, "सेल प्रारूप" अनुभाग चुनें।
सभी सेल को शीट में मर्ज कर दिया गया है। प्रोग्राम विंडो के निचले भाग में शीट नाम वाले टैब होते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, ये शीट1, शीट2 और शीट3 हैं, साथ ही साथ एक नई शीट बनाने का शॉर्टकट भी है। आपकी इच्छानुसार सभी शीटों का नाम बदला जा सकता है। ऐसा करने के लिए, लेबल पर कर्सर ले जाएँ और दायाँ माउस बटन दबाएँ। दिखाई देने वाले मेनू से उपयुक्त कमांड का चयन करें। इसके अलावा, आप शीट को डिलीट, कॉपी, मूव, पेस्ट, हाइड और प्रोटेक्ट भी कर सकते हैं।
एक एक्सेल फाइल में बड़ी संख्या में शीट होने के कारण ऐसी फाइलों को बुक्स भी कहा जाता है। पुस्तकों को नाम दिए गए हैं, उन्हें स्टोर करना आसान है, फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध किया गया है।
टेबल बनाना
मूल रूप से, आपको यह जानने की जरूरत है कि एक्सेल टेबल के साथ कैसे काम करना है, इसलिए शुरुआती से लेकर उन्नत प्रोग्रामर तक सभी के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक्सेल में टेबल के साथ काम किस पर आधारित है। वर्ड समकक्षों के विपरीत, एक्सेल वाले के कई महत्वपूर्ण फायदे हैं:
- वे गणना और गणना कर सकते हैं।
- उनमें आप चयनित मानदंडों के अनुसार डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं। अक्सर आरोही या अवरोही क्रम में।
- उन्हें अन्य पृष्ठों से जोड़ा जा सकता है और गतिशील बनाया जा सकता है, अर्थात जब संबंधित क्षेत्रों में डेटा बदलता है, तो अन्य संबंधित क्षेत्रों में डेटा बदल जाएगा।
- ऐसे डेटाबैंक से प्राप्त जानकारी का उपयोग हिस्टोग्राम, ग्राफ़ और अन्य इंटरैक्टिव तत्वों के निर्माण के लिए किया जा सकता है, जो डेटा की दृश्य प्रस्तुति के लिए बहुत सुविधाजनक है।
एक्सेल दस्तावेज़ों के ये सभी फायदे नहीं हैं। एक्सेल में परिकलित फ़ील्ड का निर्माण अत्यंत सरल है।यहां आवश्यक कदमऐसी वस्तु प्राप्त करने के लिए:
एक छोटी प्लेट बनाने की कोशिश करने के बाद, कोई भी चायदानी आसानी से विभिन्न विन्यास और प्रकार की वस्तुएं बना सकता है। उनके साथ अभ्यास करने से, समय के साथ, कई लोग दूसरों में महारत हासिल कर लेते हैं। उपयोगी गुणएक्सेल तत्व और उनकी जरूरतों के लिए उनका उपयोग करने में प्रसन्न हैं।
सूत्रों का उपयोग कर गणना
जिन लोगों ने एक्सेल में टेबल के साथ काम करने की शुरुआती बुनियादी बातों में महारत हासिल कर ली है, वे भविष्य में खुद को बेहतर बनाने में सक्षम होंगे। दरअसल, वर्ड समकक्ष के विपरीत, एक्सेल डेटा वेयरहाउस विभिन्न गणनाओं के लिए असीमित संभावनाएं प्रदान करता है। इन वस्तुओं में सूत्र कैसे सम्मिलित करें और गणना कैसे करें, यह थोड़ा कौशल सीखने के लिए पर्याप्त है।
एक्सेल में परिकलित फ़ील्ड बनाने के लिए, बस एक सेल का चयन करें और कीबोर्ड पर "=" चिह्न दबाएं। उसके बाद, इस तालिका के किसी भी कक्ष में निहित मानों की गणना उपलब्ध हो जाती है। मान जोड़ने या घटाने के लिए, पहले सेल का चयन करें, फिर डालें वांछित संकेतगणना और दूसरी सेल का चयन करें। एंटर दबाने के बाद, गणना का परिणाम शुरू में चयनित सेल में दिखाई देगा। इस प्रकार, किसी भी सेल की विभिन्न गणना करना संभव है जो गणना की जा रही आवश्यकताओं को पूरा करती है।
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