Бланки первинних бухгалтерських документів Що таке первинні документи бухгалтерського обліку: види

Які документи належать до первинних, має знати кожен бухгалтер. Це з тим, що ця документація і є основою ведення бухгалтерського обліку. Вони доводять факт здійснення операцій господарського характеру. Початківцю у сфері бухобліку потрібно розібратися, що це таке, для чого потрібні первинні документи, як їх складати і зберігати. В іншому випадку проблем із контролюючими органами уникнути не вдасться.

Юридичні особи та приватні підприємці можуть перерахувати один одному кошти лише на підставі певної первинної документації. Передбачається, що первинка складається ще до того, як пройшла господарська операція, проте законодавство не виключає можливість її складання завершення угоди, проте для цього мають бути вагомі причини.

Як первинні, і зведені документи обліку, повинні включати реквізити: найменування бланка; дата та місце, де він був складений; повна назва компанії, що його підготувала; які рахунки використовуються для перерахування коштів; повне ім'я відповідальної посадової особи тощо.

Навіщо вони потрібні

Первинні документи є обов'язковим компонентом бухгалтерського обліку. Складаються вони в ході здійснення господарських операцій і є доказом того, що такі операції були завершені. Під час проведення угоди може бути задіяно різне число первинних документів: залежить від специфіки її проведення.

Перелік операцій, які обов'язково мають бути проведені в ході правочину:

1. Підписання договору з одержувачем. Якщо він є постійним, можна підписати один договір на кілька угод, однак, у такому випадку варто одразу обговорити терміни виконання робіт, послідовність розрахункових операцій та інші нюанси.
2. Виставлення рахунків на оплату.
3. Безпосередньо оплата, підтвердженням якої є касовий чек (або товарний), якщо йдеться про готівкову оплату, або платіжки, якщо гроші перераховуються безготівково.
4. Коли товар відвантажується, виконавець передає клієнту накладну.
5. Після надання послуг у повному обсязі виконавець повинен отримати від клієнта акт виконаних робіт

Існуючі види

Існує 6 основних видів ПД бухобліку, які використовуються найчастіше при проведенні різних угод:

Список первинних документів бухгалтерського обліку

Отже, список первинної документації бухгалтерського обліку має такий вигляд:

Визначення поняття «первинний обліковий документ» дає стаття 60-1 Російського Податкового кодексу: первинні документи – це задокументоване свідоцтво про те, що операцію було здійснено чи є подія, яка дає право на її вчинення. Такі документи можуть бути у паперовому вигляді або на електронному носії. Ведення бухобліку відбувається на основі подібної документації.

У статті 60-2 наведено форми таких документів та вимоги, що висуваються до їх оформлення.

Ще один нормативний акт, в якому дається визначення первинної документації, а також визначаються її форми – закон про бухоблік та фінзвітність.

Росія – країна, в якій законодавство з бухобліку та сплати податків періодично змінюється. Враховуючи той факт, що форми можуть бути змінені або доповнені, слід відстежувати, які зміни затверджуються різними держструктурами, зокрема Міністерством фінансів. Так, наприклад, на початку 2019 року було затверджено форму бухгалтерської довідки, яка раніше мала довільну форму.

КоАП передбачає низку санкцій за відсутність в організації первинних документів, їх визначено у статті 276 Кодексу.

Загальні інструкції щодо застосування

ПД є основою для початку ведення бухобліку певних операцій та внесення записів до регістру обліку. Такий документ виступає письмовим свідченням того факту, що було здійснено господарську операцію.

Ті первинні облікові документи, форми яких офіційно не затверджені, стверджує керівник організації, видаючи відповідний наказ. Вони мають бути закріплені всі обов'язкові реквізити, передбачені законодавством.

Така документація має бути підготовлена ​​на папері та підкріплена підписом особи, яка склала документ. У разі застосування електронного документа його потрібно підписати електронним підписом.

Уніфіковані форми ПД не є неухильними до використання. Виняток становлять касові документи, затверджені уповноваженими структурами.

Бланк ПД повинен містити такі обов'язкові дані:

• Назва документу;
• точна дата проведення операції;
• у чому полягає госпоперація в натуральному та вартісному вираженні;
• назву структури, що складає документ;
• відомості про осіб, які є відповідальними за те, щоб документ був оформлений правильно.

Такі документи поділяють такі групи:

• облік оплати праці;
• облік здійснених касових операцій;
• облік основних засобів;
• облік будівельних та ремонтних робіт.

Правила заповнення

Звітні документи слід оформлювати акуратно та чітко.

Основні правила:

• дозволено користуватися кульковими, а також чорнильними ручками, можна застосовувати обчислювальну техніку та друкарську машинку;
• складати таку документацію потрібно в той момент, коли вчинення правочину тільки планується;
• допускається складання документів після здійснення операції, якщо для цього є об'єктивні причини;
• у документі відображаються всі можливі реквізити;
• за відсутності будь-яких відомостей можна ставити прочерки.

У 2019 році для підготовки ПД використовуються типові форми. Документи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Перша організація отримує із боку: від держустанов, вищих організацій, банківських структур, податківців тощо. Приклади зовнішніх документів: рахунок-фактури, платіжні доручення чи вимоги. Що ж до внутрішніх документів, всі вони складаються у організації.

У разі некоректного заповнення документа організація відчуватиме труднощі з визначенням податкової бази, а це може призвести до розбіжностей із податковою службою.

Виправлення змісту

Трапляється, що навіть досвідчений бухгалтер, який оформлював документ жодного разу, припускається помилки. Виправити її можна лише тоді, коли не відбулося відображення документа в бухобліку, тобто він не був проведений. Потрібно пам'ятати, що робити виправлення за допомогою штриха неприпустимо.

Можна використовувати лише три наступні способи:

• додатковий запис;
• спосіб сторнувальний;
• спосіб коректурний.

Останній застосовується у разі, коли помилку було допущено в обліковому регістрі, при цьому вона не стосується кореспонденції рахунків. Цей спосіб доречно використовувати до того, як складено баланс. При цьому неправильну цифру або інший знак потрібно перекреслити тонкою лінією, поряд же вказати правильне значення. Збоку вказати — «виправленому вірити» і поставити дату та підпис.

Додатковий запис буде доречним, якщо сума операції, яка проводиться, була занижена.

Сторнувальний метод передбачає коригування неправильного запису з допомогою негативного числа. Неправильну цифру вказують червоним чорнилом, тут же складається вірний запис, який робиться звичайним кольором.

Уточнення про акт звіряння

Акти звірення законодавчо не належать до первинних документів, тому не регламентуються нормативними документами. Вони відображаються зроблені взаєморозрахунки за певний період між компаніями, які мають статус юрособи, або ж індивідуальними підприємцями.

Цей вид документів використовується з ініціативи бухгалтерів, оскільки з його допомогою реально вирішити низку спірних питань, що захищає інтереси організації.

У яких випадках важливим є складання акта звірки:

• коли у продавця представлений широкий вибір товарів;
• у разі надання відстрочки з платежів;
• якщо ціна товару висока;
• у разі наявності між сторонами взаємовідносин, які мають регулярний характер.

Цей документ може використовуватись у суді у разі виникнення спірної ситуації між сторонами.

Термін зберігання

Положення про зберігання первинної документації закріплено на законодавчому рівні.

Для різних видів документів передбачено різні терміни зберігання:

Оформлення різних первинних облікових документів - складова частина щоденної ділової практики будь-якого підприємства. Первинні облікові документи використовуються у кадровій та фінансовій діяльності. У цій статті йдеться про оформлення та зберігання цих документів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Обов'язкові форми первинних облікових документів

Первинні документи містять облікові відомості, на підставі яких здійснюється підтвердження виконання дій з управління чи господарських операцій. У господарській та організаційній діяльності фірми такі папери використовуються дуже широко.

У найзагальнішому вигляді документообіг будь-якої організації можна класифікувати на великі групи:

• Управлінські документи.За допомогою ділових паперів цієї групи здійснюється прийом та передача адміністративних управлінських рішень. До них можна віднести папери, в яких міститься інформація, яка використовується для складання різних звітів. У свою чергу, на підставі цих звітів і ухвалюються управлінські рішення;
• Кадрові документи.Дані паперу містять відомості про кадровий склад підприємства, дані з обліку кадрів, а також організацію роботи з персоналом. Сюди ж відносяться відомості про ротацію кадрів, дані про зміну посад, звільнення працівників. Відомості про заохочення та покарання також входять до складу цієї групи. Зрештою, графіки відпусток, штатний розпис та всі первинні папери з обліку кадрів – ще один вид кадрових документів.
• Бухгалтерські та фінансові документи.Ці папери містять відомості про господарську та виробничу діяльність підприємства. До цієї групи включається планова, бухгалтерська, аналітична та фінансова звітність, різні договори, нормативно-правові акти та всі первинні документи бухгалтерського обліку.

Типові форми первинних облікових документів

У 2017 році різні форми первинних документів існують як у кадровому, так і бухгалтерському діловодстві. Сюди відносяться виправдувальні та підтверджуючі документи, що містять вихідні відомості про різні види організаційної та господарської діяльності організації. Зважаючи на те, що первинні документи, які були оформлені згідно з встановленими правилами, мають юридичну значущість, то ці папери стають підтвердженням факту провадження організаційної дії або факту виконання деякої господарської операції та заповнення їх здійснюється безпосередньо після того, як цей факт відбувся.

Перелік форм первинних облікових документів

Кадровий та бухгалтерський облік ведеться на підставі типових форм первинних документів. Таким чином, дані ділові папери поділяються відповідно на первинні документи кадрового та бухгалтерського обліку.

Наприклад, до первинних паперів кадрового обліку належать особиста картка працівника, наказ про подання відпустки або наказ про переведення співробітника, штатний розпис, графік відпусток, наказ про звільнення, наказ про направлення у відрядження, посвідчення про відрядження, якщо воно продовжує використовуватися організацією у 2017 році, накази про заохочення та покарання співробітників.

Види бухгалтерських первинних документів набагато різноманітніші. Наприклад, до них відносяться відомості з обліку робочого часу, розрахунки з працівниками щодо оплати праці, свідоцтва касових та торгових операцій, касові чеки, отримані в результаті розрахунків з фізичними особами при здійсненні угод, розрахункові та платіжні документи, відомості обліку основних засобів та нематеріальних активів та багато іншого.

Слід мати на увазі, що первинні документи за своїм походженням можуть бути поділені на зовнішні та внутрішні. Зовнішні, тобто. що входять із зовнішніх джерел, являють собою різні платіжні доручення, платіжні вимоги, вимоги-доручення та рахунки фактури. Внутрішні, тобто створені всередині компанії, бувають чотирьох видів: розпорядчі, бухгалтерські, виконавчі та комбіновані.

Читайте також:

У 2017 році основним документом, на підставі якого здійснюється створення архівів організацій та зберігання первинних документів усіх розглянутих вище типів, залишається Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. №125 ФЗ. Як випливає з цього законодавчого акта, терміни зберігання ділової документації визначаються як федеральними, а й іншими нормативними актами.

Застосування форм первинних облікових документів

Із запровадженням кілька років тому нового Федерального закону «Про бухгалтерський облік» стали не обов'язковими до застосування форми первинних облікових документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. У зв'язку з цим перед працівниками кадрової служби, бухгалтерії та ДОП постало закономірне питання - чи потрібно розробляти свої власні форми або продовжувати користуватися старими, які були затверджені Держкомстатом?

Застосування старих форм

Для того щоб розробити власні варіанти бланків форм первинної облікової документації, працівникам зазначених підрозділів необхідні спеціальні знання та досвід. Ухвалюючи рішення про створення власних форм, необхідно чітко оцінити доцільність цього кроку.

Існуючі уніфіковані форми продовжують залишатися актуальними та виконувати свою облікову функцію. Понад те, якщо вони адекватні діловим процесам у створенні, то сенсу у переході нові форми немає.

Слід також на увазі, що працівники контролюючих органів більш поблажливі до старих форм і з упередженням ставляться до нових. Трудова суперечка, якщо така виникне, буде легше виграти, якщо ви використовуєте старі форми первинної документації.

Ще один аргумент на користь колишніх форм - якщо ви ведете облік документації за допомогою програмних засобів, то продовження використання уніфікованих форм не вимагатиме внесення змін до існуючих систем.

Для деяких компаній, перш за все, спільних підприємств або філій іноземних фірм у Росії перехід на нові форми може бути дуже актуальним. Справа в тому, що їм доводиться одночасно вести облік за законами своєї країни та за російським законодавством. Розробка власних форм, які врахують усі реквізити, необхідні за законодавством обох країн, допоможе їм уникнути подвійного складання документів.

Слід мати на увазі, що навіть якщо ви ухвалите рішення зберегти діловодствоз використанням старих форм, вам доведеться внести до них деякі корективи. Наприклад, видалити коди ОКУД та ОКПО, прибрати посилання на Постанову Держкомстату, виділити місце для розшифрування підпису особи, яка підписує документ (прізвища та ініціали) тощо.

Застосування нових форм

Першим етапом розробки нових форм має стати визначення виконавця цього завдання. За законом відповідальність за розробку таких форм лежить на особі, яка займається веденням бухгалтерського обліку. Проблема в тому, що до первинних документів належать не лише бухгалтерські папери, а й кадрові. Працівник бухгалтерії може знати всіх тонкощів кадрового діловодства. Отже, до розробки нових форм необхідно підключити співробітника відділу кадрів.

Наша рекомендація щодо створення уніфікованих форм для підприємства полягає в тому, що шаблонну частину бланка необхідно формулювати дуже коротко, уникаючи можливості подвійного тлумачення тексту. Бажано використовувати шаблони, трафарети, стандартні фрази та вирази: «Контроль за виконанням (назва документа) покласти на (посаду та прізвище), «У зв'язку з….», «Приймаючи до уваги…», «На підставі…».

Не поспішайте відмовлятися від тих форм, які часто використовуються – табель обліку робочого часу, графік відпусток, штатний розпис – можна створити нові форми на їх основі. Якщо старі форми здаються вам надмірно перевантаженими даними, ви можете спростити їх і видалити деякі рядки, графи або надмірну інформацію.

Наведемо приклад. Існує стандартна форма № Т-3 « Штатний розклад». У ній є графи 6, 7 та 8, призначені для фіксування надбавок, які встановлені працівнику. Якщо немає потреби у цих графах, їх можна видалити.

Первинні бухгалтерські документи мають важливе значення у питаннях обліку, а й щодо податкового законодавства, зокрема визначення обсягу зобов'язань. Тому відповідальному за складання первинної документації дуже важливо знати всі нюанси ведення обліку, а крім того, розуміти їхню класифікацію для спрощення роботи.

Що таке первинні документи бухгалтерського обліку

Первинними прийнято вважати документи, які реєструють певні господарські дії, вже здійснені. Залишити запис у бухгалтерському обліку та внести його до регістру можна виключно за наявності документації первинного обліку. Вона вважається невід'ємною частиною системи керування підприємством. Виходячи з цього можна сміливо стверджувати, що первинні документи бухгалтерського обліку - це документальне підтвердження здійснених угод, пов'язаних із господарською діяльністю суб'єкта та які принесли певний економічний ефект.

Класифікація

Усі моменти, що стосуються питання щодо первинки, підпорядковуються положенням та нормам 402-ФЗ. У нормативі зазначено, що ці довідки потрібні при взаємодії з податковими структурами як підтвердження правильності розрахунків. А це означає, що у податківців не виникне жодних нарікань щодо процесу визначення бази оподаткування.

Відповідно до чинних регламентів, первинна документація підлягає обов'язковому зберіганню протягом 4-х років. У цей період податківці можуть будь-якої миті запросити документи для вивчення та перевірки. Крім того, первинна документація часто виступає як доказова база в судових позовах.

Слід зазначити, що у законодавчому рівні не закріплені конкретні форми первинної документації. З цього питання у суб'єкта господарювання з'являється можливість вибору того варіанту, який задовольнить його запити і буде слугувати гарною підмогою в подальшій роботі.

Первинні документи бухгалтерського обліку: список

Як правило, повний список довідок, що виконують основні функції, залишається незмінним і затверджується на найвищому рівні. На даний момент до цієї категорії відносять:

1. Договору.Вони обумовлюються конкретні умови угоди, відповідальність сторін і фінансові питання. У цілому нині, тут вказуються всі умови, які так чи інакше стосуються проведеної угоді. Зазначимо, що з деяких операцій письмова форма договору не є обов'язковою. Так, з моменту отримання покупцем товарного чека, правочин визнається укладеним.
2. Рахунки.За допомогою документів цього типу покупець підтверджує готовність оплатити товар (послугу) продавця. Крім того, в рахунках можуть бути представлені додаткові умови угоди та зафіксовані конкретні розцінки, які продавець встановлює на свою продукцію та послуги. Якщо з якихось причин покупця не влаштує поданий йому товар (послуга), на підставі рахунку він має право вимагати повернення коштів.
3. Товарна накладна.У ній відображається повний перелік усіх товарів чи матеріалів, що передаються. Накладна має бути складена у кількох варіантах залежно кількості учасників угоди.
4. Акт прийому-передачі.Він складається за підсумками за підсумками надання послуги як підтвердження того, що результат праці відповідає раніше заявленим критеріям і повністю схвалений стороною, що приймає.
5. Розрахункові відомості.Вони відображаються всі питання, пов'язані з розрахунком з найманим персоналом з праці. Причому тут має бути відображена вся інформація щодо премій, доплат та інших механізмів фінансового стимулювання працівників.
6. Акти приймання-передачі № ОС-1.Цей тип документації використовується для фіксації будь-яких заходів, пов'язаних із введенням або виведенням основних засобів.
7. Касові документи, до яких належать прибуткові та видаткові касові ордери, а крім того, касова книга. Вони містяться відомості щодо фінансових, проведених у межах реалізації, різноманітних угодах.

Класифікація

Види первинних документів у бухгалтерському обліку досить різноманітні і насамперед залежать від конкретної мети використання документа в найближчому майбутньому. Однак найпопулярніша класифікаційна ознака полягає у поділі первинної документації на внутрішню та зовнішню.

Внутрішній документ є власністю компанії та випускається нею для вирішення певних питань. Він складається фахівцями фірми та поширює свою дію виключно в межах юрисдикції цієї фірми. Таким чином, зазначена категорія складається з тих документів, які необхідні для ефективного господарювання в рамках однієї компанії. У той же час, якщо документ надходить на фірму з боку або складається фахівцями компанії і згодом передається іншим юрособам (податковим органам, клієнтам і т. д.), то він буде визнаний як зовнішній.

У свою чергу, внутрішні документи також мають свої класифікаційні ознаки, які дають змогу згрупувати їх у три категорії:

1. Розпорядчі (організаційні).У них вказується інформація, яка має бути донесена до відома співробітників компанії, структурних підрозділів та філій та їх керівників. За їх допомогою компанія віддає певні розпорядження, які мають ретельно виконуватися. До цієї групи можна віднести різноманітні накази, розпорядження та багато іншого.
2. Виконавчі (виправдувальні), у яких спочатку відображаються факти, що підтверджують проведення певних операцій господарського призначення та їх завершення.
3. документи бухгалтерського оформлення.Ця категорія є узагальнюючою і необхідна систематизації відомостей, які у інших паперах та його подальшого збору на єдиний документ.

За певних обставин документація може бути комбінованою. До цієї групи можна віднести ті папери, які можуть одночасно містити в собі ключові ознаки організаційної та виправдувальної документації. Найяскравішими прикладами тут є різні касові ордери, вимоги, авансова звітність та багато іншого.

Облікові регістри та їх класифікація

При вчиненні будь-якої угоди готується первинна документація. Як тільки вона повністю оформлена, усі відомості, зазначені в ній, мають бути продубльовані у відповідний обліковий регістр. А він є своєрідним носієм, що акумулює основну інформацію по угоді. Відштовхуючись від суті регістру, можна назвати кілька класифікаційних ознак. Наприклад, на вигляд регістри постають перед користувачами у вигляді книг, простих листів і облікових карт.

Виходячи з механізмів ведення регістру можна виділити ще 3 групи:

1. Хронологічні, в яких всі події, що відбулися, вказуються зі суворим дотриманням тимчасових рамок. Тобто спочатку потрібно вказати ті операції, які відбулися раніше і таке інше. Подібні регістри найбільш складні, тому що в них міститься величезний масив інформації, і досить часто можна не врахувати будь-яку дію.
2. Систематичні,у яких спочатку всі угоди вносяться як економічних показників. Таким чином, регістри даного типу відображають економічний ефект від господарських угод, що відбулися, і аналізують показники витрат і доходів. Найяскравішим прикладом систематичного регістру є касова книга.
3. Комбіновані, які мають основні ознаки як систематичних, і хронологічних регістрів.

Зміст первинної документації

У багатьох користувачів виникає питання, що відноситься до первинних документів бухгалтерського обліку, і які вимоги до них пред'являються. На законодавчому рівні закріплено кілька положень, які встановлюють, що у документах первинного подружжя обов'язково мають бути певні відомості. Зокрема, відповідно до п.2 ст.9 ФЗ-402, первинна документація має містити таку інформацію:

• Назва документу;
• Дата складання;
• відомості про особу, яка склала зазначений документ (повне найменування підприємства);
• суть господарської діяльності, пов'язаної з цим документом;
• фінансові розрахунки щодо угоди, що відбулася;
• підписи посадових осіб, які несуть відповідальність за правочин, та їх ініціали.

Зразок первинного бухгалтерського документа

Правила оформлення документів

Законодавець встановлює певні правила оформлення документів первинного обліку. Так, однією з ключових вимог вважається акуратність та відсутність будь-яких граматичних та пунктуаційних помилок та друкарських помилок. Якщо податкова служба виявить певні недоліки, порушнику доведеться переробляти документ, а при повторному порушенні можна потрапити на штрафні санкції. Загалом з цього питання слід звернути пильну увагу на такі рекомендації:

1. Допускається використання кулькових та чорнильних ручок, спеціальної обчислювальної техніки та комп'ютерів.
2. Складання можна розпочинати тоді, коли передбачається проведення деяких господарських операцій, які треба буде відобразити. При цьому у виняткових ситуаціях цілком допускається оформлення документа після завершення правочину.
3. Усі розрахункові дані мають бути відображені як у числовій формі, так і в письмовій. Таким чином, біля кожної цифри має стояти пропис.
4. Вкрай важливо заповнити всі реквізити, вказані на бланку. Якщо з якихось причин відомостей немає, не можна залишати порожній рядок. У ній має з'явитися прочерк.

Якщо не дотримуватись цих рекомендацій, можна зіткнутися зі значними труднощами. Так, якщо податкова служба під час перевірки визнає документ некоректним, з'являться сумніви щодо правильності проведених розрахунків та визначення податкової бази.

Якщо з якихось причин необхідно внести певні коригування, в жодному разі не можна користуватися коректорами та штрихуванням, оскільки вони неприпустимі. Виправлення можна зробити такими способами:

1. Контурне виправлення. Якщо вказано неправильні відомості, їх необхідно перекреслити тонкою лінією, а поруч вказати правильні дані. При цьому обов'язково на місці кожного такого виправлення має стояти виноска "Виправленому вірити"із зазначенням дати виправлення та підпису посадової особи, яка внесла виправлення. Однак зазначимо, що у випадку з документами, що відображають надходження та витрачання коштів, такий спосіб буде недоцільним.
2. Додатковий запис. Цей метод застосовують у тих ситуаціях, коли сумарні значення угод оформляються із значно зниженими показниками. Щоб не складати документ по-новому, можна зробити додаткові проводки на суми в поточному періоді або наступним за ним.
3. Сторнування. Неправильний запис виправляється із застосуванням негативних значень. Усі невірно зазначені відомості повторюються червоним чорнилом, а поруч вказуються правильні записи.

Первинка може складатися як у письмовій, так і в електронній формі. Останнім часом багато компаній дублюють відомості та складають як паперові, так і електронні версії. Перші надалі використовуються для внутрішніх інтересів, а ось електронні копії передаються на перевірку до ФНП на вимогу.

Можна зробити кілька висновків. Держава не затверджує жодних обов'язкових форм для первинної документації, що надає суб'єктам господарювання право самостійного визначення форми документа, яка надалі використовуватиметься на практиці. Відразу після оформлення документа всі дані з нього мають бути перенесені в обліковий регістр.

"Бухгалтерський облік", 2010, N 6

На незастосування документації чи недоліки їх оформленні звертають увагу податкові органи, що нерідко є предметом судових розглядів. Чи є обов'язковим застосування цих форм?

Уніфікація форм первинної облікової документації.Податкові органи вправі вимагати від платника податків документи, що є підставою для обчислення та сплати податків за формами, встановленими відповідним федеральним органом виконавчої.

Про які форми йдеться та чи є такими документації?

Поняття уніфікованих форм первинної облікової документації фігурує у Законі про бухгалтерський облік. Їм встановлено, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.

Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у ст. 9 цього Закону. Альбоми уніфікованих форм було затверджено Держкомстатом Росії, але не за всіма розділами обліку (табл. 1). Як видно, альбоми не були сформовані для уніфікованих форм з обліку нематеріальних активів, матеріалів, основних засобів, праці та оплати, робіт будівельних механізмів, касових операцій, результатів інвентаризації.

Таблиця 1

Список альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації

Поняття " альбом уніфікованих форм " розширювальному тлумаченню не підлягає, а перелік діючих альбомів, наведений у табл. 1 є вичерпним.

Постанова Уряду РФ від 08.07.1997 N 835 поклала функції з розробки та затвердження альбомів уніфікованих форм на Держкомстат Росії, який надалі було перетворено на Федеральну службу державної статистики (Росстат). Проте остання будь-якими повноваженнями щодо уніфікованих форм наділена не була.

Визнання постанов федеральних органів виконавчої як нормативно-правових актів.Звернемося до Постанови Уряду РФ від 13.08.1997 N 1009, яким було затверджено Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації речових (Правила).

У період затвердження постанов щодо уніфікованих форм Держкомстат Росії був федеральним органом виконавчої.

Постанова федерального органу виконавчої набуває статусу НПА за умови його реєстрації Мін'юстом Росії. Сам факт, що вона видана на виконання постанови Уряду РФ, ще не дозволяє класифікувати її як НПА. Жодна з цікавих для нас постанов Держкомстату Росії зареєстрована в Мін'юсті Росії не була.

Акти, які потребують реєстрації у Мін'юсті Росії, статусу НПА не набувають, не містять правових норм, обов'язкових всім організацій. Тому уніфіковані форми, затверджені постановами Держкомстату Росії, мають рекомендаційний характер.

У цьому зв'язку заслуговують на увагу Листи Мінфіну Росії від 04.05.2009 N 07-02-10/24 та ФНП Росії від 27.07.2009 N 3-2-09/147, в яких повідомляється, що Росстат, Мінфін Росії, ФНП Росії не мають повноважень роз'яснювати застосування форм первинних облікових документів. Тому Лист Мінфіну Росії від 01.08.2001 N 16-00-14/364, який забороняє відступ від "альбомних" форм, на наш погляд, застосування не підлягає.

Порядок набрання чинності законами та НПА.З п. п. 8 і 10 Указу Президента РФ від 23.05.1996 N 763, в якому викладено порядок опублікування та набрання чинності актами Президента РФ, Уряду РФ та нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади, випливає, що НПА федеральних органів виконавчої влади , що не пройшли державну реєстрацію, а також не опубліковані в установленому порядку, не спричиняють правових наслідків як такі, що не набули чинності. Вони не можуть бути підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування санкцій до посадових осіб та організацій за невиконання приписів, що містяться в них. На них не можна посилатися при вирішенні суперечок. Аналогічна позиція викладена в Ухвалах Конституційного Суду РФ від 02.03.2006 N 58-О та від 02.11.2006 N 537-О.

Державна реєстрація НПА передбачає надання йому реєстраційного номера. Отже, посилання у податкових спорах на ухвали Держкомстату Росії про затвердження уніфікованих форм неправомірні.

Податкові суперечки щодо застосування уніфікованих форм.Використання норм Указу N 763 неодноразово дозволяло компаніям вигравати податкові суперечки в арбітражних судах (табл. 2).

Таблиця 2

Застосування Указу Президента РФ від 23.05.1996 N 763 у податкових спорах

Сьогодні арбітражна практика щодо застосування уніфікованих форм складається в основному на користь платників податків.

Уніфіковані форми для касових операцій.Відповідно до п. 12 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Банком Росії від 22.09.1993 N 40 (Порядок), касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації для підприємств та організацій, що затверджуються Держкомстатом Росії. Порядок вважається нормативним правовим актом виходячи з Наказу Банку Росії від 01.12.1992 N 02-209. З нього випливає, що ухвала Держкомстату Росії, яка затверджує типові форми первинної документації, має міжвідомчий характер. Пункт 13 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації ототожнює типові форми з уніфікованими.

Але Постанова Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 у Мін'юсті Росії не зареєстрована. Отже, уніфіковані форми за касовими операціями, на нашу думку, не є обов'язковими.

Чи застосовні уніфіковані форми для малого бізнесу?У п. 5 Типових рекомендацій щодо організації бухгалтерського обліку для суб'єктів малого підприємництва (Наказ N 64н) сказано, що малі підприємства можуть застосовувати самостійно розроблені форми, які містять обов'язкові реквізити, передбачені Законом про бухгалтерський облік. Ця позиція підтримана і у Визначенні ВАС РФ від 10.04.2008 р. N 3856/08. Проте, посилатися на Наказ N 64н не рекомендується. Чому?

По-перше, він не зареєстрований у Мін'юсті Росії, а отже, не є НПА. Тому посилання на нього може бути оскаржене податковим органом; по-друге, Типові рекомендації розроблені відповідно до Федерального закону від 14.06.1995 N 88-ФЗ, який втратив чинність з 01.01.2008 у зв'язку з прийняттям Федерального закону від 24.07.2007 N 209-ФЗ.

А головне – критерії малих підприємств, що містяться у старому та новому Законах, не збігаються.

Насамкінець зазначимо, що нерідко бухгалтери недооцінюють вимогу п. 4 ПБО 1/2008 про затвердження форм первинних облікових документів в обліковій політиці, яка не містить згадки про уніфіковані форми. Однак неправильно вважати, що організація має право відмовитися від використання уніфікованих форм. Необхідно або розробити власні форми, або визначити, які реквізити уніфікованих форм можна використовувати.

Організація немає впливу на облікову політику своїх контрагентів. А через необов'язковість уніфікованих форм вона не має права вимагати їх дотримання від контрагентів. Однак подбати про якість документів, які організація отримує від них, можна на стадії укладання договору. Виконання узгодженої умови можна добитися від контрагента у судовому порядку.

Є.Ю.Діркова

НІФІ Академії бюджету та казначейства

Усі господарські операції мають здійснюватися з оформленням первинних документів, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.

Документи бухгалтерського обліку класифікуються за різними ознаками:

за призначенням;

за обсягом відбитих у яких операцій;

за способом використання;

за кількістю операцій, що враховуються;

за місцем складання;

за способом заповнення.

Бухгалтерські документи за призначенням можна поділити на групи:

До організаційно-розпорядчимдокументам належать накази, розпорядження, вказівки, доручення тощо. Ці документи містять розпорядження, дозвіл, доручення чи право проведення господарської операції. Інформація, що міститься в цих документах, не заноситься в облікові регістри, оскільки в них не відображається факт здійснення операції.

До виправдувальним(виконавчим)документам відносяться накладні, вимоги, прибуткові ордери, акти приймання тощо. Виправдувальні документи складаються в останній момент здійснення операції, відбиваючи її виконання, і є джерело первинної облікової інформації чи перший етап облікового процесу. Інформація, що міститься в них, заноситься в облікові регістри.

Існує ціла низка документів, що поєднують у собі дозвільний та виправдувальний характер, такі документи відносять до комбінованим(платіжна відомість, видатковий касовий ордер).

Документи бухгалтерського оформленнязаповнюються бухгалтером для виправдання записів, які мають інших документальних доказів. Це різні розрахунки та довідки, які відіграють допоміжну роль та складаються для полегшення та прискорення роботи бухгалтерії (довідка бухгалтерії на сторнування помилково зробленого запису; розподіл прибутку підприємства, загальновиробничих, загальногосподарських, позавиробничих витрат та ін.). Інформація з таких документів також заноситься в облікові регістри.

Уніфіковані форми первинної облікової документації

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік та постанову Уряду РФ від 08.07.1997 № 835 «Про первинні облікові документи» Держкомстат РФ за погодженням з Мінфіном РФ та Мінекономіки РФ затверджує альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації.

Застосування уніфікованих форм первинної облікової документації регламентується Положенням ведення бухгалтерського обліку та звітності в Російській Федерації.

Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими Держкомстатом РФ. Уніфікація форм первинної облікової документації має велике значення для вдосконалення обліку, оскільки встановлює та закріплює єдині вимоги до документування господарської діяльності організацій, систематизує облік, виключає з обігу застарілі та довільні форми, сприяє раціональній організації обліку.

Держкомстат Росії у міру необхідності вносить зміни та доповнення до уніфікованих форм первинної облікової документації, а також забезпечує подальшу розробку уніфікованих форм первинної облікової документації.

Форми уніфікованих документів пристосовані для ведення обліку в умовах механізованої обробки облікових даних, а також – для обробки вручну. 297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210). Формати бланків, вказаних в альбомах уніфікованих форм, є рекомендованими і можуть змінюватися.

Кожній формі присвоєно кодове позначення за загальносоюзним класифікатором управлінської документації (ОКУД), яке проставляється окремим реквізитом у верхньому правому кутку форми.

Уніфіковані форми організація за необхідності може вносити додаткові реквізити. В обов'язковому порядку при цьому мають бути залишені без змін усі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації, а також дотримані вимог стандартів до їхньої структури та оформлення. Вилучення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається. Зміни, що вносяться, повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації.

Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають бути затверджені у наказі про облікову політику підприємства та мають містити такі обов'язкові реквізити:

найменування документа (форми);

код форми;

дату складання;

вимірювачі господарської операції (у натуральному та грошах);

найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій та правильність її оформлення;

особисті підписи та їх розшифровки.

Форми таких документів можуть бути окремим додатком до облікової політики організації на відповідний рік та затверджуватись окремим наказом (розпорядженням) керівника організації.