Касова дисципліна чим регламентується. Що нового у порядку ведення касових операцій

Ділянка обліку готівки вважається найбільш консервативною серед бухгалтерів. Справді, якщо підняти нормативні документи за останні років сорок-п'ятдесят, ми побачимо, що правила ведення касових операцій не дуже змінилися за минулий час, та й синтетичний облік касових операцій на підприємстві все такий, що й раніше.

Усі зміни у касовому обліку можна віднести до двох категорій. Перші враховують зміни технічного оснащення сучасної облікової роботи. Другі є наслідком розвитку в країні ринкових відносин, необхідності виключення у бізнес-діяльності тіньових та корупційних схем, а говорячи коротше – є способом підвищення фінансової дисципліни в країні через встановлення жорстких організаційних правил ведення операцій з готівкою на рівні окремих організацій.

Організація роботи каси

Будь-які господарські процедури, пов'язані з обігом грошей у готівковій та опосередкованій формі, в організації здійснюються через касу. Категорія готівки має на увазі монети та купюри, а опосередкована форма – так звані грошові документи. Це можуть бути векселі, марки та інші подібні документи.

Здійснення касової роботи має бути покладено на касира. У компаніях, що належать до категорій мікро- та малого бізнесу і не мають можливості утримання окремої штатної одиниці касира, можуть покласти цей обов'язок на будь-якого із співробітників, який є матеріально відповідальною особою.

З касиром або співробітником, який виконує його обов'язки, обов'язково укладається договір про повну матеріальну відповідальність касира. Крім того, в деяких організаціях вводять у внутрішнє звернення так зване «Зобов'язання касира», яке є більш деталізованою та адаптованою до цієї посади версією договору про мат. відповідальності. Основні обов'язки касира передбачені у типовій посадовій інструкції.

Для здійснення операцій з готівкою в організації може бути обладнане спеціально відведене приміщення з окремим входом до нього. У цьому приміщенні здійснюється зберігання, прийом та видача готівки та прирівняних до неї документів. Однак якщо організація не має фінансової чи технічної можливості для обладнання повноцінного касового приміщення, або відсутня необхідність у його утриманні, рішення про облаштування та функціонування «дільниці видачі готівки» вона приймає самостійно.

Документальне оформлення готівки у касі

Усі основні види руху грошових коштів та прирівняних до них документів можна подати так:

Надходження до каси (прихід)	Видача з каси (витрата)
З рахунку в банку на зарплату, господарські, операційні та витрати на відрядження	Суми належної працівникам заробітної плати
Виручка від реалізації робіт, послуг чи товарів	Суми під звіт працівникам на відрядження, господарські та операційні витрати
Повернення невикористаних підзвітних сум	Виплата компенсацій, допомог чи позичок працівникам
З інших підстав	Передача на інкасацію

Документальне оформлення касових операцій організації здійснюється за допомогою бланків встановленої форми:

Прибутковий ордер
Витратний ордер
Журнал реєстрації касових документів
Касова книга (книга реєстрації касових операцій)
Книга обліку грошових коштів, що надійшли і виданих, і документів

Крім цього організації зобов'язані застосовувати документи за формами, що встановлюються ЦБ РФ для забезпечення достовірності та контролю руху готівки або дотримання касової дисципліни.

Касова дисципліна

Організації будь-якої правової форми, незалежно від сфери їхнього виробничо-господарського функціонування, зобов'язані здійснювати зберігання коштів на рахунках у банківських установах. Порядок, розміри та строки інкасації та зберігання в касі готівкової грошової маси встановлюються організацією та погоджуються з банком під час укладання договору на інкасацію готівки. Цей порядок та терміни визначаються організацією виходячи з розрахунків потреби у готівки та планів її надходження.

У касі організації готівка (без урахування прирівняних до них документів) може зберігатися лише у розмірах, обмежених встановленим лімітом. У 2014 році, як і раніше, починаючи з 2012 року, ліміт залишку готівки визначається організацією самостійно. Для розрахунку ліміту передбачено формулу:

Лон = Оп: Пр × Дс,

де:
Лон - це ліміт залишку готівки;
Оп - обсяг виручки за певний розрахунковий період;
Пр – розрахунковий період;
Дс – кількість робочих днів між днями інкасації.

У розрахунковому періоді повинно бути більше 92 робочих днів. Кількість робочих днів між датами інкасації готівки до банку не повинна перевищити семи.

У разі коли організація не робила розрахунок ліміту залишку готівки в касі, такий ліміт вважається за умовчанням рівним нулю.

Будь-яка кількість готівки в касі буде вважатися надлімітним обсягом.

Надлімітне зберігання готівки допускається лише для коштів на виплату зарплати працівникам. Термін перебування цих грошей у касі не повинен перевищити з моменту надходження трьох робочих днів. Для організацій, які ведуть діяльність на Крайній Півночі та прирівняних територіях, цей термін збільшується до п'яти календарних днів.

Федеральним законодавством всім організаціям зобов'язане застосування контрольно-касової апаратури під час виробництва розрахунків готівкою щодо операцій із продажу послуг чи товарів. Перелік організацій, що звільняються від виконання цього обов'язку, значно звужено до 2014 року. Крім контрольно-касової техніки, організації можуть застосовувати платіжні термінали для розрахунків банківськими картками. Застосування ПРТ виключає необхідність контрольно-касової машини під час здійснення розрахунків із покупцями.

Також звужений і коло платежів, які можна здійснювати за допомогою готівки, що надійшли до каси організації у вигляді виручки. У 2014 році готівкові кошти, що надійшли до каси організації від третіх осіб, не можуть використовуватися для:

Угод купівлі-продажу цінних паперів,
Оплати оренди нерухомості
Видачі та повернення позик або позик,
Проведення різних лотерей та азартних ігор.

З цією метою тепер можна задіяти тільки ті готівку, які знято з розрахункового рахунку організації.

Контрольно-касові пристрої повинні відповідати вимогам, які пред'являють до неї законодавство. ККМ обов'язково реєструється в територіальному податковому органі. Таким чином, розрахунки, що здійснюються у готівковій формі, документально супроводжуються прибутковим касовим ордером встановленої форми та касовим чеком. ККМ має бути обладнана «фіскальною пам'яттю» та відповідати переліку Державного реєстру контрольно-касової техніки. Використання контрольно-касової техніки, що включена до Державного реєстру до 1 січня 2011 року та не відповідає вимогам ФЗ №103, після 01.01.2014 року заборонено.

Крім цього, потрібно враховувати додаткові вимоги до ККМ:

Обов'язкова присутність друкованих на касовому чеку обов'язкових реквізитів;
Можливість передачі до платіжно-розрахункового терміналу інформації про здійснені платежі та інформацію для друку касового чека терміналом або банкоматом (те й інше тільки в некоректованому вигляді).

Відповідно до встановленого ЦБ нормативом максимальний розмір оплати готівкою по одній угоді між юрособами не повинен бути більше 100 000 руб. У 2014 році на угоди з фізичними особами це ж обмеження поширюється в більш м'якій формі, верхня планка піднята до 600 000 рублів. Згодом у планах Мінфіну її зниження до 300 000 рублів.

Відповідальними за дотримання касової дисципліни на підприємстві є керівник, головний бухгалтер та касир. Контрольна функція в частині дотримання організацією касової дисципліни зобов'язана обслуговуючим банкам, яких ЦБ зобов'язує не рідше одного разу на два роки проводити відповідну перевірку.

Бухгалтерський облік операцій з готівкою

Бухгалтерський облік готівки здійснюється на активному синтетичному рахунку 50, а документів, прирівняних до неї, на синтетичному рахунку 56. За дебетом рахунків враховується надходження, а за кредитом виплати готівки та видача грошових документів. До рахунку можуть відкриватися субрахунки, наприклад окремий субрахунок для грошових документів.

Якщо організація у своїй діяльності веде прийом та видачу готівки на окремих ділянках, можуть бути відкриті субрахунки операційних кас та субрахунок «головна каса» (або «каса організації»). Таке ведення обліку рекомендується тому, що це дозволяє детальніше контролювати рух коштів на ділянках відповідальності.

Якщо організація має право ведення готівкових розрахунків у іноземній валюті, до рахунку 50 відкривається спеціальні субрахунки за видами валют, у яких ведеться їх відокремлений облік. Відображення операцій у валюті інших держав у бухгалтерському обліку ведеться в рублевому вираженні за офіційним валютним курсом на момент здійснення операції.

Спрощено бухоблік роботи з готівкою виглядає так:

Супровід операцій надходження та вибуття первинними документами;
Реєстрація первинних документів у відповідних журналах;
Складання проводок для обробки первинних документів;
Перенесення даних первинних документів до касової книги;
Заповнення виходячи з касової книжки облікових регістрів.

Крім цього, з метою контролю зберігання та руху готівки в організації може проводитися інвентаризація каси.

Інвентаризація каси

Підставою щодо позапланової раптової інвентаризації каси може бути розпорядження керівника організації. В обов'язковому порядку інвентаризації проводяться при зміні касирів та проведенні планових щорічних інвентаризацій балансових активів підприємства. В останньому випадку інвентаризація каси є першою інвентаризаційною процедурою комісією.

Безпосередньо перед початком інвентаризації комісія приймає в бухгалтерії останні документи первинного касового обліку. З матеріально відповідальних осіб отримують розписки про повноту передачі первинних документів до бухгалтерії та оприбуткування/списання грошових коштів, що надійшли/вибули.

Під час інвентаризації каси припиняються будь-які операції з готівкою чи грошовими документами. У касі проводиться полистний перерахунок готівки, що перебуває в ній, і перепис грошових документів. Комісія звіряє дані бухгалтерського обліку та фактичну готівку та грошові документи.

Виявлені у процесі інвентаризації результати відбиваються у акті. Акт складається у двох примірниках, що підписуються комісією та касиром, якому вручається один із примірників. Якщо інвентаризація проводиться з приводу здачі-приймання справ між касирами, акт складається у трьох примірниках, оскільки кожному з них передаються підписані примірники.

Виявлені недостачі/надлишки відображаються в акті з обов'язковим поясненням обставин їх виникнення. З матеріально відповідальних осіб береться пояснювальна причини виникнення надлишків чи недостачі.

Нестача готівки або грошових документів (у грошовому їхньому еквіваленті) стягується з касира з здійсненням бухгалтерських проводок:

Дп 73-2 - Кт 94 - заборгованість касира по виявленій нестачі;
Дп 50 – Кт 73-2 – погашення касиром заборгованості із недостачі.

Надлишки, виявлені під час інвентаризації, приходять і приймаються до обліку зі складанням проводки Дп 50 - Кт 91-1 на всю суму надлишку.

Для того щоб розібратися з поняттям «касова дисципліна», спочатку необхідно зрозуміти різницю між термінами «Касовий апарат» і «Каса»:

Касовий апарат (ККМ, ККТ)– це пристрій, необхідний для отриманнякоштів від ваших клієнтів. Таких пристроїв може бути скільки завгодно й у кожному їх повинні оформлятися свої звітні документи.

Каса підприємства (операційна каса)– це сукупність всіх готівкових операцій(Прийом, зберігання, видача). У касу надходить виручка, отримана, зокрема по касовому апарату. З каси здійснюються всі готівкові витрати, пов'язані з діяльністю підприємства та здаються гроші інкасаторам для подальшої передачі до банку. Касою може бути окреме приміщення, сейф у кімнаті або навіть ящик у письмовому столі.

Так ось, усі операції з каси повинні супроводжуватися оформленням касових документів, що зазвичай мається на увазі під дотриманням касової дисципліни.

Касова дисципліна– це набір правил, яких необхідно дотримуватись при здійсненні операцій, пов'язаних із прийомом, видачею та зберіганням готівкових коштів (касові операції).

Основними правилами касової дисципліни є:

Хто повинен дотримуватися

Необхідність ведення касової дисципліни залежить від наявності ККМ чи обраної системи оподаткування .

Як розраховується ліміт залишку готівки по касі

Порядок розрахунку ліміту залишку по касі представлений у додатку до Вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У.

Згідно з ним у 2019 році ліміт залишку по касі можна розрахувати одним із двох способів:

Варіант 1. Розрахунок виходячи з обсягу надходжень до каси готівки

L = V / P x N c

V- обсяг надходжень готівки за продані товари, виконані роботи, надані послуги за розрахунковий період у рублях (ново створені ІП та організації вказують очікуваний обсяг надходжень).

P- Розрахунковий період, за який враховується обсяг надходжень готівки (при його визначенні можна взяти будь-який період часу, наприклад, місяць, в якому були найбільш пікові обсяги надходжень готівки). Розрахунковий період має бути не більше 92 робочих днів

N c- Період часу між днем, в якому були отримані готівка і днем здачі цих грошей в банк. Цей період не повинен перевищувати 7 робочих днів, а у разі відсутності банку у населеному пункті – 14 робочих днів. НаприкладЯкщо гроші здаються в банк один раз на 3 робочі дні, то N c = 3. При визначенні N c можуть враховуватися місцезнаходження, організаційна структура, специфіка діяльності (сезонність, режим робочого часу і т.д.).

Приклад розрахунку. ТОВ «Компанія» займається роздрібною торгівлею. Керівництво організації вирішило встановити ліміт залишку по касі на 2019 рік, взявши за розрахунковий період – грудень 2018 року. У грудні компанія відпрацювала 21 день і отримала готівковий виторг у розмірі 357 000 рублів. При цьому касир організації здавав виторг у банк один раз на 2 дні. Ліміт залишку по касі в цьому випадку дорівнюватиме: 34 000 руб.(357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Варіант 2. Розрахунок виходячи з обсягу видач готівки з каси

Даний спосіб зазвичай використовують ІП та організації, які не отримують готівку у процесі діяльності, але періодично знімають гроші в банку (наприклад, для розрахунків зі своїми постачальниками).

У цьому випадку застосовується формула:

L = R/P x N n

L- Ліміт залишку готівки в рублях;

R- Обсяг видач готівки за розрахунковий період в рублях (за винятком сум, призначених для виплат заробітної плати, стипендій та інших перерахувань працівникам). Новостворені ІП та організації вказують очікуваний обсяг видач готівки;

P- Розрахунковий період, за який враховується обсяг видач готівки (при його визначенні можна взяти будь-який період часу, наприклад, місяць, в якому були найбільш пікові обсяги видач готівки). Розрахунковий період має бути не більше 92 робочих днівпри цьому його мінімальне значення може бути будь-яким.

N n– період між днями отримання грошей у банку (за винятком сум, призначених для виплат заробітної плати, стипендій та інших виплат працівникам). Цей період не повинен перевищувати 7 робочих днів, а у разі відсутності банку у населеному пункті – 14 робочих днів. Наприклад, якщо гроші знімаються у банку один раз на 3 робочі дні, то N n = 3.

Приклад розрахунку. ТОВ «Компанія» займається роздрібною торгівлею. Готівковий виторг суспільство не приймає, покупці розплачуються через банк. Однак періодично компанія знімає готівку в банку для розрахунків із постачальниками. Керівництво організації вирішило встановити ліміт залишку по касі на 2019 рік, взявши за розрахунковий період – грудень 2018 року.

У грудні компанія відпрацювала 21 день і отримала в банку готівку у розмірі 455 700 рублів. При цьому касир організації отримував готівку у банку один раз на 4 дні. Заробітну плату з каси не видавалася. Ліміт залишку в цьому випадку дорівнюватиме: 86800 руб.(455700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Наказ для встановлення ліміту по касі

Після того, як ви розрахуєте ліміт залишку готівки по касі, необхідно видати внутрішній наказ, який затверджує суму ліміту. У наказі можна вказати термін дії ліміту, наприклад, – 2019 (зразок наказу).

Обов'язок щороку встановлювати заново ліміт законом не передбачено, тому якщо в наказі термін дії не зазначений, то встановлені показники можна застосовувати як у 2019 році, так і далі доти, доки ви не видасте новий наказ.

Спрощений порядок

Починаючи з 1 червня 2014 року – ІП та малі підприємства (кількість працівників не більше 100 осіб та виручка не більше 800 млн. рублів на рік) більше не повинні встановлювати лімітзалишку готівки по касі.

Щоб скасувати ліміт по касі, необхідно видати спеціальний наказ. Він має бути заснований на Вказівці Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У та обов'язково містити формулювання: «Зберігати готівку в касі без встановлення ліміту залишку в касі»(Зразок наказу).

Видача готівки підзвітним особам

Підзвітні гроші – це гроші, які видаються підзвітним особам (працівникам) на відрядження, представницькі витрати та господарські потреби.

Видати гроші під звіт можна лише на підставі заяви від співробітника. У ньому він має вказати: суму грошей, мету їх отримання та термін, на який вони беруться. Заява пишеться у довільній формі та обов'язково має бути підписана керівником (ІП).

Якщо співробітник витратив свої особисті гроші, йому необхідно їх компенсувати, у разі також пишеться заяву, але з іншим формулюванням (зразки заяв).

Примітка: бажано, щоб у заяві був рядок: «У співробітника відсутня заборгованість за раніше виданими авансами»(оскільки за законом не можна видавати гроші під звіт співробітникам, які не відзвітували за попередніми авансами).

Протягом 3-х робочих днівпісля закінчення терміну, на який було видано кошти (або з дня виходу на роботу), працівник повинен подати бухгалтеру (керівнику) авансовий звітз додатком документів, що підтверджують скоєні витрати (чеки ККМ, товарні чеки тощо).

Інакше кошти, видані співробітнику, не можна буде зарахувати до витрат і відповідно зменшити податок. Більше того, якщо не буде підтверджуючих документів, то з виданої суми доведеться утримати ПДФО та сплатити страхові внески.

Обмеження готівкових розрахунків

Ще одним важливим правилом касової дисципліни є дотримання обмеження розрахунків готівки між суб'єктами підприємницької діяльності (ІП та організації) в рамках одного договорусумою трохи більше 100 тис. рублів.

Як змінився порядок проведення касових операцій у 2017 році? Навіщо внесли поправки до положення № 3210-У про порядок ведення касових операцій? Чи правда, що з 19 серпня 2017 року запроваджуються нові правила касової дисципліни? Як вести касову книгу із зазначеної дати? Чи змінилися правила оформлення касових документів? Давайте розумітися.

Ввідна інформація

Нормативний правовий акт, яким регулюється ведення каси - Вказівка Банку Росії від 11.03.14 № 3210-У «Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощений порядок ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва». До цього документа Вказівкою Центрального Банку Росії від 19.06.2017 №4416-У внесено поправки. Зміни почнуть діяти за 10 днів після опублікування (документ опубліковано 8 серпня). Відтак порядок ведення касових операцій змінюється з 19 серпня 2017 року.

Навіщо були потрібні зміни

Але навіщо потрібно коригувати положення про порядок ведення касових операцій? Головна відповідь ми можемо знайти в пояснювальній записці до проекту коментованих поправок:

Що випливає з пояснювальної записки

Розробка проекту обумовлена впровадженням з 1 липня 2017 року онлайн контрольно-касової техніки (онлайн кас), яка забезпечує зберігання фіскальних даних у фіскальних накопичувачах. Див.

Проектом поправок уточнюється порядок оформлення прибуткового касового ордера 0310001, а також передбачається оформлення видаткового касового ордера 0310002 на загальну суму прийнятих, виданих готівки при застосуванні юридичними особами, індивідуальними підприємцями контрольно-касової техніки.

Таким чином, прихід і витрата коштів будуть звірятися з даними, що передаються в ІФНС онлайн.

Також уточнюється порядок оформлення касових документів в електронному вигляді та актуалізуються окремі положення Вказівки № 3210-У. Розкажемо докладніше про найбільш значущі корективи в касовій дисципліні з 19 серпня 2017 року.

Гроші під звіт можна видавати без заяви

Підзвітні особи – це працівники, яким організація або індивідуальний підприємець видає гроші для виконання службових доручень та зобов'язані подати звіт про їх використання.

Для отримання готівки під звіт співробітник повинен написати заяву в довільній формі, в якій потрібно зафіксувати необхідну суму і вказати на які цілі вона буде витрачена. Це випливає із пункту 6.3 Вказівок Банку Росії від Банку Росії від 11.03. 2014 № 3210-У. Звична багатьом заява про видачу грошей з каси може виглядати, наприклад, так:

Завдяки коментованим змінам, з 19 серпня 2017 року 2017 року організації чи ІП матимуть право видавати гроші під звіт на підставі внутрішнього розпорядчого документа. Його назву чи форму Центробанк не передбачив. Тому організація чи індивідуальний підприємець зможе оформлювати наказ, розпорядження чи будь-який інший розпорядчий документ про видачу коштів. Форма розпорядчого документа – довільна. Проте в ньому обов'язково повинні міститися записи про суму готівки та про термін, на який видаються готівка, підпис керівника та дата. Цього вимагає пункт 6.3 вказівок Банку Росії від Банку Росії від 11.03. 2014 № 3210-У (у новій редакції).

Наведемо можливий приклад наказу організації про видачу грошей під звіт, який може видати директор (чи інша уповноважена особа) у липні 2017 року.

Зауважимо, що після 19 серпня 2017 року можна буде працювати в колишньому порядку та видавати підзвітні за заявами працівників. Такий варіант Центробанк залишає допустимим. Насамперед, як ми вже сказали, заява була обов'язковим та єдино можливим варіантом.

З 19 серпня 2017 року, отримавши заяву від працівника чи розпорядчий документ (наприклад, наказ) про видачу грошей у підзвіт, бухгалтер зобов'язаний буде сформувати видатковий касовий ордер (0310002). Видатковий касовий ордер виписують щоразу, коли видають гроші з каси. Складайте його за формою № КО-2 в одному примірнику (п. 4.1 Вказівок Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У). Ось приклад видатково-касового ордера, складеного у липні 2017 року, де як підстава для видачі коштів зафіксовано виданий директором наказ, а не заяву.

Ви можете цей зразок видатково-касового ордера КО-2 як приклад. З сформованого РКО касир повинен видати співробітнику кошти.

Читайте також Новий порядок заповнення книги купівлі та продажу з 01.04.2018: Такс фрі

Видавати гроші під звіт можна за наявності заборгованості

Багато хто знає, що не можна видавати з каси підзвітні суми працівникові, який ще не звітував за раніше отриманими грошима. За порушення цього обмеження можуть оштрафувати у сумі до 50 000 рублів (ст. 15.1 КоАП РФ). Нагадаємо, що на випадки, коли гроші перераховують на картку, це правило не поширюється.

Проте з 19 серпня 2017 року ситуація змінюється. З цієї дати організації та ІП зможуть видавати співробітнику нову суму під звіт у будь-який момент. Навіть якщо раніше видану суму у термін повернуто не було. Таку поправку внесено до пункту 6.3 Вказівок Банку Росії від Банку Росії від 11.03. 2014 № 3210-У.

Термін повернення ніхто не скасовував

Термін, на який можна видавати під звіт готівку, законодавчо не обмежений. Якщо термін повернення підзвітних сум встановив керівник, то не пізніше ніж через три робочі дні після його закінчення співробітник повинен звітувати за отримані гроші (п. 6.3 вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 року № 3210-У). Цей термін ніхто не скасовував. Однак тепер, навіть якщо працівник не повернув у встановлений термін підзвітні суми, він має право отримати нову підзвітну грошову суму.

Нагадаємо, що якщо співробітник не повернув у строк суму невитраченого авансу, то гроші можна утримати із зарплати. З цією метою оформлюють наказ про стягнення – не пізніше одного місяця з дня, коли закінчився термін, встановлений для звіту. Однак стягнути суми зі співробітника можна, якщо він не заперечує підстави та розміру утримань. Тому потрібно отримати письмову згоду працівника на утримання. Інакше стягнути заборгованість можна лише через суд (ст. 137, 248 Трудового кодексу РФ).

Квитанцію до ПКО можна надсилати на електронну пошту

Прибутковий касовий ордер заповнюють під час отримання грошей у касу. Він складається в одному примірнику за формою № КО-1 (п. 4.1 Вказівок Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У). Бланк прибуткового касового ордера складається із двох частин:

сам прибутковий касовий ордер;
відривна частина – квитанція (видається особі, яка внесла гроші).

Запроваджено новий порядок ведення касових операцій на РФ. Порівняно з попереднім періодом правила ведення касових операцій змінилися.

У зв'язку з тим, що багато організацій та підприємств (а також деякі індивідуальні підприємці) ведуть бухгалтерський облік, не зайвим буде дізнатися докладніше про новий порядок ведення касових операцій, який розпочав свою дію та продовжить у 2017 році.

Зазначимо, що контролюючі організації дуже часто перевіряють правильність ведення таких операцій. У цій статті розглянемо зміни у законодавстві Російської Федерації у 2017 році: організацію, порядок проведення, касові документи, а також ліміт залишку у касі.

Кого торкнеться нового порядку ведення касових операцій?

Вказівкою за Центральний банк РФ було запроваджено нові правила ведення касових операцій. При цьому форми ведення касових документів не зазнали змін.

Найбільше зміни торкнуться індивідуальних підприємців. І, незважаючи на те, що ІП доведеться змінити звичний режим роботи, для них це з лишком окупиться спрощенням ведення касових операцій.

Крім індивідуальних підприємців, зміни торкнуться підприємств та організацій. Зокрема нововведення вплинуть на бухгалтерський облік.

Дуже важливо, щоб індивідуальні підприємці своєчасно ознайомилися з оновленими правилами ведення касових операцій, щоб уникнути штрафних санкцій.

Організація та ведення касових операцій у 2017 році

Як зазначалося вище було запроваджено новий порядок ведення касових операцій.

Цей порядок умовно можна поділити на дві частини:

1. Звичайний (для юридичних осіб, крім банків).
2. Спрощений (для індивідуальних підприємців та малих підприємств).

Касові операції можна проводити тільки в касі. Відповідальною особою за проведення таких операцій є касир. Якщо на підприємстві кілька касирів, то призначають старшого касира.

Проводити касові операції має право особисто керівник організації чи індивідуальний підприємець.

Підписує касові документи (головний бухгалтер). За відсутності бухгалтера для підприємства документи підписуються касиром і керівником.

Дозволено вести касові операції за допомогою програмно-технічних засобів.

Зміни відбулися у веденні касових операцій на відокремлених підрозділах. Під відокремленим підрозділом слід розуміти будь-який підрозділ фірми (за місцезнаходженням якого знаходиться не менше одного обладнаного робочого місця).

Для таких підрозділів запроваджено ліміт залишку готівки та ведення власної касової книги. Аркуші касової книги тепер в одному екземплярі. Їх не потрібно здавати наступного дня до головного офісу.

Касові документи 2017 року

Істотних перетворень у сфері касових документів не відбулося. Касова книга, прибуткові та видаткові ордери, а також відомості не змінилися. Усі раніше уніфіковані форми продовжують використовуватись. Заповнення цих документів слід проводити з урахуванням нововведень.

Індивідуальні підприємці відповідно до нового порядку ведення касових операцій звільняються від ведення наступного переліку документів:

Касова книга;
прибуткові касові ордери;
видаткові касові ордери.

ІП ведуть податковий облік доходів та фізичних показників, що характеризують їх вид діяльності.

Для ведення касової документації можна вибирати електронний або паперовий носій.

Касові документи має право оформляти бухгалтер, що приходить (фізична особа, яка працює за договором на надання послуг).

Відокремлені підрозділи підприємства наразі по-новому передають аркуші касової книги. Копія аркуша книги (яка засвідчується керівником підрозділу) передається у порядку, який було встановлено самою юридичною особою. Тобто листи касової книги можна здавати один раз на рік - під час підготовки фінансової чи бухгалтерської звітності.

Помилки в касових документах (на паперових носіях) тепер можна виправляти, за винятком прибуткових та видаткових касових ордерів.

Основні нововведення такі:

Допускається ведення касової документації в електронному вигляді з використанням електронного підпису;
паперові екземпляри касової книги та ордерів (прибуткового та видаткового) не потрібні за наявності електронних документів;
виправляти помилки в електронних документах не можна (підписаний документ помилково видаляється, а замість нього заповнюється новий);
другий аркуш касової книги більше не актуальний;
єдиний прибутковий ордер тепер можна оформлювати на бланку суворої звітності;
власний запис керівника про строки та суми не вимагається;
не ведеться реєстр депонованих сум (але у зарплатних відомостях ця графа зберігається);
одержувач може вписувати суму прописом за видатковим ордером;
касову книгу не заповнюють, якщо будь-якого дня готівкові розрахунки не проводилися.

Касир ставить штамп та свій підпис на квитанції до прибуткового касового ордера. Касири можуть тепер передавати гроші без видаткового ордера на підставі книги обліку готівки.

Ліміт залишку каси у 2017 році

Змінено ліміт залишку каси. Нова формула розрахунку ліміту готівки не прив'язується до надходжень до каси. Організація має право вести розрахунок виходячи із суми витрат або виручки.

Ліміт каси є обов'язковим, крім малих та мікропідприємств. Він встановлює обсяг коштів, які можуть вільно зберігатись у касі. Підприємства та організації мають право особисто запроваджувати певний ліміт. Якщо ліміт не було введено, він вважається нульовим. Вся сума, що залишилася, наприкінці дня вноситься на рахунок у банку.

Формулу розрахунку ліміту в касі регламентується новим становищем. Підприємство може вибрати одну із двох запропонованих формул розрахунку:

1. Розрахунок провадиться за готівковою виручкою (за надходженнями від товару, послуги та іншого).
2. Розрахунок проводиться з урахуванням обсягу виданих коштів.

За наявності відокремлених підрозділів загальний касовий ліміт визначається з урахуванням ліміту, встановленого для підрозділу.

Тобто величину ліміту можна розподіляти між відокремленими підрозділами.

Перша формула розрахунку ліміту каси виглядає так:

L = V / P x Nc, де:
L – ліміт у рублях;
V - обсяг виручки у готівкових коштах;
Р - розрахунковий період, кількість робочих днів, протягом якого відбувається облік обсягу надходжень готівкових коштів (але трохи більше 92 робочих днів для юр. осіб);
Nc - період часу між здаванням до банку виручки: 1-7 робочих днів (якщо ж банку поблизу немає до 14 днів).

Друга формула розрахунку ліміту каси - L = R/P x Nc, де:
R - обсяг видачі готівки (без урахування сум виплачуваних зарплат, стипендій або інших виплат працівникам).

Ліміт каси для малих та мікропідприємств

У зазначенні Банку РФ № 320-У сказано, що всі малі та мікропідприємства звільнені від обов'язкового встановлення ліміту каси. А це означає, що ці види підприємств мають право зберігати в касі будь-які суми.

Критерії віднесення до мікро та малих підприємств такі:

Для мікропідприємств:

Граничні значення доходу за податковою декларацією за попередній рік – 120 млн.;
середньооблікова чисельність працівників за попередній рік - 15 осіб.

Для малих підприємств:

Граничні значення доходу за податковою декларацією за попередній рік – 800 млн.;
середньооблікова чисельність працівників за попередній рік – 100 осіб.

За цими критеріями індивідуальні підприємці належать до мікро чи малих підприємств, отже для індивідуальних підприємців необов'язково вводити ліміт каси.

Облік касових операцій у 2017 році

Усі кошти, що з'являються на підприємствах, які ведуть господарську діяльність та одержують від цього прибуток (у тому числі й ІП), повинні зберігатися на рахунку у банку.

Але бувають ситуації, за яких деяка частина грошей залишається у суб'єкта підприємництва і використовується для деяких цілей (наприклад, видача заробітної плати або відрядження). Для цього існує каса організації, де ведеться суворий облік фінансових коштів, що надійшли і виданих.

Облік руху товарно-матеріальних цінностей у суб'єкта, який веде підприємницьку діяльність, куди відносяться кошти, цінні папери, а також інші документи, що дають право на отримання за ними фінансів, перебуває на особливому контролі спеціальних органів (податкових інспекцій), оскільки вони є основою оподаткування.

Тому правила такого обліку чітко прописані у різних нормативно-правових актах нашої держави. До них слід віднести такі законодавчі норми:

Положення про правила організації готівкового грошового обігу біля Російської Федерації, яке затверджено під номером 14-п.
Постанова Держкомстату Російської Федерації за номером 88, якою затверджено уніфіковані форми первинної облікової документації.
Порядок ведення касових операцій на Російській Федерації, прийнятий рішенням Ради Директорів Центрального Банку РФ під номером 40.

Перший нормативний акт встановлює загальні правила обігу готівки та зобов'язує всі організації, які ведуть підприємницьку діяльність, зберігати свої готівки у банківських установах на спеціальних комерційних рахунках. У ньому також зазначається, що деяку частину грошей компанія може зберігати у касі.

Для цього керівництво такої структури разом з обслуговуючим банком за взаємним погодженням встановлює певний ліміт.

Під лімітом мається на увазі гранична сума грошей та цінних паперів номінальною вартістю, яка може залишатися в касі на кінець робочого дня та не здаватися до банківської установи. Перевищення цієї кількості тягне за собою накладення штрафних санкцій на підприємство або ІП. Допускається недотримання встановленого ліміту лише у день видачі зарплати та інших соціальних виплат працівникам організації.

Другий нормативний акт встановлює зразки касової документації, порядок їх ведення та заповнення. Третій акт регулює процес ведення касових операцій, а також затверджує перелік документів (касові ордери, книги, платіжні відомості), що підтверджують вчинення певних дій із грошима (фінансові операції), що перебувають у касі.

Важливо знати, що надходження та видача коштів з каси належать до операцій, що підтверджують господарську діяльність підприємства чи ІП. Оформляється все це прибутково-видатковими документами. З їхньої проводиться весь первинний фінансовий (бухгалтерський) облік.

Види касових документів

Постановою Держкомстату Російської Федерації за номером 88, якою затверджено уніфіковані форми первинної облікової документації, встановлюються такі касові документи:

Прибутковий касовий ордер (форма КО-1). По ньому приймаються всі готівка, а також цінні папери, які приходять до каси.
Видатковий касовий ордер (форма КО-2). По ньому видаються кошти, і навіть цінні папери з каси.
Журнал, у якому відбувається реєстрація всіх прибуткових та видаткових ордерів (форма КО-3).
Книга касових операцій (касова книга), у якій відбиваються всі рухи коштів, і навіть фіксується їх залишок наприкінці робочого дня (форма КО-4).
Книга, де відображається облік усіх виданих та прийнятих фінансових коштів касиром підприємства або ІП (форма КО-5).

У деяких випадках касир може видавати заробітну плату, стипендію та інші платежі за відомостями. Вони бувають платіжні чи розрахунково-платіжні. Незважаючи на деякі відмінності в назві, юридично це той самий фінансовий документ, який має обов'язкові реквізити для заповнення.

Слід зазначити, що у касових ордерах, якими відбувається прийом і видача коштів, заборонені будь-які виправлення, підчистки. Якщо спочатку ці документи були неправильно складені, то вони списуються актом і складаються нові.

Документальне оформлення операцій

Усі операції з фінансами та іншими цінними паперами, які мають грошовий еквівалент (наприклад, дорожні чеки, марки), оформляються касовими ордерами. Останні, своєю чергою, записуються до журналу обліку ордерів, а кошти (їх суми) вносяться до касової книги.

Операції зі вступом до каси грошей оформляються прибутковими касовими ордерами (ПКО).

Вимоги до їх складання:

Дата складання має відповідати дню проведеної операції;
необхідні анкетні дані та посада особи, яка виписала ордер;
в обов'язковому порядку мають бути зазначені підстави для їх складання (повернення невикористаних засобів відрядження, оплата за товар або надані послуги);
необхідно вказувати реквізити документів, що додаються та підтверджують операцію (дата, номер, найменування).

Відразу слід звернути увагу на те, що нормативні акти, які регулюють дані дії, не встановлюють перелік документів, що підтверджують прибуткові операції. Він прописується у внутрішніх документах суб'єкта господарської діяльності.

Прибутковий ордер вважається дійсним після того, як його підпише бухгалтер, а якщо його немає – директор чи сам індивідуальний підприємець.

Операції з видачі коштів із каси оформляються видатковими касовими ордерами (РКО).

Вимоги щодо їх складання нічим не відрізняються від тих, що встановлюються для прибуткових документів.

Дії касира при отриманні ПКО та РКО:

Звірити оригінал підпису головного бухгалтера та наявність дозвільного підпису директора;
перевірити, щоб усі документи, що підтверджують, на видачу або прийом грошей були належним чином оформлені;
переконатися у наявності необхідних додатків до ордерів.

Це обов'язковий порядок роботи працівників у касі.

Порядок обліку та приклади проводок

Перед тим, як розпочинати роботу на касі, касири повинні уважно ознайомитися зі своєю посадовою інструкцією та переліком документів, затверджених керівництвом підприємства, які можуть додаватися до касових ордерів.

У бухгалтерській звітності робота з касою нумерується рахунком 50.

До нього можуть відкриватися субрахунки:

50/1 – каса підприємства;
50/2 - операційна каса організації (банк, транспортне підприємство та інші);
50/3 – реалізація та оприбуткування грошових документів (марки, векселі, залізничні, авіаквитки).

Облік ПКО та РКО відбувається у журналі їх реєстрації, а також у касових книгах:

До журналу вписуються їхні порядкові номери після того, як на них поставить свій підпис головний бухгалтер чи директор. Він повинен зберігатися в бухгалтерії підприємства або директора.
Касова книга - це загальна фінансова відомість, де розписуються всі операції протягом дня (звітний період). Головною вимогою до неї є вказівка залишку в касі наприкінці робочого дня. Якщо жодних операцій не проводилося, то залишком буде сума, виведена за минулий звітний період.

Також є відомості про видачу фінансових коштів. Вони повинні містити такі обов'язкові реквізити, як анкетні дані особи, якій покладено виплати, інформацію про нараховані кошти, сплачені з них податків та інші обов'язкові платежі, включаючи аліменти та інші гроші, що стягуються за рішенням суду. Повинна вказуватись і підсумкова сума, що підлягає видачі на руки.

Типові проводки за касовими операціями представлені в таблиці:

Облік касових операцій суворо регламентується чинним законодавством і терпить недбалого відносини. При виявленні порушень на суб'єкт підприємницької діяльності очікують штрафні санкції з боку податкової інспекції.

Бухгалтерський облік касових операцій 2017

У практиці вітчизняного підприємництва широкого поширення набули розрахунки з використанням готівки. Широке застосування такого інструменту обумовлюється його зручністю та універсальністю. Але треба враховувати, що використання готівки не має порушувати норми російського права, у тому числі і про обов'язок обліку касових операцій.

Нормативне регулювання касових операцій

Сфера застосування розрахунків готівки суворо регламентована Центробанком Росії в Вказівках № 3073-У. Так, найчастіше організації можуть використовувати гроші з каси на заробітну плату, видачу під звіт, розрахунки з партнерами, отримання та внесення грошей на відповідний рахунок тощо. На цілі, не зазначені Банком Росії, готівку підприємства направляти що неспроможні.

За будь-якого використання готівки відповідне підприємство зобов'язане неухильно дотримуватись і інший нормативний акт Центробанку Російської Федерації, яким є Вказівки № 3210-У (далі - Вказівки). Наведений нормативний документ містить вичерпний перелік процедур, необхідних для правильного ведення касової дисципліни компанії.

Ліміти каси

Для того, щоб розпочати здійснення готівкових розрахунків, відповідне підприємство має придбати касу. У разі мають на увазі не ККМ чи ККТ, а приміщення і організація роботи. Ігнорування підприємством описаного обов'язку буде розцінено контролюючими інстанціями як порушення касової дисципліни, а компанія, яка вчинила названу провину, може бути притягнута до відповідальності у вигляді штрафу, розмір якого встановлено КоАП Росії.

Варто зазначити, що без належної організації роботи з готівкою правильний облік касових операцій неможливий.

Для виконання розпоряджень Центробанку РФ компанії, що використовують готівку та залишають її в касі, повинні розрахувати ліміти на залишок грошей. Від такого обов'язку звільняються підприємці та малі підприємства.

Необхідно звернути увагу на відсутність обов'язковості встановлення лімітів кожним підприємством, яке використовує у своїй діяльності готівку. Розрахунок максимального розміру залишку грошей у касі дозволяє юридичній особі не здавати кошти, що вписуються у розрахункові рамки, до банку. Якщо ж компанія не розрахувала ліміт, то він вважається рівним нулю і після закінчення робочого дня готівки у підприємства не повинно бути.

Для правильного обліку касових операцій підприємство щодо ліміту має використовувати формули, розроблені Центробанком Російської Федерації. Зазначені алгоритми відображені у додатку до Вказівок ЦБ РФ. У розрахунках слід використати фактичні показники кожного підприємства. Для законного збільшення ліміту компаніям доцільно брати максимальні значення показників, які у розрахунку.

Важливо, що фірма немає права застосовувати ліміт, встановлений довільно. Якщо розрахунок провадиться підприємством, створеним нещодавно і не має необхідної статистики, то при визначенні ліміту слід використовувати заплановані значення.

Введення розробленого ліміту на дію здійснюється через видання генеральним директором підприємства відповідного наказу. Форму такого документа не затверджено, і спеціальні вимоги до неї не пред'являються. Тому кожна компанія видає відповідний наказ у довільній формі. Обов'язковими до включення в такий документ є розміри максимальних сум готівки, період дії лімітів та їх розрахунок. Компанії, які мають у своєму складі відокремлені підрозділи, які територіально віддалені від головної організації, при розрахунку лімітів повинні враховувати свої структури. І тут визначальне значення має адресат, куди здаються готівка.

Якщо готівка надходить до каси головної компанії, то ліміти розраховуються з урахуванням частки відповідного підрозділу.

Інша ситуація виникає, коли відокремлена структура здає гроші до банку самостійно. І тут слід встановлювати самостійні ліміти кожному за такого підрозділи. Зі сказаного вище випливає, що правильний бухгалтерський облік касових операцій неможливий без встановлення лімітів на залишок готівки. Це застосовується у випадках, коли підприємство накопичує кошти після закінчення робочого дня.

Касові операції

За загальним правилом дії підприємств, пов'язані з прийомом чи видачею готівки, є касовими операціями. Їх учасником може бути будь-яка особа, яка відповідає ознакам дієздатності та правоздатності.

Для одноманітного оформлення руху готівки Держкомстат Росії Постановою № 88 розробив та затвердив уніфіковані форми документів. Затверджені бланки застосовуються суб'єктами для розрахунків готівкою і використовуються при обліку касових операцій. Їхнє заповнення є обов'язковим. Складання документів з інших форм свідчить про порушення касової дисципліни і карається штрафом.

Основною документацією з бухгалтерського обліку касових операцій, необхідною для правильного оформлення операцій з готівкою, є:

Видатковий касовий ордер;
прибутковий касовий ордер;
касова книга;
розрахунково-платіжна відомість.

Будь-які рухи готівки в касі компанії обов'язково оформляються видатковим або прибутковим ордерами. Такі документи підписуються бухгалтером і касиром, у своїй операції з готівкою проводяться останнім.

Генеральний директор має право оформляти РКО та ПКО. Умовою легітимності такого заповнення є здійснення операцій із готівкою керівником.

Важливо пам'ятати, що співробітники, які прямо не названі Центробанком Росії, позбавлені права здійснювати касові операції та складати відповідні документи. Відповідальному працівнику обов'язково передаються печатки та штампи, а також вручаються зразки підписів працівників, уповноважених на підписання РКО та ПКО. Їм роз'яснюються правничий та обов'язки під особистий підпис.

Ще одним необхідним документом є касова книга. Порядок її заповнення та ведення докладно описаний у нормативних актах Росії.

Усі записи в касовій книзі мають бути підкріплені РКО та ПКО. Після закінчення зміни касир звіряє дані у формі № КО-4 із відомостями, зазначеними в ордерах. За підсумками таких дій визначається залишок готівки.

Кошти понад ліміт зараховуються на розрахунковий рахунок.

Якщо відбувається видача заробітної плати працівникам чи стипендій, то необхідно заповнювати та вести розрахунково-платіжну відомість. Відомості у названому документі мають відповідати даним касової книги та РКО.

При заповненні та оформленні касової книги або розрахунково-платіжної відомості необхідно керуватися наказом Міністерства фінансів Російської Федерації № 52н, яким затверджено методичні рекомендації щодо застосування та заповнення форм первинних облікових документів.

Усі документи щодо операцій з готівкою можуть вестись як на паперовому носії, так і в електронному вигляді. Для останнього способу необхідні електронний підпис та забезпеченість компанії спеціальними технічними засобами.

Незалежно від способу ведення документів, у них не допускається наявність помилок або неточностей. Документи мають бути заповнені акуратно та розбірливо.

Слід зазначити, що крім обліку руху готівки підприємства зобов'язані належним чином здійснювати оформлення операцій з грошовими документами з внесенням у відповідні форми позначки «фондовий».

Бухгалтерський облік касових операцій

Міністерство фінансів Російської Федерації видало наказ № 94н, яким затвердило як План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарську діяльність організацій, а й Інструкцію із застосування.

Зазначеним вище Планом рахунків запроваджено рахунок 50 «Каса».

Вищезгаданий рахунок призначений для ведення бухгалтерського обліку касових операцій з грошима в касах підприємств.

Розділ 5 Інструкції щодо застосування Плану рахунків допускає право компаній відкрити до рахунку 50 субрахунки 50-1 "Каса організації", 50-2 "Операційна каса", 50-3 "Грошові документи".

Слід зазначити, що субрахунок 50-1 "Каса організації" використовується для обліку руху готівки по касі підприємства. Під час проведення операцій з іноземною валютою необхідно відкривати окремі субрахунки до рахунку 50 для відокремленого бухгалтерського обліку касових операцій з кожної іноземної валюти.

Субрахунок 50-2 "Операційна каса" застосовується для обліку руху грошей у касах товарних контор, квиткових касах, касах вокзалів, відділень зв'язку тощо.

Субрахунок 50-3 «Грошові документи» застосовується для обліку документів, які є грошовими: оплачені талони на ПММ, харчування, путівки, отримані повідомлення на поштові перекази, поштові марки, конверти з марками, марки державного мита тощо. Характерною ознакою таких документів є їхня вартісна оцінка. Вони повинні бути придбані компанією і зберігатися у неї.

Для правильного відображення операцій із касі в бухгалтерському обліку слід пам'ятати, що з дебету рахунки 50 враховується готівка, що у касу підприємства.

Кошти, що видаються з каси підприємства, відбиваються на кредит рахунку 50.

У разі отримання компанією у свою касу готівки оформляти такий рух необхідно наступним чином:

Отримання компанією готівки у банку, у якому перебуває розрахунковий рахунок підприємства, оформляється за дебетом рахунки 50, якому кореспондує кредит рахунки 51 «Розрахунковий рахунок»;
повернення особою, яка отримала підзвітні гроші, грошових сум, за якими не надано звіт (невитрачених коштів), оформляється за дебетом рахунку 50, якому кореспондує кредит рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами»;
оплата покупцями товарів чи послуг оформляється за дебетом рахунку 50, якому кореспондує кредит рахунка 62 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

У разі видачі компанією готівки з каси оформляти такий рух необхідно наступним чином:

Виплата компанією своїм працівникам заробітної плати, що здійснюється шляхом видачі готівки з каси компанії, у бухгалтерському обліку відображається за дебетом рахунка 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", якому кореспондує кредит рахунку 50 "Каса";
видача підзвітній особі готівки з каси компанії оформляється за дебетом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами", якому кореспондує кредит рахунка 50 "Каса";
внесення компанією готівки до банку, де знаходиться розрахунковий рахунок підприємства, оформляється за дебетом рахунки 51 «Розрахунковий рахунок», якому кореспондує кредит рахунки 50 «Каса»;
оплата придбаних товарів чи послуг оформляється за дебетом рахунка 62 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», якому кореспондує кредит рахунка 50 «Каса».

Замість укладання слід зазначити, що з припису норм вітчизняного законодавства підприємства, використовують у своєї діяльності готівку, зобов'язані:

Забезпечувати правильне відображення у бухгалтерському обліку касових операцій;
неухильно дотримуватись законодавства РФ і касову дисципліну;
не допускати оформлення документів щодо обліку руху готівки з помилками чи помарками.

У разі ігнорування компаніями вищевикладених вимог законодавства Російської Федерації високою є ймовірність їх притягнення до відповідальності, передбаченої нормами вітчизняного права. Так, на компанію може бути накладено штраф до 50000 рублів за кожний випадок порушення касової дисципліни. Названа санкція прямо випливає із змісту статті 15.1 Кодексу про адміністративні правопорушення Росії.

Аудит касових операцій у 2017 році

Аудит касових операцій одна із елементів системи контрольних заходів у створенні. Так підтверджується відповідність даних обліку фактичному стану речей, дотримання всіх вимог законодавства, а також забезпечується збереження коштів підприємства, припиняються спроби зловживань.

Найчастіше застосовуваним методом контролю обліку готівки виступає перевірка каси та касових операцій. Її здійснюють призначені при цьому співробітники - зазвичай, бухгалтер чи касир. Істотні обсяги готівкового обороту припускають більш високий ризик некоректного відображення операцій, помилок у обчисленнях, а часом і зловживань із боку відповідального співробітника. У зв'язку з цим у великих організаціях пред'являються найбільш жорсткі вимоги до забезпечення законності операцій, пов'язаних з рухом коштів, крім того, видаються локальні акти правила, які повинні дотримуватися.

При згадці про ревізію касових операцій мають на увазі не якийсь окремий елемент, а перелік пов'язаних процедур. Ревізія може бути запланованою чи несподіваною. Вона здійснюється як спеціально створеними групами всередині компанії, і зовнішніми перевіряючими.

Буває, що у власника або вищого менеджменту виникають сумніви щодо благонадійності відповідальних за здійснення операцій з готівкою осіб, і тоді вони залучають для перевірок зовнішніх аудиторів чи фахівців. Крім того, для деяких організацій, зокрема для тих, хто розміщує цінні папери на відкритому ринку, аудит є обов'язковим, а аудит касових операцій є його складовим елементом.

Механізм проведення аудиту касового обліку у 2017 році

Необхідність аудиту касових операцій у рамках обов'язкової перевірки обумовлена потребою в оцінці коректності вказівки даних у полі 1250 «Кошти та грошові еквіваленти» форми № 1 бухгалтерської звітності. У 2017 році аудит касових операцій проводитиметься щодо даних за 2016 рік.

Оцінюється рядок балансу наводить фактичний залишок коштів фірми наприкінці періоду. Чим вище ця величина, тим ширший перелік заходів доведеться провести перевіряючим у рамках аудиторської перевірки касових операцій. Для оцінки зазначеного обсягу залишку та її участі у становищі підприємства застосовується спеціалізований механізм розрахунку, його прийнято називати суттєвістю.

У складі аудиту касових операцій також оцінюються:

Правильність ведення операцій із готівкою;
правильність застосування касової техніки;
дотримання ліміту залишків коштів у касі організації;
дотримання граничного обсягу коштів на розрахунків готівкою.

На початок процедури аудиту касових операцій вивчається політика у сфері обліку готівки у компанії, локальні нормативні акти всередині організації. Подібним чином обстежуються чинні в організації принципи касового обліку.

Не останнє місце в ході аудиту касових операцій займає перевірка на дотримання положень закону «Про протидію легалізації (відмиванню) доходів…» № 115-ФЗ, а також заходів щодо запобігання корупції (ст. 13.3 закону «Про протидію корупції» № 273-ФЗ) .

Специфічні методи під час перевірки касових операцій

Основним завданням контролера при аудиті касових операцій є визначення того, наскільки правильно відображено в балансі залишок за рахунком 50, чи не закралися помилки для розрахунку даного показника. Під час моніторингу цього рахунку перевіряються всі операції, підстави їх проведення, виявляються неправильно зроблені проводки. Крім цього, коли проводиться аудит касових операцій, здійснюється скрупульозна оцінка обґрунтованості кожної операції з готівкою. Найчастіше під час аудиту касових операцій аналізується звіт про рух коштів.

Крім того, аудит касових операцій передбачає детальну перевірку первинних документів. Якщо аудит касових операцій виявить помилково складені документи, їх результати можна визначити як незаконні. При цьому інформація, що міститься в них, не повинна суперечити сумі підсумкової звітності.

Виявлені в результаті аудиту обліку касових операцій розбіжності в обов'язковому порядку знаходять своє відображення у підсумковому висновку та пояснювальній записці для власників компанії. Саме таким чином має проводитись аудит касових операцій 2017 року.

Аудиторська перевірка касових операцій може здійснюватися як за рішенням власників компанії, так і внаслідок законодавчого обов'язку її проведення. У процесі аудиту каси та касових операцій передбачається контроль здійснених дій з готівкою, повна відповідність їх вимогам закону, порядок роботи з ККТ. У ході контролю касових операцій можуть бути виявлені помилки, які обов'язково повинні знайти місце в аудиторському висновку та записці пояснення від перевіряючих.

Касові документи

Порядок ведення касових операцій у РФ встановлено Вказівками Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У. Згідно з цим документом, касові операції оформлюються прибутковими касовими ордерами (ПКО), видатковими касовими ордерами (РКО). По кожному ПКО та кожному РКО вносяться записи до касової книги. Такий порядок збережеться і після переходу на нові ККТ із функцією передачі даних до податкових органів.

Уніфіковані форми касових документів наведено в Постанові Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88, яка продовжує діяти в даний час і має застосовуватися надалі вже після переходу на онлайн-каси.

Ведення касової книги

Будь-яка організація незалежно від системи оподаткування зобов'язана вести касову книгу (форма № КО-4), якщо отримує або витрачає готівку (п. 1, 4, 4.6 Порядку ведення касових операцій). Від ведення касової книги не звільняє навіть щоденне здавання виручки до банку, зокрема через інкасаторів.

Якщо відокремлений підрозділ організації отримує чи витрачає готівку, він також має вести касову книгу. При цьому наявність або відсутність розрахункового рахунку у відокремленого підрозділу не відіграє жодної ролі (лист Банку Росії від 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Відокремлений підрозділ (ОП) у строк, встановлений керівником організації, передає до головного підрозділу:

або відривні екземпляри листів касової книги - коли касова книга ВП заповнюється від руки;
або роздруковані на папері другі екземпляри аркушів касової книги - якщо касова книга ВП заповнюється на комп'ютері.

У головній організації показники касової книги ВП до касової книги організації не вносяться. Аркуші касової книги ВП брошуруються окремо не рідше, ніж на рік.

Ліміт залишку готівки у касі

Залишок готівки у касі наприкінці дня має перевищувати ліміт, встановлений організацією (п. 2 Порядку ведення касових операцій). Це правило не поширюється на ІП та на організації - суб'єкти малого підприємництва, які можуть зберігати в касі будь-яку суму готівки.

Формули до розрахунку ліміту залишку готівки у касі наведено у Додатку до Вказівок Банку Росії № 3210-У.

Видача та здавання розмінної монети

Чинними нормативними актами, що регулюють застосування ККТ, не передбачено наявність залишку коштів (розмінної монети та купюр) у грошовій скриньці ККТ ні на початок робочого дня, ні на кінець робочого дня. Тому перед початком робочої зміни касир видає касиру-операціоністові розмінні гроші. Для цього касир виписує РКО на суму розміну, в якому в рядку "Видати" вказує П. І. О. касира-операціоніста, а в рядку "Підстава" пише "Для розміну".

Якщо торгової організації існують старший і рядові касири, то розмінну монету касирам-операціоністам видає старший касир. Суму розмінної монети, зазначену в РКО, старший касир фіксує в касовій книзі (форма КО-4) та в книзі обліку отриманих та виданих касиром коштів (форма КО-5). Такий порядок встановлено п. 4.5 Порядку ведення касових операцій та продовжуватиме діяти під час використання онлайн-каси.

Таким чином, як і раніше, за відсутності старшого касира для видачі розмінної монети, достатньо видаткового касового ордера, а за наявності старшого касира — необхідно, окрім оформлення РКО, вести книгу за формою КО-5.

Фіскальні документи замість уніфікованих форм ККТ

Уніфіковані форми з ККТ

Для обліку грошових розрахунків із населенням під час здійснення торгових операцій із застосуванням ККТ організації використовували уніфіковані форми первинної облікової документації КМ-1-КМ-9, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 25.12.1998 № 132:

КМ-1 «Акт про переведення показань сумованих грошових лічильників на нулі та реєстрації контрольних лічильників ККМ»;
КМ-2 «Акт про зняття показань контрольних та підсумувальних грошових лічильників при здачі (відправці) ККМ у ремонт та при поверненні її в організацію»;
КМ-3 «Акт про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) за невикористаними касовими чеками»;
КМ-4 "Журнал касира-операціоніста";
КМ-5 «Журнал реєстрації показань сумованих грошових та контрольних лічильників ККМ, які працюють без касира-операціоніста»;
КМ-6 «Довідка-звіт касира-операціоніста»;
КМ-7 «Відомості про показання лічильників ККМ та виручку організації» та ін.

Оскільки ця постанова не є нормативним правовим актом, прийнятим відповідно до Закону № 54-ФЗ, тепер, на думку чиновників, вона не підлягає обов'язковому застосуванню (листа Мінфіну РФ від 12.05.2017 № 03-01-15/28914, від 04.04). 2017 № 03-01-15/19821, від 25.01.2017 (03-01-15/3482, від 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Отже, організації, які застосовують нові онлайн-каси, не зобов'язані оформлювати довідки-звіти касира-операціоніста (форма КМ-6) та вести журнал касира-операціоніста (форма КМ-4) за кожною ККТ (лист Мінфіну РФ від 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

У зв'язку з набранням чинності новою редакцією 54-ФЗ Банк Росії планує внести зміни до Вказівок № 3210-У. Зокрема, у новій редакції п. 5.2 та 6.6 Правил ведення касових операцій буде встановлено, що прибуткові касові ордери (ПКО) та видаткові касові ордери (РКО) мають оформлятися на підставі фіскальних документів (станом проекту на 01.03.2017).

Фіскальні документи

Фіскальними документами називаються фіскальні дані (відомості про розрахунки), які подано за встановленими форматами на паперовому носії або в електронному вигляді (ст. 1.1 Закону № 54-ФЗ).

До фіскальних документів належать (п. 4 ст. 4.1 Закону № 54-ФЗ):

звіт про реєстрацію;
звіт про зміну параметрів реєстрації;
звіт про відкриття зміни;
касовий чек (бланк суворої звітності);
касовий чек корекції (бланк суворої звітності корекції);
звіт про закриття зміни;
звіт про закриття фіскального накопичувача;
звіт про поточний стан розрахунків;
підтвердження оператора.

Формати фіскальних документів, обов'язкові до використання, а також додаткові реквізити фіскальних документів, затверджені Наказом ФСС РФ від 21.03.2017 № ММВ-7-20/ [email protected]

Тривалість зміни

Відповідно до вимог законодавства робота з фіскальною технікою поділяється на касові зміни. Перед початком здійснення розрахунків із застосуванням ККТ формується звіт про відкриття зміни, а по закінченні здійснення розрахунків звіт про закриття зміни. При цьому чек ККТ не може бути сформований не пізніше ніж через 24 години з моменту формування звіту про відкриття зміни (п. 2 ст. 4.3 Закону № 54-ФЗ).

Тобто зміна під час роботи на онлайн-касі не може тривати більше 24 годин. Пояснюється така вимога до тривалості зміни можливостей фіскального накопичувача. Якщо зміна перевищує 24 години, фіскальна ознака документа на чеку ККТ не формується (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закону № 54-ФЗ).

Зміна на ККТ може бути відкрита одного дня, а закрита вже наступного дня за загальної тривалості трохи більше доби. Інших обмежень щодо тривалості зміни, а також вимог про закриття зміни у вказаний час Закон № 54-ФЗ не містить (лист Мінфіну РФ від 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Звіт про закриття зміни

При закритті зміни на старих ККТ формувався Z-звіт, який був підставою для внесення запису до форми КМ-4 («Журнал касира-операціоніста») (додаток до листа ФНП Росії від 10.06.2011 № АС-4-2/ [email protected], Листи УФНС Росії по м. Москві від 20.01.2011 № 17-15/4707, від 20.04.2011 № 17-15/38757). На підставі Z-звіту оформлялася довідка-звіт касира-операціоніста (КМ-6) та вносилися дані до журналу касира-операціоніста (КМ-4).

Оскільки при використанні нових ККТ вести форми КМ-4 та КМ-6 не потрібно, після закінчення зміни формується звіт про закриття зміни, на підставі якого оформляється ПКО та робиться запис у касовій книзі.

Дані про суми готівки, що надійшли до ККТ за зміну, наведено у звіті про закриття зміни: показник «Підсумкова сума в чеках (БСО) готівкою» у реквізиті «Лічильники операцій „ПРИХІД“» реквізиту «Лічильники підсумків зміни».

Зверніть увагу, що на підставі одного звіту про закриття зміни може формуватися кілька ПКО залежно від виду операції та проводок, які будуть зроблені у бухгалтерському обліку при оприбуткуванні готівки до каси організації:

повна оплата за реалізації товарів, робіт, послуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
часткова оплата за реалізації товарів, робіт, послуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
передоплата рахунок майбутньої реалізації товарів, робіт, послуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальне оформлення повернень

Повернення товарів у день покупки

При поверненні коштів покупцю в день купівлі ККТ застосовується в обов'язковому порядку (лист Мінфіну РФ від 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Кошти видаються покупцю з грошового ящика ККТ виходячи з чека, виданого для придбання товару.

При видачі готівки покупцю необхідно пробити чек ККТ із зазначенням ознаки розрахунків «ПОВЕРНЕННЯ приходу». Акт про повернення коштів покупцям (КМ-3) оформляти не потрібно.

Поворотний чек ККТ передається до податкових органів через оператора фіскальних даних у тому порядку, що й інші чеки ККТ (лист Мінфіну РФ від 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Дані про повернені суми відображаються у звіті про закриття зміни: показник «Підсумкова сума в чеках (БСО) готівкою» у реквізиті «Лічильники операцій „ПОВЕРНЕННЯ приходу“» реквізиту «Лічильники підсумків зміни».

При оприбуткуванні сум готівкових коштів, що надійшли в ККТ за зміну, у ПКО необхідно відобразити різницю між сумою приходу та сумою приходу. Іншими словами, виторг від реалізації товарів, робіт, послуг у ПКО відбивається за мінусом повернутих сум.

Повернення товарів не в день покупки

На сьогодні навіть фахівці Мінфіну РФ не знають, як правильно оформляти повернення коштів за товар, повернутий не в день покупки. Тому чиновники рекомендують звертатися з цього питання до Банку Росії (листи Мінфіну РФ від 12.05.2017 № 03-01-15/28914, від 01.03.2017 № 03-01-15/11622). У жодному своєму листі чиновники не сказали, що зворотний чек повинен пробиватися за будь-якого повернення коштів незалежно від дати повернення товару.

Оскільки на сьогоднішній день жодного нового порядку оформлення повернення товарів не затверджено, на нашу думку, повертати кошти за товари, повернені не в день покупки, слід у попередньому порядку.

Крок 1. На підставі заяви покупця про повернення товарів необхідно оформити РКО, в якому покупець поставить свій підпис, та видати покупцю гроші з основної каси (а не з грошової скриньки ККТ).

Крок 2. З РКО слід зробити запис у касової книзі.

Таким чином, у той день, коли з основної каси повернули гроші за повернутий товар, касир оформляє ПКО на повну суму виручки, отриманої касиром-операціоністом, та РКО на суму грошових коштів, повернутих покупцю.

При поверненні раніше внесеної передоплати, на нашу думку, організації мають пробивати чек ККТ незалежно від дати її внесення. Кошти слід повертати з грошової скриньки ККТ.

Новий порядок застосування ККТ та ОФД

Оксана Курбангалєєва, директор ТОВ «Консалтинг Успішного Бізнесу»