Вказівки ЦБ РФ з ведення касових документів. Зразок положення про ведення касових операцій

«Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощений порядок ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва».

Розберемо актуальні питання ведення касових операцій у 2016 році.

Реєстрація ККМ у податковій та застосування ККМ у 2016 році

Питання 1:ТОВ (УСН - 6%) займається наданням послуг (ремонт квартир та офісів). У договорі зазначено, що лише послуги, матеріал – замовника (тобто можливе застосування БСО). Якщо в рамках договору ТОВ продає замовнику матеріали, то в цьому випадку можливе застосування БСО чи потрібно використовувати ККМ?

Відповідь:Слід пам'ятати, що БСО можна використовувати тільки, якщо йдеться про надання послуг населенню. У цьому випадку йдеться про продаж матеріалів. Відповідно, при реалізації матеріалів для ремонту за готівку слід використовувати ККМ.

Питання 2:організація УСН веде роздрібну торгівлю у кількох торгових центрах м. Москви (у різних АТ). Юридична адреса організації на території 26 податкової інспекції. Чи має право організація зареєструвати всі ККМ у 26 Податковій інспекції чи необхідно створювати відокремлені підрозділи за місцем встановлення ККМ?

Відповідь:ККТ слід зареєструвати у податковій інспекції за місцем фактичного знаходження відокремленого підрозділу, на території якого ККТ використовуватиметься.

Питання 3:протягом дня ККМ не включалася, виторгу не було. Чи потрібно наприкінці дня включити ККМ та зняти нульовий Z-звіт? І у журналі касира-операціоніста відобразити відсутність операції? Або, якщо не включалося до мережі, то нічого ніде відбивати не треба?

Відповідь:прямої відповіді на це питання законодавство не містить. Але з цього питання у ЗМІ були роз'яснення податкових органів про те, що якщо ККМ взагалі протягом дня не включався, то і Z-звіт наприкінці дня друкувати не слід.

Також зверніть увагу і на наступні роз'яснення: якщо касовий апарат на початку зміни був включений, то знімати Z-звіти, навіть якщо за всю зміну не було виручки, необхідно (ККТ на контролі), інтерв'ю з Я. Я. Хомець, радником відділу контролю за підприємницькою діяльністю у сфері держрегульованих видів діяльності та застосування ККТ ФНП Росії, радником державної цивільної служби РФ 2 класу; журнал «У курсі правової справи», № 10, травень 2009 р.).

Питання 4:чи має організація право внесок у статутний капітал, внесений до каси, витратити на витрати на відрядження, минаючи банк?

Відповідь:так можна.

Перевірка каси

Питання: хто зараз перевіряє касу? Чи є термін позовної давності щодо перевірки каси? За який період можна перевірити каса?

Відповідь: касову дисципліну організації перевіряє ІФНС У листі ФНП Росії від 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говориться, що чинними нормативними правовими актами періодичність проведення перевірок за повнотою обліку виручки коштів в організаціях та в індивідуальних підприємців не обмежена.

Відповідно, інспекція може перевірити організацію кілька разів на рік. За недотримання касової дисципліни організація то, можливо оштрафована по ст.15.1 КоАП РФ у сумі до 50 000 рублів. Термін позовної давності щодо адміністративних правопорушень становить два місяці.

Штрафи за недотримання касової дисципліни

Питання 1:мікропідприємство (роздрібна торгівля) УСН «доходи хвилин витрати». Залишок у касі на 31.12.2015 - 950 000 руб. Ліміт залишку готівки у касі скасовано. Чи можуть бути пред'явлені до організації претензії під час перевірки (у касі велика сума)?

Відповідь:згідно з п.2 Вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У, організації - суб'єкти малого підприємництва можуть не встановлювати ліміт залишку готівки та зберігати їх у повному обсязі в касі, не здаючи до банку. Відповідно, претензій у цьому випадку не повинно бути.

Питання 2:який штраф за роботу ККМ не за місцем реєстрації?

Відповідь:організація, яка здійснює діяльність через відокремлені підрозділи, що перебувають в одному муніципальному утворенні на територіях, підвідомчих різним податковим органам, повинна зареєструвати в установленому порядку контрольно-касову техніку в територіальному податковому органі за місцем знаходження одного з її відокремлених підрозділів, в якому організація поставлена на облік лист Мінфіну Росії від 18.08.2010 (03-01-15/7-183). У разі якщо касовий апарат, що застосовується відокремленим підрозділом, буде зареєстрований у податковому органі не за адресою місця знаходження відокремленого підрозділу, може бути накладений штраф відповідно до ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ як попередження чи накладання адміністративного штрафу.

Питання 3:які порушення щодо каси є такими, що тривають? Який термін порушень, що тривають, по касі?

Відповідь:за недотримання касової дисципліни компанію можуть оштрафувати за ст. 15.1 КпАП РФ. Тобто адміністративна відповідальність. Відповідно до ст. 4.5 КоАП РФ, термін позовної давності — два місяці, а при порушеннях, що тривають, — з моменту виявлення. Порушення, які можна віднести до тих, хто триває, пойменовані в пп.1 ст. 4.5 КпАП РФ. Відповідно до норм цієї статті, порушення роботи з готівкою правопорушенням, що триває, визнавати не повинно.

Ліміт каси для малого бізнесу скасовано

Запитання:Чи потрібно визначати ліміт залишку каси для індивідуального підприємця? Чи зберігається у 2016 році граничний ліміт розрахунків між організаціями та ІП?

Відповідь: так, ліміт ІП можуть не визначати

Поняття каси для ІП у Вказівці 3210-У не визначено. Але це не означає, що підприємці можуть відмовитися від ведення касових операцій. Для них діє спрощений порядок ведення каси, який прописаний у тому самому Вказівці 3210-У.

Ліміт розрахунків між організаціями та підприємцями колишній. Якщо ви ведете розрахунки з юридичною особою, межа в рамках одного договору становить не більше 100 000 рублів (вказівки Банку Росії від 07.10.2013 № 3073-У).

Порядок ведення касових операцій - це зведення тих вимог, з якими стикається кожна бухгалтерія, адже працювати поза готівковими розрахунками може лише дуже невелике коло підприємств. Ось чому бухгалтеру так важливо відслідковувати всі зміни щодо порядку роботи з касовими документами. Про них ми й поговоримо у цій статті.

Організація роботи з обліку операцій з готівкою у 2018 році

Касові операції відбивають рух готівки в юридичної особи чи ИП. Вони регламентуються вказівками Центробанку Росії, у яких визначено:

правила оформлення приходу та витрати готівки;
коло осіб, відповідальних оформлення цих операцій;
порядок видачі та оформлення підзвітних сум;
ведення касової книги;
правила визначення касового ліміту наприкінці дня

Правила ведення касових операцій у 2018 році визначаються вказівкою Центрального банку Росії «Про порядок ведення касових операцій» від 11.03.2014 № 3210-У. Воно поширюється як у юридичних, і на підприємців.

Редакцією від 19.06.2017 внесено чимало поправок до ведення касових операцій, на яких варто зупинитися особливо.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Вказівка ЦПдозволяє підприємцям, провідним облік об'єктів і фізичних показників, необхідні розрахунку податків відповідно до НК РФ, не вести касову книжку і оформляти прибуткові і расходники.

Підприємствам, визнаним малими згідно із законом «Про розвиток малого підприємництва» від 27.07.2007 № 209-ФЗ, та ІП касові операції дозволено проводити у спрощеному порядку.

Касові документи та порядок обліку операцій з готівкою

Касові документи можуть оформлятися одразу після здійснення операції або після закінчення робочого дня на підставі фіскальних документів, оформлених згідно зі ст. 1.1 закону "Про застосування контрольно-касової техніки" від 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 4.1 вказівки ЦБ РФ № 3210-У).

Касові операції проводяться відповідальними особами, призначеними наказом директора компанії або підприємця, якими можуть стати:

бухгалтер;
головний бухгалтер;
інша посадова особа;
особа, яка веде бухгалтерський облік;
керівник фірми чи ІП за відсутності працівників бухгалтерії.

Документи, складені на папері, підписуються касиром, бухгалтером, головним бухгалтером, а за відсутності у штаті бухгалтера та касира – директором.

Касир, який одержав паперовий касовий документ, повинен перевірити правильність його заповнення та відповідність підписів відповідальних осіб заздалегідь виданим зразкам (крім випадку складання документа самим директором).

Касові документи систематизуються та зберігаються у бухгалтерії протягом 5 років після оформлення касових операцій (п. 362 п. 1.4 наказу Мінкультури Росії «Про затвердження переліку типових управлінських архівних документів» від 25.08.2010 № 558).

Порядок організації роботи з ведення касових операцій, зберігання касових документів та проведення інвентаризації каси визначається юрособою або ІП (п. 7 вказівки ЦБ РФ № 3210-У).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Чинний порядок ведення касових операцій допускає оформлення касових документів вручну на папері чи електронно з допомогою спеціальних програм (п. 4.7 вказівки ЦБ РФ № 3210-У).

Оформлення приходу готівки

Кожне надходження до каси готівки підтверджується прибутковим касовим ордером 0310001 (уніфікована форма КО-1).

Отримавши з бухгалтерії прибутковий касовий ордер, касир перевіряє правильність його заповнення, наявність необхідних записів та додатків.

Отримавши готівку, касир перераховує їх і звіряє суму, яку отримав, з тієї, яку складено ордер.

Якщо всі записи зроблені правильно і сума, що вноситься, відповідає зазначеній у прихіднику, то касир забирає гроші, підписує його і, поставивши печатку (штамп) організації на квитанції до нього, передає її вніс гроші.

При виявленні непереборних невідповідностей він перекреслює паперовий прихідник і спрямовує їх у бухгалтерію для переоформлення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Правила ведення касових операцій у 2018 році дозволяють на вимогу платника відправляти квитанцію прибуткового касового ордера, складеного в електронній формі, на вказану ним адресу електронної пошти (абз. 5 п. 5.1 вказівки ЦБ РФ № 3210-У).

Як оформити видачу готівки?

Видача готівки оформляється видатковими касовими ордерами (РКО) ОКУД 0310002 (уніфікована форма КО-2).

Перш ніж видати гроші, касир перевіряє правильність заповнення ордера, відповідність сум, зазначених числами та прописом, наявність та правильність документів, що додаються.

Касир встановлює особу одержувача, звіряючи його паспортні дані із зазначеними у видатковому ордері.

Видаючи гроші за довіреністю, касир додатково звіряє особу та паспортні дані одержувача.

У разі подання довіреності, виданої на отримання кількох виплат, до розхідника прикладається її завірена організацією копія. Оригінал документа залишається у касі. При останній видачі грошей за цією довіреністю він прикладається до розхідника.

Перевіривши правильність заповнення ордера, касир вручну покупюрно на очах у одержувача перераховує суму, що передається, передає її одержувачу і підписує РКО.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Нові правила ведення касових операцій дозволяють одержувачу підписати електронним підписом РКО, складений в електронному вигляді(П. 6.2 вказівки ЦБ РФ № 3210-У).

Оформлення підзвіту: нововведення чи все по-старому?

У тому випадку, якщо готівка видається на витрати, пов'язані з діяльністю підприємства, розхідник оформляється або на підставі розпорядчого документа, складеного від імені юридичної особи при отриманні грошей на систематичній основі, або на підставі письмової заяви підзвітника, що отримує гроші в разовому порядку.

У заяві зазначаються:

необхідна сума;
термін, який вона видається.

Заява підписується керівником компанії чи підприємцем.

Після закінчення терміну, на який було видано гроші, підзвітник складає авансовий звіт про витрачені ним суми, до якого мають бути додані всі документи, що підтверджують здійснення витрат.

Він має бути складений пізніше 3 робочих днів із закінчення терміну, який видавалися гроші.

Чи не знаєте свої права?

Складений авансовий звіт працівник передає до бухгалтерії для перевірки та на затвердження директору фірми чи ІП.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Порядок ведення касових операцій у 2018 році скасував вимогу про написання заяви на кожну видачу підзвітних коштів (п. 6.3 вказівки ЦБ РФ №3210-У).

Він же дозволяє видавати підзвітнику нову суму, не чекаючи повного звіту за попередню.

Багато в чому цей порядок ведення касових операцій в організаціях та ІП повторює діючий до 01.06.2014.

Чи можуть підприємства чи ІП розраховуватися за готівку?

Для здійснення розрахунків готівкою підприємство може або використовувати гроші, отримані за товари, роботи або послуги, або зняти їх з розрахункового рахунку.

Перелік цілей, на які можна витратити готівку, що надійшли касу, регламентує п. 2 вказівки Центробанку РФ «Про здійснення розрахунків готівкою» від 07.10.2013 № 3073-У.

Це заробітна плата, стипендії, страхові виплати, підзвітні суми, плата за повернені товари та особисті потреби підприємця.

Гранична величина розрахунків готівкою при розрахунках між особами, зареєстрованими як суб'єкти підприємництва, не може перевищувати 100 тис. руб. за одним договором як у період дії договору, так і після його закінчення.

Той самий ліміт застосовується при розрахунках у межах цивільно-правових зобов'язань і за видачі кредитної організацією готівки на вимогу повернення залишку коштів, перерахованих спеціальний рахунок у банку РФ.

Дія цього обмеження не поширюється:

на виплату працівникам заробітної плати;
споживчі потреби індивідуального підприємця;
видачу коштів під звіт.

Як оформляється касова книга?

Усі прибуткові та видаткові ордери, оформлені організацією чи індивідуальним підприємцем, наприкінці дня заносяться до касової книги (форма КО-4).

Касова книга може вестись як у паперовому вигляді від руки або із застосуванням комп'ютерної техніки, так і в електронному вигляді. Усі сторінки паперової книги прошнуровуються та пронумеровуються.

Після закінчення робочого дня звіряються обороти та реальна сума готівки з касовими документами та записами в касовій книзі. Правильність записів підтверджується підписом головбуха чи директора.

За відсутності касових операцій протягом дня записи за цей день у книзі не робляться.

Відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції, ведуть окрему касову книгу, копії листів якої передаються до головної організації .

Що таке ліміт решти грошей на кінець дня?

Ліміт залишку каси - це той обсяг грошей, який підприємство має право залишити у себе після закінчення робочого дня, не здаючи до банку.

Підприємство має право самостійно визначити необхідний розмір ліміту залежно від характеру своєї діяльності, обсягів виручки та витрат. Розмір ліміту закріплюється розпорядчим документом.

Ліміт каси для відокремлених підрозділів встановлюється головним підприємством.

Усі кошти, перевищують встановлений ліміт залишку каси, підприємство має здавати на розрахунковий рахунок.

Чинний порядок ведення касових операцій дозволяє накопичувати виручку в касі підприємства лише у дні (у тому числі вихідні та святкові за умови роботи каси в цей час), встановлені для видачі заробітної плати, допомог, матеріальної допомоги тощо.

Відповідно до п. 6.5 вказівки ЦБ РФ № 3210-У цей термін обмежений 5 робочими днями, включаючи день зняття з розрахункового рахунку.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Чинний порядок ведення та обліку касових операцій дозволяє малим підприємствам та ІП працювати без встановленого ліміту каси (п. 2 вказівки ЦБ РФ № 3210).

Правила розрахунку касового ліміту

Ліміт залишку грошей у касі визначається підприємствами самостійно виходячи з обсягу готівки, отриманої за реалізовані товари, роботи, послуги, або з розрахунку обсягу грошей, виплачених за розрахунковий період, за формулою:

Lim = (V/П) × N,

V - розмір готівки, що надійшли за реалізовані товари, роботи або послуги (розмір готівки, виданої з каси, за винятком сум, призначених на виплати на користь працівників). У розрахунок беруться всі суми, зокрема отримані (витрачені) відокремленими підрозділами юридичної особи, які здають гроші на розрахунковий рахунок підприємства.

П — період, протягом якого визначається отримана виручка (сума готівки, виплачені без урахування виплат працівникам). Він може перевищувати 92 днів.

N - проміжок між днями здачі готівкової виручки до банку (отримання готівки з банку). Він визначається внутрішніми документами компанії і не може перевищувати:

7 робочих днів;
14 робочих днів – для віддалених населених пунктів;
періоду дії обставин непереборної сили.

Приклад 1

Місячна готівкова виручка ТОВ «Хліб та булка» дорівнює 180 000 руб. Підприємство працює щодня і здає виторг 1 раз на 4 робочі дні. Розрахунковий період, згідно з наказом керівника, визнається рівним 30 робочим дням.

Ліміт каси в цьому випадку дорівнює:

(180 000 руб./30) × 4 = 24 000 руб.

Приклад 2

Компанія "Кур'єр" виплатила з каси на руки своїм співробітникам 230 000 руб. протягом 90 робочих днів без урахування стипендій, допомог та заробітної плати. Розрахунковий період дорівнює 92 робочим дням. Кошти знімаються з рахунку кожні 10 робочих днів.

Ліміт залишку каси буде таким:

(230 000 руб./92) × 10 = 25 000 руб.

***

Нововведення, внесені до порядку ведення касових операцій у 2018 році, були пов'язані з впровадженням онлайн-кас та розвитком електронного грошового обороту, що зробило цю ділянку бухгалтерської роботи сучаснішою.

Нещодавно, з червня 2014 року в Російській Федерації запроваджено новий порядок ведення касових операцій. Він удосконалений порівняно з попереднім порядком і зазнав ряду змін. Оскільки ці дії відносяться до важливих бухгалтерських операцій, які присутні практично на кожному підприємстві, організації або в індивідуального підприємця, необхідно ретельно ознайомитися з оновленим порядком їх ведення.

Контролюючі та перевіряючі інстанції часто перевіряють звітність та правильність проведення таких операцій. Щоб не потрапити в халепу і не нажити неприємностей і штрафних санкцій, краще уважно вивчити нововведення. Давайте докладно розглянемо основні положення щодо касових операцій у 2019 році: їхню організацію, порядок проведення, касові документи, ліміт залишку каси та інші зміни у законодавстві.

Кому це потрібно?

Хоча вказівкою Центробанку РФ запроваджено нові правила ведення даних операцій, форми касових документів не змінилися. Змінено багато норм, але не можна сказати, що зміни стали кардинальними. Найбільше нововведення стосуються індивідуальних підприємців, їм доведеться трохи змінити звичний устрій роботи. Але це окупається спрощенням ведення операцій для них, тобто саме те, чого підприємці та весь малий бізнес так довго вимагали.

Деякі нюанси є і для підприємств та організацій, які зокрема стосуються і бухгалтерів. Тому і бухгалтерським відділам фірм, і ІП необхідно знати оновлений порядок ведення операцій із касою. Не зайвим це буде і для керівників середньої та вищої ланки, адже вони відповідають за всю роботу організації загалом.

Організація операцій та їх ведення

Порядок, запроваджений у 2014 році, умовно поділено на дві частини: звичайний та спрощений. Звичайний призначений всім юридичних осіб, крім банківських установ, а спрощений — для ІП, мікропідприємств чи підприємств.

Касові операції необхідно проводити виключно у касі. Відповідає за їхнє проведення співробітник фірми чи індивідуального підприємця – касир. У випадку, коли касирів кілька, один із них має бути призначений старшим. Також проводити операції має право сам керівник чи індивідуальний підприємець.

Як і раніше, касові документи підписує головбух чи бухгалтер, а якщо він відсутній, то керівник та касир. Касові операції, які проводяться безпосередньо керівником, не потребують додаткових підписів.

З 2015 року дозволено вести дані операції за допомогою використання програмно-технічних засобів. Пред'являються до цих засобів вимоги: вони мають функцію розпізнавання щонайменше чотирьох машиночитаемых захисних властивостей банкнот Центробанку, їх перелік міститься у нормативних актах.

Деякі зміни зазнали й операції у касі у відокремлених підрозділах. У самому порядку зазначається визначення «відокремленого підрозділу». Воно є будь-яким підрозділом фірми, за місцезнаходженням якого знаходиться не менше ніж одне обладнане робоче місце. Термін його створення, як бачимо з визначення, немає значення. Для них запроваджено ліміт залишку готівки. Порядок його встановлення пов'язаний з тим, чи є право у відокремленого підрозділу на здачу готівки на банківський рахунок. Про ліміт докладніше буде сказано в останньому розділі статті.

Обов'язковою стала й своя касова книга для таких підрозділів. Ведеться вона у будь-якому випадку, не має значення, чи підрозділ здає гроші в банківську установу. Така зміна обґрунтована тим, що аркуші книги тепер робляться в єдиному екземплярі, їх не потрібно здавати до головного офісу наступного дня.

Ще раз про нові правила — на наступному відео:

Касові документи

Зміни майже не торкнулися цієї сфери, касові документи не зазнали суттєвих перетворень. Касова книга, відомості, прибуткові та видаткові ордери залишилися колишніми, тому всі уніфіковані форми можна використовувати. Але заповнювати їх слід із обов'язковим врахуванням нововведених правил. Про них ми поговоримо далі.

Відповідно до спрощеного порядку ведення операцій індивідуальних підприємців звільнено від обов'язку оформлення таких документів, як касова книга, прибуткові, видаткові касові ордери. Але вони повинні вести податковий облік доходів або (або) інших об'єктів оподаткування або фізичних показників, що характеризують певний вид діяльності.

Якщо компанія продовжує вести паперовий документообіг, касову книгу в електронному варіанті зберігати не потрібно. Тепер ви маєте право вибрати електронний варіант чи паперовий носій.

До нововведень відноситься і те, що касові документи тепер має право оформляти і «бухгалтер», що приходить, тобто фізособа, яка працює за договором на надання послуг. Щодо відокремлених підрозділів, то передавати листи касової книги слід по-новому. Тепер копію аркуша книги, засвідчену керівником відокремленого підрозділу, передають у порядку, що встановлюється самою юрособою, при цьому під час розроблення порядку необхідно враховувати терміни щодо складання своєї бух- або фінзвітності. Таким чином, здавати листи касової книги можна лише один раз на рік під час підготовки звітності.

Виправлення в паперових касових документах, які раніше суворо заборонені, тепер можна вносити. Виняток становлять прибуткові та видаткові касові ордери. Оформити виправлення просто: вписуєте дату внесення виправлення та ПІБ за підписом тих осіб, які оформили виправлений документ.

Основні новації, внесені до заповнення документів, такі:

Можливе ведення касових документів в електронній формі, їхнє засвідчення здійснюється за допомогою електронного підпису. Паперовий екземпляр касової книги, видаткових, прибуткових ордерів та відомостей не потрібний за наявності електронних.
Виправлення в електронних документах робити не можна. Документ, що містить помилку, після його підписання може бути видалений і заповнений новий.
Другий аркуш касової книги (у народі називається як звіт касира) більше не актуальний і не потрібний.
Єдиний прибутковий ордер дозволено оформляти не лише на підставі контрольної стрічки за день, а й на базі бланку суворої звітності.
Одержувач може не вписувати великими літерами суму отриманих за видатковим ордером коштів.
У підзвіт кошти видаються на основі заяви від працівника у довільній формі, в якій наведено суму готівки, строк, на який вони видані, дата та підпис керівника. Відтепер не потрібен власноручний запис самого директора про суму та строки.
Не треба вести реєстр депонованих сум, хоча у зарплатних відомостях залишається графа про депонування.
Касова книга не заповнюється в ті дні, в які не здійснювалося розрахунків готівкою. Раніше через неточність у порядку деякі фірми заповнювали листи і на порожні дні. Наразі все розставлено по місцях.
На квитанції до прибуткового ордера касиром ставиться штамп та його підпис.
Касири можуть передавати один одному кошти без видаткового ордера, лише на підставі запису в книзі обліку готівки.

Зверніть вашу увагу на те, що внутрішні касові документи доведеться оновити в 2015 році і зробити посилання на нове Вказівка ЦБ РФ, у тому числі і на наказ про ліміт залишку в касі.

Ліміт залишку каси

Ліміт залишку каси - розділ порядку, що найбільш змінився. Нова формула розрахунку ліміту готівки не має суворої прив'язки до надходжень до каси. Тепер підприємство може вести розрахунок виходячи з готівкової виручки або з суми витрат.

Ліміт обов'язковий, адже він встановлює обсяг коштів, що вільно зберігаються у касі. Компанії самі запроваджують певний ліміт.Якщо це не буде зроблено, то ліміт готівки вважається нульовим, і всю готівку у касі, що утворилася на кінець дня, слід внести на рахунок у банку.

Нове положення точно регламентує формули розрахунку ліміту. Вибір відповідної залишено на розсуд організації. Формули лише дві.

Перша – розрахунок провадиться за готівковою виручкою, тобто за надходженнями, що прийшли від проданого товару, наданої послуги чи виконаної роботи. У разі, якщо юрособа має відокремлені підрозділи, то загальний касовий ліміт визначається з урахуванням ліміту, встановленого для такого підрозділу. Таким чином, ліміт у касі юрособи один, але його величина може бути розподілена між відокремленими підрозділами.

Слід наголосити, що ліміт готівки в касі відокремленого підрозділу, як частини загального, повинен бути встановлений розпорядчим документом підприємства або організації. Якщо підрозділ самостійно здає гроші на рахунок до банківської установи, то головний офіс встановлює ліміт для нього у порядку, передбаченому для юридичних осіб. Тоді вони окремі.

Формула розрахунку подана так: L = V / P × Nc, де

L – ліміт у рублях;
V – обсяг виручки у готівкових коштах;
Р – розрахунковий період, саме кількість робочих днів, протягом якого відбувається облік обсягу надходжень готівки. Період не може бути більшим, ніж 92 робочі дні (для юросіб).
Nc – період між здаванням у банк виручки: 1-7 робочих днів, а якщо у місці, де розташована компанія, немає банку, то до 14 днів.

Друга формула – розрахунок ведеться з урахуванням обсягу виданих коштів. Для тих юросіб, які мають відокремлені підрозділи, обліковуються кошти, видані ними. Але це тільки в тому випадку, якщо вони здають готівку до головного офісу. Якщо ж ні, вони мають власний ліміт.

Формула має майже аналогічний вигляд, змінено лише один показник: L = R / P × Nc, де

R – обсяг видач готівки, який не включає суму, що виплачується як заробітна плата, стипендії або інші виплати працівникам.

Чи можливий надліміт? Лише у дні виплати зарплати, стипендії чи інших соціальних виплат працівникам, зокрема день отримання готівкових коштів із рахунку у банку ці виплати. Видача коштів має перевищувати 5 робочих днів. Інших винятків не передбачено та за перевищення ліміту загрожує штраф. Посадовці заплатять 4-5 тисяч рублів, розмір для організацій більше - 40-50 тисяч рублів.

Індивідуальні підприємці та суб'єкти малого підприємництва мають право не вводити собі ліміт готівки в касі, що значно полегшує деяким життя, але можна його і залишити. Наприклад, він корисний для безпечного зберігання коштів. Скасувати попередній ліміт, встановлений раніше, можна шляхом видання відповідного наказу.

Зміни у 2016 році

Ведення касових операцій очікує велика кількість змін, що набирають чинності у 2016 році:

Основне стосується необхідності використання оновлених апаратів, які мають збирати всю інформацію автоматично та в режимі онлайн надсилати всі відомості до податкових органів.
У цьому випадку чеки також зможуть готуватися автоматично та надсилатися покупцям на їхню пошту.
Якщо в компанії у використанні знаходиться касовий апарат, у якого не закінчився термін реєстрації (за умови того, що сумарний термін використання не перевищить 7 років), то вона може продовжити його використання до кінця терміну і потім переходити на нову техніку.
Тепер для всіх юридичних осіб з'являється обмеження на зберігання готівки: тепер щодня гроші буде необхідно здавати в банк або іншу подібну організацію, яка нестиме відповідальність за інкасацію, транспортування та перерахунок готівки.
Для ІП триває процес спрощення ведення звітності та документації: зокрема, скасовано необхідність ведення касових ордерів – видаткового та прибуткового. Також для індивідуальних підприємців не діє правило ліміту. Якщо юридична особа вважається малим підприємством, з цього питання вона підпадає під законодавство для ІП.

У зв'язку із встановленням порядку, який Центральний Банк узаконив ще 11.03.2014 р., кожна касова операція має проводитись за певними правилами. За цим законодавством багато видів діяльності з готівкою спрощено.

У цій статті ми розберемо всі аспекти ведення даних операцій організації.

Плюси нового закону

Порівняно з минулим законом нові правила дещо спростили їхню діяльність, скасувавши касовий ліміт. Також їм не слід більше вести касові книги та ордериі вони можуть самостійно визначати, за якою формулою встановлювати касовий ліміт.

Коли ІП самостійно веде всі операції з готівкою, він цілком може обходитися без видатково-прибутково касових ордерів. Інакше, якщо цю роботу робить бухгалтер або касир, то ці документи не є обов'язковими згідно із законом, але бажані для контролю пересування коштів самим підприємцем.

Для ІП існує ще одне послаблення, яким допускається зміна показників у документах, пов'язаних з касовими операціями, але не в РКО (розрахунково-касовий ордер) і ПКО (прибутково-касовий ордер). Виторг підприємці не мають права витрачати на такі цілі:

виплачувати позички банку або відсотки за ними;
заборонено з цими грошима проводити дії з цінних паперів;
проводити виплати за оренду нерухомості;
організовувати чи проводити азартні ігри.

Для ІП, які надають послуги населенню, скасовано застосування касових апаратів, якщо вони надають бланки суворої звітності. Для інших індивідуальних підприємців та малого бізнесу наявність касового апарату є обов'язковою.

Застосування апаратів для ІП зі специфічним видом торгівлі (торгівля з цистерн, на ярмарках, у кіосках та прийом склотари) з 2015 року не потрібне.

Детальніше про новий закон — на наступному відео:

Ведення касових операцій для юридичних осіб

Для всіх юр. осіб запроваджено обмеження на зберігання готівки. Вони зобов'язані здавати гроші у банк чи фінансову організацію, пов'язану угодою ведення подібних операцій із Банком Росії. При цьому банк або організація повинні забезпечити інкасацію, підрахунок, упаковку та перевезення готівки. особи з подальшим їх зарахуванням з його розрахунковий рахунок.

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Цільова витрата касових грошей

За законодавством юридичні особи, а також ІП та малий бізнес мають право витрачання касових грошей виключно:

на видачу зарплат та авансових платежів працівникам, які включені до платіжних відомостей зарплатного фонду;
на оплату соціальних потреб, наприклад, лікарняного листа;
на оплату страхових випадків, при тому, що фізособа оплачувала свій договір готівкою та не більше 100 000 рублів за одним договором;
на видачу готівки для споживчих потреб працівника підприємства, не пов'язаних з його безпосередньою діяльністю, але не більше 100 000 рублів;
для розрахунку за товар або надані послуги (це не стосується купівлі цінних паперів);
для повернення грошей клієнтам при поверненні товару або невиконанні наданої ним послуги.

За старим законодавством підприємство, ІП чи юридична особа не мали права видавати касові гроші на споживчі кредити своїм працівникам. За новим законом споживчий кредит може бути будь-якого характеру, тобто не обов'язково на купівлю побутової техніки чи автомобіля, а й навчання чи інші потреби. Головне, щоб він не перевищував встановленого законодавством ліміту та видавався у рублях.

Витрата грошей з рахунку підприємства, ІП та юридичної особи

За прийнятою вказівкою ІП та підприємства мають право витрачати готівку з каси, якщо вони надійшли туди з їхнього особистого рахунку. Це можуть бути витрати:

на будь-які операції із цінними паперами;
на виплати з оренди нерухомості;
на будь-які оплати за позиками — від повного погашення, до виплат відсотків.

За цим законодавством узаконено ліміт у 100 000 рублів за кожен договір окремо. Це стосується розрахункових рахунків фізичних осіб.

Організація касових операцій та документи

Касовий працівник призначається самі підприємцем, або операції він проводить особисто. Кожна грошова операція повинна супроводжуватися видатковими та прибутковими ордерами. Підпис на документах має бути лише особи, уповноваженої її ставити – бухгалтера чи касира, а також обов'язкова наявність печатки чи штампу, на яких вказано реквізити, що підтверджують законність цієї грошової операції.

При кожному надходженні чи видачі готівки касир повинен вносити суми до касової книги. Наприкінці роботи він зобов'язаний звіряти дані в книзі з показниками РКО і ПКО і вказувати в книзі залишки готівки, після чого ставити свій підпис. За наявності бухгалтера той має звіритися з цими показниками, чи керівник робить це особисто.

Касова документація

Залежно від обсягів підприємства чи за бажанням його керівника ведення касових операцій може проводитись як у відповідній книзі, так і в електронному вигляді. Касовими називають прибуткові та видаткові ордери. Для їх правильного оформлення потрібно таке:

складання документації проводиться головним бухгалтером чи бухгалтером фірми чи касиром;
дана відповідальна особа чи особи мають бути прописані у спеціальному документі за підписом керівника підприємства;
з ними має бути укладено договір про надання ними відповідних послуг підприємству за підписами всіх зазначених у ньому осіб та керівника фірми;
касові ордери може вести сам керівник підприємства.

Правила отримання прибуткового ордера

Насамперед касиру слід перевірити справжність підпису керівника або уповноваженої ним особи на прибутковому касовому ордері та звірити її із зразком. Потім він зобов'язаний перевірити зазначені у документах цифри з кількістю отриманої ним готівки. При повній відповідності суми за документами та у наявності касир може підписати касовий ордер та підтвердити цю операцію своєю печаткою.

У разі невідповідності суми готівки із зазначеними цифровими або великими даними у прибутковому ордері касир має право відмовитися прийняти готівку.

Він може вимагати видати суму, що бракує, людині, яка їх вносила. У разі відмови прибутковий документ може бути віддано бухгалтеру чи керівнику підприємства для передруку до ухвалення фактичної суми, а перший прибутковий документ перекреслюється. На кожного платіжного агента оформляється новий прибутковий ордер відповідно.

Правила отримання видаткового ордера

Будь-які операції з видачі готівки проводяться при оформленні видаткових касових ордерів. При отриманні відповідної відомості касир зобов'язаний звірити підпис бухгалтера чи керівника на документі із зразком, а також зазначені у ньому суми із фактом готівки. Суми при цьому мають бути зазначені як у цифрах, так і прописом.

Видача готівки може проводитися лише за умови пред'явлення одержувачем посвідчення особи. При цьому касир повинен звірити прізвище одержувача із зазначеними даними у видатковому ордері, а фотографію з його пред'явником. Він також зобов'язаний підготувати необхідну до видачі суму, дати відомості одержувачу для підпису, а потім ще раз перерахувати гроші за його безпосередньої уваги.

При видачі грошей за довіреністю одержувач зобов'язаний пред'явити свої документи та довіреність, засвідчену нотаріусом, а також її завірену копію.

При видачі готівки у разі касир зобов'язаний у відомості перед графою підпис написати власноруч «за дорученням» і подати підпис одержувачу. Копія довіреності при цьому прикріплюється до видаткового касового документа, на якому касиру слід поставити підпис про видачу готівки цій особі.

Касир не зобов'язаний приймати претензії від одержувача у тому випадку, якщо їм не було перераховано гроші біля каси відразу при їх отриманні.

Видача готівки під звіт

За чинним законодавством можна видавати готівку співробітнику фірми під звіт на потреби підприємства. При цьому видатковий ордер має бути оформлений за письмовою заявою підзвітної особи, в якій вона зобов'язана вказати необхідну суму, мету отримання готівки та на який термін. Цей документ може бути підписаний бухгалтером чи керівником підприємства.

Новий ордер на видачу готівки під звіт може бути оформлений лише після погашення одержувачем попереднього платежу. Гроші можуть видаватися під звіт не лише працівникам підприємства, а й особам, з ким фірма має цивільно-правові угоди, наприклад, партнерські.

Визначення ліміту каси

За новим законодавством № 3210-У від 11.03.2014 кожна компанія зобов'язана видати наказ щодо організації про допустиму суму готівки, що залишається наприкінці робочого дня в касовому апараті. Ця сума має бути максимально допустимою для зберігання в касі після закриття даних у касовій книзі.

Все, що знаходиться вище за цей ліміт, має бути передано до банку на зберігання. Винятком є дні з видачею авансу чи зарплат працівникам підприємства чи святкові дні, коли банки закриті, а касові операції у своїй проводилися. Для ІП та малого бізнесу ліміт на готівку в касі не встановлюється.

Як визначити касовий ліміт для підприємства та юридичної особи

Для юридичних осіб термін отримання та підрахунку грошей не повинен перевищувати 92 дні.

При цьому термін здачі готівки до банку не може бути більше тижня. Тобто сума, зібрана за встановлений підприємством час, ділиться на кількість днів з урахуванням проміжку здачі готівки до банку, і таким чином виводиться максимально допустимий щоденний ліміт грошей у касі на кінець робочого дня.

Вся документація щодо ведення операцій з готівкою, будь то касові книги або електронні їх еквіваленти, зберігаються у строки, встановлені самим підприємцем. В електронних варіантах касових книг жодних змін чи поправок вносити не можна, на відміну їх паперових аналогів.

Зміни у 2016 році

У 2016 році з'являється безліч нововведень щодо касових операцій:

Для юридичних осіб діятиме обмеження, пов'язане із зберіганням готівки, за яким вони будуть зобов'язані щодня здавати гроші до якоїсь фінансової організації. Вона, у свою чергу, повинна забезпечувати основні операції – підрахунок, перевезення, інкасацію тощо.
У 2016 році згідно із законом мають використовуватися нові касові апарати, які мають функцію збору та надсилання даних до податкових органів через інтернет. Крім того, і чеки зможуть готуватися та передаватися клієнтам у режимі онлайн. При цьому необов'язково відразу купувати новий апарат: старим можна буде користуватися до моменту закінчення реєстрації (проте термін використання не може перевищувати 7 років) або за відсутності можливості користування інтернетом.
Для індивідуальних підприємців спрощується ведення документації: вони можуть оформляти касові документи. Наприклад, з 2016 року необов'язкове ведення видаткового та прибуткового касового ордера.
Також для ІП дозволено відсутність касового ліміту (це нововведення стосується також юридичних осіб, які є малими підприємствами).

Нововведення у 2018 році

У 2018 році триває процес впровадження касової техніки нового зразка, що має назву «онлайн каса». Тепер дані про касові операції зберігаються на спеціальному фіскальному накопичувачі і передаються безпосередньо до Федеральної податкової служби за допомогою каналів зв'язку.

Покупці можуть скористатися послугою надсилання відомостей про покупку на адресу електронної пошти або на телефон.

З 31 березня 2018 року таку ККТ мали встановити підприємці та організації, які займаються продажем алкогольної продукції. А до 1 липня 2018 року нові онлайн каси мають використовувати вже всі, за деяким винятком.

Про ці зміни в законодавстві дивіться в наступному відеосюжеті:

Касові операції – це дії, пов'язані з витратою чи прийомом готівки підприємствами. Регулює регламент ведення касових операцій Вказівка Банку Росії від 11.03.2014 р. N 3210-У. Пересування коштів супроводжується касової документацією.

Послідовність оформлення касових операцій

Прийом чи видача готівки роблять виключно у день написання відповідного ордера чи відомості. Винятком є видача заробітної плати. Заповнюються бланки чорнилом темного кольору (чорним або синім). Касова документація має бути затверджена штампом підприємства, підписами касира або відповідальної особи та головного бухгалтера. Помилки у документації забороняються.

Важливо! Виправлення документації проводять шляхом закреслення лінією неправильної інформації та написанням вірних даних. Виправлення підтверджується підписом касира із зазначенням ПІБ.

Допускається варіант ведення касової документації керівником. У разі підпис на бланках ставить він. Якщо підприємстві існує штат касирів, то документація підтверджується підписом головного касира.

Надходження грошей до каси

Прийом готівки проводиться упорядкуванням ПКО. У бланку вказується контрагент, сума та підстава зарахування коштів. Сумовий коефіцієнт прописується цифрами та у літерній варіації. Правильність інформації підтверджують підписи бухгалтера та касира з відбитком штампу підприємства.

Порядок ведення касових операцій на підприємстві зобов'язує касира при прийомі готівки контролювати такі пункти:

Збіг суми, прописаної у ПКО фактичної присутності банкнот;
Наявність документації, показаних у бланку ордера;
Підтвердження операції підписами та штампом.

При зарахуванні цінностей до каси матеріально-відповідальна особа зобов'язана перерахувати поштучно або полистно гроші. При цьому банкноти і монети, що здає, повинен простежити за маніпуляціями касира, проконтролювавши його дії. Звіривши всі дані ордера та суму, касир засвідчує операцію підписом та штампом підприємства. Ведення касових операцій регламентує обов'язкову видачу квитанції особі, яка вносила гроші.

Якщо підприємстві застосовують ККТ чи БСО, то дозволяється складання єдиного ПКО на повну суму рухів протягом дня. Причиною створення прибуткового ордера є чеки, коріння касової стрічки.

Видача коштів

Правила ведення обліку касових операцій свідчать, що витрата коштів супроводжується:

Видатковим касовим ордером;
Відомістю.

У бланку необхідно вказати кому, на якій підставі та скільки видається грошей. Бланк підтверджується підписами касира, бухгалтера та відбитком фірми. До РКО повинні приєднуватися документи, що свідчать про мету видачі готівки. На документації має бути підпис начальника чи уповноваженої особи, що дозволяє відпустку коштів.

Порядок ведення каси стверджує, що відпустка зарплати може виконуватися із зарплатних відомостей. У такому разі до відомості пишеться РКО на загальну суму, але ПІБ та інформація документів, що засвідчують особу, не вказуються. Термін видачі зарплати не повинен бути більшим за 5 днів, враховуючи дату отримання банкнот у банку.

Як зобов'язує правильне ведення касових операцій, напроти кожного прізвища працівника, який отримує заробітну плату, обов'язково є наявність підпису про одержання розрахунку. Якщо хтось із робітників не встиг забрати гроші у п'ятиденний термін, то навпроти його рядка з ПІБ ставлять позначку «депоновано». Далі касир проводить такі операції:

Перевіряє відпущену суму з депонованою;
Ставить відповідні позначки у бланках;
Підписує документацію до бухгалтера.

Фінанси, що залишилися, підлягають поверненню до банку. На суму депонованих готівки складається видатковий ордер, а в касовій книзі вказується запис про депонування. У РКО немає потреби писати прізвища – досить просто вказати, що сума в ордері депонована. Одноразова видача зарплати не потребує складання відомості. Якщо людина отримує розрахункові, доцільно скласти РКО.

Відпуск грошей під звіт порядок та правило ведення касових операцій дозволяється лише після підпису директора та написання заяви підзвітною особою. Якщо підзвітний працівник не прозвітував за попередні видані гроші, то готівку йому віддавати не можна. Тільки після абсолютного розрахунку та внесення невикористаних грошей до каси можна видати наступну суму під звіт.

Основні правила ведення касових операцій дозволяють провести відпустку грошей за дорученням. Операція проходить у кілька етапів:

Контроль автентичності довіреності;
Звіряння даних у бланку;
Відпустка фінансів під підпис;
Вказівка РКО у книзі.

Касир зобов'язаний ревізувати ПІБ, написану в довіреності з інформацією документах, що засвідчують персону. Якщо таких видач проводиться кілька разів на день, то у відомості навпроти прізвища адресата ставиться позначка «за довіреністю».

Бланк довіреності прикріплюється до касових документів. Якщо одержувач має забрати гроші за дорученням не так на одному підприємстві, робиться копія бланка і прикріплюється до РКО.

Касова книга

Порядок ведення та облік касових операцій зобов'язує реєструвати всі ПКО та РКО у касовій книзі, яка пишеться касиром у день пересування матеріалів у касі. На кожній сторінці вказується залишок готівки на початок дня, реєструються ПКО та РКО або відомості. Наприкінці підбивається результат оборотів протягом дня у касі, підтверджується залишок готівки наприкінці дня.

Важливо! Касова книга має бути прошита із зазначенням нумерації кожної сторінки, а наприкінці затверджена підписами начальника та бухгалтера, штампом об'єднання з підтвердженням кількості сторінок у документі.

Перевірка каси здійснюється щоденно. Після звірки записів у книзі касир ставить свій підпис. Цим він підтверджує наявність зазначеної наприкінці дня суми у сейфі на заощадженні. Після складання звітної сторінки за день свій підпис залишає головний бухгалтер чи директор, якщо посада бухгалтера в штаті відсутня.

Наявність касової книги є обов'язковою на всіх підприємствах та організаціях. Бізнесмени, які проводять облік доходів та витрат у матеріальних показниках, розписувати книгу не повинні.

Вказівка про порядок ведення касових операцій дозволяє два варіанти заповнення касової книги:

На папері;
У електронній версії.

Паперовий варіант відрізняється заповненням документації від руки. У цьому випадку можливе використання комп'ютера. Роздруковані, написані від руки бланки затверджуються особистими підписами та відбитком підприємства. Виправлення в таких бланках допустимі, але повинні мати підписи та ПІБ виправника. Попередні позначення повинні легко читатися.

Правила ведення касових операцій дозволяють ведення касової книги у електронній версії. У такому разі організація повинна мати електронний підпис і печатку, стежити за цілісністю якої має відповідальна особа. Фірма повинна забезпечити все для збереження електронного підпису та друку. Помилки в електронній касовій книзі неприпустимі. Це один єдиний мінус електронної версії книги.

Ліміт каси

Берегти кількість готівок, що не має меж, забороняється. Порядок ведення касових операцій зобов'язує визначати ліміт каси. Ліміт каси – це сума, яку можна зберігати у сейфі на кінець дня. Визначати обмеження готівки обов'язково для підприємств та організацій. Відповідно до нововведень у законодавстві з 2017 року ліміт каси необов'язковий для ІП та підприємств малого бізнесу. Також це нововведення дозволяє встановлювати ліміт двома способами:

Виходячи з обсягу надходжень до каси;
Виходячи з обсягу видачі готівки.

Ліміт підприємства встановлюють самостійно, використавши розрахунок. Про затвердження ліміту каси складається указ, підписаний директором. Касир повинен суворо стежити, щоб встановлений ліміт не порушувався – всі зайві гроші повинні здаватися до банку. За порушення ліміту каси загрожують штрафи.

Вибраний метод розрахунку ліміту каси необхідно довести. Наприклад, вказати, що надходження грошей за день перевищує їхню видачу. Вказівку причини вибору способу розрахунку ліміту підтверджують у відповідному указі директора підприємства.

Важливо! За порушення ліміту каси загрожує штраф у сумі від 40000 до 50000 рублів для організації та 4000 – 5000 рублів відповідальної особи.

Під час перевірки підприємства інспектори насамперед звертають увагу на касову книгу. Якщо з'ясується, що перевищено ліміт каси, то штрафу не уникнути. Щоб не потрапити під штрафні санкції, потрібно дотримуватися ліміту каси, стежити за правильністю заповнення касових документів та дотримуватися регламентів роботи каси.