कर रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए आदेश। प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का आदेश

व्यावसायिक लेनदेन के निष्पादन से जुड़े सभी दस्तावेजों पर पहले व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। इसके बिना उन्हें अमान्य माना जाता है. प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है?

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

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कोई भी दस्तावेज़ तभी वैध माना जाता है जब उसे ठीक से निष्पादित किया गया हो। वहीं, दस्तावेज़ीकरण के प्रकार के आधार पर इसके प्रमाणीकरण के तरीके भी भिन्न-भिन्न होते हैं।

इस प्रकार, लोगों के एक बहुत ही संकीर्ण दायरे को प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है। प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है?

मूल जानकारी

संगठन में किए गए किसी भी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेज के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए। इन्हें प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ कहा जाता है।

इनके आधार पर लेखांकन किया जाता है। प्राथमिक दस्तावेजों के लिए मुख्य आवश्यकताओं में से एक उन पर जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर की उपस्थिति है।

इस मामले में, कोई दस्तावेज़ तभी वैध होता है जब वह किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्रमाणित हो जिसके पास प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार हो।

प्राथमिक दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने का अधिकार रखने वाले व्यक्तियों की सूची को एक विशेष आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। संगठन के कुछ प्रतिनिधियों को उनके पद के आधार पर यह अधिकार प्राप्त है।

कभी-कभी यह सूची संगठन में दर्ज की जाती है। कुछ मामलों में, हस्ताक्षर करने का अधिकार तीसरे पक्ष को दिया जा सकता है।

"लेखा कानून" के पिछले संस्करण में यह आवश्यक था कि प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार रखने वाले व्यक्तियों की सूची को मुख्य लेखाकार के साथ समझौते में सीधे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाए।

संशोधित कानून किसी के अनुमोदन या समझौते का प्रावधान नहीं करता है।

और फिर भी, वित्त मंत्रालय का मानना ​​है कि प्राथमिक दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने का अधिकार रखने वाले व्यक्तियों की सूची को प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

संगठन के भीतर प्राधिकार का स्पष्ट वितरण अस्पष्टताओं और गलतफहमियों को रोकेगा।

परिभाषाएं

हस्ताक्षर किसी अधिकारी या किसी विषय के अधिकृत प्रतिनिधि का हस्तलिखित हस्ताक्षर है, जो किसी दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है या उसकी प्रति को प्रमाणित करता है।

हस्ताक्षर लगभग किसी भी आधिकारिक दस्तावेज़ का अनिवार्य विवरण है। "हस्ताक्षर" विशेषता में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक;
• व्यक्तिगत पेंटिंग;
• पेंटिंग का डिकोडिंग (अंतिम नाम और आद्याक्षर)।

एक महत्वपूर्ण बारीकियां यह है कि किस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए हैं। किसी फॉर्म पर दस्तावेज़ बनाते समय, "हस्ताक्षर" विवरण के भाग के रूप में संगठन का नाम इंगित करना आवश्यक नहीं है।

यदि दस्तावेज़ एक नियमित शीट पर तैयार किया गया है, तो संगठन का नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का अर्थ है कि इस तरह से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ में पूर्ण कानूनी बल है। यानि कि यह किसी भी परिस्थिति में एक आधिकारिक दस्तावेज माना जाता है।

इस श्रेणी में क्या आता है

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में कुछ व्यावसायिक लेनदेन के परिणामस्वरूप प्रारंभिक डेटा वाले दस्तावेज़ शामिल होते हैं।

उदाहरण के लिए, इनमें शामिल हैं:
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वगैरह।

लेखांकन में, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के बिना ऐसा करना असंभव है। ऐसे दस्तावेज़ों का उपयोग किसी भी व्यावसायिक लेनदेन के पूरा होने के समय या उसके पूरा होने के तुरंत बाद दस्तावेज़ बनाने के लिए किया जाता है।

प्राथमिक दस्तावेज़ों के आधार पर ही आगे की सभी लेखांकन प्रक्रियाएँ की जाती हैं।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का मुख्य उद्देश्य पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन की कानूनी वैधता की पुष्टि करना है।

साथ ही, निष्पादित कार्यों के लिए व्यक्तिगत निष्पादकों की जिम्मेदारी स्थापित की जाती है। अधिकांश प्राथमिक दस्तावेज़ों के लिए, एकीकृत प्रपत्र प्रदान किए जाते हैं।

इसके अभाव में संगठन को दस्तावेज़ का स्वरूप स्वयं विकसित करने का अधिकार है। लेकिन किसी भी स्थिति में, प्राथमिक दस्तावेज़ में आवश्यक रूप से निम्नलिखित विवरण होने चाहिए:

• दस्तावेज़ का नाम;
• तैयारी की तिथि;
• संगठन का नाम;
• व्यवसाय संचालन की सामग्री;
• जिम्मेदार अधिकारियों की सूची;
• जिम्मेदार व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

कानूनी आधार

एक आदेश और पावर ऑफ अटॉर्नी के बीच कुछ अंतर हैं। किसी विशिष्ट अधिकारी के संबंध में संगठन की ओर से प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का आदेश जारी किया जाता है।

यह इस कर्मचारी के साथ पूरी अवधि के लिए कार्य करता है। मूलतः, आदेश उन दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार स्थापित करता है जो आंतरिक हैं।

पावर ऑफ अटॉर्नी किसी विशिष्ट व्यक्ति को जारी की जाती है, चाहे वह किसी भी पद पर हो। हमेशा की तरह, पावर ऑफ अटॉर्नी एक निर्दिष्ट अवधि के लिए जारी की जाती है।

किसी संगठन की ओर से हस्ताक्षर करने का अधिकार देने का प्रयोग संगठन के कर्मचारियों और तीसरे पक्ष दोनों के संबंध में किया जा सकता है।

लेकिन मुख्य लेखाकार को पहले हस्ताक्षर का अधिकार नहीं दिया जा सकता है, साथ ही अन्य कर्मचारी जिन्हें दूसरे हस्ताक्षर का अधिकार है।

रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 185, पैराग्राफ 1 के अनुसार, पावर ऑफ अटॉर्नी एक व्यक्ति द्वारा दूसरे व्यक्ति को जारी किया गया एक लिखित अधिकार है। प्राप्तकर्ता वह व्यक्ति होता है जिसके समक्ष अधिकृत प्रतिनिधि कानूनी इकाई के हितों की देखभाल करेगा।

पावर ऑफ अटॉर्नी तीन साल से अधिक की अवधि के लिए जारी नहीं की जा सकती है। यदि कोई समाप्ति तिथि नहीं है, तो दस्तावेज़ की तारीख से एक वर्ष माना जाता है।

निर्माण की तारीख बताए बिना पावर ऑफ अटॉर्नी फॉर्म को शून्य () माना जाता है।

इन मानकों के आधार पर, परिसमापक को सीधे प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

यदि परिसमापक के चुनाव के बाद प्राथमिक दस्तावेज पर निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो इसे कानूनी मान्यता नहीं दी जा सकती है। यह महानिदेशक की शक्तियों की समाप्ति के कारण है, और उनकी बर्खास्तगी बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है।

क्या संगठन के गैर-कर्मचारी के लिए यह संभव है?

एक व्यक्ति जो संगठन का कर्मचारी नहीं है वह प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकता है और उन पर मुहर भी लगा सकता है। आधार पावर ऑफ अटॉर्नी है।

इसके अनुसार, संगठन के प्रमुख के निर्णय से व्यक्तियों को प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया जा सकता है।

अर्थात् सैद्धान्तिक रूप से कोई भी व्यक्ति अधिकृत प्रतिनिधि बन सकता है। व्यवहार में, संगठन की ओर से हस्ताक्षर करने का अधिकार निहित है।

लेकिन चूंकि कानून में इस बारीकियों पर जोर नहीं दिया गया है, इसलिए किसी भी व्यक्ति को जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची में शामिल किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, आपको मुख्य लेखाकार को हस्ताक्षर करने का अधिकार देने की आवश्यकता हो सकती है।

इसके अलावा, कानून किसी व्यक्ति को कोई भी कार्य करने के लिए विशेष शक्तियां देने पर रोक नहीं लगाता है।

कोई भी व्यक्ति प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार प्राप्त कर सकता है यदि उसके पास संगठन के अधिकृत व्यक्ति से पावर ऑफ अटॉर्नी है।

संगठन की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी मुख्य कार्यकारी के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर () द्वारा प्रमाणित होने के बाद जारी की जाती है। ऐसी पावर ऑफ अटॉर्नी के लिए नोटरीकरण की आवश्यकता नहीं होती है।

व्यक्तिगत उद्यमी के लिए कौन हस्ताक्षर कर सकता है?

कर कानून में व्यक्तिगत उद्यमियों को प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार अन्य व्यक्तियों को सौंपने की अनुमति देने वाला कोई नियम नहीं है।

वीडियो: शुरुआती लोगों के लिए लेखांकन, प्राथमिक दस्तावेज़

एक व्यक्तिगत उद्यमी को सभी प्राथमिक दस्तावेजों पर स्वयं हस्ताक्षर करना होगा। यदि दस्तावेज़ों पर विभिन्न अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो उन्हें लेखांकन के लिए स्वीकार नहीं किया जा सकता है।

इसके अलावा, कर अधिकारी इसे कानून का उल्लंघन मान सकते हैं और व्यक्तिगत उद्यमी को इसके लिए जिम्मेदार ठहरा सकते हैं। एक नियम के रूप में, इससे अतिरिक्त कर शुल्क लगता है।

नकद दस्तावेजों के लिए, व्यक्तिगत उद्यमियों के अलावा, उन पर एक रोजगार अनुबंध के तहत एक पद के लिए नियुक्त कैशियर द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं (विनियमन संख्या 373-पी दिनांक 12 अक्टूबर 2011, खंड 1.6, खंड 2.1)

संघीय कानून संख्या 129 (अनुच्छेद 9, अनुच्छेद 7) के अनुसार, कर प्राधिकरण को कागजी रूप में इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेजों की प्रतियों की आवश्यकता हो सकती है।

लेखांकन और कर दस्तावेज़ीकरण के बीच स्पष्ट रूप से अंतर करना बेहद कठिन है। इसलिए, सबसे लंबी अवधारण अवधि का पालन करना बेहतर है, यानी दस्तावेज़ को कम से कम पांच साल तक रखें।

किसी भी दस्तावेज़ के लिए, भंडारण अवधि दस्तावेज़ के निर्माण के वर्ष के अगले वर्ष की पहली जनवरी से शुरू होती है।

प्राथमिक दस्तावेज़ संगठन के दस्तावेज़ी आधार का आधार हैं। इसके रजिस्ट्रेशन के नियमों को जानना और उनका पालन करना जरूरी है।

प्राथमिक दस्तावेजों पर अनुचित हस्ताक्षर न केवल कर निरीक्षणालय से दावों का कारण बन सकते हैं, बल्कि समग्र रूप से संगठन की गतिविधियों को भी बाधित कर सकते हैं।

ध्यान!

• कानून में बार-बार बदलाव के कारण, कभी-कभी जानकारी वेबसाइट पर अपडेट करने की तुलना में अधिक तेजी से पुरानी हो जाती है।
• सभी मामले बहुत व्यक्तिगत हैं और कई कारकों पर निर्भर करते हैं। बुनियादी जानकारी आपकी विशिष्ट समस्याओं के समाधान की गारंटी नहीं देती है।

यही कारण है कि मुफ़्त विशेषज्ञ सलाहकार आपके लिए चौबीसों घंटे काम करते हैं!

प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसी आदेश या पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर अधिकारियों या व्यक्तियों को हस्तांतरित किया जा सकता है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के अधिकार का प्रत्यायोजन उद्यम के कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों के तर्कसंगत वितरण की अनुमति देता है, और इसके प्रबंधन के लिए - कुछ छोटे लेखांकन और कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने में लगने वाले समय को कम करने के लिए। लेख किसी उद्यम के प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार हस्तांतरित करने की प्रक्रिया का वर्णन करता है।

लेख से आप सीखेंगे:

संगठन में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है?

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या हैं?

प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए नमूना पावर ऑफ अटॉर्नी तैयार करने की आवश्यकताएं

बाहरी लेनदेन को अंजाम देने और प्रमाणित करने के लिए, प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए अक्सर पावर ऑफ अटॉर्नी की आवश्यकता होती है। यह वैधानिक दस्तावेजों के आधार पर उद्यम की ओर से कार्य करने वाले निदेशक द्वारा जारी किया जाता है। इस मामले में, यह वह है जो प्रिंसिपल के रूप में कार्य करता है। प्रत्ययी संगठन का नहीं, बल्कि स्वयं का प्रतिनिधित्व करता है। इसलिए, पावर ऑफ अटॉर्नी, एक नियम के रूप में, अधिकृत व्यक्ति की स्थिति को इंगित नहीं करती है, और वह व्यक्ति स्वयं दिए गए उद्यम का कर्मचारी नहीं है।

वर्तमान में, पावर ऑफ अटॉर्नी की वैधता अवधि के संबंध में कोई प्रतिबंध नहीं है, आप कोई भी निर्दिष्ट कर सकते हैं; लेकिन एक अनिवार्य शर्त जिसके बिना ऐसे दस्तावेज़ में कोई कानूनी बल नहीं होगा, प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करने की तारीख है। इस घटना में कि इसकी वैधता अवधि निर्दिष्ट नहीं है, यह दस्तावेज़ जारी होने की तारीख से केवल एक वर्ष के लिए वैध होगा।

टिप्पणी: यदि प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए अटॉर्नी की शक्ति अधिकृत व्यक्ति से रद्द कर दी जाती है, तो उन सभी समकक्षों को, जिनके साथ उसने पावर ऑफ अटॉर्नी के तहत बातचीत की थी, इस बारे में चेतावनी दी जानी चाहिए।

अगर हस्ताक्षर के लिए पावर ऑफ अटॉर्नीप्राथमिक दस्तावेज़ ऐसे व्यक्ति को जारी किए गए थे जो उद्यम का कर्मचारी है, यह उसके रोजगार अनुबंध या इस दस्तावेज़ के अतिरिक्त समझौते के पाठ के साथ-साथ नौकरी विवरण में भी प्रतिबिंबित होना चाहिए। उसे समीक्षा की तारीख दर्शाते हुए अतिरिक्त समझौते और नौकरी विवरण दोनों पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होगी।

प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए अटॉर्नी की एक नमूना शक्ति नीचे प्रस्तुत की गई है।

प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार पर आदेश- किसी ऐसे व्यक्ति (व्यक्तियों) को प्रासंगिक शक्तियां सौंपते समय ऐसे दस्तावेज़ के नमूने की आवश्यकता हो सकती है जिनके पास अपने आधिकारिक कर्तव्यों के कारण ऐसा अधिकार नहीं है। इस ऑर्डर में कई विशेषताएं हैं - आइए उन पर नजर डालें।

प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार कैसे हस्तांतरित करें, इस पर हमारे वीडियो निर्देश देखें:

आपको हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए आदेश की आवश्यकता क्यों है?

रूसी संघ के वित्त मंत्रालय ने 4 दिसंबर 2012 संख्या पीजेड-10/2012 की सूचना में, 6 दिसंबर 2011 संख्या 402-एफजेड कानून "ऑन अकाउंटिंग" के प्रावधानों पर टिप्पणी करते हुए राय व्यक्त की कि एक आर्थिक इकाई का प्रमुख उन व्यक्तियों की सूची को मंजूरी देने के लिए बाध्य है जो प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत हैं।

विभाग की स्थिति कला के प्रावधानों पर आधारित है। कानून संख्या 402-एफजेड के 7 और 9 और इसे कला के अनुच्छेद 3 में स्थापित नियम के सापेक्ष कानून के क्रमिक नियम को परिभाषित करने वाला माना जा सकता है। 21 नवंबर 1996 नंबर 129-एफजेड के कानून "ऑन अकाउंटिंग" का 9, जो पहले लागू था। लेखांकन को विनियमित करने वाले पिछले कानूनी कृत्यों में प्रबंधक के लिए उन व्यक्तियों की सूची को मंजूरी देने की सीधी आवश्यकता थी जिनके पास प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

वर्तमान कानून यह विनियमित नहीं करता है कि संबंधित व्यक्तियों को अपनी शक्तियां कैसे प्राप्त करनी चाहिए। व्यवहार में, रूसी संगठनों में प्रबंधन द्वारा जारी करके इन शक्तियों को समेकित करना आम बात है:

• किसी विशिष्ट व्यक्ति या व्यक्तियों की सूची द्वारा प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का आदेश;
• प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी।

आइए प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के अधिकार हस्तांतरित करने के दोनों तरीकों की बारीकियों पर अधिक विस्तार से विचार करें।

प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार कैसे प्रमाणित करें - आदेश या पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा

इस मामले में प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के आदेश और पावर ऑफ अटॉर्नी के बीच अंतर करने का मुख्य मानदंड यह है कि पहले प्रकार के दस्तावेज़ की वैधता केवल व्यावसायिक इकाई के कर्मचारियों पर लागू होती है, और दूसरे - किसी भी व्यक्ति पर लागू होती है। दस्तावेज़ में निर्दिष्ट. अटॉर्नी के आदेशों और शक्तियों को तैयार करना क्रमशः कानून की विभिन्न शाखाओं - श्रम और नागरिक द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के हस्तांतरण को प्रमाणित करने वाले एक मानक अधिनियम के रूप में एक आदेश का चुनाव उन मामलों में इष्टतम होगा जहां केवल आंतरिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का इरादा है। साथ ही, तीसरे पक्ष को अनावश्यक शक्तियां देने की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है (मुख्य रूप से कॉर्पोरेट जानकारी के हस्तांतरण की सुरक्षा के दृष्टिकोण से)।

बदले में, यदि इस या उस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने और फिर तीसरे पक्ष को हस्तांतरित करने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, परिवहन किए गए कार्गो या चालान के लिए संलग्न दस्तावेज़), तो इस मामले में पावर ऑफ अटॉर्नी की आवश्यकता हो सकती है।

पावर ऑफ अटॉर्नी और आदेश दोनों में, यह प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है:

• अधिकृत व्यक्ति का व्यक्तिगत डेटा;
• विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ों की एक सूची जिन पर एक अधिकृत व्यक्ति को हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

साथ ही, दोनों मामलों में, व्यवसाय इकाई का प्रमुख अधिकृत व्यक्ति के एक नमूना हस्ताक्षर को प्रमाणित करता है, जिसे व्यक्ति द्वारा आदेश या पावर ऑफ अटॉर्नी के एक अलग कॉलम में चिपका दिया जाता है।

मैं प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए ऑर्डर कहां से डाउनलोड कर सकता हूं - नमूना

आप हमारे पोर्टल पर हस्ताक्षर अधिकारों के लिए एक नमूना आदेश डाउनलोड कर सकते हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों की अवधारणा

किसी संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा किए गए किसी भी लेनदेन की पुष्टि दस्तावेजों द्वारा की जानी चाहिए, चाहे वह कोई समझौता, चालान या विलेख हो। ये वे दस्तावेज़ हैं जिन्हें आमतौर पर प्राथमिक कहा जाता है। उनके आधार पर, गतिविधि को कानूनी माना जाता है। कला के अनुसार. 6 दिसंबर 2011 संख्या 402-एफजेड के कानून "ऑन अकाउंटिंग" के 9, प्राथमिक रूप राज्य द्वारा विकसित एकीकृत दस्तावेजों से लिया जा सकता है, या संगठन को इसे स्वतंत्र रूप से विकसित करने का अधिकार है। लेकिन इस मामले में, आपको इसमें सभी अनिवार्य विवरणों को इंगित करने पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है (कानून 402-एफजेड के खंड 2, अनुच्छेद 9):

• दस्तावेज़ की तिथि और शीर्षक;
• संगठन का नाम (आईपी);
• व्यापारिक लेन-देन का सार;
• पद, उपनाम, जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर का स्थान।

आपको प्राथमिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए आदेश की आवश्यकता क्यों है?

प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का आदेश, एक नियम के रूप में, मुख्य लेखाकार की सहमति से उद्यम के निदेशक द्वारा शुरू और हस्ताक्षरित किया जाता है। वह उन कर्मचारियों की एक सूची संकलित और अनुमोदित करता है जिनके पास कुछ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय की जानकारी दिनांक 4 दिसंबर 2012 संख्या पीजेड-10/2012 "संघीय कानून के लागू होने पर दिनांक 6 दिसंबर, 2011 नंबर 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" अकाउंटिंग" (पीजेड-10/2012)" रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश "रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के अनुमोदन पर" दिनांक 29 जुलाई , 1998 नंबर 34एन)।

इस तरह के आदेश को तैयार करने के लगातार कारणों में से एक संगठन के प्रमुख का भारी कार्यभार और बड़े दस्तावेज़ प्रवाह है। जब उसे व्यावसायिक यात्राओं पर बार-बार यात्रा करनी पड़ती है और संगठन का काम स्वयं नहीं रुकता है, तो अनुबंध समाप्त होते रहते हैं, माल भेजा जाता है और सेवाएँ प्रदान की जाती हैं। इस मामले में, दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की ज़िम्मेदारी सौंपना ही एकमात्र सही निर्णय बन जाता है।

लेकिन हस्ताक्षर करने का अधिकार देने का आदेश भी अस्थायी हो सकता है, उदाहरण के लिए, यदि कार्मिक विभाग का प्रमुख छुट्टी पर जाता है और उस विशिष्ट समय के लिए सभी दस्तावेजों पर उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे। और यदि बॉस बीमार है और समय अज्ञात है, तो इस मामले में यह निर्धारित करना बेहतर है कि यह तब तक वैध है जब तक कि मुख्य कर्मचारी बीमार छुट्टी से वापस नहीं आ जाता।

इस मामले में, प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देने वाले आदेश में इसकी वैधता की अवधि और उन परिस्थितियों का संकेत होना चाहिए जिनके घटित होने पर यह आदेश शुरू या समाप्त हो सकता है।

लेकिन एक परिशिष्ट के साथ प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देने वाला आदेश तैयार करना अधिक सुविधाजनक है जिसमें आप कुछ प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए संभावित विकल्प निर्धारित कर सकते हैं। इस मामले में, कर्मचारियों को बदलते समय, आपको हर बार ऑर्डर बदलना नहीं पड़ेगा; यह केवल आवेदन में समायोजन करने के लिए पर्याप्त होगा।

क्या आप अपने अधिकारों को नहीं जानते?

किसी आदेश में क्या शामिल होना चाहिए या प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देना चाहिए?

आइए ऐसे आदेश तैयार करने की प्रक्रिया पर विचार करें और इसके मुख्य तत्वों पर ध्यान दें:

• दस्तावेज़ संगठन के लेटरहेड पर आवश्यक विवरण (नाम, आईएनएन, केपीपी, पीएसआरएन, कानूनी पता) दर्शाते हुए तैयार किया गया है।
• दिनांक, जारी करने का स्थान और आदेश संख्या।
• स्थापना भाग - यह आदेश तैयार करने के आधार का वर्णन करता है। यह भाग स्थिर वाक्यांशों से शुरू हो सकता है: "के संबंध में...", "उद्देश्यों के लिए...", "के आधार पर..."। यदि आधार कोई निश्चित मानक अधिनियम है, तो उसका विवरण इस भाग में दर्शाया गया है।
• क्रिया "मैं आदेश देता हूं" पता लगाने वाले और प्रशासनिक भागों को अलग करता है। यह उद्धरण चिह्नों के बिना, बड़े अक्षरों में लिखा गया है। इसके बाद एक कोलन आता है।
• प्रशासनिक भाग. अनुच्छेद एवं उप अनुच्छेद में विभाजित किया जा सकता है। प्रत्येक पैराग्राफ निर्धारित कार्रवाई, निष्पादन की समय सीमा, निष्पादक, यानी, अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक, उस व्यक्ति की स्थिति जिसे हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया गया है, वह किन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकता है, और वैधता अवधि को इंगित करता है। आदेश।
• यदि आदेश एक से अधिक कर्मचारियों को संदर्भित करता है, तो इस जानकारी को परिशिष्ट में शामिल करना अधिक सुविधाजनक होगा, इसका लिंक प्रशासनिक भाग में होगा;
• ऊपरी कोने में अनुलग्नक पर "परिशिष्ट" शब्द, उसकी संख्या (यदि एक से अधिक है) और जिस क्रम से वह संबंधित है उसका विवरण इंगित करें।
• मुख्य लेखाकार के साथ संकल्प "सहमत"।
• प्रबंधक के हस्ताक्षर.
• एक नोट जो दर्शाता है कि कर्मचारियों ने आदेश पढ़ लिया है।

हम अनुलग्नक के साथ ऑर्डर के विकल्प पर विचार करेंगे।

यहां आप प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए एक नमूना आदेश, साथ ही उसका एक परिशिष्ट भी डाउनलोड कर सकते हैं .

उदाहरण के लिए, जब कोई निदेशक छुट्टी पर जाता है या व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, तो संगठन का काम नहीं रुकता। चालान या भुगतान दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना अभी भी आवश्यक है। इन मामलों के लिए एक कर्मचारी का चयन किया जाता है जिसके पास प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार होगा, और प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए एक आदेश जारी किया जाता है - इसका एक नमूना लेखांकन नीति के साथ संलग्न करना सही होगा। लेकिन यदि आप एक व्यक्तिगत उद्यमी हैं या किसी निदेशक ने संगठन के किसी गैर-कर्मचारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार देने का निर्णय लिया है, तो इन मामलों में सभी नियमों के अनुसार अनुमोदित पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करना आवश्यक है, जो इंगित करता है कि नहीं केवल व्यक्तिगत डेटा, बल्कि उसे सौंपी गई शक्तियां भी, उनकी वैधता की शर्तों को दर्शाती हैं (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 185)।

एक हस्ताक्षर किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करता है और उसे वैध बनाता है। गलत हस्ताक्षर के कारण अदालत में चुनौती हो सकती है और कई अन्य परेशानियां भी हो सकती हैं। किसी दस्तावेज़ को अप्रवर्तनीय घोषित किए जाने पर अप्रिय स्थितियों से बचने के लिए उद्यमियों को दस्तावेज़ अनुमोदन के बुनियादी नियमों को जानना चाहिए।

• महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है, और क्या यह अधिकार दूसरों को सौंपा जा सकता है?
• कार्यालय कार्य के नियमों के अनुरूप अपना हस्ताक्षर कैसे करें?
• यदि कई लोगों को एक साथ हस्ताक्षर करना पड़े तो क्या होगा?

हस्ताक्षर आवश्यक

संगठन का संपूर्ण आर्थिक जीवन लिखित दस्तावेज़ीकरण के साथ होता है। चार्टर, रिपोर्ट, घोषणाएँ, अनुबंध और अन्य दस्तावेज़ कानूनी बल रखते हैं यदि वे लिखित रूप में बनाए गए हैं, और लेखन का प्रमाण दस्तावेज़ों पर पार्टियों या आवश्यक अधिकार रखने वाले जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर की उपस्थिति है।

हस्ताक्षर करने का अधिकार किसके पास है?

किसी विशेष दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है, यह संबंधित नियमों में स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए, जिसमें शामिल हो सकते हैं:

• संगठन के घटक दस्तावेज;
• नौकरी का विवरण;
• स्थानीय नियम;
• आदेश देना;
• आदेश देना;
• पॉवर ऑफ़ अटॉर्नी।

हस्ताक्षर का पूर्ण अधिकार(बिना पावर ऑफ अटॉर्नी या अन्य विशेष औचित्य के) का स्वामित्व एक प्रबंधक, यानी बोर्ड के निदेशक या अध्यक्ष के पास होता है। इसका डेटा राज्य रजिस्टर (यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज या यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ इंडिविजुअल एंटरप्रेन्योर्स) में शामिल होना चाहिए।

महत्वपूर्ण सूचना! यदि, किसी उद्यम को पंजीकृत करते समय, प्रबंधक अपने साथ किसी अन्य व्यक्ति या व्यक्तियों को पावर ऑफ अटॉर्नी के बिना हस्ताक्षर करने का अधिकार देता है, तो यह जानकारी भी रजिस्टर में दर्ज की जाती है।

सभी के लिए आईपी एक

एक व्यक्तिगत उद्यमी जिसे मुख्य लेखाकार के कार्यों को करने का अधिकार है, वह न केवल निदेशक के वीजा की आवश्यकता वाले दस्तावेजों पर अपना हस्ताक्षर कर सकता है, बल्कि "मुख्य लेखाकार" कॉलम में भी हस्ताक्षर कर सकता है, उदाहरण के लिए, लदान के बिल पर।

प्रॉक्सी द्वारा हस्ताक्षर

पॉवर ऑफ़ अटॉर्नीएक लिखित दस्तावेज़ है जो कुछ शक्तियां प्रदान करता है। हमारे मामले में, यह हस्ताक्षर करने के अधिकार का हस्तांतरण है। यह केवल उस व्यक्ति द्वारा जारी किया जा सकता है जिसके पास घटक डेटा के अनुसार बिना शर्त यह अधिकार है, यानी, अक्सर, प्रबंधन का प्रतिनिधि।

पावर ऑफ अटॉर्नी का प्रारूप और हस्ताक्षरित किए जाने वाले दस्तावेज़ का प्रारूप मेल खाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई लेन-देन जिसके लिए नोटरीकरण की आवश्यकता होती है, उस पर पावर ऑफ अटॉर्नी के तहत हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो पावर ऑफ अटॉर्नी को भी नोटरीकृत किया जाना चाहिए।

यदि आप नियमों का कड़ाई से पालन करते हैं, तो दस्तावेज़ में संगठन की ओर से कार्य करने के हस्ताक्षरकर्ता के अधिकार का संकेत होना चाहिए: घटक दस्तावेजों पर आधारित एक हस्ताक्षर, प्रबंधन से एक आदेश या निर्देश, एक पावर ऑफ अटॉर्नी।

टिप्पणी! यदि किसी कानूनी इकाई की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी जारी की जाती है, तो इसे निदेशक या घटक दस्तावेजों में निर्दिष्ट किसी अन्य व्यक्ति द्वारा जारी किया जाना चाहिए।

यदि निदेशक अनुपस्थित है तो दस्तावेज़ पर किसे हस्ताक्षर करना चाहिए?

यदि हस्ताक्षर करने का पूर्ण अधिकार रखने वाला व्यक्ति किसी भी कारण से हस्ताक्षर की आवश्यकता के समय अपने कार्यस्थल से अनुपस्थित है, तो यह विकल्प पहले से प्रदान किया जाना चाहिए। इस स्थिति को हल करने के कई तरीके हैं:

1. उप निदेशक या अन्य अधिकारी के हस्ताक्षर के लिए घटक दस्तावेजों में प्रावधान करें।
2. किसी अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करें (आप इसे लंबी अवधि के लिए तुरंत कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, एक वर्ष के लिए)।
3. किसी विशिष्ट दस्तावेज़ (एकमुश्त विकल्प) पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए एक आदेश या निर्देश जारी करें।
4. ऐसे मामलों में उपयोग करें जहां यह कानून का खंडन नहीं करता है।

आई.ओ. द्वारा हस्ताक्षरित

यदि दस्तावेज़ पर कार्यवाहक निदेशक या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो हस्ताक्षर करने का अधिकार उपरोक्त दस्तावेजों के आधार पर उसे सौंपा गया है। साथ ही, हस्ताक्षर में "अभिनय" को इंगित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, GOST नियमों के अनुसार, केवल पद का नाम आवश्यक है, जो अस्थायी रूप से प्रबंधन जिम्मेदारियां संभालने वाले कर्मचारी के लिए वही रहता है। दस्तावेज़ का समर्थन करते समय इसे अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। हस्ताक्षर से पहले स्लैश का उपयोग करना और "के लिए" पूर्वसर्ग का उपयोग करना भी अस्वीकार्य है।

महत्वपूर्ण सूचना!इस विवरण के डिज़ाइन के उल्लंघन में कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़ ("i.o", स्लैश या पूर्वसर्ग "for") के साथ) नोटरीकृत नहीं किए जा सकते हैं, उन्हें अदालत में चुनौती दी जा सकती है।

निदेशक के स्थान पर - कार्यवाहक निदेशक के हस्ताक्षर

यदि फॉर्म पर निदेशक का पद हस्ताक्षर के लिए इच्छित स्थान पर है, और हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति अभिनय कर रहा है, तो आपको मुद्रित वाक्यांश को काटकर हस्ताक्षरकर्ता की वास्तविक स्थिति का नाम दर्ज करना होगा। यदि अनुपस्थित प्रबंधक का उपनाम और आद्याक्षर मुद्रित हैं तो भी ऐसा ही किया जाना चाहिए। सुधार हस्तलिखित रूप में किए जाते हैं।

प्रतिकृति क्या नहीं हो सकती?

एक नमूना हस्ताक्षर की छाप, जो किसी भी कर्मचारी को देना बहुत आसान है और इसलिए उपयोग करने में बहुत सुविधाजनक है, सभी दस्तावेजों पर नहीं छोड़ा जा सकता है। कानूनी आधार निम्नलिखित दस्तावेजों पर ऐसे हस्ताक्षर करने पर रोक लगाता है, जिसके लिए किसी अधिकृत व्यक्ति की "लाइव" भागीदारी की आवश्यकता नहीं होती है:

• बैंक भुगतान से संबंधित;
• विभिन्न कथन;
• कार्मिक कागजात;
• घोषणाएँ;
• चालान;
• नकद दस्तावेज़;
• अनुबंध जिन्हें पंजीकृत करने की आवश्यकता है;
• मुख्तारनामा।

आपका यहाँ कोई काम नहीं हैएक अनुबंध के ढांचे के भीतर दस्तावेजों का आदान-प्रदान करते समय प्रतिकृति हस्ताक्षर, यदि:

• सामान्य तरीके से हस्ताक्षरित अनुबंध इस संभावना को प्रदान करता है;
• साझेदारों के बीच प्रतिकृति क्लिच के उपयोग पर एक समझौता हुआ है।

ऐसे कागजात वाणिज्यिक प्रस्ताव, पत्र, अधिनियम, विनिर्देश आदि हो सकते हैं।

अपेक्षित "हस्ताक्षर" कैसे पूरा किया जाता है?

ऐसा प्रतीत होता है कि इससे सरल क्या हो सकता है - अपना हस्ताक्षर करना? इस बीच, यह संगठन के नाम और इसकी बैंकिंग विशेषताओं जितनी ही गंभीर आवश्यकता है। इसलिए, इसके निष्पादन की शुद्धता को कार्यालय कार्य की आवश्यकताओं के साथ मेल खाना चाहिए।

हस्ताक्षर तत्व

एक प्रोप के रूप में हस्ताक्षर में तीन भाग होते हैं।

1. नौकरी का नामके अनुसार पूर्ण रूप में दर्शाया जाना चाहिए। यदि हस्ताक्षर आधिकारिक लेटरहेड पर नहीं है, तो संगठन का नाम पद के शीर्षक में जोड़ा जाना चाहिए। यह बड़े अक्षर से लिखा गया है। यह तत्व दस्तावेज़ के बाएँ किनारे पर स्थित है।
2. व्यक्तिगत हस्ताक्षर-जिसे आमतौर पर पेंटिंग कहा जाता है। इसके लिए कोई विशेष आवश्यकताएं नहीं हैं: यह या तो एक स्ट्रोक या एक या अधिक प्रारंभिक अक्षरों वाला उपनाम हो सकता है। अनकहे नियमों के अनुसार, पहले नाम से कम से कम एक अक्षर और उपनाम से तीन अक्षर स्ट्रोक से स्पष्ट होने चाहिए।
3. पूरा नाम- आद्याक्षर और उपनाम. यदि वे पहचान पत्र पर मौजूद हैं, तो इसे अक्षर ई में बिंदुओं तक पासपोर्ट डेटा से पूरी तरह मेल खाना चाहिए। हस्ताक्षर की अंतिम पंक्ति के स्तर पर रखा गया।

हस्ताक्षर स्थान

हस्ताक्षर दस्तावेज़ के पाठ से अविभाज्य है। यदि पाठ पृष्ठ के निचले भाग पर समाप्त होता है, तो हस्ताक्षर को एक अलग शीट में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है यदि इसके अलावा शीट पर कोई अन्य पाठ नहीं है। कम से कम अंतिम पैराग्राफ को स्थानांतरित करने की प्रथा है, लेकिन सही पृष्ठ क्रमांकन के बारे में मत भूलना।

यदि कई हस्ताक्षर प्रदान किए जाते हैं, तो वे पदों के नामकरण महत्व के अवरोही क्रम में एक के नीचे एक स्थित होते हैं।

आपकी जानकारी के लिए! यदि आयोग के सदस्य हस्ताक्षर करते हैं, तो उनकी वास्तविक स्थिति को नहीं, बल्कि आयोग में उनकी भूमिका ("अध्यक्ष", "आयोग के सदस्य") को इंगित करना आवश्यक है। लेकिन उन्हें अधीनता के क्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।

आईओएफ या पूरा नाम?

आद्याक्षर लगाने का क्रम - उपनाम से पहले या बाद में - रूसी संघ के राज्य मानक दिनांक 03.03.2003 एन 65-सेंट के डिक्री और संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली "दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" द्वारा निर्धारित किया जाता है। गोस्ट आर 6.30-2003"।

इन विनियमों के अनुसार, अंतिम नाम के बाद आरंभिक अक्षरनिम्नलिखित मामलों में रखा गया है:

• किसी दस्तावेज़ को किसी व्यक्ति को संबोधित करते समय (उदाहरण के लिए, ए.पी. कोरोलेवा);
• निष्पादक को निर्दिष्ट करते समय एक संकल्प घोषित करते या लागू करते समय (उदाहरण के लिए, "आदेश आई.आई. रोमानोव को सौंपा गया है")।

यदि हस्ताक्षर आवश्यक है, तो उपनाम के पहले आद्याक्षर लगाए जाते हैं. आरंभिक अक्षरों के बाद एक बिंदु होता है; वे उपनाम से एक स्थान से अलग नहीं होते हैं।

हस्ताक्षर पर मुहर

यह कुछ प्रकार की उद्यमशीलता गतिविधि के लिए अनिवार्य नहीं है, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए। लेकिन अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए, मुहर की उपस्थिति उनकी प्रामाणिकता को प्रमाणित करेगी। इसका उपयोग अनिवार्य आवश्यकताओं के अधीन है जिनका पालन किया जाना चाहिए।

1. हस्ताक्षर से पहले मुहर नहीं लगाई जा सकती, खासकर कागज की खाली शीट पर।
2. यदि दस्तावेज़ एक विशेष प्रपत्र पर तैयार किया गया है, तो इस प्रयोजन के लिए प्रदान किए गए स्थान पर एम.पी. अक्षर अंकित करके मुहर लगा दी जाती है। ("मुद्रण का स्थान")
3. अन्य मामलों में, मुहर को हस्ताक्षर के बगल में रखा जाता है; मुहर के किनारे के साथ व्यक्तिगत हस्ताक्षर के हिस्से को ओवरलैप करने की अनुमति है (लेकिन आवश्यक नहीं)। स्ट्रोक को पूरी तरह से छुपाया नहीं जा सकता, क्योंकि इसकी प्रामाणिकता को सत्यापित किया जाना चाहिए।

1. अपने प्रतिपक्ष के हस्ताक्षर प्रमाण-पत्रों की जाँच करें, खासकर यदि यह लिखित सहयोग का आपका पहला अनुभव है।
2. न केवल हस्ताक्षरकर्ता की पहचान और अधिकृत दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की जाँच करें, बल्कि उसकी वैधता अवधि की भी जाँच करें।
3. यदि किसी दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हैं, तो प्रत्येक शीट पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, न कि केवल दस्तावेज़ के अंत पर। आप दस्तावेज़ को फ़्लैश कर सकते हैं और फ़र्मवेयर के प्रत्येक स्थान पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।
4. घटक दस्तावेजों में प्रबंधन द्वारा अन्य व्यक्तियों को हस्ताक्षर करने के अधिकार के हस्तांतरण के बारे में भागीदारों को सूचित करने की प्रक्रिया प्रदान की जानी चाहिए।