نمونه دعوت نامه گردش مالی معمولی

بین شرکت ها یا دفاتر مختلف یک شرکت اغلب ظاهر می شود مکاتبات تجاری. در نامه، شما همیشه می توانید اطلاعاتی در مورد سفارش ارائه دهید، جزئیات را روشن کنید، شما را به جلسه دعوت کنید. در این مطالب، نحوه چیدمان مناسب را خواهیم فهمید دعوتنامه، نمونه ای از آن را می توانید در پایین مطالب با فرمت word دانلود کنید.

دعوتنامه- نامه رسمی که به مناسبت یک رویداد، کنفرانس، جلسه برای مخاطب ارسال می شود. دعوت نامه می تواند به منظور دعوت از شخص به مصاحبه، جلسه صادر شود. بسیاری از شرکت ها از شکل شفاهی انتقال اطلاعات متنی استفاده می کنند و دعوت نامه به عنوان وسیله ای اضافی برای نشان دادن توجه به مخاطب ظاهر می شود.

به عنوان یک سند رسمی، دعوت نامه دارای چندین مزیت است، بیایید همه آنها را به ترتیب در نظر بگیریم.

1. به لطف چنین نامه ای، می توانید به مخاطب احترام بگذارید.
2. وجود چنین نامه ای نشان می دهد که گیرنده واقعاً به رویداد دعوت شده است و باید به موقع حضور داشته باشد.
3. در صورتی که امکان تماس با او از طریق دیگری وجود نداشته باشد، می تواند برای مخاطب ارسال شود.
4. دعوت نامه همیشه جلوی چشم گیرنده خواهد بود و جلسه پیش رو را فراموش نمی کند، مثلاً اگر به عنوان سخنران در یک مراسم رسمی دعوت شده باشد.

شما می توانید چنین دعوت نامه ای را با استفاده از خدمات پست یا ایمیل روسیه ارسال کنید.

ما همچنین به شما پیشنهاد می کنیم نمونه درخواست ها-یادآوری ها، تاییدیه ها، درخواست ها را دانلود کنید.

چگونه یک دعوت نامه برای مصاحبه، جلسه یا جلسه بنویسیم؟

هر رویداد رسمی شامل شرکت کنندگان فعال و منفعل است که باید از قبل با ارسال دعوت نامه برای آنها دعوت شوند. با در دست داشتن چنین نامه ای، شرکت کنندگان در کنفرانس، سمینارها، جلسات یا جلسات قادر خواهند بود زمان خود را آماده و به طور منطقی برنامه ریزی کنند.

چنین سندی روی سربرگ شرکت با جزئیات و جزئیات تماس تهیه می شود. در گوشه بالای نامه، اطلاعات شخصی مخاطب، در صورت لزوم، نام شرکت یا شرکت ذکر شده است.

توسل به مخاطب در مرکز نوشته می شود، سپس اصل نامه به سبک آزاد بیان می شود. حتماً رویدادی را که مخاطب را به آن دعوت می کنید ذکر کنید. این می تواند یک جلسه یا مصاحبه، یک جلسه یا یک جلسه، یک کنفرانس یا یک مزه کردن و غیره باشد. حتماً نام رویداد را ذکر کنید و در صورت وجود برنامه را پیوست کنید.

دعوت نامه تجاری دعوت به نوعی رویداد است: یک کنفرانس، کار، مصاحبه، نمایشگاه، جلسه، کنسرت، شب خیریه، سمینار، جلسه و غیره.

مثال

مانند سایر انواع نامه های رسمی، دعوت نامه طبق یک الگو تنظیم می شود:

[نشانی]
[تلفن، ایمیل و غیره]
خانم ها و آقایان عزیز (ام، ام).

از شما دعوت می کنیم در [نام و/یا شرح رویداد] که در [آدرس/نام موسسه و غیره] برگزار می شود، شرکت کنید.
سازمان دهندگان [نام رویداد]: [لیست برگزارکنندگان].
ارائه کنندگان [نام رویداد]: [لیست ارائه کنندگان].
در طول [نام رویداد]: [در مورد چیست، فهرستی از موضوعات مورد بحث و غیره].
[برخی اطلاعات تکمیلی]

مطابق اطلاعات اضافی o [نام رویداد] تماس با [تلفن، ایمیل، آدرس و غیره].

مدیر کل دفتر فلان امضا V.M. باتکوویچ

مشخصات اجباری دعوت نامه: نام سازمان، کد سازمان، اطلاعات مرجع در مورد سازمان، PSRN، TIN، تاریخ، شماره ثبت، مخاطب، امضای رئیس، یادداشت در مورد مجری.

متن دعوت نامه باید کوتاه، مختصر، صحیح و مجاز نباشد تفاسیر مختلف. دعوت نامه باید تنها به یک موضوع (رویداد، رویداد) اختصاص داده شود، مگر در مواردی که ارتباط نزدیک و موقعیت آنها در یک موضوع باشد. واحد ساختاریسازمان ارسال کننده نامه در دو نسخه تنظیم شده است (نسخه دوم توسط گردآورنده، رئیس واحد ارسال کننده تایید شده و نزد سازمان ارسال کننده باقی می ماند).

برای یک رویداد

در وب سایت ما می توانید نمونه ای از دعوت نامه رسمی به این رویداد (کنسرت) را دانلود کنید:

برای یک مصاحبه

دعوت به مصاحبه نمونه.

یک الگوی مشخص برای دعوت به مصاحبه وجود دارد.

مثال 1
پترنکو الکساندر الکساندرویچ عزیز (نام کامل شما).
از ارسال رزومه خود برای موقعیت *** سپاسگزاریم. ما رزومه شما را بررسی کردیم و کاندیداتوری شما به ما علاقه مند شد. شما را به مصاحبه دعوت می کنیم که 19 تیرماه ساعت 10:00 برگزار می شود. شما توسط مدیر بخش ملاقات خواهید کرد *** - واسیلیف یوری والریویچ. با احترام، شرکت ***.

مثال 2
پترنکو الکساندر الکساندرویچ عزیز (نام کامل شما). شرکت "***" شما را به مصاحبه جهت سمت مدیر دعوت می نماید که در تاریخ 1392/10/25 ساعت 11:00 برگزار می گردد. با احترام، شرکت ***.

نامه 3.
پترنکو الکساندر الکساندرویچ عزیز (نام کامل شما). من اخیرا رزومه شما را برای موقعیت *** دریافت کردم. ما قبلاً یک نامزد برای این موقعیت پیدا کرده ایم، اما ما یک جای خالی دیگر داریم که ممکن است برای شما جالب باشد. لطفاً با [شماره] با من تماس بگیرید و جزئیات را با شما در میان بگذاریم. با احترام، آناسوف پتر نیکولایویچ.

به کنفرانس

نامه شماره 1:
همکاران عزیز!

از شما دعوت می کنیم در کنفرانس علمی [نام] شرکت کنید.

موضوع [نام] مدتهاست که توجه متخصصان را به خود جلب کرده است. در کنفرانس می خواهیم در مورد […] صحبت کنیم. و البته در مورد […] صحبت خواهیم کرد.

کار این کنفرانس قرار است با نمایشگاهی از اشیاء که موضوعات مورد بررسی را به تصویر می کشد، همراه باشد. قرار است متن گزارش ها و کاتالوگ نمایشگاه منتشر شود.

این کنفرانس در تاریخ 12 آگوست 2013 در ساعت مرکز تجاری Delopis.ru (مسکو، خیابان لئو تولستوی، 15).

درخواست ها باید تا 10 آگوست 2013 ارسال شوند.

خالصانه،
پتر پتروف

نامه شماره 2:
ایوان ایوانوویچ عزیز،

ما شما را به کنفرانس بین المللی [نام] دعوت می کنیم.

اهداف اصلی کنفرانس:
وظیفه 1
وظیفه 2
وظیفه 3

در برنامه کنفرانس:
رویداد 1
رویداد 2
رویداد 3

هزینه ثبت نام برای شرکت در کنفرانس 37000 روبل است. مالیات بر ارزش افزوده 18% (انتقال، ناهار، استراحت قهوه، لوازم التحریر).

دستور کار کنفرانس:
ثبت نام از ساعت 8:00 الی 9:00
شروع همایش ساعت 9.00

محل کنفرانس:
[نشانی]

درخواست شرکت در همایش تا 24 مرداد 1392 از طریق فرم به آدرس ایمیل زیر پذیرفته می شود: [ایمیل محافظت شده]یا [آدرس پست الکترونیکی] یا فکس: [شماره].

برای سوالات سازمانی لطفا با: [نام خانوادگی، نام مخاطب]، تلفن: [شماره]، آدرس ایمیل: [آدرس پستی] تماس حاصل فرمایید.

خالصانه،
پتر پتروف

به نمایشگاه

نامه دعوت به نمایشگاه محصولات

شرکای محترم!

20 دسامبر 2015 در مسکو بزرگترین نمایشگاه تجهیزات ساختمانی خواهد بود.

در پنج سال گذشته، این رویداد هر ساله مصرف کنندگان، توزیع کنندگان و تولیدکنندگان درویدهای ساخت و ساز بدون سرنشین را گرد هم آورده است.

نمایشگاه Robostroy یک فرصت فوق العاده برای ایجاد ارتباطات تجاری، جذب مشتریان جدید و یافتن شرکای قابل اعتماد است. غرفه‌های شرکت‌کنندگانی از کشورهای آلمان، آمریکا، ژاپن و هلند مانند گذشته با ارائه مدرن‌ترین راه‌حل‌های فنی در نمایشگاه دایر خواهند بود.

برای بازدید از نمایشگاه Robostroy باید در سایت robostroy.rf ثبت نام کنید. مراحل صدور دعوتنامه الکترونیکی ساده است و دو دقیقه بیشتر از شما وقت نمی گیرد.

محل برگزاری: مسکو، خیابان. پوشکین، د. کولوتوشکینا. شروع 20 دسامبر ساعت 13:00. ما خوشحال خواهیم شد که شما را ببینیم!

• نمونه وکالتنامه و پیشنهادات بازرگانی
• پر کردن خودکار فرم های استاندارد اسناد
• چاپ اسناد با امضا و تصویر مهر
• سربرگ با لوگو و جزئیات شما
• بارگذاری اسناد با فرمت های Excel، PDF، CSV
• ارسال اسناد از طریق ایمیل مستقیم از سیستم

Business.Ru - پر کردن سریع و راحت تمام اسناد اولیه

به صورت رایگان به Business.Ru متصل شوید

دعوت نامه یک مورد خاص از نامه اطلاع رسانی است که برای دعوت شما به برخی رویدادها (نمایشگاه، مذاکرات، جلسات، سمینارها و غیره) استفاده می شود.
تفاوت آن در این است که دعوت نامه می تواند روی سربرگ صادر نشود و دارای تزئینات هنری باشد: نقاشی ها، زیور آلات و غیره.

چگونه کار اداری و ثبت سوابق را با سهولت و سهولت ساده کنیم

ببینید Business.Ru چگونه کار می کند
وارد دمو شوید

نحوه نوشتن دعوت نامه

همانطور که در دیگران نامه های رسمی، در دعوت نامه مرسوم است که از آدرس اول شخص استفاده شود، جمع: "دعوت می کنیم"، "ما درخواست می کنیم" و غیره. (چون نویسنده نامه از طرف کل سازمان یا واحد صحبت می کند).
معمولاً (اما نه همیشه) دعوت نامه شخصاً به شخص خاصی خطاب می شود ، بنابراین از عبارت درخواست تجدید نظر شخصی استفاده می شود: "عزیز (ام، ام) ...،".
عبارات کلیشه ای نیز استفاده می شود:
"ما شما را دعوت می کنیم، ما این افتخار را داریم که شما را دعوت کنیم، شرکت کنید، بازدید کنید و غیره."
اگر به عنوان (کارشناس، مهمان و غیره) به ما مراجعه کنید، سپاسگزار، سپاسگزار و موظف خواهیم بود.»

مانند سایر انواع نامه های رسمی، دعوت نامه طبق یک الگو تنظیم می شود:

[نشانی]
[تلفن، ایمیل و غیره]
خانم ها و آقایان عزیز (ام، ام).

از شما دعوت می کنیم در [نام و/یا شرح رویداد] که در [آدرس/نام موسسه و غیره] برگزار می شود، شرکت کنید.
سازمان دهندگان [نام رویداد]: [لیست برگزارکنندگان].
ارائه کنندگان [نام رویداد]: [لیست ارائه کنندگان].
در طول [نام رویداد]: [در مورد چیست، فهرستی از موضوعات مورد بحث و غیره].
[برخی اطلاعات تکمیلی]

برای اطلاعات بیشتر درباره [نام رویداد]، با [تلفن، ایمیل، آدرس و غیره] تماس بگیرید.

مدیر کل دفتر فلان امضا V.M. باتکوویچ

مشخصات اجباری دعوت نامه: نام سازمان، کد سازمان، اطلاعات مرجع در مورد سازمان، PSRN، TIN، تاریخ، شماره ثبت، مخاطب، امضای رئیس، یادداشت در مورد مجری.

متن دعوت نامه باید کوتاه، مختصر، صحیح باشد و اجازه تفسیرهای مختلف را ندهد. دعوت نامه باید فقط به یک موضوع (رویداد، رویداد) اختصاص داده شود، به استثنای مواردی که ارتباط نزدیک و قرار گرفتن آنها در همان واحد ساختاری سازمان فرستنده باشد. نامه در دو نسخه تنظیم شده است (نسخه دوم توسط گردآورنده، رئیس واحد ارسال کننده تایید شده و نزد سازمان ارسال کننده باقی می ماند).

همین حالا با Business.Ru شروع کنید! از یک رویکرد مدرن برای مدیریت کسب و کار استفاده کنید و درآمد خود را افزایش دهید.

به صورت رایگان به Business.Ru متصل شوید

فراخوان کنفرانس با هدف اطلاع قبلی به شرکت کنندگان احتمالی این نشست در مورد مکان و تاریخ برگزاری آن تنظیم شده است. متن دعوت نامه رسمی به رویدادی از این نوع باید با در نظر گرفتن وضعیت شرکت کننده تنظیم شود. مهم است که چنین دعوتنامه ای آموزنده باشد و به گونه ای طراحی شده باشد که علاقه یک شرکت کننده بالقوه را برانگیزد.

از مقاله یاد خواهید گرفت:

• دعوت به کنفرانس برای چیست
• نحوه نوشتن دعوت نامه برای یک کنفرانس؛
• که در آن می توانید با نمونه ها و نمونه دعوت نامه های کنفرانس آشنا شوید.

دعوت به کنفرانس برای چیست؟

به عنوان یک قاعده، بسیاری از این کنفرانس ها سابقه طولانی دارند و به طور منظم، حداقل یک یا دو سال یک بار برگزار می شوند. شرکت کنندگانی که دعوت نامه ای برای کنفرانس دریافت کرده اند ممکن است این فرصت را داشته باشند که نه تنها شنوندگان گزارش های برنامه ریزی شده باشند، بلکه در صورت تمایل، ارائه یا گزارشی را در چنین جلسه ای ارائه دهند. کنفرانس ها به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا با تحقیقات و شیوه های نوآورانه آشنا شوند، راه حل ها و فناوری های آماده را دریافت کنند.

مهم است که آن دسته از سازمان هایی که در زمینه های مرتبط فعالیت می کنند، به عنوان مثال، نرم افزارهای تخصصی را توسعه می دهند یا ابزار و تجهیزات ایجاد می کنند، دعوت نامه رسمی برای رویداد دریافت کنند. هرچه دایره شرکت کنندگان در این نشست موضوعی بیشتر باشد، چنین جلسه کاری برای همه جذاب تر و مفیدتر خواهد بود. این یک فرصت عالی برای ایجاد تماس های جدید، تعیین بازار فروش و تامین کنندگان است.

بنابراین، سازمان یا چندین شرکتی که متعهد می شوند باید به دقت بررسی کنند که چه کسانی را در لیست شرکت کنندگان قرار دهند. این فهرست می‌تواند شامل شرکت‌ها و سازمان‌ها و همچنین افراد صاحب‌نظر و متخصص در موضوعی باشد که به موضوع جلسه برنامه‌ریزی شده تبدیل شده است. و حتی زمانی که رویداد سالانه برگزار می شود، دعوت نامه های کنفرانس باید حداقل دو تا سه ماه قبل برای شرکت کنندگان ارسال شود.

چنین دوره ای برای شرکت کننده دعوت شده کافی است که نه تنها بتواند امور خود را با در نظر گرفتن جلسه آتی با همکاران برنامه ریزی کند، بلکه می تواند به سازمان دهندگان در مورد تمایل خود برای تهیه گزارش یا ارائه در آن هشدار دهد. و همچنین اینکه می خواهد غرفه خود را با نمونه محصولات روی آن به نمایش بگذارد.

برای برگزارکنندگان کنفرانس بسیار مهم است که به متن دعوتنامه رسمی رویداد فکر کنند. این نه تنها باید حاوی اطلاعاتی در مورد موضوع، مکان و زمان کنفرانس باشد، بلکه باید حاوی پیشنهادهایی برای فرمت های احتمالی شرکت باشد:

• به عنوان سخنران اصلی؛
• به عنوان شنونده و شرکت کننده در بحث؛
• به عنوان یک سخنران معمولی؛
• به عنوان متصدی غرفه که نمونه هایی از محصولات خود را به نمایندگی از شرکت ارائه خواهد کرد.

سخنرانان اصلی به صورت جداگانه دعوت می شوند. چنین افرادی معمولاً فعالیت های خود را برنامه ریزی می کنند و بر این اساس باید از قبل به آنها هشدار داده شود. آنها هم کنفرانس را افتتاح می کنند و هم جلسات عمومی را به عنوان متخصص رهبری می کنند.

دعوت نامه کنفرانس که برای سایر شرکت کنندگان ارسال می شود نباید طولانی و پرمخاطب باشد و در عین حال حداکثر حاوی اطلاعات مفید. در حالت ایده‌آل، پس از خواندن پاسخ‌دهنده، نباید سؤال اضافی داشته باشد.

متن دعوتنامه رسمی به این رویداد بهتر است به چندین بلوک موضوعی - پاراگراف تقسیم شود. در صورت ارسال شخص خاص، باید با یک درخواست شخصی با نام و نام خانوادگی شروع شود، به عنوان مثال: "ایوان ایوانوویچ عزیز!". در صورت دعوت از شرکت برای شرکت، در شخص نماینده یا نمایندگانی که اطلاعات شخصی آنها ناشناخته است، مناسب است که به این آدرس مراجعه کنید: "آقایان عزیز!".

در پاراگراف دوم باید بنویسید: «از شما دعوت می‌کنیم در کنفرانس شرکت کنید»، موضوع آن را مشخص کنید یا مواردی را که در آن بررسی می‌شود فهرست کنید و سپس تاریخ و مکان برگزاری آن را مشخص کنید. اگر در این جلسه کاری تعداد زیادی دعوت کننده وجود داشته باشد و قرار است جلسات به صورت بخش برگزار شود، منطقی است که لینکی در دعوتنامه قرار دهید تا با آن آشنا شوید. برنامه مفصلجلسات کنفرانس

توجه داشته باشید: اگر دعوتنامه حاوی آدرس شخصی نیست و با عبارت «آقایان محترم!» شروع می شود، در پاراگراف بعدی کلمه «شما» باید با حرف کوچک نوشته شود.

در پاراگراف سوم دعوت نامه کنفرانس، باید معتبرترین شرکت کنندگانی را که حضورشان برنامه ریزی شده و مورد توافق است، فهرست کنید، و همچنین شرکت های بزرگی را که در آن شرکت خواهند کرد، مشخص کنید.

در بند چهارم توصیه می شود هزینه مشارکت و فرمت های حضور را مشخص کنید. به عنوان یک قاعده، شرکت کنندگانی که ارائه می دهند می توانند تخفیف های پرداخت را دریافت کنند که باید مشخص شود. همچنین لازم است مشخص شود که چکیده گزارش ها در چه زمانی و به چه صورت برای برگزارکنندگان ارسال شود. دعوتنامه همچنین باید الزاماتی را برای طراحی غرفه ها ارائه کند. در صورت لزوم می توان از شرکت کنندگان درخواست کرد که پرسشنامه ها را پر کرده و ارسال کنند.

نمونه ها، نمونه دعوت نامه های کنفرانس

هنگام نوشتن دعوت نامه یک کنفرانس، نمونه آن را می توان از اینترنت دانلود کرد، اما اگر خودتان آن را بنویسید، البته با استفاده از مثال، بهتر است. علاوه بر این، نیازی به نوشتن متن چنین نامه ای برای هر شرکت کننده به صورت جداگانه نیست.

اگر در مورد شرکت کنندگان عادی صحبت می کنیم، می توان افراد و سازمان های خاصی را طبق همان الگو دعوت کرد. یک الگوی دعوت نامه برای یک کنفرانس، که یک بار گردآوری شده است، می تواند در آینده استفاده شود و تنظیمات مربوط به آن را انجام دهد. یک دعوتنامه استاندارد برای کنفرانس، یک نمونه، در زیر ارائه شده است.

دعوت به کنفرانس نیز مطابق شکل زیر قابل انجام است.

در صورتی که دعوت نامه ای برای سخنران احتمالی یا شخصی که در میان سخنرانان اصلی افتتاح کننده کار جلسه تجاری باشد ارسال می شود، باید به صورت فردی تنظیم شود. نمونه ای از چنین دعوت هایی برای یک کنفرانس در زیر نشان داده شده است.