प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या हैं: प्रकार

प्रत्येक लेखाकार को पता होना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ों से संबंधित हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि यह दस्तावेज़ीकरण ही लेखांकन का आधार है। वे व्यापारिक लेन-देन करने के तथ्य को सिद्ध करते हैं। एक नौसिखिया लेखा विशेषज्ञ को यह समझने की आवश्यकता है कि यह क्या है, प्राथमिक दस्तावेजों की आवश्यकता क्यों है, उन्हें कैसे संकलित और संग्रहीत किया जाए। अन्यथा, नियामक अधिकारियों के साथ समस्याओं से बचा नहीं जा सकता।

कानूनी संस्थाएं और निजी उद्यमी केवल कुछ प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के आधार पर एक दूसरे को धन हस्तांतरित कर सकते हैं। यह माना जाता है कि प्राथमिक रिपोर्ट व्यावसायिक लेनदेन होने से पहले ही तैयार की जाती है, हालांकि, कानून लेनदेन के पूरा होने के बाद इसे तैयार करने की संभावना को बाहर नहीं करता है, हालांकि, इसके लिए अच्छे कारण होने चाहिए।

प्राथमिक और सारांश लेखांकन दस्तावेज़ दोनों में निम्नलिखित विवरण शामिल होने चाहिए: फॉर्म का नाम; दिनांक और स्थान जहां इसे संकलित किया गया था; उस कंपनी का पूरा नाम जिसने इसे तैयार किया; धन हस्तांतरित करने के लिए किन खातों का उपयोग किया जाता है; जिम्मेदार अधिकारी का पूरा नाम, आदि।

इनकी क्या जरूरत है

प्राथमिक दस्तावेज़ (पीडी) लेखांकन का एक अनिवार्य घटक हैं। इन्हें व्यावसायिक लेनदेन के दौरान संकलित किया जाता है और यह सबूत के रूप में काम करता है कि ऐसे लेनदेन पूरे हो चुके हैं। लेन-देन करते समय, विभिन्न संख्या में प्राथमिक दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं: यह इसके कार्यान्वयन की बारीकियों पर निर्भर करता है।

लेन-देन के दौरान किए जाने वाले कार्यों की सूची:

1. प्राप्तकर्ता के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करना। यदि यह स्थायी है, तो आप कई लेनदेन के लिए एक समझौते पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, हालांकि, इस मामले में, काम के समय, निपटान लेनदेन के क्रम और अन्य बारीकियों पर तुरंत चर्चा करना उचित है।
2. भुगतान के लिए चालान जारी करना।
3. प्रत्यक्ष भुगतान, जिसकी पुष्टि नकद रसीद (या बिक्री रसीद) है, अगर हम नकद भुगतान, या भुगतान कार्ड के बारे में बात कर रहे हैं, अगर पैसा बैंक हस्तांतरण द्वारा स्थानांतरित किया जाता है।
4. जब माल भेजा जाता है, तो ठेकेदार ग्राहक को चालान देता है।
5. पूर्ण रूप से सेवाएँ प्रदान करने के बाद, ठेकेदार को ग्राहक से पूर्णता का प्रमाण पत्र प्राप्त करना होगा

मौजूदा प्रकार

पीडी लेखांकन के 6 मुख्य प्रकार हैं, जिनका उपयोग विभिन्न लेनदेन करते समय सबसे अधिक बार किया जाता है:

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की सूची

तो, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की सूची इस तरह दिखती है:

"प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़" की अवधारणा की परिभाषा रूसी टैक्स कोड के अनुच्छेद 60-1 द्वारा दी गई है: प्राथमिक दस्तावेज़ दस्तावेजी सबूत हैं कि एक लेनदेन पूरा हो गया है या कोई ऐसी घटना है जो इसे करने का अधिकार देती है। ऐसे दस्तावेज़ कागज़ के रूप में या इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर हो सकते हैं। लेखांकन ऐसे दस्तावेज़ के आधार पर किया जाता है।

अनुच्छेद 60-2 ऐसे दस्तावेज़ों के स्वरूप और उनके निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ प्रदान करता है।

एक अन्य नियामक अधिनियम जो प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को परिभाषित करता है और इसके रूपों को भी परिभाषित करता है, लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर कानून है।

रूस एक ऐसा देश है जिसमें लेखांकन और करों के भुगतान पर कानून समय-समय पर बदलते रहते हैं। इस तथ्य को देखते हुए कि प्रपत्रों को बदला या पूरक किया जा सकता है, आपको यह ट्रैक करने की आवश्यकता है कि वित्त मंत्रालय सहित विभिन्न सरकारी एजेंसियों द्वारा किन परिवर्तनों को मंजूरी दी गई है। उदाहरण के लिए, 2019 की शुरुआत में, एक लेखांकन प्रमाणपत्र के फॉर्म को मंजूरी दी गई थी, जिसका पहले एक निःशुल्क फॉर्म था।

प्रशासनिक अपराध संहिता किसी संगठन में प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति के लिए कई प्रतिबंधों का प्रावधान करती है, जिन्हें संहिता के अनुच्छेद 276 में परिभाषित किया गया है;

उपयोग के लिए सामान्य निर्देश

पीडी कुछ लेनदेन के लिए लेखांकन शुरू करने और लेखांकन रजिस्टर में प्रविष्टियाँ करने का आधार हैं। ऐसा दस्तावेज़ इस तथ्य के लिखित साक्ष्य के रूप में कार्य करता है कि एक व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो गया है।

वे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़, जिनके प्रपत्र आधिकारिक तौर पर अनुमोदित नहीं हैं, संगठन के प्रमुख द्वारा उचित आदेश जारी करके अनुमोदित किए जाते हैं। उनमें कानून द्वारा अपेक्षित सभी अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए।

ऐसा दस्तावेज़ कागज़ पर तैयार किया जाना चाहिए और उस व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा समर्थित होना चाहिए जिसने दस्तावेज़ संकलित किया है। यदि किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है, तो उसे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

पीडी के एकीकृत रूप उपयोग के लिए अनिवार्य नहीं हैं। अपवाद नकद दस्तावेज़ हैं जो अधिकृत संरचनाओं द्वारा अनुमोदित हैं।

पीडी फॉर्म में निम्नलिखित अनिवार्य डेटा होना चाहिए:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• ऑपरेशन की सही तारीख;
• आर्थिक संचालन में भौतिक और मूल्य के संदर्भ में क्या शामिल है;
• उस संरचना का नाम जो दस्तावेज़ बनाता है;
• उन व्यक्तियों के बारे में जानकारी जो यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं कि दस्तावेज़ सही ढंग से निष्पादित किया गया है।

ऐसे दस्तावेज़ों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया गया है:

• वेतन लेखांकन;
• निष्पादित नकद लेनदेन का लेखा-जोखा;
• अचल संपत्तियों का लेखा-जोखा;
• निर्माण एवं मरम्मत कार्य का लेखा-जोखा।

भरने के नियम

रिपोर्टिंग दस्तावेज़ साफ-सुथरे और स्पष्ट रूप से तैयार किए जाने चाहिए।

बुनियादी नियम:

• बॉलपॉइंट और स्याही पेन का उपयोग करने की अनुमति है, आप कंप्यूटर और एक टाइपराइटर का उपयोग कर सकते हैं;
• ऐसे दस्तावेज़ उस समय तैयार किए जाने चाहिए जब लेन-देन की योजना बनाई गई हो;
• यदि इसके वस्तुनिष्ठ कारण हैं तो ऑपरेशन के बाद दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति है;
• दस्तावेज़ सभी संभावित विवरण दर्शाता है;
• यदि कोई जानकारी गायब है तो डैश जोड़ा जा सकता है।

2019 में पीडी तैयार करने के लिए मानक प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ बाहरी और आंतरिक में विभाजित हैं।

पहला संगठन बाहर से प्राप्त करता है: सरकारी एजेंसियों, उच्च संगठनों, बैंकिंग संरचनाओं, कर अधिकारियों आदि से। बाहरी दस्तावेज़ों के उदाहरण: चालान, भुगतान आदेश या दावे। जहाँ तक आंतरिक दस्तावेज़ों का सवाल है, वे सीधे संगठन में तैयार किए जाते हैं।

यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से भरा गया है, तो संगठन को कर आधार निर्धारित करने में कठिनाई होगी, और इससे कर सेवा के साथ असहमति हो सकती है।

सामग्री सुधार

ऐसा होता है कि एक अनुभवी एकाउंटेंट जिसने एक दस्तावेज़ को एक से अधिक बार तैयार किया है, वह भी गलती करता है। इसे ठीक करना तभी संभव है जब दस्तावेज़ लेखांकन में प्रतिबिंबित न हो, अर्थात पोस्ट न किया गया हो। आपको यह याद रखना होगा कि स्ट्रोक का उपयोग करके सुधार करना अस्वीकार्य है।

आप केवल निम्नलिखित तीन विधियों का उपयोग कर सकते हैं:

• अतिरिक्त प्रविष्टि;
• उलटने की विधि;
• प्रूफ़रीडिंग विधि.

उत्तरार्द्ध तब लागू होता है जब लेखांकन रजिस्टर में कोई त्रुटि हुई हो, लेकिन यह खातों के पत्राचार को प्रभावित नहीं करता है। बैलेंस शीट तैयार करने से पहले इस विधि का उपयोग करना उचित है। इस मामले में, गलत संख्या या अन्य चिह्न को एक पतली रेखा से काट दिया जाना चाहिए, और उसके आगे सही मान दर्शाया जाना चाहिए। किनारे पर "सही विश्वास" इंगित करें और तारीख और हस्ताक्षर डालें।

यदि किए जा रहे लेन-देन की राशि को कम करके आंका गया हो तो एक अतिरिक्त प्रविष्टि उपयुक्त होगी।

उत्क्रमण विधि में ऋणात्मक संख्या का उपयोग करके गलत प्रविष्टि को ठीक करना शामिल है। गलत संख्या को लाल स्याही से दर्शाया जाता है, और सही प्रविष्टि तुरंत की जाती है, जो सामान्य रंग में लिखी जाती है।

समाधान रिपोर्ट के बारे में स्पष्टीकरण

सुलह अधिनियम कानूनी रूप से प्राथमिक दस्तावेजों से संबंधित नहीं हैं, और इसलिए नियामक दस्तावेजों द्वारा विनियमित नहीं हैं। वे कानूनी इकाई का दर्जा प्राप्त कंपनियों या व्यक्तिगत उद्यमियों के बीच एक निश्चित अवधि के लिए किए गए आपसी समझौते को प्रदर्शित करते हैं।

इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग एकाउंटेंट की पहल पर किया जाता है, क्योंकि इसकी मदद से कई विवादास्पद मुद्दों को हल करना संभव है, जो संगठन के हितों की रक्षा करता है।

किन मामलों में सुलह रिपोर्ट तैयार करना महत्वपूर्ण है:

• जब विक्रेता माल का विस्तृत चयन प्रदान करता है;
• भुगतान पर मोहलत देने के मामले में;
• यदि उत्पाद की कीमत अधिक है;
• यदि पार्टियों के बीच कोई ऐसा संबंध है जो प्रकृति में नियमित है।

पार्टियों के बीच विवादास्पद स्थिति की स्थिति में इस दस्तावेज़ का उपयोग अदालत में किया जा सकता है।

शेल्फ जीवन

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के भंडारण का प्रावधान विधायी स्तर पर निहित है।

विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अलग-अलग भंडारण शर्तें प्रदान की जाती हैं:

विभिन्न प्रकार के प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का पंजीकरण किसी भी उद्यम के दैनिक व्यावसायिक अभ्यास का एक अभिन्न अंग है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का उपयोग कार्मिक और वित्तीय गतिविधियों में किया जाता है। यह लेख इन दस्तावेज़ों की तैयारी और भंडारण पर चर्चा करेगा।

लेख से आप सीखेंगे:

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के अनिवार्य रूप

प्राथमिक दस्तावेजों में लेखांकन जानकारी होती है जिसके आधार पर प्रबंधन कार्यों या व्यावसायिक लेनदेन के कार्यान्वयन की पुष्टि की जाती है। किसी कंपनी की आर्थिक और संगठनात्मक गतिविधियों में ऐसे कागजात का बहुत व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

सबसे सामान्य रूप में, किसी भी संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को तीन बड़े समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

• प्रबंधन दस्तावेज़.इस समूह के व्यावसायिक पत्रों के माध्यम से प्रशासनिक प्रबंधन निर्णय प्राप्त एवं प्रसारित किये जाते हैं। इनमें वे कागजात भी शामिल हैं जिनमें विभिन्न रिपोर्टों को संकलित करने के लिए उपयोग की गई जानकारी शामिल है। बदले में, प्रबंधन निर्णय इन रिपोर्टों के आधार पर किए जाते हैं;
• कार्मिक दस्तावेज़.इन कागजात में उद्यम के कर्मियों के बारे में जानकारी, कर्मियों के रिकॉर्ड पर डेटा, साथ ही कर्मियों के साथ काम के संगठन के बारे में जानकारी शामिल है। इसमें कर्मियों के रोटेशन, पदों में बदलाव पर डेटा और कर्मचारियों की बर्खास्तगी की जानकारी भी शामिल है। इस समूह में पुरस्कार और दंड की जानकारी भी शामिल है। अंत में, अवकाश कार्यक्रम, स्टाफिंग कार्यक्रम और सभी प्राथमिक कार्मिक रिकॉर्ड एक अन्य प्रकार के कार्मिक दस्तावेज़ हैं।
• लेखांकन और वित्तीय दस्तावेज़.इन कागजात में उद्यम की आर्थिक और उत्पादन गतिविधियों के बारे में जानकारी होती है। इस समूह में योजना, लेखांकन, विश्लेषणात्मक और वित्तीय रिपोर्टिंग, विभिन्न अनुबंध, विनियम और सभी प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ शामिल हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के मानक रूप

2017 में, कार्मिक और लेखा रिकॉर्ड दोनों में प्राथमिक दस्तावेजों के विभिन्न रूप मौजूद हैं। इसमें संगठन की विभिन्न प्रकार की संगठनात्मक और आर्थिक गतिविधियों के बारे में प्रारंभिक जानकारी वाले सहायक दस्तावेज़ भी शामिल हैं। इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किए गए प्राथमिक दस्तावेजों का कानूनी महत्व है, ये कागजात किसी संगठनात्मक कार्रवाई के तथ्य या कुछ व्यावसायिक लेनदेन करने के तथ्य की पुष्टि बन जाते हैं और इस तथ्य के तुरंत बाद उन्हें भर दिया जाता है। घटित हुआ।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों की सूची

कार्मिक और लेखा रिकॉर्ड प्राथमिक दस्तावेजों के मानक रूपों के आधार पर बनाए रखा जाता है। इस प्रकार, इन व्यावसायिक पत्रों को क्रमशः प्राथमिक कार्मिक और लेखांकन दस्तावेजों में विभाजित किया गया है।

उदाहरण के लिए, प्राथमिक कार्मिक रिकॉर्ड में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड, छुट्टी के प्रावधान के लिए एक आदेश या किसी कर्मचारी के स्थानांतरण के लिए एक आदेश, एक स्टाफिंग टेबल, एक छुट्टी कार्यक्रम, बर्खास्तगी के लिए एक आदेश, एक व्यापार यात्रा पर भेजने के लिए एक आदेश शामिल होता है। , एक यात्रा प्रमाणपत्र, यदि इसका उपयोग 2017 में संगठन द्वारा जारी रखा जाता है, तो कर्मचारियों को पुरस्कृत और दंडित करने का आदेश दिया जाता है।

लेखांकन प्राथमिक दस्तावेज़ों के प्रकार बहुत अधिक विविध हैं। उदाहरण के लिए, इनमें काम के घंटों के रिकॉर्ड, वेतन के संबंध में कर्मचारियों के साथ समझौते, नकदी और व्यापार लेनदेन के साक्ष्य, लेनदेन के दौरान व्यक्तियों के साथ निपटान के परिणामस्वरूप प्राप्त नकद रसीदें, निपटान और भुगतान दस्तावेज, अचल संपत्तियों और अमूर्त संपत्तियों के रिकॉर्ड शामिल हैं बहुत अधिक।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्राथमिक दस्तावेजों को उनकी उत्पत्ति के अनुसार बाहरी और में विभाजित किया जा सकता है आंतरिक. बाहरी, यानी बाहरी स्रोतों से आने वाली आय, विभिन्न भुगतान आदेश, भुगतान अनुरोध, मांग-आदेश और चालान का प्रतिनिधित्व करती है। आंतरिक, यानी कंपनी के भीतर निर्मित, चार प्रकार के होते हैं: प्रशासनिक, लेखा, कार्यकारी और संयुक्त।

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2017 में, मुख्य दस्तावेज़ जिसके आधार पर संगठनों के अभिलेखागार का निर्माण और ऊपर चर्चा किए गए सभी प्रकार के प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण किया जाता है, 22 अक्टूबर 2004 का संघीय कानून संख्या 125 संघीय कानून बना हुआ है। इस विधायी अधिनियम के अनुसार, व्यावसायिक दस्तावेजों की भंडारण अवधि न केवल संघीय, बल्कि अन्य नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्रों का अनुप्रयोग

कई साल पहले नए संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" की शुरुआत के साथ, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूप वैकल्पिक हो गए। इस संबंध में, कार्मिक सेवा, लेखा विभाग और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के कर्मचारियों को एक तार्किक प्रश्न का सामना करना पड़ा - क्या उन्हें अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने या राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित पुराने का उपयोग जारी रखने की आवश्यकता है?

पुराने प्रपत्रों का उपयोग करना

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण प्रपत्रों के अपने स्वयं के संस्करण विकसित करने के लिए, इन विभागों के कर्मचारियों को विशेष ज्ञान और अनुभव की आवश्यकता होती है। अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने का निर्णय लेते समय, आपको इस चरण की व्यवहार्यता का स्पष्ट रूप से आकलन करने की आवश्यकता है।

मौजूदा एकीकृत फॉर्म प्रासंगिक बने रहेंगे और अपने लेखांकन कार्य को पूरा करेंगे। इसके अलावा, यदि वे संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए पर्याप्त हैं, तो नए रूपों पर स्विच करने का कोई मतलब नहीं है।

यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि नियामक प्राधिकरणों के कर्मचारी पुराने रूपों के प्रति अधिक उदार हैं और नए रूपों के प्रति पूर्वाग्रह से ग्रस्त हैं। यदि कोई श्रम विवाद उत्पन्न होता है, तो उसे जीतना आसान होगा यदि आप प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के पुराने रूपों का उपयोग करते हैं।

पिछले प्रपत्रों के पक्ष में एक और तर्क यह है कि यदि आप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके दस्तावेज़ीकरण का रिकॉर्ड रखते हैं, तो एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग जारी रखने के लिए मौजूदा सिस्टम में बदलाव की आवश्यकता नहीं होगी।

कुछ कंपनियों के लिए, मुख्य रूप से संयुक्त उद्यम या रूस में विदेशी कंपनियों की शाखाओं के लिए, नए रूपों में परिवर्तन बहुत प्रासंगिक हो सकता है। तथ्य यह है कि उन्हें एक साथ अपने देश के कानूनों और रूसी कानून के अनुसार रिकॉर्ड रखना होगा। दोनों देशों के कानूनों द्वारा आवश्यक सभी विवरणों को ध्यान में रखते हुए अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने से उन्हें दस्तावेजों की दोहरी तैयारी से बचने में मदद मिलेगी।

कृपया इसे ध्यान में रखें, भले ही आप रखने का निर्णय लें कार्यालय का कामपुराने प्रपत्रों का उपयोग करते हुए, आपको उनमें कुछ समायोजन करना होगा। उदाहरण के लिए, ओकेयूडी और ओकेपीओ कोड हटाएं, राज्य सांख्यिकी समिति के प्रस्ताव का लिंक हटाएं, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर (अंतिम नाम और प्रारंभिक), आदि को समझने के लिए स्थान आवंटित करें।

नये प्रपत्रों का आवेदन

नए फॉर्म विकसित करने में पहला कदम यह निर्धारित करना होना चाहिए कि यह कार्य कौन करेगा। कानून के अनुसार, ऐसे फॉर्म विकसित करने की जिम्मेदारी लेखांकन में शामिल व्यक्ति की होती है। समस्या यह है कि प्राथमिक दस्तावेजों में न केवल लेखांकन कागजात, बल्कि कार्मिक दस्तावेज भी शामिल हैं। एक लेखा कर्मचारी कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की सभी जटिलताओं को नहीं जानता होगा। इसलिए, नए फॉर्म के विकास में मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी को शामिल करना आवश्यक है।

किसी उद्यम के लिए एकीकृत फॉर्म बनाने के लिए हमारी सिफारिश यह है कि फॉर्म के टेम्पलेट भाग को पाठ की दोहरी व्याख्या की संभावना से बचने के लिए बहुत संक्षेप में तैयार किया जाना चाहिए। टेम्प्लेट, स्टेंसिल, मानक वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है: "(दस्तावेज़ शीर्षक) के निष्पादन पर नियंत्रण (स्थिति और उपनाम), "के संबंध में ...", "ध्यान में रखते हुए ..." को सौंपा गया है। , "पर आधारित..."।

उन फॉर्मों को छोड़ने में जल्दबाजी न करें जो अक्सर उपयोग किए जाते हैं - टाइम शीट, अवकाश कार्यक्रम, स्टाफिंग टेबल - आप उनके आधार पर नए फॉर्म बना सकते हैं। यदि पुराने फॉर्म बहुत अधिक डेटा-भारी लगते हैं, तो आप उन्हें सरल बना सकते हैं और कुछ पंक्तियाँ, कॉलम या अनावश्यक जानकारी हटा सकते हैं।

चलिए एक उदाहरण देते हैं. एक मानक प्रपत्र संख्या टी-3 है" स्टाफिंग टेबल" इसमें कॉलम 6, 7 और 8 शामिल हैं, जिसका उद्देश्य कर्मचारी के लिए स्थापित भत्तों को रिकॉर्ड करना है। यदि इन स्तंभों की अब आवश्यकता नहीं है, तो इन्हें हटाया जा सकता है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ न केवल लेखांकन मामलों में महत्वपूर्ण हैं, बल्कि कर कानून के संबंध में भी महत्वपूर्ण हैं, विशेष रूप से दायित्वों के दायरे का निर्धारण करने में। इसलिए, प्राथमिक दस्तावेज तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए लेखांकन की सभी बारीकियों को जानना और इसके अलावा, काम को सरल बनाने के लिए उनके वर्गीकरण को समझना बेहद जरूरी है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या हैं?

प्राथमिक दस्तावेज़ वे माने जाते हैं जो पहले से ही किए गए कुछ व्यावसायिक कार्यों को पंजीकृत करते हैं। आप लेखांकन में एक प्रविष्टि छोड़ सकते हैं और इसे रजिस्टर में तभी दर्ज कर सकते हैं जब आपके पास प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज हों। इसे उद्यम प्रबंधन प्रणाली का एक अभिन्न अंग माना जाता है। इसके आधार पर, हम सुरक्षित रूप से कह सकते हैं कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ इकाई की आर्थिक गतिविधियों से संबंधित पूर्ण लेनदेन के दस्तावेजी साक्ष्य हैं और जो कुछ आर्थिक प्रभाव लाते हैं।

वर्गीकरण

प्राथमिक विषय से संबंधित मुद्दे को प्रभावित करने वाले सभी बिंदु 402-एफजेड के प्रावधानों और मानदंडों के अधीन हैं। विनियमन में कहा गया है कि गणना की शुद्धता की पुष्टि के रूप में कर अधिकारियों के साथ बातचीत करते समय इन प्रमाणपत्रों की आवश्यकता होती है। इसका मतलब यह है कि कर अधिकारियों को कर आधार निर्धारित करने की प्रक्रिया के संबंध में कोई शिकायत नहीं होगी।

वर्तमान नियमों के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण 4 वर्षों के लिए अनिवार्य भंडारण के अधीन है। इस अवधि के दौरान, कर अधिकारी किसी भी समय अध्ययन और सत्यापन के लिए दस्तावेजों का अनुरोध कर सकते हैं। इसके अलावा, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण अक्सर मुकदमेबाजी में साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के विशिष्ट रूप विधायी स्तर पर तय नहीं होते हैं। इस मुद्दे पर, एक व्यावसायिक इकाई के पास एक विकल्प चुनने का अवसर होता है जो उसकी जरूरतों को पूरा करेगा और आगे के काम में एक अच्छी मदद के रूप में काम करेगा।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़: सूची

एक नियम के रूप में, मौलिक कार्य करने वाले प्रमाणपत्रों की पूरी सूची अपरिवर्तित रहती है और उच्चतम स्तर पर अनुमोदित होती है। वर्तमान में इस श्रेणी में शामिल हैं:

1. समझौता।वे लेन-देन की विशिष्ट शर्तों, पार्टियों की ज़िम्मेदारियों और वित्तीय मुद्दों को निर्धारित करते हैं। सामान्य तौर पर, वे सभी स्थितियाँ जो किसी न किसी रूप में लेन-देन से संबंधित हैं, यहाँ दर्शाई गई हैं। कृपया ध्यान दें कि कुछ लेनदेन के लिए लिखित अनुबंध की आवश्यकता नहीं होती है। इस प्रकार, जिस क्षण खरीदार को बिक्री रसीद प्राप्त होती है, लेनदेन समाप्त माना जाता है।
2. हिसाब किताब।इस प्रकार के दस्तावेज़ों की सहायता से, खरीदार विक्रेता के सामान (सेवाओं) के लिए भुगतान करने की अपनी इच्छा की पुष्टि करता है। इसके अलावा, चालान में लेनदेन की अतिरिक्त शर्तें शामिल हो सकती हैं और विक्रेता द्वारा अपने उत्पादों और सेवाओं के लिए निर्धारित विशिष्ट कीमतें रिकॉर्ड की जा सकती हैं। यदि किसी कारण से खरीदार उसे प्रस्तुत उत्पाद (सेवा) से संतुष्ट नहीं है, तो उसे चालान के आधार पर अपने धन की वापसी की मांग करने का अधिकार है।
3. पैकिंग सूची।यह स्थानांतरित किए गए सभी सामान या सामग्रियों की पूरी सूची प्रदर्शित करता है। लेन-देन में भाग लेने वालों की संख्या के आधार पर चालान को कई संस्करणों में तैयार किया जाना चाहिए।
4. स्वीकृति एवं हस्तांतरण का कार्य.इसे सेवा के प्रावधान के परिणामों के आधार पर इस पुष्टि के रूप में संकलित किया जाता है कि कार्य का परिणाम पहले बताए गए मानदंडों को पूरा करता है और प्राप्तकर्ता पक्ष द्वारा पूरी तरह से अनुमोदित है।
5. वेतन पर्ची।वे किराए के कर्मियों के साथ पेरोल निपटान से संबंधित सभी मुद्दों को प्रदर्शित करते हैं। इसके अलावा, कर्मचारियों के लिए बोनस, अतिरिक्त भुगतान और वित्तीय प्रोत्साहन के अन्य तंत्रों के बारे में सभी जानकारी यहां प्रदर्शित की जानी चाहिए।
6. स्वीकृति एवं स्थानांतरण प्रमाणपत्र क्रमांक ओएस-1।इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग अचल संपत्तियों के इनपुट या आउटपुट से संबंधित किसी भी गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
7. नकद दस्तावेज़, जिसमें इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर और इसके अलावा, कैश बुक शामिल है। उनमें बिक्री के हिस्से के रूप में किए गए वित्तीय लेनदेन के बारे में जानकारी शामिल है।

वर्गीकरण

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों के प्रकार काफी विविध हैं और मुख्य रूप से निकट भविष्य में दस्तावेज़ के उपयोग के विशिष्ट उद्देश्य पर निर्भर करते हैं। हालाँकि, सबसे लोकप्रिय वर्गीकरण विशेषता प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को आंतरिक और बाहरी में विभाजित करना है।

एक आंतरिक दस्तावेज़ कंपनी की संपत्ति है और कुछ मुद्दों को हल करने के लिए इसके द्वारा जारी किया जाता है। इसे कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा संकलित किया जाता है और यह विशेष रूप से इस कंपनी के अधिकार क्षेत्र में लागू होता है। इस प्रकार, इस श्रेणी में वे दस्तावेज़ शामिल हैं जो एक कंपनी के भीतर व्यावसायिक गतिविधियों के प्रभावी संचालन के लिए आवश्यक हैं। उसी समय, यदि कोई दस्तावेज़ किसी कंपनी द्वारा बाहर से प्राप्त किया जाता है या कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा संकलित किया जाता है और बाद में अन्य कानूनी संस्थाओं (कर अधिकारियों, ग्राहकों, आदि) को हस्तांतरित किया जाता है, तो इसे बाहरी के रूप में मान्यता दी जाएगी।

बदले में, आंतरिक दस्तावेज़ों की भी अपनी वर्गीकरण विशेषताएँ होती हैं, जो उन्हें तीन श्रेणियों में समूहित करना संभव बनाती हैं:

1. प्रशासनिक (संगठनात्मक)।वे ऐसी जानकारी दर्शाते हैं जिसे कंपनी के कर्मचारियों, संरचनात्मक प्रभागों और शाखाओं और उनके प्रबंधकों को सूचित किया जाना चाहिए। उनकी मदद से, कंपनी कुछ आदेश जारी करती है जिनका सावधानीपूर्वक पालन किया जाना चाहिए। इस समूह में विभिन्न प्रकार के आदेश, निर्देश और बहुत कुछ शामिल हैं।
2. निष्पादक (मुक्तिदाता), जो प्रारंभ में कुछ व्यावसायिक कार्यों के संचालन और उनके पूरा होने की पुष्टि करने वाले तथ्य प्रदर्शित करते हैं।
3. लेखांकन दस्तावेजों।यह श्रेणी सामान्य है और अन्य कागजात में निहित जानकारी और उनके आगे के संग्रह को एक दस्तावेज़ में व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक है।

कुछ परिस्थितियों में, दस्तावेज़ीकरण को संयुक्त भी किया जा सकता है। इस समूह में वे कागजात शामिल हैं जिनमें एक साथ संगठनात्मक और सहायक दस्तावेज़ीकरण की प्रमुख विशेषताएं शामिल हो सकती हैं। यहां सबसे आकर्षक उदाहरण विभिन्न नकद आदेश, आवश्यकताएं, अग्रिम रिपोर्टिंग और बहुत कुछ हैं।

लेखांकन रजिस्टर और उनका वर्गीकरण

कोई भी लेनदेन करते समय प्राथमिक दस्तावेज तैयार किया जाता है। जैसे ही यह पूरी तरह से पूरा हो जाए, इसमें निर्दिष्ट सभी जानकारी को उचित लेखांकन रजिस्टर में डुप्लिकेट किया जाना चाहिए। और यह एक प्रकार का वाहक है जो लेनदेन पर बुनियादी जानकारी जमा करता है। रजिस्टर के सार के आधार पर, कई वर्गीकरण मानदंडों की पहचान की जा सकती है। उदाहरण के लिए, रजिस्टर दिखने में उपयोगकर्ताओं को पुस्तकों, साधारण शीट और इंडेक्स कार्ड के रूप में दिखाई देते हैं।

रजिस्टर बनाए रखने के तंत्र के आधार पर, तीन और समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

1. कालक्रमबद्ध, जिसमें घटित होने वाली सभी घटनाओं को समय सीमा के सख्त अनुपालन में दर्शाया गया है। यानी, आपको सबसे पहले उन ऑपरेशनों को इंगित करना होगा जो पहले हुए थे इत्यादि। ऐसे रजिस्टर सबसे जटिल होते हैं, क्योंकि उनमें भारी मात्रा में जानकारी होती है, और अक्सर कुछ कार्रवाई छोड़ी जा सकती है।
2. व्यवस्थित,जिसमें आरंभ में सभी लेन-देन आर्थिक संकेतकों के रूप में दर्ज किये जाते हैं। इस प्रकार, इस प्रकार के रजिस्टर पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन के आर्थिक प्रभाव को दर्शाते हैं और व्यय और आय के संकेतकों का विश्लेषण करते हैं। व्यवस्थित रजिस्टर का सबसे महत्वपूर्ण उदाहरण रोकड़ बही है।
3. संयुक्त, जिसमें व्यवस्थित और कालानुक्रमिक दोनों रजिस्टरों की मूलभूत विशेषताएं हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की सामग्री

कई उपयोगकर्ताओं के मन में यह प्रश्न होता है कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या होते हैं और उन पर क्या आवश्यकताएँ लागू होती हैं। विधायी स्तर पर, कई प्रावधान निहित हैं जो स्थापित करते हैं कि प्राथमिक जोड़े के दस्तावेजों में कुछ जानकारी मौजूद होनी चाहिए। विशेष रूप से, संघीय कानून-402 के अनुच्छेद 9 के अनुच्छेद 2 के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• तैयारी की तिथि;
• उस व्यक्ति के बारे में जानकारी जिसने निर्दिष्ट दस्तावेज़ तैयार किया (उद्यम का पूरा नाम);
• इस दस्तावेज़ से संबंधित आर्थिक गतिविधि का सार;
• लेन-देन के संबंध में वित्तीय गणना;
• लेन-देन के लिए जिम्मेदार अधिकारियों के हस्ताक्षर और उनके आद्याक्षर।

नमूना प्राथमिक लेखा दस्तावेज़

दस्तावेज़ तैयार करने के नियम

विधायक प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की तैयारी के लिए कुछ नियम स्थापित करता है। इस प्रकार, प्रमुख आवश्यकताओं में से एक सटीकता और किसी भी व्याकरणिक और विराम चिह्न त्रुटियों और टाइपो की अनुपस्थिति है। यदि कर सेवा कुछ कमियों का पता लगाती है, तो उल्लंघनकर्ता को दस्तावेज़ को फिर से बनाना होगा, और यदि उल्लंघन दोहराया जाता है, तो आप दंड के अधीन हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, इस मुद्दे पर आपको निम्नलिखित अनुशंसाओं पर पूरा ध्यान देना चाहिए:

1. बॉलपॉइंट और स्याही पेन, विशेष कंप्यूटिंग उपकरण और कंप्यूटर के उपयोग की अनुमति है।
2. संकलन तब शुरू हो सकता है जब कुछ व्यावसायिक लेनदेन करने की योजना बनाई गई हो जिन्हें प्रदर्शित करने की आवश्यकता हो। साथ ही, असाधारण स्थितियों में, लेन-देन पूरा होने के बाद दस्तावेज़ तैयार करना पूरी तरह से संभव है।
3. सभी गणना डेटा को संख्यात्मक और लिखित दोनों रूपों में दिखाया जाना चाहिए। इस प्रकार, प्रत्येक संख्या के आगे एक कैप्शन होना चाहिए।
4. फॉर्म में दी गई सभी जानकारी भरना बेहद जरूरी है। अगर किसी कारण से कोई जानकारी नहीं है तो आप खाली लाइन नहीं छोड़ सकते. इसमें एक डैश दिखना चाहिए.

यदि आप इन अनुशंसाओं का पालन नहीं करते हैं, तो आपको महत्वपूर्ण कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है। इस प्रकार, यदि कर सेवा ऑडिट के दौरान दस्तावेज़ को गलत पाती है, तो की गई गणना की शुद्धता और कर आधार के निर्धारण के बारे में संदेह पैदा होगा।

यदि किसी कारण से कुछ समायोजन करना आवश्यक है, तो किसी भी परिस्थिति में आपको सुधारक और छायांकन का उपयोग नहीं करना चाहिए, क्योंकि वे अस्वीकार्य हैं। सुधार निम्नलिखित तरीकों से किया जा सकता है:

1. समोच्च सुधार. यदि गलत जानकारी प्रदान की गई है, तो उसे एक पतली रेखा से काट दिया जाना चाहिए और उसके आगे सही जानकारी दर्शाई जानी चाहिए। इस मामले में, ऐसे प्रत्येक सुधार के स्थान पर एक फ़ुटनोट अवश्य होना चाहिए। "सही विश्वास"सुधार की तारीख और सुधार करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर का संकेत। हालाँकि, हम ध्यान दें कि धन की प्राप्ति और व्यय दिखाने वाले दस्तावेजों के मामले में, यह विधि अनुपयुक्त होगी।
2. अतिरिक्त प्रविष्टि. इस पद्धति का उपयोग उन स्थितियों में किया जाता है जहां लेनदेन के कुल मूल्यों को काफी कम संकेतकों के साथ निष्पादित किया जाता है। दस्तावेज़ को नए तरीके से न बनाने के लिए, आप वर्तमान अवधि या अगले अवधि में छूटी हुई राशियों के लिए अतिरिक्त प्रविष्टियाँ कर सकते हैं।
3. उलट। गलत प्रविष्टि को नकारात्मक मानों का उपयोग करके ठीक किया जाता है। सभी गलत जानकारी लाल स्याही से दोहराई जाती है, और सही प्रविष्टियाँ उसके आगे दर्शायी जाती हैं।

प्राथमिक रिपोर्ट लिखित और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में संकलित की जा सकती है। हाल ही में, कई कंपनियों ने जानकारी की नकल की है और कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों संस्करणों को संकलित किया है। पूर्व का उपयोग बाद में आंतरिक हितों के लिए किया जाता है, लेकिन अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां संघीय कर सेवा को सत्यापन के लिए प्रस्तुत की जाती हैं।

कई निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं. राज्य प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए किसी भी अनिवार्य प्रपत्र को मंजूरी नहीं देता है, जो व्यावसायिक संस्थाओं को दस्तावेज़ के रूप को स्वतंत्र रूप से निर्धारित करने का अधिकार देता है जिसका उपयोग भविष्य में व्यवहार में किया जाएगा। दस्तावेज़ के पंजीकरण के तुरंत बाद, इसका सारा डेटा लेखांकन रजिस्टर में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

"लेखा", 2010, एन 6

कर अधिकारी दस्तावेज़ीकरण के गैर-उपयोग या उनके निष्पादन में कमियों पर ध्यान देते हैं, जो अक्सर मुकदमेबाजी का विषय बन जाता है। क्या इन प्रपत्रों का उपयोग अनिवार्य है?

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के रूपों का एकीकरण।कर अधिकारियों को करदाताओं से उन दस्तावेजों की मांग करने का अधिकार है जो संबंधित संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा स्थापित प्रपत्रों में करों की गणना और भुगतान के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

हम किन रूपों के बारे में बात कर रहे हैं और क्या दस्तावेज़ ऐसे हैं?

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों की अवधारणा लेखांकन कानून में दिखाई देती है। इसने स्थापित किया कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि उन्हें प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित प्रपत्र के अनुसार संकलित किया जाता है।

जिन दस्तावेज़ों का फॉर्म इन एल्बमों में प्रदान नहीं किया गया है, उनमें कला में सूचीबद्ध अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए। इस कानून के 9. एकीकृत प्रपत्रों के एल्बमों को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित किया गया था, लेकिन लेखांकन के सभी वर्गों के लिए नहीं (तालिका 1)। जैसा कि आप देख सकते हैं, अमूर्त संपत्ति, सामग्री, अचल संपत्ति, श्रम और उसके भुगतान, निर्माण मशीनरी कार्य, नकद लेनदेन और इन्वेंट्री परिणामों के लेखांकन के लिए एकीकृत रूपों के लिए एल्बम नहीं बनाए गए थे।

तालिका नंबर एक

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बमों की सूची

"एकीकृत रूपों के एल्बम" की अवधारणा व्यापक व्याख्या के अधीन नहीं है, और मौजूदा एल्बमों की सूची तालिका में दी गई है। 1 व्यापक है.

8 जुलाई 1997 एन 835 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री ने एकीकृत रूपों के एल्बमों को विकसित करने और अनुमोदित करने का कार्य रूस की राज्य सांख्यिकी समिति को सौंपा, जिसे बाद में संघीय राज्य सांख्यिकी सेवा (रोसस्टैट) में बदल दिया गया। हालाँकि, बाद वाले को एकीकृत रूपों के संबंध में कोई शक्तियाँ प्राप्त नहीं थीं।

मानक कानूनी कृत्यों के रूप में संघीय कार्यकारी अधिकारियों के निर्णयों की मान्यता।आइए हम 13 अगस्त 1997 एन 1009 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री की ओर मुड़ें, जिसने संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियामक कानूनी कृत्यों की तैयारी और उनके राज्य पंजीकरण (नियम) के लिए नियमों को मंजूरी दी।

एकीकृत रूपों पर निर्णयों के अनुमोदन की अवधि के दौरान, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति एक संघीय कार्यकारी निकाय थी।

एक संघीय कार्यकारी निकाय का एक संकल्प रूस के न्याय मंत्रालय द्वारा पंजीकरण के अधीन एक कानूनी अधिनियम का दर्जा प्राप्त करता है। यह तथ्य कि इसे रूसी संघ की सरकार के एक डिक्री के अनुसरण में प्रकाशित किया गया था, अभी तक इसे कानूनी विनियमन के रूप में वर्गीकृत करने की अनुमति नहीं देता है। रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का कोई भी निर्णय जिसमें हमारी रुचि हो, रूस के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत नहीं था।

जिन अधिनियमों को रूस के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकरण की आवश्यकता नहीं होती है, वे कानूनी कृत्यों की स्थिति प्राप्त नहीं करते हैं और सभी संगठनों के लिए अनिवार्य कानूनी मानदंड शामिल नहीं होते हैं। इसलिए, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के प्रस्तावों द्वारा अनुमोदित एकीकृत प्रपत्र प्रकृति में सलाहकार हैं।

इस संबंध में, रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 04.05.2009 एन 07-02-10/24 और रूस की संघीय कर सेवा दिनांक 27.07.2009 एन 3-2-09/147 के पत्र ध्यान देने योग्य हैं, जिसमें यह बताया गया है कि रोसस्टैट, रूस के वित्त मंत्रालय, रूस की संघीय कर सेवा के पास प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों के उपयोग को समझाने की शक्तियां नहीं हैं। इसलिए, रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 01.08.2001 एन 16-00-14/364, हमारी राय में, "परिदृश्य" रूपों से विचलन को प्रतिबंधित करते हुए, लागू नहीं किया जा सकता है।

कानूनों और विनियमों के लागू होने की प्रक्रिया। 23 मई 1996 एन 763 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री के खंड 8 और 10 से, जो रूसी संघ के राष्ट्रपति, रूसी संघ की सरकार के कृत्यों के प्रकाशन और प्रवेश की प्रक्रिया निर्धारित करता है। और संघीय कार्यकारी निकायों के नियामक कानूनी कार्य, यह इस प्रकार है कि संघीय कार्यकारी निकायों के कानूनी कार्य, जिन्होंने राज्य पंजीकरण पारित नहीं किया है, साथ ही निर्धारित तरीके से प्रकाशित नहीं किया है, कानूनी परिणाम नहीं देते हैं क्योंकि वे लागू नहीं हुए हैं। वे प्रासंगिक कानूनी संबंधों को विनियमित करने या उनमें निहित निर्देशों का पालन करने में विफलता के लिए अधिकारियों और संगठनों पर प्रतिबंध लगाने के आधार के रूप में काम नहीं कर सकते हैं। विवादों को सुलझाते समय उन पर भरोसा नहीं किया जा सकता। इसी तरह की स्थिति रूसी संघ के संवैधानिक न्यायालय दिनांक 03/02/2006 एन 58-ओ और दिनांक 02/11/2006 एन 537-ओ के निर्धारण में निर्धारित की गई है।

किसी कानूनी इकाई के राज्य पंजीकरण में उसे एक पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना शामिल है। नतीजतन, कर विवादों में एकीकृत प्रपत्रों के अनुमोदन पर रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के निर्णयों का संदर्भ गैरकानूनी है।

एकीकृत प्रपत्रों के उपयोग के संबंध में कर विवाद।डिक्री संख्या 763 के प्रावधानों के उपयोग ने एक से अधिक बार कंपनियों को मध्यस्थता अदालतों में कर विवाद जीतने की अनुमति दी है (तालिका 2)।

तालिका 2

कर विवादों में 23 मई 1996 एन 763 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री का आवेदन

आज, एकीकृत प्रपत्रों के आवेदन पर मध्यस्थता प्रथा मुख्य रूप से करदाताओं के पक्ष में विकसित हो रही है।

नकद लेनदेन के लिए एकीकृत प्रपत्र। 22 सितंबर, 1993 एन 40 (प्रक्रिया) के बैंक ऑफ रूस द्वारा अनुमोदित रूसी संघ में नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया के खंड 12 के अनुसार, उद्यमों और संगठनों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के मानक अंतरविभागीय रूपों का उपयोग करके नकद लेनदेन को औपचारिक रूप दिया जाता है। जो रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित हैं। इस प्रक्रिया को 1 दिसंबर 1992 एन 02-209 के बैंक ऑफ रूस के आदेश के आधार पर एक मानक कानूनी अधिनियम माना जाता है। इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के मानक रूपों को मंजूरी देने वाला रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प एक अंतरविभागीय प्रकृति का है। रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों का खंड 13 एकीकृत रूपों के साथ मानक रूपों की पहचान करता है।

लेकिन रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त 1998 के संकल्प एन 88 को रूस के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत नहीं किया गया था। नतीजतन, हमारी राय में, नकद लेनदेन के लिए एकीकृत फॉर्म अनिवार्य नहीं हैं।

क्या एकीकृत फॉर्म छोटे व्यवसायों पर लागू होते हैं?छोटे व्यवसायों के लिए लेखांकन के संगठन पर मानक अनुशंसाओं के खंड 5 (आदेश संख्या 64एन) में कहा गया है कि छोटे उद्यम लेखांकन कानून द्वारा प्रदान किए गए अनिवार्य विवरण वाले स्वतंत्र रूप से विकसित रूपों का उपयोग कर सकते हैं। यह स्थिति 10 अप्रैल, 2008 एन 3856/08 के रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के निर्धारण में भी समर्थित है। फिर भी, आदेश संख्या 64एन का संदर्भ लेने की अनुशंसा नहीं की जाती है। क्यों?

सबसे पहले, यह रूसी न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत नहीं है, जिसका अर्थ है कि यह एक कानूनी कानूनी कार्य नहीं है। इसलिए, इसके संदर्भ को कर प्राधिकरण द्वारा चुनौती दी जा सकती है; दूसरे, मॉडल अनुशंसाएँ 14 जून 1995 के संघीय कानून संख्या 88-एफजेड के अनुसार विकसित की गईं, जो 24 जुलाई 2007 के संघीय कानून संख्या 209-एफजेड को अपनाने के कारण 1 जनवरी 2008 को अमान्य हो गईं।

और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि पुराने और नए कानूनों में शामिल छोटे उद्यमों के मानदंड मेल नहीं खाते हैं।

निष्कर्ष में, हम ध्यान दें कि लेखाकार अक्सर लेखांकन नीति में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को मंजूरी देने के लिए पीबीयू 1/2008 के अनुच्छेद 4 की आवश्यकता को कम आंकते हैं, जिसमें एकीकृत रूपों का कोई उल्लेख नहीं होता है। हालाँकि, यह मान लेना गलत है कि किसी संगठन को एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग करने से इनकार करने का अधिकार है। यह आवश्यक है कि या तो अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करें या यह निर्धारित करें कि एकीकृत फॉर्म के कौन से विवरण का उपयोग किया जा सकता है।

संगठन का अपने समकक्षों की लेखांकन नीतियों पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। और चूंकि एकीकृत प्रपत्र अनिवार्य नहीं हैं, इसलिए उसे समकक्षों से उनके अनुपालन की मांग करने का अधिकार नहीं है। हालाँकि, आप अनुबंध के समापन के चरण में संगठन को मिलने वाले दस्तावेज़ों की गुणवत्ता का ध्यान रख सकते हैं। सहमत शर्त की पूर्ति अदालत में प्रतिपक्ष से प्राप्त की जा सकती है।

ई.यू.डिरकोवा

एनआईएफआई बजट और ट्रेजरी अकादमी

सभी व्यावसायिक लेनदेन प्राथमिक दस्तावेजों की तैयारी के साथ किए जाने चाहिए, जिनके आधार पर लेखांकन बनाए रखा जाता है।

लेखांकन दस्तावेजों को विभिन्न मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया गया है:

नियोजन द्वारा;

उनमें परिलक्षित लेन-देन की मात्रा से;

उपयोग की विधि द्वारा;

खाते में लिए गए लेनदेन की संख्या से;

संकलन के स्थान पर;

भरने की विधि के अनुसार.

लेखांकन दस्तावेजों को उनके उद्देश्य के अनुसार समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

को संगठनात्मक-प्रशासनिकदस्तावेजों में आदेश, निर्देश, निर्देश, पावर ऑफ अटॉर्नी आदि शामिल हैं। इन दस्तावेज़ों में एक आदेश, अनुमति, निर्देश या व्यावसायिक लेनदेन करने का अधिकार होता है। इन दस्तावेज़ों में मौजूद जानकारी को लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज नहीं किया जाता है, क्योंकि वे लेनदेन के तथ्य को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं।

को दोषमुक्ति(कार्यकारिणी)दस्तावेज़ों में चालान, आवश्यकताएँ, रसीद आदेश, स्वीकृति प्रमाणपत्र आदि शामिल हैं। लेन-देन के समय सहायक दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं, जो इसके निष्पादन को दर्शाते हैं, और प्राथमिक लेखांकन जानकारी के स्रोत या लेखांकन प्रक्रिया के पहले चरण का प्रतिनिधित्व करते हैं। उनमें निहित जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज की जाती है।

ऐसे कई दस्तावेज़ हैं जो अनुमति देने वाली और दोषमुक्त करने वाली प्रकृति को जोड़ते हैं, ऐसे दस्तावेज़ों को इस प्रकार वर्गीकृत किया गया है; संयुक्त(पेरोल, नकद आदेश)।

लेखांकन दस्तावेजोंउन प्रविष्टियों को सही ठहराने के लिए एक अकाउंटेंट द्वारा भरा गया जिनका कोई अन्य दस्तावेजी सबूत नहीं है। ये विभिन्न गणनाएँ और प्रमाणपत्र हैं जो एक सहायक भूमिका निभाते हैं और लेखा विभाग के काम को सुविधाजनक बनाने और गति देने के लिए संकलित किए जाते हैं (गलती से की गई प्रविष्टि को उलटने के लिए लेखा विभाग प्रमाण पत्र; उद्यम लाभ, सामान्य उत्पादन, सामान्य व्यवसाय, गैर-उत्पादन का वितरण) व्यय, आदि)। ऐसे दस्तावेज़ों की जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में भी दर्ज की जाती है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूप

रूसी संघ की सरकार के लेखांकन और डिक्री पर कानून के अनुसार, दिनांक 8 जुलाई 1997 नंबर 835 "प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर", रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति, रूसी वित्त मंत्रालय के साथ समझौते में फेडरेशन और रूसी संघ के अर्थव्यवस्था मंत्रालय, प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बम को मंजूरी देते हैं।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों का उपयोग रूसी संघ में लेखांकन और रिपोर्टिंग पर विनियमों द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

प्राथमिक दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वे रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित एकीकृत रूपों के अनुसार संकलित किए जाते हैं। लेखांकन में सुधार के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के रूपों का एकीकरण बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह संगठनों की आर्थिक गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित और समेकित करता है, लेखांकन को व्यवस्थित करता है, पुराने और मनमाने रूपों को संचलन से बाहर करता है, और लेखांकन के तर्कसंगत संगठन को बढ़ावा देता है।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति, आवश्यकतानुसार, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों में परिवर्तन और परिवर्धन करती है, और प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के आगे के विकास को भी सुनिश्चित करती है।

एकीकृत दस्तावेजों के रूपों को लेखांकन डेटा के मशीनीकृत प्रसंस्करण की स्थितियों में लेखांकन के लिए अनुकूलित किया जाता है, साथ ही मैन्युअल प्रसंस्करण के लिए रूपों में डुप्लिकेट विवरणों को बाहर रखा जाता है, मशीन प्रसंस्करण के अधीन संकेतकों के स्थान क्षेत्रों को मोटी रेखाओं, फॉर्म प्रारूपों के साथ रेखांकित किया जाता है। GOST 9327-60 - A3 (297 x 420) के अनुसार उपयोग किया जाता है; ए4 (210 x 297); ए5 (148 x 210)। एकीकृत प्रपत्रों के एल्बम में दर्शाए गए प्रपत्रों के प्रारूप अनुशंसित हैं और बदल सकते हैं।

प्रत्येक फॉर्म को ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी) के अनुसार एक कोड पदनाम दिया गया है, जिसे फॉर्म के ऊपरी दाएं कोने में एक अलग आवश्यकता के रूप में दर्शाया गया है।

यदि आवश्यक हो, तो संगठन एकीकृत प्रपत्रों में अतिरिक्त विवरण दर्ज कर सकता है। इस मामले में, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के सभी विवरणों को अपरिवर्तित छोड़ दिया जाना चाहिए, और उनकी संरचना और डिजाइन के लिए मानकों की आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए। एकीकृत प्रपत्रों से व्यक्तिगत विवरण हटाने की अनुमति नहीं है। किए गए परिवर्तनों को संगठन के प्रासंगिक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ में दर्ज़ किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़, जिसका रूप इन एल्बमों में प्रदान नहीं किया गया है, को उद्यम की लेखा नीति के क्रम में अनुमोदित किया जाना चाहिए और इसमें निम्नलिखित अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए:

दस्तावेज़ का नाम (प्रपत्र);

फॉर्म कोड;

संकलन की तिथि;

व्यापार लेनदेन संकेतक (भौतिक और मौद्रिक संदर्भ में);

व्यावसायिक लेनदेन करने और उसके निष्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम;

व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उनकी प्रतिलिपियाँ।

ऐसे दस्तावेज़ों के प्रपत्र संबंधित वर्ष के लिए संगठन की लेखा नीति का एक अलग परिशिष्ट हो सकते हैं और संगठन के प्रमुख के एक अलग आदेश (निर्देश) द्वारा अनुमोदित हो सकते हैं।