Кассовая дисциплина чем регламентируется. Что нового в порядке ведения кассовых операций

Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.

Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.

Организация работы кассы

Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.

Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.

С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.

Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.

Документальное оформление наличности в кассе

Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:

Поступление в кассу (приход)	Выдача из кассы (расход)
Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы	Суммы причитающейся работникам заработной платы
Выручка от реализации работ, услуг или товаров	Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы
Возврат неиспользованных подотчетных сумм	Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам
По прочим основаниям	Передача на инкассацию

Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:

Приходный ордер
Расходный ордер
Журнал регистрации кассовых документов
Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов

Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.

В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:

Лон = Оп: Пр × Дс,

где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.

В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.

В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.

Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.

Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.

Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.

Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:

Сделок купли-продажи ценных бумаг,
Оплаты аренды недвижимости,
Выдачи и возврату ссуд или займов,
Проведения различных лотерей и азартных игр.

В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.

Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.

Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:

Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).

В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.

Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.

Бухгалтерский учет операций с наличностью

Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.

Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.

Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.

Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:

Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
Составление проводок при обработке первичных документов;
Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.

Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.

Инвентаризация кассы

Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.

Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.

Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.

Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.

Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.

Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:

Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.

Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Читайте также Новый порядок заполнения книги покупок и продаж с 01.04.2018: Такс фри

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

сам приходный кассовый ордер;
отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Введен новый порядок ведения кассовых операций в РФ. По сравнению с предыдущим периодом, правила ведения кассовых операций изменились.

В связи с тем, что многие организации и предприятия (а также некоторые индивидуальные предприниматели) ведут бухгалтерский учет, не лишним будет узнать более подробно про новый порядок ведения кассовых операций, который начал свое действие и продолжит в 2017 году.

Отметим, что очень часто контролирующие организации проверяют правильность ведения таких операций. В этой статье рассмотрим изменения в законодательстве Российской Федерации в 2017 году: организацию, порядок проведения, кассовые документы, а также лимит остатка в кассе.

Кого коснется новый порядок ведения кассовых операций?

Указанием Центрального банка РФ были введены новые правила ведения кассовых операций. При этом формы ведения кассовых документов не претерпели изменений.

Больше всего изменения коснутся индивидуальных предпринимателей. И, несмотря на то, что ИП придется поменять привычный режим работы, для них это с лихвой окупится упрощением ведения кассовых операций.

Помимо индивидуальных предпринимателей, изменения коснутся предприятий и организаций. В частности, нововведения повлияют на бухгалтерский учет.

Очень важно чтобы индивидуальные предприниматели своевременно ознакомились с обновленными правилами ведения кассовых операций, во избежание штрафных санкций.

Организация и ведение кассовых операций в 2017 году

Как уже отмечалось выше был введен новый порядок ведения кассовых операций.

Этот порядок условно можно разделить на две части:

1. Обычный (для юридических лиц, кроме банков).
2. Упрощенный (для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий).

Кассовые операции допустимо производить только в кассе. Ответственным лицом за проведение таких операций является кассир. В случае если на предприятии несколько кассиров, то назначают старшего кассира.

Проводить кассовые операции имеет право лично руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Подписывает кассовые документы бухгалтер (главный бухгалтер). При отсутствии бухгалтера на предприятии документы подписываются кассиром и руководителем.

Разрешено вести кассовые операции при помощи программно-технических средств.

Изменения произошли в ведении кассовых операций в обособленных подразделениях. Под обособленным подразделением следует понимать любое подразделение фирмы (по местонахождению которого находится не меньше чем одно оборудованное рабочее место).

Для таких подразделений введен лимит остатка наличных средств и ведение собственной кассовой книги. Листы кассовой книги теперь в одном экземпляре. Их не нужно сдавать на следующий день в главный офис.

Кассовые документы 2017 году

Существенных преобразований в сфере кассовых документов не произошло. Кассовая книга, приходные и расходные ордера, а также ведомости не изменились. Все ранее унифицированные формы продолжают использоваться. Заполнение этих документов следует производить с учетом нововведений.

Индивидуальные предприниматели, в соответствии с новым порядком ведения кассовых операций, освобождаются от ведения следующего перечня документов:

Кассовая книга;
приходные кассовые ордера;
расходные кассовые ордера.

ИП ведут налоговый учет доходов и физических показателей, характеризующих их вид деятельности.

Для ведения кассовой документации теперь можно выбирать электронный или бумажный носитель.

Кассовые документы имеет право оформлять приходящий бухгалтер (физическое лицо, которое работает по договору на оказание услуг).

Обособленные подразделения предприятия теперь по-новому передают листы кассовой книги. Копия листа книги (которая заверяется руководителем подразделения) передается в порядке, который был установлен самим юридическим лицом. То есть, листы кассовой книги можно сдавать один раз в год - при подготовке финансовой или бухгалтерской отчетности.

Ошибки в кассовых документах (на бумажных носителях) теперь можно исправлять, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров.

Основные нововведения следующие:

Допускается ведение кассовой документации в электронном виде с использованием электронной подписи;
бумажные экземпляры кассовой книги и ордеров (приходного и расходного) не требуются при наличии электронных документов;
исправлять ошибки в электронных документах нельзя (подписанный документ с ошибкой удаляется, а вместо него заполняется новый);
второй лист кассовой книги больше не актуален;
единый приходный ордер теперь можно оформлять на бланке строгой отчетности;
собственная запись руководителя о сроках и суммах не требуется;
не ведется реестр депонированных сумм (но в зарплатных ведомостях эта графа сохраняется);
получатель может вписывать сумму прописью по расходному ордеру;
кассовую книгу не заполняют, если в какой-либо день наличные расчеты не производились.

Кассир ставит штамп и свою подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру. Кассиры могут теперь передавать деньги без расходного ордера на основании книги учета наличных средств.

Лимит остатка кассы в 2017 году

Изменен лимит остатка кассы. Новая формула расчета лимита наличных денежных средств не привязывается к поступлениям в кассу. Организация имеет право вести расчет исходя из суммы расходов или выручки.

Лимит кассы является обязательным, кроме малых и микропредприятий. Он устанавливает объем средств, которые могут свободно храниться в кассе. Предприятия и организации имеют право лично вводить определенный лимит. Если лимит не был введен, он считается нулевым. Вся оставшаяся сумма в конце дня вносится на счет в банке.

Формулу расчета лимита в кассе регламентируется новым положением. Предприятие может выбрать одну из двух предлагаемых формул расчета:

1. Расчет производится по наличной выручке (по поступлениям от товара, услуги и прочего).
2. Расчет производится на основе объема выданных денежных средств.

При наличии обособленных подразделений, общий кассовый лимит определяется с учетом лимита, установленного для подразделения.

То есть, величину лимита можно распределять между обособленными подразделениями.

Первая формула расчета лимита кассы выглядит так:

L = V / P x Nc, где:
L - лимит в рублях;
V - объем выручки в наличных денежных средствах;
Р - расчетный период, количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных денежных средств (но не более 92 рабочих дней для юр. лиц);
Nc - период времени между сдачей в банк выручки: 1–7 рабочих дней (если же банка поблизости нет-то до 14 дней).

Вторая формула расчета лимита кассы - L = R / P x Nc, где:
R - объем выдачи наличных (без учета сумм выплачиваемых зарплаты, стипендий или других выплат работникам).

Лимит кассы для малых и микропредприятий

В указании Банка РФ № 320-У сказано, что все малые и микропредприятия освобождены от обязательного установления лимита кассы. А это означает, что данные виды предприятий вправе хранить в кассе любые суммы.

Критерии отнесения к микро и малым предприятиям следующие:

Для микропредприятий:

Предельные значения дохода по налоговой декларации за предшествующий год - 120 млн.;
среднесписочная численность работников за предшествующий год - 15 человек.

Для малых предприятий:

Предельные значения дохода по налоговой декларации за предшествующий год - 800 млн.;
среднесписочная численность работников за предшествующий год - 100 человек.

По этим критериям индивидуальные предприниматели относятся к микро или к малым предприятиям, следовательно для индивидуальных предпринимателей не обязательно вводить лимит кассы.

Учет кассовых операций в 2017 году

Все средства, которые появляются на предприятиях, ведущих хозяйственную деятельность и получающих от этого прибыль (в том числе и ИП), должны храниться на счете в банке.

Но бывают ситуации, при которых некоторая часть денег остается у субъекта предпринимательства и используется для некоторых целей (например, выдача заработной платы или командировочных). Для этого существует касса организации, где ведется строгий учет поступивших и выданных финансовых средств.

Учет движения товарно-материальных ценностей у субъекта, который ведет предпринимательскую деятельность, куда относятся денежные средства, ценные бумаги, а также иные документы, дающие право на получение по ним финансов, находится на особом контроле у специальных органов (налоговых инспекций), так как они являются базой налогообложения.

Поэтому правила такого учета четко прописаны в различных нормативно-правовых актах нашего государства. К ним следует отнести следующие законодательные нормы:

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое утверждено под номером 14-п.
Постановление Госкомстата Российской Федерации под номером 88, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который принят решением Совета Директоров Центрального Банка РФ под номером 40.

Первый нормативный акт устанавливает общие правила обращения наличных денег и обязывает все организации, которые ведут предпринимательскую деятельность, хранить свои наличные средства в банковских учреждениях на специальных коммерческих счетах. В нем также указывается, что некоторую часть денег компания может хранить в кассе.

Для этих целей руководство такой структуры вместе с обслуживающим банком по обоюдному согласованию устанавливает определенный лимит.

Под лимитом подразумевается предельная сумма денег и ценных бумаг номинальной стоимостью, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня и не сдаваться в банковское учреждение. Превышение этого количества влечет наложение штрафных санкций на предприятие или ИП. Допускается несоблюдение установленного лимита только в день выдачи зарплаты и других социальных выплат работникам организации.

Второй нормативный акт устанавливает образцы кассовой документации, порядок их ведения и заполнения. Третий акт регулирует процесс ведения кассовых операций, а также утверждает перечень документов (кассовые ордера, книги, платежные ведомости), которые подтверждают совершение определенных действий с деньгами (финансовые операции), что находятся в кассе.

Важно знать, что поступление и выдача денежных средств из кассы относятся к операциям, подтверждающим хозяйственную деятельность предприятия или ИП. Оформляется все это приходно-расходными документами. На их основании проводится весь первичный финансовый (бухгалтерский) учет.

Виды кассовых документов

Постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 88, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации, устанавливаются следующие кассовые документы:

Приходный кассовый ордер (форма КО-1). По нему принимаются все наличные денежные средства, а также ценные бумаги, которые приходят в кассу.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2). По нему выдаются финансовые средства, а также ценные бумаги из кассы.
Журнал, в котором происходит регистрация всех приходных и расходных ордеров (форма КО-3).
Книга кассовых операций (кассовая книга), в которой отражаются все движения денежных средств, а также фиксируется их остаток на конец рабочего дня (форма КО-4).
Книга, в которой отображается учет всех выданных и принятых финансовых средств кассиром предприятия или ИП (форма КО-5).

В некоторых случаях кассир может выдавать заработную плату, стипендию, а также другие платежи по ведомостям. Они бывают платежные либо расчетно-платежные. Несмотря на некоторые отличия в названии, юридически это один и тот же финансовый документ, который имеет обязательные реквизиты для заполнения.

Нужно отметить, что в кассовых ордерах, по которым происходит прием и выдача денежных средств, запрещены какие-либо исправления, подчистки. Если изначально данные документы были неправильно составлены, то они списываются актом и составляются новые.

Документальное оформление операций

Все операции с финансами и другими ценными бумагами, которые имеют денежный эквивалент (например, дорожные чеки, марки) оформляются кассовыми ордерами. Последние, в свою очередь, записываются в журнал учета ордеров, а средства (их суммы) вносятся в кассовую книгу.

Операции с поступлением в кассу денег оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО).

Требования к их составлению следующие:

Дата составления должна соответствовать дню проведенной операции;
необходимы анкетные данные и должность лица, которое выписало ордер;
в обязательном порядке должны быть указаны основания для их составления (возврат неиспользованных командировочных средств, оплата за товар или предоставленные услуги);
необходимо указывать реквизиты прилагаемых и подтверждающих операцию документов (дата, номер, наименование).

Сразу нужно обратить внимание, что нормативные акты, которые регулируют данные действия, не устанавливают перечень документов, подтверждающих приходные операции. Он прописывается во внутренних документах субъекта хозяйственной деятельности.

Приходный ордер считается действительным после того, как его подпишет бухгалтер, а если его нет - директор либо сам индивидуальный предприниматель.

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются расходными кассовыми ордерами (РКО).

Требования к их составлению ничем не отличаются от тех, что устанавливаются для приходных документов.

Действия кассира при получении ПКО и РКО:

Сверить оригинал подписи главного бухгалтера и наличие разрешительной подписи директора;
проверить, чтобы все подтверждающие документы на выдачу или прием денег были надлежащим образом оформлены;
убедиться в наличии необходимых приложений к ордерам.

Это обязательный порядок работы сотрудников в кассе.

Порядок учета и примеры проводок

Перед тем, как приступать к работе на кассе, кассиры должны внимательно ознакомиться со своей должностной инструкцией и перечнем документов, утвержденных руководством предприятия, которые могут прилагаться к кассовым ордерам.

В бухгалтерской отчетности работа с кассой нумеруется счетом 50.

К нему могут открываться субсчета:

50/1 – касса предприятия;
50/2 – операционная касса организации (банк, транспортное предприятие и другие);
50/3 – реализация и оприходование денежных документов (марки, векселя, железнодорожные, авиабилеты).

Учет ПКО и РКО происходит в журнале их регистрации, а также в кассовых книгах:

В журнал вписываются их порядковые номера после того, как на них поставит свою подпись главный бухгалтер или директор. Он должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Кассовая книга - это общая финансовая ведомость, где расписываются все операции за день (отчетный период). Главным требованием к ней является указание остатка в кассе на конец рабочего дня. Если никаких операций не проводилось, тогда остатком будет сумма, выведенная за прошлый отчетный период.

Также существуют ведомости о выдаче финансовых средств. Они должны содержать такие обязательные реквизиты, как анкетные данные лица, которому положены выплаты, информацию о начисленных средствах, уплаченных с них налогов и других обязательных платежей, включая алименты и иные взыскиваемые по решению суда деньги. Должна указываться и итоговая сумма, подлежащая выдаче на руки.

Типичные проводки по кассовым операциям представлены в следующей таблице:

Учет кассовых операций строго регламентируется действующим законодательством и не терпит халатного отношения. При выявлении нарушений субъект предпринимательской деятельности ожидают штрафные санкции со стороны налоговой инспекции.

Бухгалтерский учет кассовых операций 2017

В практике отечественного предпринимательства широкое распространение получили расчеты с использованием наличности. Обширное применение такого инструмента обуславливается его удобством и универсальностью. Но нужно учитывать, что использование наличных денег не должно нарушать нормы российского права, в том числе и об обязанности по учету кассовых операций.

Нормативное регулирование кассовых операций

Сфера применения наличных расчетов строго регламентирована Центробанком России в Указаниях № 3073-У. Так, наиболее часто организации могут использовать деньги из кассы на заработную плату, выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и внесение денег на соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные Банком России, наличные денежные средства компании направлять не могут.

При любом использовании наличных денег соответствующее предприятие обязано неукоснительно соблюдать и иной нормативный акт Центробанка Российской Федерации, которым являются Указания № 3210-У (далее - Указания). Поименованный нормативный документ содержит исчерпывающий перечень процедур, необходимых для правильного ведения кассовой дисциплины компании.

Лимиты кассы

Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов, соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы. Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.

Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.

Для исполнения предписаний Центробанка РФ компании, использующие наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые предприятия.

Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у предприятия быть не должно.

Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении лимита должно использовать формулы, разработанные Центробанком Российской Федерации. Поименованные алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения показателей, используемых в расчете.

Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит, установленный произвольно. Если расчет производится предприятием, созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при определении лимита следует использовать планируемые значения.

Введение разработанного лимита в действие осуществляется через издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа. Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их расчет. Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации, при расчете лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.

Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.

Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные лимиты для каждого такого подразделения. Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает денежные средства по окончании рабочего дня.

Кассовые операции

По общему правилу действия предприятий, связанные с приемом или выдачей наличных денег, являются кассовыми операциями. Их участником может быть любое лицо, отвечающее признакам дееспособности и правоспособности.

Для единообразного оформления движения наличных денег Госкомстат России Постановлением № 88 разработал и утвердил унифицированные формы документов. Утвержденные бланки применяются субъектами для наличных расчетов и используются при учете кассовых операций. Их заполнение является обязательным. Составление документов по иным формам свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и наказывается штрафом.

Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций, необходимой для правильного оформления операций с наличными деньгами, является:

Расходный кассовый ордер;
приходный кассовый ордер;
кассовая книга;
расчетно-платежная ведомость.

Любые движения наличных денег в кассе компании обязательно оформляются расходным или приходным ордерами. Такие документы подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с наличными деньгами проводятся последним.

Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием легитимности такого заполнения является осуществление операций с наличностью руководителем.

Важно помнить, что сотрудники, прямо не названные Центробанком России, лишены права совершать кассовые операции и составлять соответствующие документы. Ответственному работнику обязательно передаются печати и штампы, а также вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных на подписание РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную подпись.

Еще одним необходимым документом является кассовая книга. Порядок ее заполнения и ведения подробно описан в нормативных актах России.

Все записи в кассовой книге должны быть подкреплены РКО и ПКО. По окончании смены кассир сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями, указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток наличных денег.

Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.

Если происходит выдача заработной платы работникам или стипендий, то необходимо заполнять и вести расчетно-платежную ведомость. Сведения в названном документе должны соответствовать данным кассовой книги и РКО.

При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости необходимо руководствоваться приказом Министерства финансов Российской Федерации № 52н, которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению форм первичных учетных документов.

Все документы по операциям с наличными деньгами могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для последнего способа необходимы электронная подпись и обеспеченность компании специальными техническими средствами.

Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и разборчиво.

Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег, предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы отметки «фондовый».

Бухгалтерский учет кассовых операций

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ № 94н, которым утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Указанным выше Планом счетов введен счет 50 «Касса».

Вышеназванный счет предназначен для ведения бухгалтерского учета кассовых операций с денежными средствами в кассах компаний.

Раздел 5 Инструкции по применению Плана счетов допускает право компаний открыть к счету 50 субсчета 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

Следует отметить, что субсчет 50-1 «Касса организации» используется для учета движения наличных денежных средств по кассе компании. При ведении операций с иностранной валютой необходимо открывать отдельные субсчета к счету 50 для обособленного бухгалтерского учета кассовых операций по каждой иностранной валюте.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» применяется для учета движения денег в кассах товарных контор, билетных кассах, кассах вокзалов, отделений связи и т.д.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» применяется для учета документов, которые являются денежными: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.п. Характерным признаком таких документов является их стоимостная оценка. Они должны быть приобретены компанией и храниться у нее же.

Для правильного отражения операций по кассе в бухгалтерском учете следует помнить, что по дебету счета 50 учитывается наличность, поступающая в кассу компании.

Средства, выдаваемые из кассы компании, отражаются на кредите счета 50.

В случае получения компанией в свою кассу наличных денежных средств оформлять такое движение необходимо следующим образом:

Получение компанией наличности в банке, в котором находится расчетный счет компании, оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 51 «Расчетный счет»;
возврат лицом, получившим подотчетные деньги, денежных сумм, по которым не предоставлен отчет (неизрасходованных денежных средств), оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
оплата покупателями товаров или услуг оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

В случае выдачи компанией наличных денежных средств из кассы оформлять такое движение необходимо следующим образом:

Выплата компанией своим работникам заработной платы, осуществляемая путем выдачи наличных денег из кассы компании, в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
выдача подотчетному лицу наличных денег из кассы компании оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
внесение компанией наличных в банк, в котором находится расчетный счет компании, оформляется по дебету счета 51 «Расчетный счет», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
оплата приобретенных товаров или услуг оформляется по дебету счета 62 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса».

Вместо заключения следует отметить, что в силу предписания норм отечественного законодательства компании, использующие в своей деятельности наличные денежные средства, обязаны:

Обеспечивать правильное отражение в бухгалтерском учете кассовых операций;
неукоснительно соблюдать законодательство РФ и кассовую дисциплину;
не допускать оформления документов по учету движения наличности с ошибками или помарками.

В случае игнорирования компаниями вышеизложенных требований законодательства Российской Федерации высока вероятность их привлечения к ответственности, предусмотренной нормами отечественного права. Так, на компанию может быть наложен штраф до 50000 рублей за каждый случай нарушения кассовой дисциплины. Названная санкция прямо следует из содержания статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях России.

Аудит кассовых операций в 2017 году

Аудит кассовых операций является одним из элементов системы контрольных мероприятий в организации. Так подтверждается соответствие данных учета фактическому положению вещей, соблюдение всех требований законодательства, а также обеспечивается сохранность денежных средств компании, пресекаются попытки злоупотреблений.

Наиболее часто применяемым методом контроля учета наличности выступает проверка кассы и кассовых операций. Ее осуществляют назначенные для этого сотрудники - как правило, бухгалтер или кассир. Существенные объемы наличного оборота предполагают более высокий риск некорректного отражения операций, ошибок в вычислениях, а порою и просто злоупотреблений со стороны ответственного сотрудника. В связи с этим в больших организациях предъявляются наиболее жесткие требования к обеспечению законности операций, связанных с движением денежных средств, кроме того, издаются локальные акты правила, которые должны неукоснительно соблюдаться.

При упоминании ревизии кассовых операций подразумевают не какой-то отдельный элемент, а перечень связанных процедур. Ревизия может быть запланированной или неожиданной. Она осуществляется как специально созданными группами внутри компании, так и внешними проверяющими.

Бывает, что у собственника или высшего менеджмента возникают сомнения в благонадежности ответственных за осуществление операций с наличными лиц, и тогда они привлекают для проверок внешних аудиторов или специалистов. Кроме того, для некоторых организаций, в частности для размещающих ценные бумаги на открытом рынке, аудит обязателен, а аудит кассовых операций является его составным элементом.

Механизм проведения аудита кассового учета в 2017 году

Необходимость аудита кассовых операций в рамках обязательной проверки обусловлена потребностью в оценке корректности указания данных в поле 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» формы № 1 бухгалтерской отчетности. В 2017 году аудит кассовых операций будет проводиться в отношении данных за 2016 год.

Оцениваемая строка баланса приводит фактический остаток денежных средств фирмы на конец периода. Чем выше данная величина, тем более широкий перечень мероприятий придется провести проверяющим в рамках аудиторской проверки кассовых операций. Для оценки указанного размера остатка и его роли в положении компании применяется специализированный механизм расчета, его принято именовать существенностью.

В составе аудита кассовых операций также оцениваются:

Правильность ведения операций с наличностью;
правильность применения кассовой техники;
соблюдение лимита остатков средств в кассе организации;
соблюдение предельного объема средств для расчетов наличностью.

До начала процедуры аудита кассовых операций изучается политика в области учета наличности в компании, локальные нормативные акты внутри организации. Подобным образом обследуются действующие в организации принципы кассового учета.

Не последнее место в ходе аудита кассовых операций занимает проверка на соблюдение положений закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…» № 115-ФЗ, а также мер по предупреждению коррупции (ст. 13.3 закона «О противодействии коррупции» № 273-ФЗ).

Специфические методы при проверке кассовых операций

Основной задачей контролера при аудите кассовых операций является определение того, насколько верно отражен в балансе остаток по счету 50, не закрались ли ошибки в расчет данного показателя. В ходе мониторинга данного счета проверяются все операции, основания для их проведения, выявляются неверно сделанные проводки. Помимо этого, когда проводится аудит кассовых операций, осуществляется скрупулезная оценка обоснованности каждой операции с наличностью. Чаще всего в ходе аудита кассовых операций анализируется отчет о движении денежных средств.

Кроме того, аудит кассовых операций предполагает детальную поверку первичных документов. Если аудит кассовых операций выявит ошибочно составленные документы, их результаты могут быть определены как незаконные. При этом содержащаяся в них информация не должна противоречить сумме итоговой отчетности.

Выявленные в результате аудита учета кассовых операций расхождения в обязательном порядке находят свое отражение в итоговом заключении и пояснительной записке для собственников компании. Именно таким образом должен проводиться аудит кассовых операций 2017 года.

Аудиторская проверка кассовых операций может осуществляться как по решению владельцев компании, так и вследствие наличия законодательной обязанности ее проведения. В процессе аудита кассы и кассовых операций предполагается контроль осуществленных действий с наличностью, полное соответствие их требованиям закона, порядка работы с ККТ. В ходе контроля кассовых операций могут быть выявлены ошибки, которые обязательно должны найти место в аудиторском заключении и пояснительной записке от проверяющих.

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

отчет о регистрации;
отчет об изменении параметров регистрации;
отчет об открытии смены;
кассовый чек (бланк строгой отчетности);
кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
отчет о закрытии смены;
отчет о закрытии фискального накопителя;
отчет о текущем состоянии расчетов;
подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»